タスク管理表をエクセルで作成する方法とは?項目やテンプレートを紹介

記事更新日:2022/11/22

タスク・ToDo管理

エクセルでタスク管理

タスク管理をする際、タスクの情報共有や進捗確認など、タスク管理自体に時間を取られていませんか?ここでは、エクセルを使った効率的なタスク管理の方法と表の作り方のほか、「使えるタスク管理表」を作るポイントについても個人用とチーム用に分けてそれぞれ解説します。おすすめのテンプレートも紹介しているので、ぜひ参考にして業務効率化を実現してください。

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そもそもエクセルでタスク管理表を作ることは可能?

タスク管理表を使う最大の目的は、タスクを可視化して、何をいつまでに、誰が行うのかを明確にすることです。これにより、タスクの優先順位付けや進捗の把握、タスクもれなどを防止できるようになります。

ただ、タスク管理そのものに時間をかけすぎていては、生産性の向上は望めません。

そこで役立つのが、表の作成や変更が容易なエクセルです。エクセルでは、一括管理に便利な表の作成だけでなく、タスクの優先度や進行具合などのステータスについても、簡単に共有することができます。

エクセルは、単なる表計算ソフトだけでなく、タスク管理表を作る点においても非常に優れたソフトなのです。

ただ、昨今では非常に便利かつ安価に利用できる専用のタスク管理ツールも多く提供されています。

ビズクロ編集部では、オンラインでシンプルな操作性で利用できるタスク管理ツール「Jooto」を非常におすすめしています。ぜひエクセルでのタスク管理に限界を感じている方はチェックしてみてください。

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エクセルでのタスク管理表の作り方

ここからは、エクセルでタスク管理表を作る具体的な方法を説明していきます。個人用、チーム用、それぞれの作り方のポイントをお伝えするので、ぜひ参考にしてください。

(1)【個人用】タスク管理表の作り方

個人用のタスク管理表は、下記3つのポイントを押さえて管理表を作ることが大切です。

  • すべてのタスクをひとつの表に集約する
  • タスクの期限、優先度がひと目でわかるようにする
  • タスクの進捗状況(ステータス)がわかるようにする

そして、個人のタスク管理に最低限必要な項目は、「重要度」「期限」「ステータス(進捗)」の3項目です。

作成したエクセル表

まずは簡単な表を作り、その後に、エクセルの「リスト」「条件付き書式」「フィルター」といった機能を追加することで、よりタスク管理の効率が上がります。

  • リストの使い方

特に、重要度やステータスは、ドロップダウンリストから入力値を選択できるようにする「リスト」を設定しておくのがおすすめです。

リストの使い方

リスト化の手順は、エクセルの「データ」→「データの入力規則」を選び、「設定」タブの「入力値の種類」から「リスト」を選択します。続いて、「元の値」に別途任意で作成しておいたリスト(表)の範囲を指定すればリスト化の完了です。

  • フィルターの使い方

「フィルター」も、ぜひタスク管理に活用したい便利な機能です。まず設定したいデータの範囲やセルを選択した状態で、「データ」→「フィルター」をクリックします。この「フィルター」の設定によって、重要度の高いタスクや未着手のタスクのみを抽出するなど、入力された文字列や数値でのフィルタリングが可能になります。

フィルターの使い方

  • 条件付き書式の使い方

「条件付き書式」を使えば、重要度の高さやステータスに応じて色分けができるようになります。

条件付き書式の使い方

例えば、作業中のセルのみ色付けしたい場合は、書式を設定したいセル(範囲)を選択した状態で、「ホーム」から「条件付き書式」をクリックし、ルールの種類を「指定の値を含むセルだけを書式設定」(もしくは、「セルの強調表示ルール」→「文字列」)にします。

次に、ルールの内容で、「セルの値(特定のテキスト)」と「次の値に等しい」を選択し、文字列に「作業中」と入力。最後に、表示させたい書式に合わせて色やフォントを選べば完成です。

エクセルにはさまざまな機能がありますが、大切なのは抱えているタスクと進捗状況の可視化です。必要な機能だけを利用して、タスクのもれや遅れがないよう管理していきましょう。

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(2)【チーム用】のタスク管理表の作り方

チームでのタスク管理では、個人でのタスク管理に加えて、さらに以下のようなポイントが重要になります。

  • メンバー全員で同じ管理表が使用できる
  • チーム全体の状況がひと目でわかる

チーム用のタスク管理は、基本的には、個人用で使用するタスク管理のエクセルに担当者の列を追加すれば完成です。

チーム用タスク管理表

注意点としては、他部署の協力を得ながら進めるようなプロジェクトの場合も、完了までのタスクは、必ず1つのシートで管理するようにしましょう。1つのシートに集約することで、確認作業の効率化とタスクもれを防ぐことができます。

特定の担当者や担当部署のタスクのみを確認したいときは、前述のフィルター機能を使って抽出すればOKです。上手に活用しましょう。

また、タスクの現時点での状況だけでなく、残りの工数も含め詳細に把握するには、工数がひと目で分かるガントチャートが便利です。

エクセルガントチャート

ガントチャートも上記のようにエクセルで作成可能です。ガントチャートを使えば、各タスクの工数(かかる日数)および現時点の進捗具合を誰でも把握できるようになります。

遅れている作業はないか、スケジュールに無理はないか、などが正確に把握できるので、チームでの仕事が効率よく進められるようになるでしょう。

ただし、チーム用のタスク管理表であれば、エクセルは正直向いているとは言えません。チーム向けの管理であれば、オンラインでリアルタイムに情報の共有・更新が可能なカンバン方式のタスク管理ツールを利用すべきでしょう。

タスク管理ツール「Jooto」では、操作性も簡単で、1~4名までなら無料で利用可能です。ぜひチームでのタスク管理に課題を感じている方はチェックしてみてください。

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エクセルでタスク管理表を作るメリット

さまざまなタスク管理ツールがある中で、エクセルで管理表を作るメリットはどこにあるのでしょうか。エクセルでタスク管理表を作る主なメリットを4つご紹介します。

  • 作業内容や進捗状況を手軽に見える化できる
  • 項目設定などカスタマイズが容易
  • 新しいソフトやアプリを導入せずに済む
  • テンプレートが豊富

それでは、ひとつずつ詳しく見ていきましょう。

(1)作業内容や進捗状況を手軽に見える化できる

エクセルでタスクを管理すると、作業内容や進捗状況の見える化が手軽にできます。すべてのタスクをリスト化することでプロジェクト達成に必要な過程の把握が簡単になるため、いつまでにそのタスクを完了すべきかなどの進捗管理が明確になるのです。

今しなければならない必要な作業や順序が把握できると、あらかじめ作業の準備が整いやすくなります。また、エクセルの管理表によるタスクのリスト化には、各タスクの前後関係が明らかになるというメリットもあります。各タスクの担当者が、プロジェクト全体から見た自分の役割(タスク)を理解することで、より期限に対する責任感が生まれ、能動的に行動できるようになるでしょう。

(2)項目設定などカスタマイズが容易

項目の設定など、カスタマイズが容易に行えるのもエクセルで管理表を作るメリットのひとつです。エクセルはビジネスシーンにおいて頻繁に使われているソフトのため、基本操作を理解している人も多くいます。

そのため、エクセルのタスク管理表を使うのが初めてであっても、ある程度は直感で使え、項目設定やカスタマイズも容易にできるはずです。使う人やシーンを選ばない汎用性の高さも、エクセルを使用する大きな魅力といえます。

(3)新しいソフトやアプリを導入せずに済む

会社がすでにMicrosoftのOfficeを導入している場合、タスク管理のために新たなソフトやアプリを導入せずに済みます。

前述のとおり、エクセルはほとんどの企業で使用されているため、コストをかけずにタスク管理表の作成が可能です。導入コストがかからないのも、エクセルでタスク管理表を作るメリットといえるでしょう。

(4)テンプレートが豊富

豊富なテンプレートを活用できるのもエクセルでタスク管理表を作るメリットです。エクセルには、無料でダウンロードできるテンプレートが豊富に用意されています。これらを活用すれば、タスク管理表を一から作る労力や時間の省略も可能です。

テンプレートは、カスタマイズが簡単に行えるものも多いので、作業の状況に合わせて使いやすいものを選びましょう。

エクセルでタスク管理表を作るデメリット

タスク管理表を作る上でメリットが多いエクセルですが、以下のようなデメリットもあります。

  • 保存できるデータ量に限界がある
  • 運用ルールを共有するのが難しい
  • メンバー同士でタスクを共有しにくい

こちらもひとつずつ確認していきましょう。

(1)保存できるデータ量に限界がある

エクセルは無限に使えるソフトのように思えますが、保存できるデータ量には限りがあります。

1シートの最大行数は1,048,576行のため、タスク管理における案件が多い場合や数年単位でタスクを管理する場合など、使用状況によってはデータ容量が不足する可能性があるのです。

また、ひとつのエクセルを使用し続けると、データ量の増大が原因で立ち上げるのに時間がかかるなど、パフォーマンスが著しく落ちることもあります。

(2)運用ルールを共有するのが難しい

エクセルのタスク管理表には、運用ルールの共有が難しいというデメリットがあります。個人でのタスク管理や小規模のプロジェクトを管理する場合はエクセルでも問題ありません。

しかし、プロジェクトの規模が大きくなり、メンバーが大人数になると、同じフォーマットを使用し、ルールを統一して運用するのは難しくなります。

また、同じプロジェクトであってもタスクの内容によっては、別のフォーマットを使用したほうが管理しやすいケースも出てくるはずです。

規模が大きくメンバーが多いプロジェクトのタスク管理表はエクセルでは難しいと考えておきましょう。

(3)メンバー同士でタスクを共有しにくい

エクセルの特徴として、ひとつのファイルを複数のメンバーが同時に編集することはできません。編集をする本人以外は、必ずファイルを閉じている必要があります。

つまり、リアルタイムで複数人がタスク管理表をアップデートし、進捗を共有するのは難しいのです。タスクの進捗状況をすぐに確認したいときなどは非常に不便ですし、複数の現場で、タスクのステータスがスピーディーに変わるような場面での運用は不向きといえるでしょう。

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タスク管理表ができるおすすめエクセルテンプレート10選

ここからは、エクセルでタスク管理を行う際に使用したい、おすすめのテンプレート10選をご紹介します。

(1)タスク管理

「タスク管理」は、Microsoftが提供しているテンプレートです。

誰もが直感で使用できるよう非常にシンプルにできており、開始日や期限、達成率などがすでに用意されています。

カスタマイズも簡単ですので、新たなタスクが発生したときにも容易に追記できます。個人での使用や規模の小さなプロジェクトならこれひとつで管理できるでしょう。

(2)Excel Pro 工程表

「Excel Pro 工程表」は、ガントチャートによる工程管理表です。

工程の開始日と終了日を入力するだけで、ガントチャートが自動的に表示されます。設定は1ヶ月、3ヶ月、6ヶ月、12ヶ月です。

「Excel Pro 工程表」は、無料のフリー版と有料の正規版(5,000円/税込)があります。無料版はVBAマクロとシートの保護解除が不可ですが、まずは使ってみて、自分なりにアレンジしてみたいと思う場合に有料版を購入するとよいでしょう。

(3)Hotateの苦悩

「Hotateの苦悩」は、直感的に誰でも使用できるガントチャートによるタスク管理表です。

エクセル初心者でも使えるように、タスク名と日付さえ入力すればガントチャートが自動で表示されます。

工程はカラフルに色分けされているため、ひと目で今日の作業内容や進捗状況の把握が可能です。また、「Hotateの苦悩」は無料で提供されているため、まずはガントチャートの利便性を試してみたいという方におすすめです。

(4)Red Warrior (3S-HACKS!)

「Red Warrior」は、タスクを100件まで入力できる、操作性に優れたガントチャートによるタスク管理表です。

高機能な入力箇所の多い工程表を使いにくいと感じていた開発者が作ったため、操作がシンプルで使いやすく、優先度ごとに並べ替えができるなど自由度の高いテンプレートとなっています。

長期的な日程管理が可能なため、タスク管理のほか、スケジュール管理表としても利用可能です。

(5)Plus++

「Plus++」は、個人向けのタスク管理表です。

パソコン上で確認できるタイプと、印刷して使えるタイプが用意されています。カラフルな明るい色調で、各作業の進捗状況がひと目で確認できるようになっており、無料で利用可能です。

終わったタスク管理表は印刷して保存しておけば、過去にどんなタスクがあったのか、どういう作業の進め方をしたのかも把握できます。

また、担当者ごとの作業状況を把握しながらのタスク管理がWeb上で完結できる「Plusプロジェクトマネージャー」も無料で始められ、プロジェクトの作業分割や状況確認も容易です。

(6)Smartsheet

「Smartsheet」には、無料で利用できる、さまざまなエクセルの管理テンプレートがあります。

ガントチャートのほか、プロジェクトの全情報を把握し、追跡できる「プロジェクト追跡管理テンプレート」、プロジェクトの進捗に影響を及ぼしそうな問題のタネを特定し、トラブルを予防する「問題追跡管理テンプレート」などが用意されています。

小さな規模のプロジェクトから複雑なプロジェクトまで、豊富なテンプレートの中から、規模に合ったテンプレートを選んで作業を進めましょう。

(7)ガントチャートfor Excel

「ガントチャートfor Excel」は、エクセルのマクロを使った無料のガントチャート管理表です。

1日、週間、月間、3ヶ月、半年、1年、3年、5年、10年など、短期から長期まで複数の工程表を自動で表示してくれます。

分類や担当別の区分けのほか、工程は最大で10階層まで階層化して管理が可能です。そのため、ソフト開発や建築現場など、工程が煩雑になりがちな業種やシーンにおいて活用できる管理表です。無料で利用できるのも、うれしいポイントでしょう。

(8)簡単!Excel工程表

「簡単!Excel工程表」は、名前のとおり、簡単に使えるよう、すでに必要な項目が用意されたテンプレートです。

主に工事現場で利用するために作られた工程表のため、工事名や構造、建設面積などの項目があり、ひと目で全行程が把握できます。また、ガントチャートによる工程表とスケジュール管理の一体化も可能です。

ただし、マクロや関数は入っておらず、ひとつひとつの入力が手作業になるため、自動化したい人や効率化を求める人には適していません。

(9)ExcelApps

「ExcelApps」は、詳細なタスクをタイプごとに分割して工程管理ができるテンプレートです。

各工程の進捗状況がひと目で確認できるイナズマ線にも対応しており、予定より進んでいるタスク、遅れているタスクが視覚的に分かるようになっています。

ガントチャートの色も自分で変更できるほか、マニュアルも用意されているのでガントチャート工程表が初めての人でも使いやすいでしょう。

個人での利用は無料ですが、商用で利用するにはオンラインショップでライセンスを購入する必要があります。

(10)Feedsoft

「FeedSoft」は、マクロやVBAが設定されていないシンプルで自由度の高いフリーライセンスのテンプレートです。

テンプレートは「日程管理表ガントチャート」「プロジェクトガントチャート」「進捗管理表」の3つのタイプが用意されています。

テンプレートにはすでに入力例が記載されているので、初めてでも迷わず使えるようになっています。大きなプロジェクト用というより、個人でのタスク管理に適したテンプレートといえるでしょう。

まとめ:エクセルで手軽にタスク管理表を作ってみよう

タスク管理表はエクセルでも簡単に作成が可能です。エクセルは使い慣れている人も多いため、コツさえ掴めば項目設定などのカスタマイズも簡単に行えて、使いやすい表が作れます。

また、新たなソフトやアプリを購入する必要がなく、導入のハードルが低いのも魅力といえるでしょう。ここで紹介した無料のテンプレートなども活用しながら業務に合うタスク管理表へとカスタマイズし、ぜひ仕事の効率化を実現してください。

また、タスク管理はツール導入によって自動化していくことも業務効率化を進めるにあたって非常に重要です。ぜひおすすめしているタスク管理ツール「Jooto」の詳細や関連記事をチェックしてみてください。

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