スマホ対応のグループウェアアプリ12選｜無料で使える製品も紹介

グループウェアとは？

グループウェアとは、コミュニケーションや情報共有の円滑化、業務効率化などに役立つITツールのことです。具体的には、ツール上で離れた拠点同士がコミュニケーションを取れる機能や、チームメンバー全員がファイルや情報をリアルタイムで確認できる共有機能などが搭載されています。

最近では、パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットに対応するアプリも増えています。また、テレワークの定着を目的として導入する企業も増えていることが特徴です。

▷グループウェアとは？種類や搭載されている機能・メリットを解説

スマホ対応のグループウェアアプリ6選

スマホ対応のグループウェアアプリを6つ紹介します。

1.サイボウズ Office

サイボウズ Officeは、約70,000社もの企業で導入されている中小企業向けのグループウェアアプリです。スマホ上でもサクサク動くため、時間や場所にとらわれず、スムーズに仕事を進められます。

スケジューラーや掲示板、ToDoリストなど、ビジネスに役立つ幅広い機能が備わっています。データは東日本と西日本のデータセンターで4重に管理されており、セキュリティ面でも安心です。

2.desknet’s NEO

desknet’s NEOは、中小企業から官公庁まで、幅広い企業・団体で活用されているグループウェアアプリです。スケジュール管理からノーコード開発まで、業務課題をワンストップで解決し、DX推進にも役立ちます。

業種や利用規模に関係なく、活用しやすい点が魅力です。

3.TeamOn

TeamOnは、テレワークや中小企業に最適なグループウェアアプリです。スケジュール共有・タスク管理・グループチャット・ファイル共有などを一元化し、パソコンやスマホで利用できるため、業務効率化やコミュニケーション向上に役立ちます。

30日間の無料体験が用意されており、操作感をじっくりと確認することが可能です。

4.J-MOTTOグループウェア

J-MOTTOグループウェアは、500万人以上の利用実績があるグループウェア「desknet’s NEO」をもとに、同等の機能を搭載したグループウェアアプリです。1人あたり165円(税込)～と低コストで利用できるため、「まずは使ってみたい」といった企業に向いています。

直感的にわかる操作画面が採用されていることに加えて、一般的なグループウェアの機能だけではなく、勤怠管理やオンラインストレージなどの幅広い機能が搭載されている点も魅力です。

5.kintone

kintoneは、散在するExcelファイル・煩雑なメール・紙の書類などの情報を1か所にまとめられるグループウェアアプリです。SNSのようなコミュニケーションとExcelのようなデータ管理を行えるため使いやすさに優れ、チームの仕事を見える化できます。

接続端末の制限や2要素認証など、セキュリティ面でもこだわりの機能が備わっています。

6.NI Collabo 360

NI Collabo 360は、経営改革型のグループウェアで、1人あたり360円(税込)で利用可能です。36もの機能が豊富に搭載されており、グループ企業や取引先と連携して活用することもできます。

高機能なワークフローも搭載されていて、Excelや株式会社NIコンサルティングの「SFA」など、ほかのツールとも柔軟に連携できる点が魅力です。

【無料】スマホ対応のグループウェアアプリ6選

無料で利用できるスマホ対応のグループウェアアプリを8つ紹介します。

1.Chat&Messenger

Chat&Messengerは、大企業・銀行・政府省庁・大学・病院などにおける全社導入実績が豊富なグループウェアアプリです。

Webブラウザやスマホでも手軽にビジネスチャットを利用できます。スケジュール管理だけではなく、会議室といった設備予約もアプリ上から行える点も魅力です。

2.Lark

Larkは、飲食・小売・製造・制作など、幅広い業界や現場で活用されているグループウェアアプリです。

パソコン・タブレット・スマホで利用でき、空欄を埋めていくだけで作業が完了するなど、使いやすさにも優れています。売上データやスタッフの勤務状況といったデータの見える化にも効果的です。

3.Bitrix24

Bitrix24は、幅広いSaaSソリューションの代替となるグループウェアアプリです。

社内掲示板やタスク内チャット、顧客管理やプロジェクト管理などのさまざまな機能で、業務の効率化が図れます。他システムとの統合や、データ移行も簡単に行えます。

これまで1,200万社以上の企業で導入されている圧倒的な実績がある点も魅力です。

4.Zoho Connect

Zoho Connectは、社内コミュニケーション・コラボレーションの向上を実現するグループウェアアプリです。

作業場所に関係なく、システムを通じて効率的に情報を共有できます。また、情報共有が円滑化することにより、社内コミュニケーションが活性化し、従業員エンゲージメントの向上にもつながります。

5.R-GROUP

R-GROUPは、利用者制限がなく、完全永久無料で利用できるグループウェアアプリです。

クラウド型のためにデバイスにインストールする必要がなく、追加費用なしでスマホにも対応でき、コストをかけずに導入したい企業におすすめです。

スケジュール管理や掲示板、無料通話などの利便性が高い機能が搭載されており、2,000社以上で導入されています。

6.Stock

Stockは、チームの情報ストックに役立つグループウェアアプリです。これ以上なくシンプルに設計されているため、誰でも簡単に操作できます。

SlackやChatworkなど、他ツールとの連携も可能なため、既存のツールと連携した効率的な活用も可能です。

グループウェアアプリ導入のメリット

グループウェアアプリ導入のメリットは、以下の4つです。

• 社内に存在するデータをまとめて管理できる
• 業務効率の向上が期待できる
• データ・ナレッジの共有が円滑になる
• コミュニケーションが活性化する

それぞれのメリットについて詳しくみていきましょう。

社内に存在するデータをまとめて管理できる

グループウェアでは、売上データ・スケジュール・タスク・出勤状況など、社内に存在するさまざまなデータを1か所でまとめて管理できます。複数のツールやシステムを行き来しながら情報を確認する必要がないため、データ管理における手間削減に効果的です。

また、1か所に集約されたデータと他システムを連携させることで、さらなる業務効率化が期待できます。たとえば、出退勤のデータと給与計算システムを連携すれば、データをもとに各従業員の給与を自動で計算することが可能です。

業務効率の向上が期待できる

グループウェアアプリには、一部の業務を自動化する機能や1つのデータを複数の場所に自動転記する機能などが搭載されているため、業務効率の向上が期待できます。

たとえば、経費精算における申請・承認フローを事前に設定しておけば、申請する側は外出先からでもアプリに情報を登録でき、承認する側にもリアルタイムで反映されるため、申請漏れなどのトラブルを回避可能です。

また、各従業員のタスクの進捗状況を可視化できるため、遅れが生じている業務のフォローに入ったり、タスクの負荷に偏りがないかを判断したりするのに役立ちます。

データ・ナレッジの共有が円滑になる

グループウェアアプリでは、データやナレッジをアプリ上に登録するだけでほかのメンバーもリアルタイムで確認できるため、データ・ナレッジの共有が円滑になります。

データ・ナレッジの内容に応じて、全社的に共有するか一部のメンバーに限定して共有するかなどを選択できます。そのため、どのような場合においても細かく一人ひとりに情報を共有する必要がなく、共有したいメンバーへの迅速な情報共有が可能です。

また、スマホからでもデータ・ナレッジを共有できるため、情報共有に対するハードルが下がる点もメリットのひとつです。

▷グループウェアの運用ルールを策定するコツ｜社内へ浸透させる秘訣も解説

コミュニケーションが活性化する

グループウェアアプリには、チャットや通話機能だけではなく、タイムライン・掲示板・スケジュールなどの機能が搭載されているため、コミュニケーションの活性化に役立ちます。メールでは聞きにくいような軽い質問でも、チャットであれば気軽に質問できるでしょう。

また、コミュニケーションが活性化すれば、タイムリーにフィードバックを行ったり、気軽な雑談・相談によって信頼関係が構築できたりするなどのメリットにもつながります。

グループウェアアプリの選び方

グループウェアアプリの選び方として、以下4つのポイントを確認しましょう。

• スマホ専用のアプリが提供されているか
• 導入〜運用にかかる費用がどの程度か
• セキュリティ対策は十分とられているか
• サポート体制は整っているか

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

スマホ専用のアプリが提供されているか

グループウェアアプリのほとんどは、スマホ専用のアプリが提供されていますが、一部のアプリではパソコンのみに対応しているケースもみられます。

グループウェアアプリは外出先や自宅などの社外で利用する場面も多く、パソコンでしか利用できないとなると、利便性は格段に落ちるでしょう。そのため、スマホ専用のアプリが提供されているかを導入前に確認することが大切です。

また、スマホ専用のアプリが提供されていても、スマホアプリでは一部の機能しか利用できない場合もあります。そのため、スマホアプリの提供の有無にあわせて、利用できる機能についても確認しておきましょう。

導入〜運用にかかる費用がどの程度か

グループウェアアプリを導入する場合、導入時には初期費用、運用時には月額または年額で利用料金が発生します。

具体的な料金は、ユーザー数ごとの従量課金制か一定のユーザー数までは定額の定額制かなど、料金体系やアプリによって異なります。そのため、導入から運用にかかる費用がどの程度かを事前に確認しましょう。

また、料金が安くても利用できる機能が少なかったり、サポートを利用するには追加費用が発生したりする場合もあります。料金と機能を分けて考えるのではなく、料金と機能のバランスがよいかまで確認・比較してみてください。

▷無料のグループウェア9選比較を比較！無料製品のメリットや注意点

セキュリティ対策は十分とられているか

グループウェアアプリでは、売上データ・タスクの進捗状況や出勤状況をはじめとする従業員データなど、社内のあらゆる情報を管理します。

情報共有の円滑化や業務効率化に役立つ一方で、グループウェアアプリがサイバー攻撃や不正アクセスを受け、情報漏えいにつながるといったリスクも潜んでいます。

また、グループウェアアプリのシステム管理は基本的にベンダー側で行うため、導入後に社内でセキュリティを強化することは困難です。そのため、はじめから十分なセキュリティ対策がとられているアプリを選定しましょう。

▷グループウェアのセキュリティリスク｜対策やセキュリティ対策に優れたツールを紹介

サポート体制は整っているか

グループウェアアプリを利用するうえで、操作に迷ったり効果的な活用方法がわからなかったりする場面がでてくるかもしれません。そのため、導入サポートや活用マニュアルの提供など、サポート体制が整っているグループウェアアプリを選定しましょう。

ただし、サポート体制が整っている場合でも、サポートを受けるのに追加費用が発生するケースもみられます。利用するプランにサポートが含まれているか、追加費用なしでどのようなサポートが受けられるかまで、詳しく確認しておきましょう。

▷グループウェアの導入を成功させる手順｜導入する際の注意点

自社に最適なグループウェアアプリを導入しよう

グループウェアアプリは、コミュニケーションの活性化や情報共有の円滑化などに役立ちます。種類もさまざまで、利用料金や利用できる機能が異なるため、予算や自社に必要な機能といった面から比較することが大切です。

今回紹介した選び方を押さえたうえで、自社に最適なグループウェアアプリを導入しましょう。