タスク管理とは？意味や仕事における必要性・実施方法を徹底解説！

タスク・ToDo管理 – ビズクロ | 経営改善を実現する総合支援メディア

タスクをきちんと管理することは仕事を進める上で非常に重要です。しかし、タスク管理ツールは種類が多く、どれを選べばいいのかわからないという方もいるのではないでしょうか。本記事では、おすすめのタスク管理ツール20選を徹底比較し、選ぶ際のポイントやメリットなどをご紹介します。

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タスク管理の意味とは？

タスクとは、やらなければならない仕事や課題を指す言葉です。一つの仕事や課題などのプロジェクトを完成させるまでの細分化された過程を指すこともあります。

そして、タスク管理とは、やらなければならない複数の仕事や課題を期日どおりに完了できるようにするために管理することです。あるプロジェクトの完成までの、細分化された業務全体を管理することでもあります。

タスク管理の必要性について

タスク管理は、複数の仕事や課題を同時進行したり、プロジェクトを進めたりする際に、完成度の高い作業を効率的に行うために必要な管理です。タスク管理をしないで進めていくと、次のようなデメリットが生じる可能性があります。

• 作業の実施漏れで不具合が起きる
• 緊急度や優先度の高い作業が後回しになる
• 事前準備が整わないうちに作業を始めて、待ち時間が生じて効率が落ちる
• 何をしたらよいか、何を頼んだらよいか迷う時間が長くなる

タスク管理をすることで、漏れなく必要なタスクを期日までにこなすことができ、空き時間や人手を有効活用できるのです。

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タスク管理を実施する6つのメリット

日常の業務やプロジェクト管理でタスク管理を取り入れると、どんなメリットがあるのでしょうか。ここでは、タスク管理を実施する6つのメリットをご紹介します。

(1)タスクの対応漏れを防げる

一人でいくつもの仕事を同時に進めていく際には、タスク管理が必要です。漠然と予定を立てて仕事を始めても、タスクの一つでトラブルが生じてしまった際にそのトラブルに気を取られ、他のタスクを忘れてしまうということも起こりかねません。

優先順位や期日がひと目でわかるようにタスク管理をしていれば間違いが起きにくい上、トラブルに対応しなければならなくなっても、他のタスクを人に頼むなどの対応を忘れずに行うことが可能です。

(2)仕事の全貌を把握しやすくなる

目の前にあるタスクを無計画にこなしていると、いつまで経っても仕事が終わらないように感じてしまうことも少なくありません。タスク管理を行うことにより、現在自分が抱えている仕事のボリュームがわかり、作業時間の目安をつかみやすくなります。

また、大きな仕事に手を付ける際には、どこから手を付ければよいかわからず途方に暮れてしまうこともあります。この場合は、タスク管理で作業を細分化することで、実際にやるべきタスクを把握して、効率的な方法で作業を行うことが可能です。

(3)チームのマネジメントに役立つ

プロジェクトなどでチーム作業をする際のマネジメントに、タスク管理は欠かせません。タスクごとに担当者を決め、全体のスケジュールや進捗状況を管理していくことでチームが機能しやすくなります。

メンバーそれぞれのタスクを把握しながら、スケジュール調整や追加人員のマネジメントを行うなど、臨機応変に対応することで、スムーズに品質の高い状態でプロジェクトを完了できます。

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(4)仕事の優先順位を明確にできる

タスク管理では、期日や工程、重要性や緊急性などをもとに、タスクを行う順番を決めていきます。タスク管理のプロセスを踏むことにより、仕事の優先順位が明確になるので、要領よく仕事をこなせるようになります。

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(5)無駄な業務時間の削減につながる

タスク管理により短時間でできる仕事も明確になるので、待ち時間や中途半端な空き時間などの隙間時間も活用できるようになります。

また、タスク管理でスケジュールが明確になることで、「無理な残業でなんとか間に合わせる」などということも減らせます。タスク管理は、業務時間を適切に管理する意味でも有効な方法です。

(6)モチベーションアップにつながる

細分化された作業でも、タスクをひとつずつ処理していくことで達成感が得られます。さらに、タスクの全体量がわかっていれば、「1割終わった」「半分終わった」「あと3つで終わる」といったように終わりが見えるので、モチベーションがアップします。

また、プロジェクトでタスク管理を行うと、タスク全体とそれぞれの進捗状況を可視化して共有することもできるので、チーム全体で完遂を目指す雰囲気ができやすく、一体感も高まります。

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タスク管理を実施するおすすめの方法

タスク管理は紙に書いて行う方法以外に、デジタルツールなどを使う方法もあります。ここでは、タスク管理を実施するおすすめの方法について見ていきましょう。

(1)タスク管理ツール・アプリ

タスク管理専用のツールやアプリの中には、複雑な工程表や、重層的な作業のあるプロジェクトなどで役立つ機能が付いているものもあります。

例えば、重複している部分や相反しているタスクをチェックする機能や、1箇所の入力で全体に反映する機能などが搭載されていると、作業効率が上がります。

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(2)紙とペン

紙とペンを使ってチームのタスク管理をする場合には、付箋を使用すると便利です。大きな紙やホワイトボードを活用して、タスクを付箋に書いて貼り付けていき、終わったタスクは完了の枠に移していくと効率的です。

手帳で個人のタスクを管理する場合には、見開きのページを使う方法があります。左側のページにタスクを記入し、右側のページにタスクの内容などをメモしておくという使い方です。

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(3)メールやチャットツール

毎日確認するメールやチャットツールは失くしたり見忘れたりすることがないので、タスク管理に有効です。

メールの場合、「完了フォルダ」を作成して、タスクを完了したメールを移動させていくことでメールフォルダ自体をタスク管理表として使います。

チャットツールの場合、例えばグループチャットで自分宛に送られてきた内容をタスク化して、処理が終わった後に完了ボタンを押すことで通知が表示され、チーム全体での進捗管理が可能になります。また、個人チャットで自分のタスクを管理する方法もあります。

(4)表計算ソフト（エクセル・スプレッドシート）

エクセルには、タスク管理用のテンプレートがあります。その中の横長の時系列の目盛りに併せて棒グラフでタスクを行う期間を表示できるガントチャートは、タスクの期限と進捗を視覚でとらえやすい方法です。

また、Googleスプレッドシートは、エクセルと操作がほとんど変わらないうえに、タスク管理のテンプレートも無料で入手可能です。

Googleスプレッドシート自体をリアルタイムでグループメンバーと共有できるため、ファイルのやり取りが不要となり、タスク管理がしやすくなるのです。

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タスク管理ツールを利用するメリットは？

手書きやメール、表計算ソフトを使って自分でタスク管理をすることもできますが、専用のタスク管理ツールを使えば、さまざまな機能によって業務を効率化させることが可能です。ここでは、タスク管理ツールを使うメリットについてご紹介します。

(1)チーム全体の進捗共有や情報の可視化ができる

タスク管理ツールでは、チームメンバーのタスクの進捗状況を共有できるので、可視化された全タスクの進捗状況を確認しながら作業することが可能です。

ひとりに仕事が集中したり、遅れているタスクに気付かずトラブルが生じたりすることも防げます。

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(2)タスクやToDoのリアルタイム共有が簡単にできる

タスク管理ツールにはチームで共有できるものもたくさんあります。最新情報やスケジュールの変更もツール上でリアルタイムに共有できます。

また業務をタスク化・ToDo化して、メンバーに依頼できる機能もあります。依頼から進捗確認までをタスク管理ツール上で行えるので、作業効率の向上が期待できます。

(3)リマインダー機能で抜け漏れを防止できる

タスク管理ツールにはリマインダー機能が付いているので、タスクの抜け漏れを防止できます。その日のうちに終わらせなくてはならないタスクや、月次で処理する業務、四半期ごとに対応するものなど、忘れてしまいがちなタスクもリマインダー機能があれば安心です。

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(4)チーム全体のスケジュール把握・管理が可能

タスク管理ツールにはスケジュールを共有する機能もあるので、チーム全体のスケジュールの把握や管理が可能です。

リモートワークが増えたことにより職場の交流が減りがちな傾向にありますが、メンバー同士でスケジュールの把握ができることで、チームの一体感を高める効果もあります。

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タスク管理の基本的な方法やコツ

ここからは、実際にタスク管理を行う際の手順とコツについて解説します。

(1)必要なタスクを書き出す

まず、やらなければならない仕事や課題を全て書き出すことから始めましょう。優先順位やタスクの大小は気にせずに、とにかく書き出してみることが大切です。

(2)書き出したタスクを細分化する

次に、書き出した仕事や課題にどのような工程があるのかを考え、タスクとして細分化していきます。このタイミングで、いつまでに行う必要があるのか、どのくらいの時間がかかりそうか、ある程度の目安も書き加えましょう。

(3)細分化したタスクの中で優先順位をつける

細分化したタスクに書き加えた期日を確認しながら優先順位を付けていき、いつ行うかのスケジューリングを行います。

(4)スケジュール通りにタスクを実行する

スケジュールに沿ってタスクを実行していきます。進捗状況を確認しながら、場合によっては、スケジュールの修正やタスクの優先順位を入れ替えることも必要になります。

(5)消化したタスクは削除する

混乱を防ぐためにも、消化したタスクは随時削除していくことが大切です。消化したタスクを削除していくことは、「終わった」という達成感や「タスクの量が減った」という満足感にもつながります。

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タスク管理が上手い人と苦手な人の考え方の違い

タスク管理は、仕事やプロジェクトを進めていく際に欠かせない手法です。業務を効率化したりチームをマネジメントしたりする際には、さらにタスク管理の必要性は高まります。

つまり、タスク管理の良し悪しは、仕事の成果にダイレクトに反映されるのです。ここからは、タスク管理が上手い人と苦手な人では、考え方にどんな違いがあるのかを解説します。

タスク管理が上手な人の考え方とは？

スムーズに仕事を進めていくことができるタスク管理の上手な人は、次の2つの考え方でタスクを管理しています。

(1)緊急度・重要度の高いタスクから実行している

タスク管理が上手な人は、緊急度や重要度から優先順位を決めて、優先順位の高いタスクから手を付け始めます。緊急度や重要度が高いタスクは、期日前に内容に関する問い合わせがあったり、進捗について細かく確認されたりするからです。

このようなタスクに手を付けていないと、問い合わせや確認への対応が遅れたり作業の二度手間が発生する可能性があります。また、優先度や緊急度の高いタスクを早めに終わらせておくことで、他のタスクに集中できるようになります。

(2)タスク処理にかかる時間を把握できている

それぞれのタスクの処理にどのくらいの時間を要するのかを把握していると見通しが立てやすく、ちょっとした空き時間なども有効に活用できます。

また、新しいタスクが割り込んできても、それぞれのタスク処理時間を把握していれば、慌てずに作業の優先順位を組み替えられます。

タスク管理が苦手な人の考え方とは？

いつも仕事に追われていたり、やり残しがあるのではないかと不安を感じたりしているという人の中には、タスク管理が苦手な人が少なくありません。タスク管理が苦手な人の特徴は次の2点です。

(1)現状の把握がそもそもできない

タスク管理が苦手な人は、今自分が抱えている仕事を把握できていないという傾向があります。任された仕事は分かっていても、その仕事にどのくらいの時間がかかるのかが分かっていなかったり、期日を確認していなかったりするのです。

また、取り組んでいる仕事が終わるたびに、次の仕事を適当に選んで手を付けるというやり方をしている場合もあります。そのため、期日になって催促を受けてから慌てて、残業をして何とか間に合わせるということが日常化しやすいのです。

(2)タスクを細分化できず何をやればいいかわからない

タスク管理が苦手な人は、仕事を大きなかたまりのまま捉えていることが少なくありません。そのため、どこから手をつけていいかわからなくなってしまうのです。そのような人はタスクを放置してしまい、他の業務の遅延などを引き起こすおそれがあります。

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おすすめのタスク管理ツール5選を紹介

タスク管理ツールは、ビジネスツールの付属機能としてついているものもあれば、タスク管理ツール専用で他のツールと連携できるものもあります。ここでは、おすすめの5つのタスク管理ツールをご紹介します。

(1)Jooto ※ビズクロ編集部おすすめ！

カンバン方式のJooto(ジョートー)は、複数のプロジェクトをひとつのダッシュボードで管理できて、初心者でも使いやすいツールです。取引先とのコミュニケーション機能も付いています。

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(2)Chatwork

35万社以上の導入実績を誇るChatwork(チャットワーク)は、円滑なコミュニケーションを図りながらタスク管理もできるビジネスチャットツールです。

タスク管理画面で自分が担当しているタスクと、人に依頼したタスクを同時に確認することができます。タスク完了後に相手に通知が送られる機能も備えています。

(3)Backlog

有料契約数1万件を超えるBacklog(バックログ)は、ガントチャートで紐づけられた作業をタイムラインで確認し、担当者ごとのタスクや期限と併せて管理できるため、ミスを防止しやすいツールです。

(4)Trello

操作が簡単で効率的に作業を進められるTrello(トレロ)は、チームで使用しているアプリをまとめてワークフローに統合できるなど拡張性にも優れています。

(5)Asana

シンプルなデザインで使いやすいAsana(アサナ)は、柔軟にタスクの整理ができて自分好みのプロジェクトビューを選択できるツールです。

ポートフォリオを使用すれば、すべてのプロジェクトを俯瞰して確認でき、メンバーの進捗状況も一目で分かります。

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タスク管理の重要性を理解して業務を効率化しよう

タスク管理は複数の仕事を同時進行したり、プロジェクトの完成までを細分化して業務の全体を管理したりする際に欠かせない管理方法です。

対応漏れを防いで、仕事の全体像をとらえることでチームのマネジメントに役立ち、仕事の優先順位が明確になるので無駄な業務時間の削減にもつながります。

まずは、必要なタスクを書き出して細分化し、優先順位をつけてスケジューリングしてみましょう。タスク管理は紙ベースでも行えますが、便利なタスク管理ツールもあるので自分に合ったツールを探して業務を効率化してみてはいかがでしょうか。

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