文書の保管・保存の違いとは？文書管理のポイントや効率化するためのコツ

文書管理における保管・保存の違い

文書管理における「保管」と「保存」は、一見同じように感じられるかもしれませんが、ビジネスの文脈においては異なる意味を持ちます。これらの違いをしっかり理解し、効率的な文書管理を実践しましょう。

文書管理における保管とは？

文書の「保管」は、使用頻度の高い文書を安全かつ適切な状態で管理することを指します。具体的には、よく活用する文書や数年にわたって活用されている文書などを分類し、ファイリングしてオフィス内のキャビネットなどに保管します。

なお、保管期間は企業によっても異なりますが、原則1年としている企業が多いです。

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文書管理における保存とは？

文書の「保存」は、使用頻度が低い文書を管理することを指します。主に、法律で保存することが義務付けられている「法定保存文書」と呼ばれるものが該当します。

法定保存文書は文書ごとに保存期間が定められているため、その期間を満了するまでは適切な状態で保存しなければなりません。文書を保存する際は、定められた期間ごとに整理して、倉庫などで管理します。

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文書を保管・保存する際のポイント・正しいコツ

文書の保管・保存は、業務の効率性や法的要件の遵守、情報のセキュリティ確保などの観点から重要視されています。ここでは、適切な文書管理を実践するためのポイントやコツを解説します。

不要な文書を長期保存しない

使用されていない文書を長期保存すると、保存場所の無駄遣いや管理の手間を増やすだけでなく、情報漏洩のリスクも高めます。以下の手順を参考に、不要な文書の整理を定期的に行いましょう。

• 保存する文書の目的を明確にし、それに基づいて保存期間を設定する
• 保存期間が経過した文書や、目的が達成された文書は定期的に見直し、必要に応じて廃棄する
• 物理的な文書はシュレッダーで細断し、デジタルの文書は完全にデータを消去する方法を選ぶ

社内に管理ルールを整備する

文書の保管・保存に関するルールやガイドラインを社内で整備することで、組織全体の文書管理の質を向上させることができます。

• 企業の方針や目的に合わせて、文書管理の基本方針を策定する
• 文書の種類や用途に応じてカテゴリーを設定し、それぞれのカテゴリーごとに保存期間や管理方法を定める
• 情報の機密性に応じて、アクセス権を設定し、不要なアクセスや情報漏洩を防ぐ
• 新入社員や現場の従業員に対して、文書管理のルールや重要性を理解させるための研修や教育を実施する

これらのポイントを踏まえ、文書の保管・保存を効率的かつ安全に行うための取り組みを進めていきましょう。

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文書を効率良く保管・保存するためには？

文書の保管・保存を効率的に行うための最も効果的な方法の一つは、文書管理システムの導入です。文書管理システムは、デジタル化された文書の管理を一元化し、文書へのアクセス・検索・編集・共有などの様々な操作をクラウド上で行えます。

そのため、企業の業務効率や情報管理の質を大幅に向上させることが可能です。最適なシステムを選択し、適切な設定と運用を行うことで、文書の保管・保存を効率的に行えるでしょう。

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おすすめの文書管理システム

文書管理システムは、企業のニーズや規模に応じて選択することが重要です。ここでは、おすすめの文書管理システムを3つ紹介します。

MyQuick

MyQuickは、資料の保管だけでなく幅広い用途に対応した文書管理システムです。電子契約サービスと連携することで、完全ペーパーレスを実現します。

また、文書の保存期限日をメールで知らせることも可能です。閲覧権限・登録権限・削除権限などから細かく設定できるため、重要書類が不用意に編集されたり削除されるという心配はありません。安全で効率的な文書管理を実現できます。

PATPOST

PATPOSTは、電子帳簿保存法に対応したオンラインストレージサービスです。アップロードされた書類はAIが分類するため、入力などにかかる手間が省けます。また、全文検索が可能で、検索性にも優れています。

管理者によってキャビネットごとに共有する相手を指定できる機能もあり、社外との書類のやり取りを円滑に行える点も魅力です。書類情報の手入力や整理にかかる負担を軽減したい企業におすすめのツールです。

楽々Document Plus

楽々Document Plusは、契約書やISO文書など社内文書すべてを一元管理できる文書管理システムです。直感的なインターフェースで分かりやすく、初めてのユーザーでも容易に操作を覚えられるようデザインされています。

クラウドサービスとの連携機能により、社内での情報共有や社外とのファイル共有を安全かつ円滑に行うことが可能です。スマートフォンやタブレットでも文書の閲覧・承認が可能なため、リモートワークや複数の拠点での業務にも利用できます。。

文書の保管・保存の違いを押さえておこう

混同しがちな文書の「保管」と「保存」の違いについて解説しました。適切な文書管理を行うには、これらの違いをしっかりと理解しておくことが重要です。また、文書管理システムを活用することで、効率的な文書管理が行えます。本記事で紹介した文書管理システムを参考に、自社に最適なシステムを導入しましょう。