ビジネスフォンの転送機能の使い方！内線転送・外線転送の使い分けを解説

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ビジネスフォンの転送機能とは

ビジネスフォンの転送機能とは、外部からの着信があった際にオフィス内の電話機や担当者のスマートフォンへ電話を転送する機能です。担当者のスマートフォンへ転送する場合、事前に電話番号の登録が必要です。

転送で担当者へ素早く電話が取り次げるので、スムーズな顧客への対応ができます。また担当者が外出中でもスマートフォンに電話が転送されるため、電話を掛けた相手は固定電話へかけ直す必要がありません。

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ビジネスフォンの転送機能は2種類

ビジネスフォンは状況に応じて、内線転送と外線転送を使います。どのような場面で使い分けするのか、ここでは内線転送と外線転送の特徴を紹介します。

ビジネスフォンの内線転送

ビジネスフォンの内線転送とは、取引相手や顧客の電話をオフィス内の担当者へ取り次ぎする機能です。フロアや部署が違う従業員へ電話を転送する場面で利用します。内線転送を利用すると、席を移動しなくても担当者へ電話を取り次ぐことが可能です。

また通話に社内設備を利用するので通話料がかかりません。そのため内線転送は、従業員数が多い会社にとって欠かせない機能です。

内線転送の使い方

内線転送を利用する場合は、次のような手順で担当者へ引き継ぎします。

1. 電話に出る
2. 内線転送ボタンを押す
3. 取り次ぐ相手の内線番号を押す
4. 電話の相手や要件を担当者に伝える
5. 担当者が外線ボタンを押すと保留が解除される
6. 担当者が通話を再開する

「3.取り次ぐ相手の内線番号を押す」は、取り次ぐ相手によって内線番号が異なります。たとえば、相手の内線番号が「20」だと仮定します。受話器を上げた状態で「2」を押した後に「0」を押すと、相手の電話機に発信される仕組みです。

内線を使う際に重要なのが、相手を待たせないよう内線番号を素早く確認できる状態を作ることです。ビジネスフォンには、PBX(構内交換機)と呼ばれる内線と外線を制御する装置が組み込まれています。

PBXの働きで、内線転送や保留など状況に応じた機能の使い分けができます。ただし、内線を受ける側もPBXが設置されてなければ内線転送が利用できません。

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ビジネスフォンの外線転送

ビジネスフォンの外線転送とは、取引相手や顧客の電話を社内の電話機で受けた後に担当者の携帯電話へ転送する機能です。事前に外線転送する電話番号を設定しておけば、取引相手や顧客が担当者と直接通話できます。そのため、誰かが担当者の代わりに電話応対する必要がありません。

外回りが中心の営業担当者が多くいる会社におすすめの機能です。

外線転送の使い方

外線転送を利用する場合、次のような手順で担当者へ電話を転送します。

1. 電話に出る
2. 外線ボタンを押す
3. 担当者のスマートフォンの番号を押し要件を伝える
4. 接続ボタンを押すと保留が解除される
5. 担当者が通話を再開する

どのメーカーのビジネスフォンを利用した場合でも、基本的な流れは変わりません。ただし操作方法が若干異なるため、説明書の確認や問い合わせを活用し事前に手順を確認しておきましょう。

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便利な転送機能"ボイスワープ"とは

ビジネスフォンのボイスワープとは、事前に登録した電話番号に外線着信を転送する機能です。ボイスワープは、以下の5種類に分けられます。

• 外線手動転送
• 外線自動転送
• 無応答転送
• ツインコール外線転送
• 話中転送

状況に応じた使い分けによって、高品質な電話対応と業務の負担軽減が可能です。それぞれ詳しく解説します。

外線手動転送

外線手動転送とは、社内の従業員が取引相手や顧客の電話を取った際に外出中の担当者へ電話を転送する機能です。電話を受け取った従業員は一旦保留ボタンを押して、担当者のスマートフォンへ電話を転送します。

従業員が手動で担当者へ電話を転送する点が、外線手動転送の特徴です。

外線自動転送

外線自動転送とは、外出中や離席中の担当者に電話がきた際に自動で担当者のスマートフォンへ電話が転送される機能です。事前に電話番号を設定しておけば、自動で電話がスマートフォンへ転送されます。

自動で担当者のスマートフォンへ転送されるため、オフィスにいる従業員が電話対応する必要がありません。またビジネスフォンによっては、外線転送不成立メール機能を搭載している場合があります。

外線転送不成立メール機能とは、担当者が商談中や移動中で転送電話に出れなかった場合に着信の履歴がメールで自動的に送られる機能です。メールには着信相手や電話番号、着信時間などが記載されているので、電話に出れなくてもすぐに折り返し電話ができます。

無応答転送

無応答転送とは、外部の電話に応対しない時間が一定時間発生すると担当者のスマートフォンや別の内線電話に転送される機能です。オフィスで働く担当者に電話がかかってきた際に利用されています。

オフィスに電話応対できる従業員が不在だった場合、担当者のスマートフォンへ電話が転送されます。無応答転送を利用する場合、事前に転送先の電話番号と自動転送するまでの時間を設定しておきましょう。

また在席中は、転送の解除をしておかないと外部からの電話に出られないので注意が必要です。

ツインコール外線転送

ツインコール外線転送とは、内線電話機と事前に設定した番号のスマートフォンの両方へ着信がある機能です。担当者が在席中か不在かを問わず、電話がかかってきたらスマートフォンへ電話が自動で転送されます。

また外部からかかってきた電話を2つの転送先で同時に呼び出す機能は、ツインショット転送と呼ばれています。他にも順次転送は、1つ目の転送先が通話中や不応答だった場合に2つ目の転送先を呼び出す機能です。

話中転送

話中転送とは、通話中に外線がかかってきた際に別の内線電話機に外線を転送する機能です。転送先は登録済みの内線電話機に加え、留守番電話にも転送できます。話中転送機能を活用すると、電話対応を効率的に進められビジネスの機会損失を防げます。

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ビジネスフォンの保留を転送するには？

保留にした電話を転送する方法は、口頭転送と内線転送があります。口頭転送は、電話の取次ぎ相手が近くにいる場合に口頭で電話の相手と外線番号を伝える方法です。ビジネスフォンでは次のような流れで取次をおこないます。

1. 保留ボタンを押して受話器を置く
2. 担当者に電話をかけてきた相手と外線番号を伝える
3. 担当者が保留ボタンを解除し通話を再開する

保留ボタンを押すと相手の受話器にメロディーが流れるため、メモの作成や担当者に情報を伝える時間が確保できます。

一方で異なる部署やフロアにいる担当者に取り次ぐ場合は、内線転送をおこないます。基本的なやり方は通常の内線転送と同じですが、内線転送をする前に保留ボタンを押す点が違いです。保留から内線転送をする場合は、次のような流れで取次をしてください。

1. 電話を取る
2. 保留ボタンを押す
3. 取り次ぐ相手の内線番号を押す
4. 電話の相手や要件を相手に伝える
5. 担当者が保留状態を解除し通話を再開する

ビジネスフォンに保留ボタンがない場合は転送ボタンを押すと、相手の受話器が保留時と同じ状態になります。保留ボタンがない場合は転送ボタンを押した後に、取り次ぐ相手の内線番号を押しましょう。

ビジネスフォンの便利な転送機能を活用しよう

ビジネスフォンの内線転送は、外部から着信があった際にオフィス内にいる担当者への電話の取り次ぎに活用できる機能です。取り次ぐ相手によって内線番号が異なるので、素早く内線番号を確認できる体制を整えておくことが重要です。

一方で外線転送は、担当者が不在の場合にスマートフォンへ電話を転送する機能です。外線転送を利用するには、事前に担当者別の電話番号を登録しておく必要があります。ビジネスフォンの中には、外線転送を自動化できるものもあります。

また無応答転送や話中転送など、ボイスワープが豊富に搭載されているビジネスフォンを選ぶと業務の効率化と顧客対応の品質向上が望めます。本記事を参考にして、自社に適したビジネスフォンを選んでみてください。