【必見】ビジネスフォンの使い方ガイド！基本機能や便利な使い方とは？

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ビジネスフォンとは

ビジネスフォンとは業務用の電話機のことです。外部と通話する外線電話と、社内で通話する内線電話を制御し、回線を共有したり、同時に利用したりすることができます。

ビジネスフォンは家庭用の固定電話とは異なり、転送や短縮発信など、企業が業務を行うために必要な多くの機能が搭載されています。

利用するには主装置という機器が必要であり、外部からかかってきた電話は、主装置を通して各端末に振り分けられるのです。

▷ビジネスフォンの選び方ガイド！おすすめメーカー7社と失敗しない選び方

▷ビジネスフォンの仕組みとは？家庭用固定電話との違いや機能について

ビジネスフォンの基本的な使い方

ビジネスフォンの基本的な使い方についてご紹介していきます。ビジネスフォンは家庭用の固定電話と異なり、企業が業務を行うのに必要な機能が搭載されています。機種や機器の設定によって使い方には細かな違いがあります。

• 外線
• 内線
• 保留
• 転送

外線

外線は社外の取引先などに電話をかけるときに使用します。使用する際は最初に0をプッシュするか、外線とかかれたボタンをプッシュします。

社内に配置されている電話機は、最初は内線電話としてつながっていることが多いため、0などの指定番号をプッシュして、外線電話に切り替えます。

また、受話器を置いたままでも外線に発信することが可能です。相手が電話に出たことが確認できたら、受話器を取って通話できます。この場合は、スピーカーボタンを押した後で0などをプッシュし、電話番号をダイヤルします。

内線

内線は社員同士で使用します。外線を利用せずに事務所内の自営設備を使用して電話をかけるため、基本的には通話料金も発生しません。

内線をかける場合は、受話器を上げて内線番号をプッシュするか、内線ボタンをプッシュしてから内線番号をプッシュする方法があります。

スマートフォンを内線端末にしている場合は、専用アプリから発信するのが一般的です。アプリによって利用方法が違ってくるので、こちらも社内で確認するようにしましょう。

保留

保留とは、かかってきた外線を一時的に保留状態にすることです。

ビジネスフォンでは、いったん保留にした通話を相手に引き継ぐことができます。その場合は、保留ボタンをプッシュしていったん通話を保留にしたら、つなぐ相手の内線番号をプッシュし、相手に電話がかかってきていることを伝えます。

連絡を受けた相手は、該当の外線ボタンをプッシュすれば電話の引き継ぎが可能です。

転送

転送は、受付や代表番号にかかってきた電話を、相手につなぎ直すときに利用する機能のことです。

Aさんが外線電話を受け、Bさんに転送する場合は、Aさんが転送ボタンをプッシュした時点で電話は保留の状態になります。これを内線でBさんにつなぎ、Aさんがそのまま電話機を置けば転送は完了です。受話器を置くことで保留されている外線が強制的に転送されます。

▷ビジネスフォン導入の設定方法！繋ぎ方や自分で設定できるのかを解説

ビジネスフォンの便利機能と使い方

ビジネスフォンの便利機能と使い方についてご紹介していきます。ビジネスフォンには、外線や内線、保留や転送といった主な機能のほかにも便利な機能が豊富に搭載されています。

• 短縮機能
• 着信代理応答機能
• 通話モニター
• 携帯ブラウザ連携機能
• IVR機能
• 会議通話

短縮機能

短縮機能とは、発信するケースが多い相手の短縮ダイヤルを事前に設定することで、本来の電話番号よりも短い番号で電話がかけられるという機能です。

短縮ダイヤルは、個別の電話番号だけでなく、部署ごとなどのグループ単位で設定することもできます。

着信代理応答機能

着信代理応答機能は、ほかの電話機の代わりに応答できる機能のことです。内線代理応答機能と呼ばれることもあり、いくつか種類があります。

• 内線応答番号指定代理応答
• 自グループ内線代理応答
• グループ指定内線代理応答

内線応答番号指定代理応答

内線応答番号指定代理応答は、着信している内線電話機の代理としてほかの電話機で応答する機能です。設定された番号をプッシュし、内線番号をプッシュすることで電話が受けられます。

自グループ内線代理応答

自グループ内線代理応答とは、部署ごとなどのグループ単位で回線を設定している場合、グループ内の着信に対して、そのグループのどの電話機からも応答ができるという機能です。

グループ指定内線代理応答

グループ指定内線代理応答は、指定のグループへの着信をほかのグループに属する電話機で代理に応答できる機能です。着信があったグループ内のすべての電話機が使用中ででられないときなどに利用します。

通話モニター

通話モニターとは、通話中の電話機の通話内容を別の電話機から聞くことができる機能です。通話を聞く側の電話機の受話器の送話は遮断されているため、通話に参加することはできません。

携帯ブラウザ連携機能

携帯ブラウザ連携機能とは、ビジネスフォンの電話帳を携帯電話で使用できる機能のことです。携帯電話で会社の主装置にアクセスすることで電話帳が検索でき、そのまま会社の電話番号で通話ができます。

IVR機能

IVR機能とは、外線にかかってきた電話に内線番号などの音声ガイダンスを流し、通話相手をその番号に誘導できる機能のことです。

会議通話

会議電話とは、1通話で複数人が同時に話すことができる機能のことです。この機能を使って、電話機を中心とした音声会議を行うことができます。

▷ビジネスフォンの耐用年数はどれぐらい？電話機や主装置の寿命について

便利機能を駆使して効率アップしよう

今回は、ビジネスフォンについてその機能や使い方などについてご紹介しました。

ビジネスフォンは業務用の電話機を指します。外部と通話する外線電話と社内で通話する内線電話を制御し、回線を共有したり、同時に利用することが可能です。

家庭用の固定電話と異なり、会社での業務遂行に便利な機能が豊富に搭載されているので、ビジネスフォンの便利な機能を駆使して、事業の効率化をはかることができます。ぜひ社内で活用してみてください。