ERPの基本機能一覧｜最大限に活用するための秘訣

ERPの基本機能2種類

ERPシステムに組み込まれている基本機能は、大きく2種類に分類できます。ここでは、それぞれの基本機能について解説します。

業務を実行するための機能

「業務を実行するための機能」は、販売・調達・製造・在庫管理・財務会計・人事など、幅広い業務プロセスをサポートするためのものです。これらの機能は、関連する機能と連携しながら業務が行えるように設計されているため、異なる部門やチーム間の情報のやりとりを最適化します。

また、さまざまな機能のなかから必要なものだけを組み合わせて利用できる製品も提供されています。業務を実行するための機能を活用することで、企業の生産性や業績の向上につながるでしょう。

システムを管理するための機能

ERPシステムの効果的な運用には、システム自体の管理が不可欠です。ERPには業務の遂行をサポートする機能のほかに、システムの安定性や性能、セキュリティを維持・向上させるための機能も含まれています。なかでも、セキュリティやデータバックアップに関する機能は重要です。

また、システムの監視やアクセス権の管理、トラブル発生時の復旧サポートも提供されています。これらの機能により、組織の変化や成長に応じてERPシステムを適切に調整することが可能です。ERPを選定する際は、業務に関する機能ばかりに目を向けてしまいがちですが、システムを管理するための機能についても確認しておくとよいでしょう。

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ERPの機能一覧

業務に関連する機能は以下のとおりです。

ここからは、それぞれの機能の特徴や役割について解説します。

財務管理機能

財務管理機能は、経営の基盤となる財務データの集約・分析・報告をサポートする機能です。株主を中心としたステークホルダーに経営状況を説明するための財務諸表の作成が行えます。

これにより、会社法などで定められたルールに則って貸借対照表や損益計算書を作成することが可能です。会計基準については変更されることがあるため、導入する製品が法改正に対応しているかを確認しておくとよいでしょう。

販売管理機能

販売管理機能は、商品の販売に関する一連の業務を管理する機能です。顧客情報の管理から注文受付、出荷や請求といった業務を統合的に管理できます。

また、蓄積された情報をもとに売上データの分析や予測を容易に行うことが可能です。販売管理は、企業の特色や業界による商習慣に影響される部分でもあります。そのため、導入する製品が自社の販売方法に適しているかについて見極める必要があるでしょう。

購買管理機能

購買管理機能は、企業の調達活動を円滑に進めるための機能です。仕入れ先の選定・発注・入荷・支払いまでのプロセスを一元的に管理します。

リアルタイムでの在庫情報や発注履歴の把握を通じて、最適な購買タイミングや数量を判断することが可能です。これにより、無駄な在庫の増加を防ぎつつ、必要な資材や商品を適切なタイミングで確保できます。

生産・開発管理機能

生産・開発管理機能は、製品の生産や開発プロセスを最適化するための機能です。生産計画の策定や生産ラインの最適化、原材料の管理から品質保証までを管理します。

また、新製品の研究・開発段階でのリソース配分や進行状況の監視も行います。このような統合的な管理により、効率的な生産体制の構築と革新的な製品開発を行うことが可能です。

資産管理機能

資産管理機能は、企業運営に欠かすことのできない経営資産を管理する機能です。資産には、企業が所持しているハードウェアやソフトウェアなども含まれます。この機能を利用することで、資産の取得から廃棄、減価償却の計算までを管理することが可能です。

また、正確な財務報告や税務対応が行える製品も存在します。企業の規模が大きくなるほど、資産も増えていきます。効率よく資産の管理を行うには、メンテナンスに必要な情報を登録できるものや、検索性に優れたものを選ぶとよいでしょう。

債権・債務管理機能

債権・債務管理機能は、回収や支払いの業務を通じて資金の管理を行う機能です。この機能を使用することで、顧客からの売掛金や取引先への買掛金の管理が行えます。

債権管理機能は販売管理機能と、債務管理機能は購買管理機能などと連携することが可能です。督促機能や支払の遅延を防ぐアラート機能が備わったシステムもあるため、厳格な期限管理を実現できるでしょう。

人事管理機能

人事管理機能は、最も貴重な資源である人材の管理をサポートする機能です。従業員の役職情報や扶養情報、スキルなどを登録し、給与計算や勤怠管理に活用します。

また、組織の人材配置や評価、昇進の判断材料として役立てることも可能です。最近では、マイナンバーの管理に特化した機能を実装している製品も見られるようになっています。

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ERPのシステムを管理するための基本機能一覧

ERPのシステム運用をサポートする機能ついて解説します。

バックアップ機能

バックアップ機能は、データの安全性を確保するための機能です。重要なビジネスデータを定期的に保存し、データ損失やシステム障害が発生した際に迅速に復旧できるようにします。この機能を適切に活用することで、業務の中断リスクを大幅に軽減し、経営の持続性と信頼性を確保することができます。

製造や財務会計などの基幹業務の情報を扱うERPでは、バックアップ機能は必須です。クラウド型であれば、ほとんどの製品でバックアップ機能が提供されています。オンプレミス型の場合、製品によってはバックアップ機能が利用できるものもありますが、自社で行うのが一般的です。

セキュリティ機能

セキュリティ機能は、企業データの保護とプライバシーの確保を目的としています。外部の脅威や不正アクセスからシステムを守るために、高度なログイン認証の設定やユーザーアクセス権の管理が行えます。また、リアルタイムでのセキュリティ監視や異常検知機能により、障害の予防と迅速な対応を実施することが可能です。

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ERPを選ぶ際の比較ポイント

ERPは幅広い機能を備えているため、どのように選べばよいか迷う方も多いのではないでしょうか。ここでは、自社に最適なERPを選ぶ際の比較ポイントを紹介します。

機能の充実性から選ぶ

はじめに、自社のニーズを満たす機能が充実しているかを確認しましょう。ERPは、製品によって得意・不得意の分野があります。自社の要件を明確にした上で、なるべく多くの要件を満たす製品を選ぶことが重要です。

例えば、国際的な取引が多い企業の場合、多言語や多通貨対応の機能が求められるでしょう。また、業務の特性や規模に応じて、特定の業務モジュールが提供されているかも確認ポイントとなります。

セキュリティ対策で選ぶ

ERPを比較する際は、セキュリティ対策が重要な判断基準となります。企業の大切なデータを管理するため、外部の脅威などから適切に保護する必要があります。

高度な暗号化技術や不正アクセス検知機能、定期的なセキュリティアップデートの提供など、セキュリティ対策が十分に施されているものを選びましょう。また、国際的なセキュリティ認証であるISOやSOCに認定されているサービスもあるので、選定時の参考にしてみてください。

導入形態で選ぶ

ERPの導入形態についても考慮すべき重要なポイントです。ERPには、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。オンプレミス型は、企業内のサーバーにシステムを構築する方式で、柔軟なカスタマイズが行えるのが特徴です。

一方クラウド型は、ベンダーのサーバーにインストールされたERPを利用するため、初期費用を抑えて導入できます。企業の規模や業務の特性、ITリソースの状況などを考慮し、最も適切な導入形態を選択しましょう。

サポートの充実度で選ぶ

ERPの選択においては、サポートの充実度も見るべきポイントです。ERPの導入や運用中には、さまざまな課題やトラブルが発生する可能性があります。何か不具合が起きた際に迅速に対応してくれるかは、システムの信頼性や運用の安定性に大きく影響します。

また、はじめてERPを利用する場合は、使用方法をレクチャーしてくれるかどうかも重要です。サポート体制について知りたい場合は、担当者へ問い合わせるだけでなく、口コミなどの評価も参考にしてみてください。

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必要な機能を理解してERPを選ぼう

ERPに備わっている基本的な機能について解説しました。ERPの製品を選択する際は、どのような機能が利用できるのかを理解するとともに、自社にとって必要な機能についても明確にしておく必要があります。

製品によって得意な分野と不得意な分野があるため、自社のニーズや目的に合った製品を見極めることが重要です。本記事で紹介した比較ポイントなどを参考に、ERPの導入を検討してみてください。