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タスク管理の意味とは？具体的な方法や効率的に管理するポイントをわかりやすく解説
タスク管理とは、仕事を効率的に進めるにあたって業務を細分化し、優先度を決めて進捗を管理することです。しかし、タスク管理の重要性を理解していても、思うようにタスクの管理ができないと感じている人も多いのではないでしょうか？この記事ではタスク管理の意味や仕事で役立つタスク管理の方法を解説します。
・ビジネスにおけるタスク管理の意味とは、業務を細分化した上で優先度をつけて進捗を管理すること
・タスク管理には、個人で取り組む「個人タスク」と複数人で取り組む「チームタスク」の2種類がある
目次
タスク管理の意味とは？
タスク管理とは、仕事を効率よく進めるために業務を細分化し、作業量を理解した上で優先度をつけ、進捗を管理することです。
仕事を進める上では様々な「やること」があるため、細かく分類して管理することによって、抜け漏れを防ぐことができ、業務の遅れを防げます。
タスク管理とtodo管理との違い
タスク管理と似た言葉のToDo管理があります。それぞれの違いは、管理対象が期日のある作業かどうかです。タスクは「期日内にやるべき仕事」、ToDoは「期日はないがやるべき仕事」を指すのが一般的となります。
期日のある仕事を扱うタスク管理は、重要度や緊急度に基づく優先順位に重きを置きます。ToDo管理では期日のない仕事を管理するので、優先順位よりも仕事の抽出と内容の可視化がメインとなるでしょう。
タスク管理とToDo管理は、期日のある仕事を扱うか否かの違いから、重視する項目や管理の方法自体も違ってくるのです。
▷タスクとToDoの違いとは？意味や管理のポイント・おすすめのツールを紹介
業務上管理すべき2つのタスク
期日内にやるべき仕事を指すタスクには、大きく分けて2つの種類があります。業務上管理すべき「個人タスク」「チームタスク」について、詳細を見ていきましょう。
個人タスク
個人が担当する業務は個人タスクに該当します。決まったタイミングで繰り返す定型業務と、依頼があったタイミングで行う非定型業務とがあり、それぞれ期日を守ってタスク管理を行わなければなりません。
自身のスケジュールに沿って管理するのが基本ですが、顧客の都合やミーティングなど、他の要素を鑑みることも必要です。個人タスクを適切に管理すれば、一人ひとりの業務効率化によって、全体としての生産性向上にもつながるでしょう。
チームタスク
業務上管理すべきチームタスクとは、複数人で行う作業を指した言葉です。主にプロジェクトで取り組む作業であり、各担当者が取り組む小さなタスクで構成されます。
チームタスクの管理は、プロジェクト管理の一部として実施されるのがほとんどです。メンバーへの業務配分やスケジュール調整などを行い、プロジェクトの達成を前提として管理します。
タスク管理を実施する6つのメリット
日常の業務やプロジェクト管理でタスク管理を取り入れると、どんなメリットがあるのでしょうか。ここでは、タスク管理を実施する6つのメリットをご紹介します。
タスクの対応漏れを防げる
漠然と予定を立てて仕事を始めても、一つのタスクに想定よりも時間がかかってしまった場合、他のタスクに手が回らなくなってしまうケースも考えられます。
優先順位や期日がひと目でわかるようにタスク管理をしていれば抜け漏れが起きにくい上、イレギュラーなトラブルに対しても柔軟に対応することができます。
▷タスクの抜け漏れが起きる原因とは？防止する方法とタスク管理のコツ
やるべきことが明確になる
タスク管理のメリットとして、やるべきことが明確になる点があります。必要な作業を洗い出して優先順に整理するため、取り組むべき内容や順序が一目瞭然です。次にやるべき作業で迷ったり、内容が分からず考えたりする手間がありません。
また、タスクを明確にして無駄な時間が減ると、作業効率がアップします。業務のミスや抜け漏れの予防効果もあるため、作業の品質を高める働きも期待できるでしょう。タスク管理でやるべきことが明確になれば、効率や品質の面にもプラスの作用が望めるのです。
チームのマネジメントに役立つ
プロジェクトなどでチーム作業をする際のマネジメントに、タスク管理は欠かせません。タスクごとに担当者を決め、全体のスケジュールや進捗状況を管理していくことでチームが機能しやすくなります。
メンバーそれぞれのタスクを把握できることから、スケジュール調整や追加人員の対応もスムーズに行えるでしょう。進捗も分かるため、手が足りないタスクにリソースを割くなど臨機応変に動けます。タスク管理でメンバーの状態を正確に理解することは、成果を上げるのに不可欠なチームマネジメントの一部なのです。
▷タスクマネジメントとは？基本手順から効率的な管理方法まで徹底解説！
仕事の優先順位を明確にできる
タスク管理では、期日や工程、重要性や緊急性などをもとに、タスクを行う順番を決めていきます。タスク管理のプロセスを踏むことにより、仕事の優先順位が明確になるので、要領よく仕事をこなせるようになります。
期日を守るという意味でも、優先順位の明確化は不可欠です。優先順位を決めずに進めてしまうと、緊急性の高いタスクが後回しになり、思わぬトラブルにつながってしまいます。タスク管理を行うことで期日の遅れを回避できるのです。
▷タスクの優先順位はどう決める？迷わないためのポイントと手法を解説！
業務の偏りを軽減できる
チームタスクの管理がずさんな場合、各メンバーの業務量を正しく把握できません。リーダーの裁量のみで割り振ることにもなり、依頼しやすい人や断れない人に業務が集中する恐れがあります。
タスク管理でメンバーの業務量を可視化すれば、均等なタスク配分がしやすくなり、個人の裁量に頼らない客観性のある割り振りが可能です。
チームワークの向上につながる
タスク管理で個々のタスクが明白になることで、作業の配分や助け合うことができるため、チームワークの向上につながります。
また、プロジェクトでタスク管理を行うと、タスク全体とそれぞれの進捗状況を可視化して共有できるので、チーム全体で完遂を目指す雰囲気ができやすく、一体感も高まります。
タスク管理を実施するおすすめの方法
タスク管理は紙に書いて行う方法以外に、デジタルツールなどを使う方法もあります。ここでは、タスク管理を実施するおすすめの方法について見ていきましょう。
紙とペン
紙とペンを使ってチームのタスク管理をする場合には、付箋を使用すると便利です。大きな紙やホワイトボードにタスクを書いた付箋を貼り付けていき、終わったタスクは完了の枠に移していく方法です。
手帳で個人のタスクを管理する場合には、見開きのページを使う方法があります。左側のページにタスクを記入し、右側のページにタスクの内容などをメモしておくという使い方です。アナログな方法ですが、誰もが簡単に取り入れられるタスク管理のひとつと言えます。
▷タスク管理には付箋が便利！手帳やホワイトボードと一緒に使いこなす方法！
メール
タスクがメールで送られてくる場合、メールフォルダを用いてタスク管理に活かす方法もあります。「完了フォルダ」を作成して、タスクを完了したメールを移動させていくだけです。
ほかのメールと混在しないよう、未完了のタスクメールを保存しておくフォルダも作っておくとよいでしょう。
表計算ソフト（エクセル・スプレッドシート）
表計算ソフトとして有名なExcelやスプレッドシートを使ったタスク管理もおすすめです。業務で使用している企業も多く、導入のための費用や教育がいりません。
Excelにはタスク管理用のテンプレートがあり、0から作る手間が削減できます。テンプレートのひとつであるガントチャートは、タスクの期限と進捗を視覚でとらえやすい管理方法です。
Googleスプレッドシートは、Excelと操作がほとんど変わらない上に、タスク管理のテンプレートも無料で入手できます。オンラインで離れた場所にいるメンバー同士が使えるため、急な予定変更があっても迅速に共有でき、タスク管理がしやすくなるのです。
▷タスク管理表をエクセルで作成する方法とは？項目やテンプレートを紹介
タスク管理ツール・アプリ
タスク管理専用のツールやアプリの中には、複数な作業の管理に役立つ機能が豊富に搭載されています。個人からチームまで幅広いタスク管理に対応でき、抜け漏れ防止につながるでしょう。
便利な機能の例は、定型的なタスクの入力を省く機能や、プロジェクト単位でメンバーのタスクを一覧できる機能です。活用によってタスク管理そのものの効率を高めたり、把握が難しいチームのタスクも容易に管理できます。
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タスク管理をする上でのポイント
ここからは、実際にタスク管理を行う際のポイントについて紹介していきます。
マルチタスクは避ける
タスク管理を実行するときは、できるだけマルチタスクを避けましょう。複数の作業を同時に進行しようとしても、やるべきことが散漫になり効率的にこなせずにミスや抜け漏れを招くリスクが高まります。
自分のキャパシティに見合ったタスクを受注し、無理だと感じたらすぐに相談することで、マルチタスクを回避できます。チームリーダーがタスク管理を行っているなら、個人がマルチタスクになるような配分は控え、チームでの分担を意識しましょう。
▷【解説】マルチタスク・シングルタスクとは？違いや実践メリットを解説
バッファを設ける
タスクを管理する上では、あらかじめバッファを設けて時間に余裕を持っておくようにしましょう。
バッファを設けておかないと、当初タスクをこなすまでに想定していた時間をオーバーした場合、期日までに予定していたタスクをこなせなくなるリスクがあります。
また、イレギュラーのタスクが発生した際にも対応ができなくなり、作業が大幅に遅れてしまうでしょう。そのため、必ずバッファを設けて余裕を持ってタスクを管理することが重要です。
タスク管理を習慣化する
タスク管理を一過性の取り組みで終わらせず、習慣化するのが重要です。繰り返しタスク管理を行えば改善点が見えやすくなり、適宜ブラッシュアップできます。
習慣的に記録をつけることで、過去のタスク管理を振り返ることも可能です。似たような事例があった際は参考になり、個人やメンバーのスキルアップに役立つでしょう。
タスク管理が上手な人に共通している特徴
タスク管理のスキルを向上させる一番の近道は、タスク管理が上手な人の手法を真似ることです。上手な人には下記のような特徴が共通しています。
- タスクの優先度を理解している
- タスクにかかる時間を把握している
- 常にスケジュールに対して余裕を持っている
タスク管理がうまい人は、仕事の優先順位やスケジューリングを的確に行っています。タスクの重要度・緊急度および工数を正確に理解しており、逆算して余裕を持ったスケジュールを組んでいるためです。
タスク管理に苦手意識がある場合、優先順位や工数を見つめ直した上で、バッファを設けられているかを再検討するのがよいでしょう。
▷タスク管理が上手い人に共通している特徴｜上手くなる手法やポイントを解説
タスク管理ツールを選定する際のポイント
効率的にタスク管理をするためには、タスク管理ツールがおすすめです。最適なツールを選ぶためにも、以下のポイントを踏まえて選んでみてください。
- 必要な機能が搭載されているか
- 簡単に操作できるか
- 導入〜運用にあたってのコストが適切か
- サポートやセキュリティ体制が整っているか
ツールによって搭載されている機能が異なるため、どのような機能が搭載されているのか、初めてツールを利用する場合には、簡単に操作できるのかという視点が重要です。
また、利用する上で不明点などがある場合に、カスタマーサポートやメール相談など、サポート体制が整っているかもチェックしておくべきポイントと言えます。
なお、職種や役職によっても適したタスク管理ツールは異なるため、様々な視点を踏まえた上でミスマッチがないように最適なツールを選定しましょう。
おすすめのタスク管理ツール5選
タスク管理ツールは、ビジネスツールの付属機能としてついているものもあれば、タスク管理ツール専用で他のツールと連携できるものもあります。ここでは、おすすめの5つのタスク管理ツールをご紹介します。
(1)Jooto
カンバン方式のタスク管理ツールであるJootoは、複数のプロジェクトをひとつのダッシュボードで管理できます。ドラッグ＆ドロップで感覚的に操作でき、初心者でも使いやすいツールです。
複数のプロジェクトのタスクをひとつの画面で表示すれば、抱えている作業量や納期の近いタスクを簡単に把握できます。コメントを通じたコミュニケーション機能も付いているほか、コメントにファイルを添付することも可能です。
| 提供元 | 株式会社 PR TIMES |
| 初期費用 |
|
| 料金プラン |
スタンダードプラン
エンタープライズプラン
タスクDXプラン:要問い合わせ |
| 導入実績 | 有料導入企業者数約1,900社(2024年1月時点) |
| 機能・特徴 | タスク管理機能、進捗管理機能・ガントチャート、予定と実績の数値管理機能、プロジェクト横断管理機能 コミュニケーション機能、外部連携機能、データ共有機能・ファイル管理機能など |
| URL | 公式サイト |
Mazrica Sales
Mazrica Salesには、チームでのタスク管理を効率化する機能が揃っています。タスクの登録はカード形式で行え、ステータスの変更や並び替えが簡単に可能です。チームの行動を時系列で管理できる機能も搭載し、成果の把握にも役立ちます。
タスクの内容に基づいた受注確度の分析機能など、AIを駆使した高機能性も強みです。顧客管理ツールとしての機能も備えているので、タスク管理と紐づけることで顧客対応の効率化が望めるでしょう。
| 提供元 | 株式会社マツリカ |
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン |
|
| 機能・特徴 | 行動管理、顧客管理、案件管理、レポート機能、AI機能、名刺管理、モバイルアプリ、マーケティング機能など |
| URL | 公式サイト |
Backlog
Backlogは、ガントチャートで紐づけられた作業をタイムラインで確認し、担当者ごとのタスクや期限と併せて管理できます。チームの状況をくまなく把握できるため、ミスを防止しやすいタスク管理ツールです。
スタンダード以上のプランであれば、ユーザー数無制限で利用できるため、社内外を問わずにメンバーの追加ができるのも大きな魅力です。
| 提供元 | 株式会社ヌーラボ |
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン |
|
| 機能・特徴 | ガントチャート、カンバンボード、ファイル共有、Wiki、バーンダウンチャート、Git/Subversion、IPアドレス制限、2段階認証など |
| URL | 公式サイト |
(4)Trello
Trelloは、チームで使用しているアプリをまとめてワークフローに統合できるなど、拡張性にも優れているツールです。
ボード・リスト・カードといったタイプから、好みや方向性に応じてタスク管理の方法を選択できます。日単位での表示はもちろん、1年を通したタスクのタイムライン表示にも対応し、さまざまな視点からタスク管理が可能です。
| 提供元 | Atlassian Pty Ltd |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | FREE:無料 STANDARD
PREMIUM
ENTERPRISE
|
| 機能・特徴 | ボード・リスト・カードを使用したタスクやプロジェクトの管理、チェックリスト、タスクのタイムライン、外部アプリとの統合など |
| URL | 公式サイト |
Asana
シンプルなデザインで使いやすいAsanaは、自分好みのプロジェクトビューを選択できるツールです。
ポートフォリオを使用すれば、すべてのプロジェクトを俯瞰して確認でき、メンバーの進捗状況もひと目で分かります。承認申請機能も付いているので、稟議の円滑化によって効率的にタスクを遂行可能です。
| 提供元 | Asana, Inc. |
| 初期費用 | 無料(個人および小規模チーム向けのプラン) |
| 料金プラン | Personal:無料 Starter
Advanced
|
| 機能・特徴 | プロジェクトビュー、カスタムフィールド、ガントチャート、タイムトラッキング、ポートフォリオ、レポートダッシュボードなど |
| URL | 公式サイト |
タスク管理の重要性を理解して業務を効率化しよう
タスク管理は、個人やチームの取り組みを最適化するために欠かせない要素であり、やるべきことや優先順位が明確になるので、無駄な業務時間の削減にもつながります。
まずは、必要なタスクを書き出して細分化し、優先順位をつけてスケジューリングしてみましょう。タスク管理は紙ベースでも行えますが、便利なタスク管理ツールもあるので自分に合ったツールを探して業務を効率化してみてはいかがでしょうか。
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