文書管理とは？仕事内容や目的・業務効率化の仕組みを解説！

文書管理とは作成した文書の管理業務

文書管理とは、企業や組織における業務で作成された文書を管理することです。具体的には、日々の業務で必要とする注文書や契約書、労務関係の書類などが挙げられます。

これらの文書をただ保管するだけではありません。文書を適切な場所に保管し、利用したいときにいつでも探し出せる状態にしておく必要があります。また、書類を分類したり不要な書類を処分する作業も文書管理の仕事のひとつです。

文書管理を行う際は、書類の種類ごとに保存期間が定められている点に注意しなくてはなりません。会社法に関わる書類は10年、経理に関わる書類は7年を目安に、その期限が過ぎるまでは保管しておく必要があります。期限前に書類を破棄した実態が明るみに出ると、法令違反とみなされる可能性もあるでしょう。基本的に書類の保存形態は、紙書類と電子データどちらでも構いません。

ただし、2024年の電子帳簿保存法の改正にともない、決算書類や取引関連の書類などについては電子データでの保存が義務化されています。

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個人文書と共有文書の違い

企業の運営を行うなかで発生する文書は、「個人文書」と「共有文書」の2つに分けられます。

個人文書は、メモ書きやタスク管理表など、従業員が個人で作成した文書のことです。基本的には個人文書を社員全員に共有する必要はありません。しかし、個人文書の中には部署全体で共有すべきナレッジやノウハウが含まれている可能性も十分考えられます。業務の属人化解消やスキルアップ促進を図るためにも、個人文書を共有する場を設けることも必要です。

一方、共有文書は組織内で共有されている文書を指します。たとえば、請求書や決算書類などです。また、企業にとって有用な情報を含むために、従業員全体で共有されている書類も含まれます。

文書管理と国際標準ISOの関係

国際間の取引をスムーズに行うための規格であるISO（International Organization for Standardizationの略称）のひとつに、ISO9001と呼ばれるものがあります。これは、「品質マネジメント規格」とも呼ばれ、取得することで製品などの品質が国際的な基準を満たしていることを証明できるものです。このISO9001を取得するには、適切な文書管理を行うことが重要とされています。

ISO9001の取得要件では、以下のように管理するよう記載されています。

• 文書化した情報が必要なときに必要なところで、入手可能かつ利用に適した状態
• 文書化した情報が十分に保護されている状態

また、文書管理における具体的な取り組みは、以下の4つです。

• 配付・アクセス・検索及び利用
• 読みやすさが保たれることを含む・保管及び保存
• 変更の管理（例えば、版の管理）
• 保持及び廃棄

ここでいう文書化した情報とは、電子データを含めた文書やグラフ、画像など、情報全般のことです。上記の要件をわかりやすく説明すると、以下5つの水準を満たさなければならないということになります。

• 必要な時に必要な文書をすぐ入手できる状態を維持
• 共有文書全般が十分に保護された状態
• 常に読みやすい状態を維持
• 検索性の高い保管方法を選択
• 文書の変更履歴が容易に確認でき、変更前の内容に戻せる状態を維持

これらの要件を満たすことは簡単なことではありません。しかし、ISO9001を取得することで、企業の信頼性や業務効率の向上、リスクマネジメント効果などのメリットを享受できるでしょう。

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文書管理の目的とは？

文書管理の目的は以下の2点が挙げられますそれぞれについて詳しくみていきましょう。

• 必要な文書を整理するため
• 重要な文書を守るため

必要な文書を整理するため

文書管理の目的は、必要な文書をすぐに閲覧できる状態にしておくことです。必要な時に必要な文書を素早く取り出せる状態にしておくと、さまざまなメリットが見込めます。

たとえば、仕様書や契約書など、顧客関連の文書をすぐに見つけることができれば、問い合わせに対してもスピーディーに対応できるでしょう。良質な顧客体験を提供することで、リピート率改善や購入単価向上につながる点がメリットです。

担当変更があった際も、必要な情報が顧客ごとに分類されていれば、スムーズに引継ぎを進められます。また、過去の請求書や注文書は人材教育の資料としても活用することが可能です。業務を進めやすい環境を整備する上で、文書管理は欠かせない業務といえます。

重要な文書を守るため

顧客情報や技術データ、従業員の個人情報など、機密情報が記載された文書を管理する目的もあります。仮に機密情報が流出した場合、社会的信用の低下やイメージダウンは避けられないでしょう。

取引停止や顧客離れなどによって、今後の企業経営が厳しい状況に追い込まれる可能性もあります。多額の利益損失を回避するためにも、電子データ化やセキュリティ対策強化などを行うことが重要です。

また、社会保険や労働保険関係などの書類は、法律によって保存期間が定められています。期限前の書類破棄が発覚すると法令違反に該当するので、適切な文書管理を心がけましょう。

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文書管理が重要な理由

文書管理が重要な理由は、以下の3つが考えられます。

• 業務の効率化につながる
• セキュリティ対策が見込める
• 対応スピードのアップにつながる

業務の効率化につながる

文書管理が重要な理由は、業務効率改善につながる点です。必要な文書をすぐに発見できる状態が確立されていれば、検索にかかる時間を短縮できます。担当業務の遂行に割ける時間を多く確保でき、組織全体の生産性を高められるでしょう。

セキュリティ対策が見込める

機密情報の漏洩を防ぐためにも文書管理は重要です。契約書や請求書など、日々の業務で利用する文書には機密情報が多く含まれています。電子データとして社内サーバーに文書を保存しておけば、紛失や盗難による情報漏洩や、経年劣化による破損の心配がありません。

また、文書管理システムには高度なセキュリティ対策が搭載されています。変更履歴の自動化やログデータの収集によって、内部不正が発生した場合もすぐに犯人を特定できるでしょう。

このように、文書管理には電子データ化や文書管理システムを活用したセキュリティ対策も含まれます。

対応スピードのアップにつながる

必要な文書をすぐに発見できれば、顧客からの問い合わせに対してスピーディーに対応可能です。良質な顧客体験を提供することにより、顧客ロイヤリティの向上も期待できます。

また、誤った情報を発信するリスクを抑え、トラブルの発生を避けられる点もプラスといえるでしょう。

文書管理を効率化する方法

文書管理を効率化する方法は、以下の4つです。それぞれの特徴をみていきましょう。

• 社内の文書管理ルールを策定する
• 社内の文書を整理する
• 社内の文書をインデックスする
• 社内に文書管理方法を浸透させる

社内の文書管理ルールを策定する

まずはじめに、保管対象の文書や保管場所、保存期間など、文書管理のルールを明確化することが重要です。ルールが曖昧だと文書が点在してしまい、管理負担が増すこともあります。保存の必要性がない文書も多数残ることになり、必要な文書にたどり着くまでに多くの時間を要するでしょう。

必要な文書を短時間で見つけられるよう、文書管理のルール策定と共有を徹底することが重要です。また、ルール運用後のトラブルを減らすためには、規定の適用対象や保管方法などのマニュアル作成が必要になります。

社内の文書を整理する

種類や用途別に文書を整理することも重要です。顧客別や種類別、部署別などに分けておけば、目的に合った文書を見つけやすくなります。文書を整理する方法はワリツケ式とツミアゲ式、ハイブリッド式の3種類から選択できます。

ワリツケ式は文書管理を担当する総務部が、文書管理のルールについて定める方法です。「大分類→中分類→小分類」といったトップダウン形式で整理を進めていきます。総務部が主体となって文書管理を進めていくため、作業を効率的に進められる点がメリットです。

ツミアゲ式は文書管理の方法を各部署の従業員に委ねる方法です。ワリツケ式と異なり、「小分類→中分類→大分類」といったボトムアップ形式で整理を進めていきます。現在、多くの企業でこのツミアゲ式が採用されています。

現場の実務に精通する担当者が文書を振り分けるため、ルールの意義が失われてしまうこともあるのがツミアゲ式の特徴です。ただし、担当者を1人しか配置しないと業務負担が増大し、本業に支障が及ぶ可能性が高くなります。ツミアゲ式を採用する際は、担当者を2〜3人配置して負担を分散させる配慮が必要です。

そして、双方のメリットを取り入れた方法が、ハイブリッド式となります。この方法では、上位階層はワリツケ式、下位階層はツミアゲ式と階層ごとに分類するのが特徴です。現場の要望を汲み取りながらルールを策定できるため、組織として取り組みやすい環境を整備できます。

社内の文書をインデックスする

インデックスとは、検索情報の基となる情報のことです。自社の状況に応じてインデックスの内容は異なります。文書管理システムを導入していない場合では、社内文書を検索する際に必要な索引や目次を作成するのがインデックスです。

一方、既に文書管理システムを運用している場合は、ファイル名や作成者など、文書の属性情報をシステム上で登録します。登録した内容は管理台帳として活用可能です。インデックスによって、文書の検索時間を短縮することができるでしょう。

社内に文書管理方法を浸透させる

前提として、文書管理のルールについては曖昧な部分を残しておかないことが重要です。たとえば、保管する文書の対象範囲が曖昧だと、備忘録は残しておくのか、どの文書を紙書類として残すのかなど、担当者に問い合わせが殺到します。

文書管理のルールが決まり次第、文書管理規程とマニュアルを作成しておきましょう。作成が終わったら、メールや書面で従業員全員への周知を行います。

また、分類基準や管理方法など、トラブルが発生しやすい点について説明する勉強会を開催するのも有効です。

▷文書管理を効率化させる方法とは？複雑化する原因と改善の秘訣

文書管理をする際の注意点

文書管理を効率化する方法については理解できたかと思います。ここからは、文書管理を行う際の注意点をみていきましょう。

• 保存期間を把握する
• 保存と保管を明確化する
• 目的を部署に浸透させる

保存期間を把握する

文書ごとに異なる保存期間を把握することが重要です。たとえば、貸借対照表や損益計算書、キャッシュフロー計算書などの会計書類は税法で7年、会社法で10年保存しなければなりません。また、総勘定元帳や固定資産台帳など、会計帳簿も同様です。

一方、労働者名簿や賃金台帳、出勤簿の法定三帳簿は、起算日から5年の保存が義務付けられています。健康保険や厚生年金に関する書類は2年分の保存が必要です。期限前に書類を破棄すると罰則が科せられるため、書類に応じて適切な保存期間を設定しましょう。

保存と保管を明確化する

保存と保管の違いについても理解しましょう。保存は直近での業務に使用する可能性は低い一方で、法律で一定期間の管理が義務付けられている書類です。設定された保存期間より前に破棄すると法令違反となるため、期限が経過するまでは取っておく必要があります。

一方保管とは、業務上使用頻度の高い文書をすぐに取り出せるようにしておく状態のことです。見積書や注文書、請求書など、日々の業務で利用する書類は顧客別・担当者別に格納しておきましょう。

目的を部署に浸透させる

文書管理の目的や実施効果を明確化し、従業員の意識改革を図ります。文書管理の目的は、業務効率改善や内部統制の強化です。すぐに必要な文書を見つけられる環境が整えば、文書を探す時間を短縮できるため、ミスやストレスを減らすことにもなります。また、担当業務に集中して取り組める時間も増え、残業時間の削減にもつながるでしょう。

社内文書は多数の機密情報を扱うため、厳重に管理しなければなりません。不正行為によって取引先の情報が漏洩した場合、多額の損害賠償を請求される可能性もあります。それにより、企業側は経営の存続が危ぶまれることもあるでしょう。変更履歴がわかるように文書を管理しておくと、不正行為が発生した場合でも犯人をすぐに特定可能です。不正行為への抑止力が高まり、情報漏洩のリスクを軽減できます。

文書管理の重要性を説き、組織全体で機密情報を保護する意識を高めることが重要です。

▷文書管理とワークフローの機能の違いとは？連携できるおすすめのシステムを紹介

文書管理業務を効率化する仕組み

文書管理を効率化させるには、これから紹介する3つの仕組みを利用するのが一般的です。ここからは、それぞれの特徴やメリット・デメリットについてみていきましょう。

ファイリングシステムを利用する

ファイリングの方法は、一般的にバーチカル・バインダー・ボックスの3つがあります。それぞれの具体的な方法は以下の通りです。

バーチカルファイリング

バーチカルファイリングでは、クリアファイルに入れた書類を個別フォルダーに入れ、垂直に保管する方法です。種類別に分けたフォルダーをキャビネット上に並べていきます。

このファイリング方法は、書類を取り出しやすく、増減にも対応しやすいのが特徴です。一方で、書類をフォルダーに挟むだけなので汚れやすく、紛失しやすい点がデメリットといえます。

バインダーファイリング

バインダーファイリングは書類に穴を開け、バインダーや厚型のファイルに綴じて保管する方法です。書類を綴じた順番ごとにめくるため、最初に保管した状態を維持しやすくなります。

年代別や種類別に書類を綴じれば、必要な書類も見つけやすい点がメリットです。その反面、新たに書類を保管するたびに穴あけや綴じる作業をしなければならず、手間がかかる点がデメリットといえます。

ボックスファイリング

ボックスファイリングは、フォルダーに挟んだ書類をファイルボックスに入れて保管する方法です。用途や顧客別にボックスを分けて整理できるため、目的のものを見つけ出しやすい点がメリットといえます。

ただし、ファイルボックスとフォルダーの両方を揃える必要があり、コストがかさむ点がデメリットです。また、扱う書類の数が増えてくると、多くのスペースを確保する必要があります。

電子文書を活用する

紙文書で作成した書類をPDF化し、社内サーバーで保管する方法です。紙文書は複合機でスキャンすれば電子化できるため、新たなツールの購入やスキルの習得は必要ありません。ペーパーレス化の促進によって、印刷費や消耗品購入費の削減、管理負担の軽減を実現します。

また、ファイル名や作者名など特定のキーワードで検索ができるため、書類を見つけやすくなる点もプラスです。ただし、経理関係書類など電子データ化しても廃棄できない書類もあるため、紙の文書とデータの二重管理を行わなくてはなりません。すべての文書をデータ化したい場合、税務署への申請や専用のシステムの導入が必要になります。

文書管理システムを導入する

文書管理システムとは、電子化した文書を一括して管理できるシステムです。契約書や業務マニュアルなど、社内文書全般を保管でき、ペーパーレス化を促進します。紙の文書とは異なるため、保管スペースの確保や整理整頓を行う必要はありません。

キーワード検索や条件指定など検索機能も充実していて、必要な資料を素早く見つけられます。また、保存した文書の変更履歴は自動で記録されるため、変更前と最新バージョンの違いを正確に把握できる点もメリットです。

万が一、誤操作による内容の書き換えや、データ消失が起こったときも、変更前のバージョンへの復元が可能です。保管期限を設定しておけば、文書の削除や廃棄も自動化できます。

データ暗号化やアクセス制限、ウイルスチェックなど、セキュリティ対策が充実しているシステムも多く、機密情報の漏洩回避にも役立つでしょう。

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文書管理業務に役立つおすすめのシステム

文書管理を効率化するには、文書管理システムの導入が有効です。ここからは、多くの企業から高い評価を得ている文書管理システムを5つ紹介します。

NotePM

NotePMは、株式会社プロジェクト・モード が提供する文書管理システムです。多くの企業から高い評価を得ており、導入企業は7,000社を突破しています。

操作手順書や日報、RFPなど、業務で使用する文書のテンプレートが豊富に搭載されているのが特徴です。そのため、いちからフォーマットを作成する必要はありません。

高機能エディタを搭載したマニュアル作成機能を利用すれば、矢印や吹き出しをテンプレートに掲載し、文書のフォーマットを統一できます。作成した文書はキーワードハイライトなどの検索機能によって、必要な資料を素早く見つけることが可能です。

文書の内容を変更した場合は、変更履歴が自動的に記録され、変更内容や編集者の特定も行えます。従業員の所属部署や役職に応じて閲覧できるファイルを制限しておけば、アクセス権の過大付与にともなう情報漏洩を防げるでしょう。

また、動画共有機能を搭載しており、文書でナレッジやノウハウを伝える時よりも多くの情報を伝えられます。システムに保存された動画は繰り返し視聴できるため、商談時の流れや機会の操作方法などをイメージしやすくなる点も魅力です。

Fleekdrive

株式会社Fleekdriveが提供する文書管理システムです。共同編集機能により、ひとつのファイルを複数人で編集することもできます。

画面上にはリアルタイムの内容が反映されていて、従業員同士が何度もやりとりを重ねる必要はありません。作成したファイルのURLを送れば、アカウントを持っていない相手にも簡単に共有できます。

保存したファイルのバージョン管理はシステムに一任でき、管理負担の軽減が可能です。古くなったファイルは自動的に削除されるため、定期的にファイルの整理をおこなう必要はありません。

また、ファイルの暗号化やウイルスチェック、PDFセキュリティなど、高度なセキュリティ環境を備えている点も魅力です。

Confluence

Confluenceは、Atlassian Pty Ltdが提供する文書管理システムです。プロジェクト管理や営業戦略、マーケティングなど、テンプレートが豊富に搭載されているため、用途に応じて使い分けができます。

画面上には常にリアルタイムの編集内容が反映されていて、進捗状況に関するやりとりを何度も重ねる必要はありません。

作成した文書にはコメントや画像、絵文字なども掲載できるため、コミュニケーションの活性化を図れるでしょう。保存したファイルはバージョン管理機能によって、変更履歴が自動で記録されます。

過去5年分のログデータを収集しており、不正行為が発生した場合は犯人を素早く特定可能です。また、月額料金はリーズナブルな価格帯設定で、予算の確保が難しい中小企業の導入にも適しています。

Knowledge

Knowledgeは、GitHub, Inc.が提供する文書管理システムです。オープンソース型のシステムで、ファイルをダウンロードするだけで導入作業は完了します。初期費用と月額料金は無料です。

ソースコードが公開されており、自社の要望に応じて自由にカスタマイズができます。Markdown記法を採用しており、使用する端末を問わず文書を作成できるのが特徴です。また、オフライン環境にも対応しています。

HTMLタグの使用によって、文字の大きさやフォントを反映できるため、コピーペーストのたびに修正作業を行う必要はありません。さらに、コメントといいね機能を搭載していて、メンバー同士の意見交換の活性化にも貢献します。

Documal SaaS

Documal SaaSは、株式会社富士通四国インフォテックが提供する文書管理システムです。システム提供から25年で培ってきたノウハウが凝縮されていて、直感的な操作が行えます。そのため、操作性に悩まされる心配はないでしょう。

作成した文書は取引先との共有も可能です。システム内に保存した文書は保管期限を過ぎると自動的に削除されるため、定期的にファイル整理をおこなう必要はありません。

また、ファイルへのアクセス権限を柔軟に設定でき、内部不正による機密情報漏洩を避けられます。

文書管理の仕事内容や目的を把握して効率よく取り組もう

文書管理は、企業の生産性を高めることにもつながる重要な業務です。効率的に文書管理を行うためにも、文書の作成から廃棄までの流れを任すことができる文書管理システムの導入を検討しましょう

セキュリティ対策が充実したシステムも多く、情報漏洩の可能性も最小化できます。今回紹介したシステムを参考に、自社に合ったシステムを見極めてください。