文書管理システム導入後の失敗する原因！失敗例からわかる成功へのカギ

文書管理システムの導入に失敗する原因

文書管理システムの導入は多くの企業にとって重要です。しかし、正しい手法を採用しないと、導入に失敗することもあります。失敗の主な原因を探ると、どのような点が浮かび上がるのでしょうか。

自社の課題を把握できていない

文書管理システムの導入にあたって行うべきことは、自社における課題の把握です。課題を明確にせずにシステムを導入すると、機能や特性が実際の業務フローに合致しない可能性が高まります。

自社の真の課題をきちんと把握しないまま導入すると、システムの活用度が低下し、結果として導入失敗の大きな要因となるのです。

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現場との問題意識のずれが生じている

文書管理システムを導入する際、システム部門や管理者の視点だけで決定すると、現場の要望やニーズと大きなずれが生じるリスクがあります。

決定権を持つ層と現場とのずれは、コミュニケーション不足に起因することが多いのです。正確なシステム導入のためには、現場の声をきちんと取り入れることが欠かせません。

自社に必要な機能が搭載されていない

文書管理システムには様々な機能が搭載されていますが、企業によって必要な機能は異なります。コストや操作性などを重視してしまい、機能を把握しておかないと導入が無駄になってしまうリスクがあるので注意が必要です。

そのため、どのような機能が搭載されているのかを導入前の検討段階で明確にしておきましょう。

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文書管理システムの導入に失敗しないためのポイント

文書管理システム導入の成功は、企業活動に欠かせない要素です。どのような要点を押さえれば失敗を避けられるのでしょうか。

文書管理における自社の課題を明確にする

文書管理システムの導入を成功に導くため、自社の文書管理に関する課題を正確に把握しましょう。課題が明確になれば必要な機能がわかり、どの製品を選ぶべきかも見えてきます。既存の文書管理でどのような手間や問題点が生じているのかを深堀りすることが必要です。

また、将来的な業務の拡大や変化を見越した課題も考慮すれば、長期的なビジョンに合ったシステムを導入可能です。課題を具体的にすることで、システムの要件定義が明確になり、ベンダーとのコミュニケーションもスムーズに進めることができるでしょう。

文書管理システムの機能を理解する

提供される機能を深く理解することは、文書管理システムの導入成功に不可欠です。各システムは異なる特長や機能を持っているため、各機能の役割を知ることで、自社の課題を解決できるかも判断できます。

単に高機能であるからといって選ぶのではなく、搭載機能が自社の業務フローに合っているかを検討する必要があります。文書管理システムの代表的な機能を理解することは、適切なシステム選定のための第一歩です。

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マニュアルの整備や研修を実施する

文書管理システムの効果を最大限に引き出すためには、従業員が正しく効果的に使用できるようサポートを行わなくてはなりません。ここで重要となるのが、詳細なマニュアルの整備と研修の実施です。システムの基本的な操作からトラブルシューティングまで、幅広い内容を網羅したマニュアルを整備しましょう。定期的に更新し、常に最新の情報を提供するようにしましょう。

なお、研修の際には具体的な業務シーンを想定したケーススタディを取り入れると、さらに効果的です。

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文書管理システムを選ぶ際のポイント

文書管理システムの選択は、業務の効率化と情報管理の最適化に直結します。適切な選定を行うためのキーとなるポイントを以下に詳しく述べます。

検索機能が優れているか

文書管理システムを使用する主な目的の一つは、必要な情報や文書を迅速に取り出せるようにすることです。このため、検索機能の性能は非常に重要となります。優れた検索機能を持つシステムでは、キーワードの部分一致やフレーズ検索、タグ検索など、多角的な方法で情報を絞り込むことが可能です。

システム選定の際には検索機能が充実しているかを確認するほか、無料のトライアル期間の中で機能を試しておくと良いでしょう。

セキュリティ対策に優れているか

文書管理システム内には、企業の重要な情報や機密情報が格納されることが多いため、セキュリティ対策の徹底は必須となります。システムを選ぶ際も、強固なセキュリティ機能が実装されているか確認しましょう。情報漏洩リスクの低減とともに、企業の信頼性を保つためにも重要です。

具体的には、データの暗号化、アクセス権限の細かな設定、二段階認証、不正アクセス検知システムなどの機能があるかを確かめてください。また、システムのアップデートやパッチの適用が定期的に行われ、新たな脅威に対応できる体制であるかもチェックポイントとなります。

誰でも利用できる操作性か

文書管理システムを導入する際、操作性は極めて重要な要素の一つです。多様な職種や年齢層のスタッフが利用することを想定し、直感的でわかりやすい操作性が求められます。操作が複雑であれば正確な情報管理が困難になるばかりか、従業員の業務効率が低下するリスクも生じます。

シンプルで視覚的にわかりやすいインターフェースや、明瞭な操作ガイドを備えるシステムを選ぶことが、全員がスムーズに文書管理を行える鍵となります。

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文書管理に失敗しないためのおすすめのシステム

文書管理の効率化と成功を実現するため、おすすめのシステムを3つ紹介します。機能や料金プランなどに注目し、導入の参考にしてください。

MyQuick

MyQuickは、資料の厳重な保管はもちろん、検索や管理を楽にする文書データベースの構築が可能です。

文書の分類を多岐にわたり設定できるため、検索シチュエーションを想定したカスタマイズが行えます。よく使う検索条件を保存しておけば、求める情報がある場合にプッシュ通知にて発見可能です。電子契約サービスとの連携で契約情報までも管理でき、文書管理のさらなる効率化を促すでしょう。

楽々Document Plus

楽々Document Plusは、ISO文書管理や電子帳簿保存法に対応するなど、現代ニーズを反映した機能が豊富に搭載されているのが特徴です。

また、属性項目による絞り込み、専用ビューワによる高速表示の対応で欲しい情報へ即座にアクセスできる検索性の高さも強みと言えるでしょう。

PATPOST

PATPOSTは、AI-OCRによる書類の自動分類機能を搭載し、書類を登録するだけで整理が容易に行えるのが強みです。

AI-OCRは、アップロードした書類の全文を自動的に読み込みます。仕分けや項目の抽出までもが自動化できるため、手入力の手間を極限まで省くことが可能です。また税理士との情報共有もできることから、請求書や領収書を登録するだけでやり取りが簡略的になるでしょう。

失敗例を参考にして文書管理システムの導入を成功させよう

文書管理システムを導入する際には、失敗の原因となるさまざまな事柄を排除し、システム導入前に準備を徹底しておく必要があります。課題の明確化と必要な機能の絞り込み、セキュリティや操作性にまでこだわって最適な製品を選びましょう。失敗要因の理解と正しい対処方法を知れば、自社に合う文書管理システムの導入が実現できるのです。