無料プランがある文書管理システム｜完全フリーで使えるおすすめシステム

無料トライアルがある文書管理システム

無料トライアルがある文書管理システムを紹介します。無料トライアルで使い勝手や機能性を確認し、自社に合うかを確かめてみてください。

NotePM

NotePMは、7,000社以上の企業が導入している文書管理システムです。議事録やマニュアル・報告書などの管理や保管できたり、アクセス制限を自由に設定したりできます。検索機能やフォルダでの情報整理機能も充実しているため、必要な文書を見つけやすいのは嬉しいポイントです。文書管理機能だけでなく、社内コミュニケーション機能としても活用できます。

セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは、簡単にファイル共有ができるオンラインストレージサービスです。ファイルの暗号化やアクセス権限設定・端末認証・2段階認証など、セキュリティ対策が充実しているため文書管理システムとしても安全に利用できます。サポート体制も充実しているので、操作面に不安がある企業にもおすすめです。

Confluence

Confluenceは、世界で75,000社以上が利用している情報共有ツールです。さまざまな資料を一元管理し、チームで共有できます。年間計画表や議事録などのテンプレートも準備されているので、文書作成も簡単に行えるでしょう。検索機能の利用で、ドキュメントをすぐ見つけられるのも特徴です。利用ユーザー数が10名までなら無料プランが使えます。

COCOMITE

COCOMITEは、オンラインでマニュアルを作成し共有できるシステムです。さまざまなデバイスで作成や閲覧・管理ができ、フォルダ分けやアクセス権限も可能です。また共有リンクの取得で、素早く他のユーザーに情報を共有することもできます。そのため、社内のマニュアルを管理したい企業におすすめのシステムです。

DirectCloud-BOX

DirectCloud-BOXは、1,800社以上が導入しているオンラインストレージサービスです。トップクラスのセキュリティなので安心して利用できます。どのプランもユーザー数無制限で利用できるため、社員が多い企業でも使いやすいのが特徴です。

Documal SaaS

Documal SaaSは、25年の歴史がある文書管理システムです。文書の作成から承認・廃棄までの自動化を支援してくれます。文書に有効期限を設定すれば、自動で削除することも可能です。顧客からのフィードバックをもとにアップデートを繰り返しているため、使い勝手のよい機能が多かったり操作性が工夫されたりしています。

Fleekdrive

Fleekdriveは、文書の管理・検索機能に優れたシステムです。あまり利用しないファイルを自動でアーカイブしたり、古いファイルを自動で削除したりできます。また過去の利用履歴をもとに使用頻度の高い文書から画面上に表示されるため、必要な情報を早く見つけやすい点が特徴です。

eValue V ドキュメント管理

eValue V ドキュメント管理は、22年という長い期間利用されている文書管理システムです。高いセキュリティ機能・高度検索・バージョン管理・ワークフロー連携など、豊富な機能が搭載されています。スマートフォンでも閲覧できるため、社外でもドキュメントの共有・閲覧を行える点が特徴です。そのため、外出の多い営業職でも活用できます。

REX File・FINDER

REX File・FINDERは、検索結果から直感的に目的のファイルを探し出せる文書管理システムです。サムネイルやトップページがプレビューされるので、目的のファイルにたどりつきやすい点が特徴です。検索スピードも1/1,000秒と早いため、管理する文書が多かったりスピーディーに文書を見つけたい方におすすめします。

SmartDB

SmartDBは、従業員数が1,000人以上の企業の利用を想定した文書管理システムです。複雑な業務要件でも、ワークフローで対応したり複数の情報を集約して数値の自動集計を行ったりする機能があります。多言語対応や外部サービスとの連携ができる点も特徴です。セキュリティ機能も充実しているので安心して利用できます。

完全フリーで使える文書管理システム

完全フリーで使える文書管理システムは、海外製がほとんどです。そのため、英語表記のみで使いにくいと感じるものもあります。事前に対応言語を確認しておくとよいでしょう。

ここでは、完全フリーで使える文書管理システムを4つ紹介します。

Quotero

Quoteroは、シンプルな作りのオープンソース文書管理システムです。画面が3分割されており、フォルダ・ドキュメントファイル・タスクをまとめて確認できます。

WP Document Revisions

WP Document Revisionsは、WordPressで文書管理をするプラグインです。正確には文書管理システムではありませんが同等の活用ができます。作成資料にコメントを入れてコミュニケーションを図ることも可能です。プラグインをインストールするだけで利用できるので、すぐに文書管理システムを使い始めたいときにおすすめです。

KnowledgeTree Community Edition

KnowledgeTree Community Editionは、さまざまな機能が搭載されている文書管理システムです。英語対応が多い完全フリーのシステムが多い中で日本語にも対応しているため、オープンソースのシステムの中でも比較的使いやすいのが特徴です。

Alfresco Communityエディション

Alfresco Communityエディションは、オープンソースソフトウェアで基本的な文書管理機能が利用できます。拡張性が高く自由にカスタマイズできたり、Microsoft Officeなどのアプリに標準対応していたりします。無料で使えるのは大きなメリットですが、技術サポートがない点には注意が必要です。

文書管理システムの基本機能

文書管理システムの基本機能は、以下のとおりです。

• 文書の保管
• 文書の検索
• アクセス権限設定
• セキュリティ設定・記録
• 外部システムとの連携
• バージョン管理

利用する文書管理システムによって具体的な機能は異なるので、内容をよく確認してから導入することをおすすめします。外部システム連携には、会計システムや販売管理システム・ファイルサーバーなどがあります。連携先がシステムによって異なるため、自社が使っている外部システムに合った文書管理システムを選びましょう。

▷【2023年最新】文書管理システムおすすめ12選比較！失敗しない選び方のポイント

自社に適した文書管理システムの選び方

文書管理システムは種類が多いため、選び方に迷う方も多いでしょう。ここでは、自社に適した文書管理システムを選ぶ際に注意したい6つのポイントを紹介します。

導入目的に適しているか

文書管理システムが自社の導入目的に適しているか確認しましょう。文書管理システムには、オンプレミス型とクラウド型があります。

自社サーバーでデータ保管を行うのがオンプレミス型です。セキュリティ面の強さが大きなメリットです。しかし、自社サーバーの準備やシステム設置などの初期費用が高かったり、定期的なメンテナンスが必要というデメリットがあります。

クラウド型は、ベンダーのサーバーにシステムを導入します。初期費用が安いことや契約後はスピーディーに使い始められるのはメリットです。しかしベンダーのサーバーを借りたりシステムを利用したりするため、月額費用が発生します。

またユーザー数や使う機能によって料金が変動するので、よく調べて導入を進めることが大切です。場合によってはオンプレミス型のほうが費用を安く抑えられることもあるので、比較検討して導入することをおすすめします。

課題を解決できる機能が搭載されているか

自社の課題を解決できる機能が搭載されている文書管理システムを選ぶことも大切です。文書管理システムの導入には、必ず目的があります。文書の電子化を進めたいのか文書作成を効率化したいのかによって、導入すべき文書管理システムは異なるでしょう。

また目的を明確にしないまま文書管理システムを選ぶと、自社のニーズに合わず後悔する可能性が高いです。初めの段階で目的を定め、必要な機能を洗い出しておきましょう。また必要な機能がすべて搭載しているシステムがない可能性もあるので、必要な機能に優先順位をつけておくことも大切です。

セキュリティやサポートは豊富か

取り扱う文書によっては、機密情報を扱う場合もあります。もし情報が漏えいすれば、企業の信用が低下し大きな損害が発生する可能性があります。

そのため、セキュリティ対策が万全な文書システムを選ぶことが大切です。また閲覧・編集権限が設定できるシステムだと便利です。特定の人物にしか開けないよう設定できれば、情報が漏えいするリスクを下げられるからです。

また、サポート体制の充実度も確認しておきましょう。特にフリーで使える文書管理システムは、サポートがないものがほとんどです。使い方がわからなかったり問題が起きたりした際に、サポートを受けられないと余計な時間がかかってしまいます。いざというときにサポートを受けられる文書管理システムを選ぶと安心です。

初期費用やランニングコストが自社の予算内に収まるか

文書管理システムの導入には、初期費用やランニングコストがかかるものもあります。「必要な機能がすべてそろっているから」という理由だけで選んでしまうと、予算オーバーになりかねません。あらかじめ自社での予算を把握して、予算の範囲内で導入できる文書管理システムを選びましょう。

文書管理システムは、完全フリーや月額固定、ユーザー数による変動、買切りなど種類はさまざまです。買切りタイプは高額になる場合が多いですが、月々のコストが発生しません。トータルで考えると買切りタイプのほうが安くなる場合もあるので、費用をよく計算したうえで比較検討しましょう。

社員が操作しやすいか

文書管理システムを使うと、文書の保管や管理が楽になったり確認したい書類をすぐに探せたりと業務を効率化できます。しかし操作性が悪い文書管理システムを選ぶと、社員が使いこなせず非効率になる可能性も考えられます。

また使い方が複雑だと、社内で利用が浸透しない可能性もあるでしょう。社内で早急に導入を進めるためにも、社員が操作しやすい文書管理システムを選ぶのがポイントです。ITに詳しくない社員でも直感的に使えるものを選ぶと活用までの時間を短縮できます。

制度の変更に対応できるか

文書管理には、電子帳簿保存法などの各種法令がかかわってきます。法律や各種制度の変更にも、適切に対応するかも重要なポイントで、対応していないシステムだと、従業員が法律の変更をチェックしたり管理体制を変更したりしなければなりません。

場合によっては、文書管理システム自体を別のシステムに変える必要もあります。電子帳簿保存法に対応しており、自社の業界特有の法律に対応できるシステムを導入するのがおすすめです。

▷文書管理システムのメリット・デメリット｜主な機能や目的を解説！

文書管理システムを活用する利点

文書管理システムを活用すると、業務効率化やペーパーレス化につながったり情報共有しやすくなったりとさまざまな利点があります。利点を理解したうえで文書管理システムの利用を検討しましょう。

ここでは、6つの利点を紹介します。

検索機能によって業務を効率化できる

文章管理システムに保存した書類は、検索機能ですぐに見つけることが可能です。タイトルや内容・キーワードでの検索だけでなく、全文検索やあいまい検索もできます。紙の文章だと大量の資料から一つひとつ探す必要があるため時間がかかるでしょう。

文書管理システムを導入すれば今までかかっていた時間を短縮できます。そのため、書類の確認が早くなったり他の業務に充てる時間が増えたりと業務の効率化につながります。その結果、生産性の向上にも期待できるでしょう。

紙の書類が不要となりペーパーレス化につながる

文書管理システムを導入すると、文書の保存・管理はPDF等のデータで行うためペーパーレス化につながります。

膨大な書類のデータ化が進めば保管場所が不要になるため、保管コストの削減やオフィスのコンパクト化・管理の人件費も削減できます。また印刷にかかるインク代や紙代も削減できるので、大幅なコストカットにつながるでしょう。

社内で情報を共有しやすい

文書管理システムの導入により、社内でデータを共有しやすくなるのもメリットの一つです。文書管理システムに保管しているデータは、クラウド上で簡単に共有できます。紙ベースで文書を管理すると、管理場所で文書を探したり保有者に借りたりしなければなりません。

急ぎで文書を確認したくてもできないため、業務がスムーズに進まないという問題がありました。しかし文書管理システムなら共有された文書をその場で確認できるので、スムーズに業務を進められます。結果的に、業務の効率化や生産性の向上につながるでしょう。

セキュリティリスクを防げる

紙ベースでの文書管理だと、紛失や情報漏えいのリスクが大きいです。書類の量が増えるほど管理が難しくなり、紛失したことに気づかず時間がたつことも考えられます。

しかし文書管理システムを導入すれば文書をデータで保存できるため、紛失のリスクを減らせます。また閲覧者・編集者の設定や、印刷・ダウンロードの禁止設定などセキュリティ対策が行われているシステムも多いです。文書を安全に保管できるため、セキュリティリスクを防げるのはメリットでしょう。

新しい文書と古い文書の管理ができる

文書管理システムでは、新しい文書と古い文書の管理が可能です。紙ベースだと新旧の文書が混在してしまい、誤って旧文書の内容を確認してしまうリスクがあります。もし旧文書で作業を行えば、あとから修正する必要があるかもしれません。

また法改正前の方法で作業を行った結果、法的なトラブルに発展する可能性もあります。企業の信用をなくす可能性もあるため、新旧の文書はしっかりと区別しましょう。その点で文書管理システムなら、文書を更新日ごとに並び替えたり最新情報に変更した日を管理したりできるため旧文書の利用によるトラブルを避けられます。

新しい労働環境に対応できる

テレワークの推進により、出社せずに仕事を行う人が増えています。従来なら出社しないと書類の確認ができなかったため、業務が思うように進まないという問題がありました。

しかし文書管理システムを利用すれば、テレワーク中でも文書の確認が可能です。また社員のパソコンやタブレットなどの端末で書類を確認できれば、スムーズに業務を進めることができます。書類を確認する手間を減らし、テレワークで業務の効率化や生産性の向上を図れるのは大きなメリットでしょう。

▷【クラウド型】おすすめの文書管理システム10選比較！選定のポイントやメリットを紹介！

文書管理システムを導入する際の注意点

文書管理システムの導入には多くのメリットがありますが、同時に注意点もあります。ここでは、文書管理システムを導入する際の注意点を3つ紹介します。

導入と運用などにコストがかかる

文書管理システムの導入と運用にはコストがかかります。システムによって利用料金は異なりますが、コストに見合うかどうかの判断が必要です。扱う文書が少ない場合は、コストに見合わないこともあります。

また無料で使えるシステムを導入しても、社員の教育コストが別で発生し、操作方法を覚えて使いこなせるまでの時間やコストも加味しなければなりません。無料だからといって操作性の低い文書管理システムを導入すると、教育に時間がかかる可能性もあります。導入コストや運用コスト・教育コストなども加味しながら、導入に値するかどうか検討する必要があるでしょう。

運用時のルールを決める必要がある

文書管理システムを導入する際には、運用時のルールを決める必要があります。ルールを決めておかないと、データの保管場所が分からなくなったり紙での書類管理が継続されたりする場合があるので注意が必要です。

また機密文書を扱う機会も多いため、セキュリティに関する運用ルールも決めておきましょう。なお文書管理システムを運用するうちに改善点が見つかることもあります。さらに文章管理システムも日々アップデートが行われているため、新しい機能が追加されることもあるでしょう。改善点や機能面を加味しながら、定期的にルールの見直しを行うことが大切です。

データ化に手間がかかる

文書のデータ化には書類を一枚ずつスキャンする必要があるので、書類の量が多いほど作業が大変で、スキャン後は書類をフォルダ分けしたり権限設定をしたりと細かい作業が必要です。

書類の量が多いほどデータ化に手間がかかるため、業務に支障がない範囲で書類整理の時間を確保しなければなりません。導入後の利便性は高いですが、導入までにかかる手間や工数が大変だと理解しておいてください。

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無料の文書管理システムで業務の効率を上げよう

文書管理システムを導入すると、文書の管理・保管が楽になったり必要な資料を探す時間が短縮できたりと業務の効率化につながります。システムを通して社内で情報共有できるため、担当者に内容を確認する手間も省けます。そのため従来よりもスムーズに業務を進めることができるでしょう。

無料で利用できる文書管理システムも多くあります。本記事を参考にして、まずは無料の文書管理システムの利用を検討してみてください。