文書情報管理士はどんな資格？難易度や合格率・取得するメリットを紹介！

文書情報管理士とは？

文書情報管理士は、文書管理の専門家であることを示す資格です。企業活動の中で使用する紙の文書をスキャンしてPCで見られるようにしたり、書類の長期保存ができるマイクロフィルムを活用するための技術や知識を習得します。

具体的には、文書の作成から廃棄までの一連の流れについてや、文書保管に関する法律、デジタル文書の仕組みや取り扱い方法といった知識などが求められます。

文書情報管理士を取得するメリット

文書情報管理士の資格は、デジタル化が進むビジネス環境において、重要なスキルのひとつといえます。ここでは、文書情報管理士を取得するメリットについて見ていきましょう。

文書管理について理解が深まる

近年では、電子帳簿保存法の要件緩和やペーパーレス化の推進によって、文書のデジタル化や保管に関する法律などの専門的な知識の習得が求められています。文書情報管理士の資格を取得することにより、こうした文書情報管理に関する基本的な知識や実務に関する理解が深まります。

文書の取り扱いや保存、適切なアーカイブのルール策定など、多岐にわたる専門的な知識を習得することで、組織内の情報管理の品質や効率を向上させることができるでしょう。

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効率よく情報を電子化できる

文書情報管理士は、紙ベースの文書を電子データに変換する際の最適な方法や知識も習得します電子化された情報は検索性が高く、場所を選ばずアクセス可能であり、保存スペースを大幅に削減できるなどのメリットを持っています。

ただし、単に書類を電子化すればいいというものではありません。とくに税務上の書類については法律によって保存年数が定められています。文書情報管理士の資格を取得することで、文書の電子化に関する法制度についても習得できるため、企業内の文書を効率よく電子化できるようになるでしょう。

官公庁の入札要件を満たせる

官公庁が書類の電子化を民間企業に委託する際の入札要件のひとつに「文書情報管理士の資格保有者が在籍」という項目が設けられていることがあります。

社内に資格保有者がいればこのような公募にも入札でき、ビジネスチャンスを広げることにもつながります。そのため、公的機関との取引実績のある企業への就職などにも役立つでしょう。

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文書情報管理士の試験概要

ここでは、文書情報管理士試験の開催期間や受験料など、試験に関する基本情報についてみていきましょう。

試験期間は、夏と冬で各40日間ずつ設けられています。この期間中であれば、自分のスケジュールに合わせて受験が可能です。

受験者の年齢・学歴・職歴は問われないものの、いきなり上級や1級の試験を受けることはできないため、最初は2級を取得し、徐々に上を目指していきましょう。

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文書情報管理士の難易度と合格率

文書情報管理士の資格の難易度と合格率は、各級ごとに異なります。それぞれのレベルについて詳しく見ていきましょう。

2級の難易度と合格率

2級は文書情報管理士の入門レベルとなります。基本的な文書管理の知識や技術を問う問題が出題され、一般的には難易度はそれほど高くありません。

そのため、初めて文書情報管理士の試験を受ける方でも十分に合格可能なレベルです。合格率は年度によりますが、おおよそ70%程度となっています。

1級の難易度と合格率

1級は、2級よりもさらに深い知識と技術が求められるレベルです。

具体的な業務遂行能力や指導力を問う問題が出題され、それに対応するためには一定の経験や専門知識が必要となるでしょう。そのため、難易度は2級よりも高く、合格率はおおよそ60%程度となっています。

上級の難易度と合格率

上級は、文書情報管理士の最高レベルであり、高度な専門知識と経験が求められます。最新の知識や技術をもとに分析を行い、本質的なニーズを捉えた文書情報管理システムの構築や提案ができる能力が必要となります。

単に知識や技術を有していても合格はできないため、難易度は非常に高いと言えるでしょう。合格率は年度によっても大きく差があり、約50～60%程度となっています。

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文書情報管理士の勉強方法

難易度や合格率からもわかるように、一夜漬けなどの勉強で取得できる資格ではありません。試験に合格するためには、計画的な学習が必要です。

ここからは、効果的な勉強方法を3つ紹介します。

公式セミナーを受講する

公式セミナーでは、試験に必要な知識を学ぶことができます。セミナーは動画配信で行われ、配信期間内であれば自分の好きな時間に受講可能です。また、何度も繰り返して視聴することが可能なため、不安が残る部分だけを集中して勉強するといった使い方もできます。

テキストを活用する

試験を主催する日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)が発行している参考書を活用するのもおすすめです。検定試験では、例年この参考書から多くの問題が出題されています。

まとまった時間を継続的に確保することが難しい人にとっては、とくに効果的な勉強方法となるでしょう。

過去問題や模擬試験を活用する

過去問題集を解いて試験の形式や出題傾向を把握しておくのも重要で、自分が苦手な分野を把握することにもつながります。事前に対策を練っておくことで、試験に対する自信をつけることができるでしょう。

JIIMAの公式サイトでは、模擬試験も公開されているため、ぜひ活用してみてください。ただし、情報管理に関する最新情報は日々アップデートされているため、新しい知識を得るための学習を怠らないようにすることが大切です。

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文書情報管理士と併せて挑戦したい資格

文書情報管理士の資格と併せて取得することで、キャリアの幅を広げることができる資格を3つ紹介します。

各資格の概要や取得するメリットについて見ていきましょう。

文書処理能力検定

文書処理能力検定は、パソコンを使用した文書作成能力を証明する資格で、表計算をはじめとしたビジネス文書を正確かつ迅速に処理できることを証明できます。

文書情報管理士と併せて取得することで、文書の管理だけでなく、作成や編集といった作業もスムーズに行えるようになります。

電子ファイリング検定

電子ファイリング検定は、電子文書のライフサイクル管理に関する知識を証明する資格です。

HTML・SGMLといった電子化文書の適切な保存方法や廃棄方法を習得できます。昨今は、多くの企業でペーパーレス化が進められています。そのため、文書情報管理士と併せて取得することで、就職活動の際のアピールポイントにもなるでしょう。

マイクロソフト認定トレーナー

マイクロソフト認定トレーナーは、マイクロソフトの製品に関する深い知識と、それを他者に教えるためのスキルを証明する資格です。ビジネス向けの製品として多くの企業で利用されているため、トレーニング担当者や教育サービスを提供するコンサルタントとしてのキャリアチェンジも可能となります。

文書管理の実務知識だけでなく、マイクロソフトの製品を使った文書作成や情報共有の技術を教えることができる専門家として、自身のスキルとキャリアを強化できます。

文書情報管理士を取得すれば正しい文書管理ができる

文書情報管理士の資格を取得することで、情報管理の効率化や法令遵守、情報漏洩防止などに役立つ実践的な知識が得られます。

官公庁が公募する案件に参加することが可能になるため、昇進や転職時のアピールポイントにもなるでしょう。文書情報管理士の資格を取得し、さらなるスキルアップやキャリアアップを目指してみてください。