タスク管理は結局手書きが便利?効率的なおすすめノート活用術を紹介!

2022/2/16 2022/06/20

タスク・ToDo管理

ノートに手書きでタスクを洗い出す人

タスク管理には、さまざまなデジタルツールの活用が可能であり、アプリで管理すると便利です。しかし、アプリだとうまく管理できず、手書きで管理したいと考えている方も多いのではないでしょうか。本記事では、タスク管理を手書きで管理していくうえでのメリット・デメリットや、おすすめのノート活用術を解説します。

タスク管理とは?

タスク管理とは、自分がやるべき作業や役割を効率よく管理することを指します。タスクとは、割り当てられた作業や仕事・役割のことです。

たくさんあるタスクを把握し優先順位を見極める、また期限や約束時間などを確かめるためには、より効率的な方法でタスク管理を行うことが必要不可欠だといえるでしょう。

どのような業種においても、仕事を進めていく際には、細かい作業から大掛かりな作業まで、さまざまなタスクをこなしていかなければなりません。例えば、以下のようなタスクが挙げられます。

  • 出社したら取引先にメールを返信する
  • 新プロジェクトのための草案を今日中にまとめておく
  • 部下の日報をチェックする
  • 取引先訪問のためのアポ取りをする
  • 出席できなかった会議の議事録をもらう
  • 見込み顧客へ新商品の案内をする
  • 散らかっている資料室を片付ける
  • 会社の忘年会の企画を考える

これらのタスクを全て頭のなかで把握しておくのは至難の業でしょう。確実にこなしていくためにも、タスク管理が非常に重要です。

タスク管理を手書きにするメリット

タスク管理の方法には、便利な手段がさまざまあります。あらゆる業務でデジタル化が著しく進む現代では、タスク管理に便利なITツールを用いる企業も少なくありません。

ただし、便利なシステムが登場したとしても、最終的に使いやすく感じられるのは手書きだという意見もあります。

タスク管理を行うためには、メンバーが使いやすさを感じられる方法を見つけることが必要です。ここからは、手書きによるタスク管理のメリットをご紹介します。

1.タスクを書き出すことで「可視化」する

手書きのタスク管理は、デジタルツールを使用しないアナログな方法ですが、こなすべきタスクやToDoリストを書き出すことで、よりスムーズに可視化が可能という考え方があります。

アプリなどのITツールだと、パソコンやスマホなどの小さい画面にタスクが文字だけでひたすら並んでいたり、期限の近づいた一部のタスクしか表示されなかったりします。そのため、全体的な把握がしにくいのが難点だといえるでしょう。

しかし、手帳やノート、ホワイトボードなどを使用することでより見やすさを実現できる可能性があります。抱えているタスクを俯瞰して管理できるため、優先順位の整理もしやすくなるのです。

2.グルーピングや必要性の有無が整理できる

タスク管理では、似たタスクのグループ分けや必要性の有無を判断することが重要になってきます。手書きのタスク管理なら、グルーピングや必要性の有無を判断することも容易となる可能性があるでしょう。

手書きだからこそ全体図の把握がしやすくなり、似た内容のタスクも視覚的にすぐに判断できることは少なくありません。必要性の判断もスピーディーにできるため、不要なタスクを抱えるリスクも低くなります。

3.優先順位を付ける

優先順位を付けて管理しやすくなることも、手書きによるタスク管理のメリットだと言えるでしょう。手書きのタスク管理だと、対応中のタスクを全体的に把握しやすいため、優先順位の高低を判断することが容易です。

そのため、手書きのタスク管理なら、タスクごとの温度感やタイムリミットを見逃すことなく対応漏れを防げます。

4.書くことで手を動かすので記憶に残りやすい

手書きのタスク管理のよさは、なによりも自身の記憶に残りやすい点だといえるでしょう。日付や時間をチェックして書き、タスクの内容も手書きで記しておく、こうした一連の流れをひとつずつ確実にこなしていくことで、タスクの内容が記憶しやすくなっていきます。

実際に、学習のシーンでも、パソコンよりも手書きの方が覚えやすいということが、アメリカの研究によって証明されています。手書きだと、パソコンよりも書くこと・メモすることに集中しやすいため、記憶をより濃くできるからです。

5.愛着のあるノートや手帳を利用できる

手書きだと、もともと愛着を持って使っているノートや手帳を活用できるため、タスクを確認する機会が増える可能性があります。

前々から使っていた手帳やノートに愛着があれば、中身を開く機会が増えるのではないでしょうか。開くたびにタスク管理の時間が取れるので、対応漏れを効率的に防げるだけでなく、優先度や必要性の判断も頻繁に行えます。

タスク管理を手書きにするデメリット

デジタルツールやアプリを使用しないタスク管理には、ご紹介したように多くのメリットがあります。しかし、デジタル化が進む現代では、タスク管理=デジタルツールで行うという価値観も浸透しつつあるのも事実です。

ここからは、タスク管理を手書きにするデメリットについて解説していきます。

1.手書きが何となく面倒に感じる

パソコンやスマホなどの便利なツールが浸透した現代の環境下では、手書きが面倒だと感じる人も少なくないでしょう。

具体的な作業の速さは個々人のスキルや使っているツールにもよりますが、デジタル=便利で手間がかからないという認識が広がっていることは否定できません。

その点、デジタルツールを利用すれば、紙とペンを用意する必要がなく、いつでもどこでもメモできるため、手書きに比べて利便性が高いといえます。

2.字が汚いと読みにくい

字を書くのがあまり好きでない人や苦手な人は、自分の書いた字が読みにくく、そのことがストレスに感じられるかもしれません。また、字が読みにくいと内容を間違える原因にもなります。

また、ToDoリストのメモを他人と共有しなければならない場合もあるので、字が汚いと不利益が生じることもあるでしょう。内容を把握できなかったり、大ざっぱな人という印象を与えてしまったりするなどといった弊害が生まれる可能性も否定できません。

3.散らかる・紛失しやすい

例えば、タスク管理をボードに付箋を貼る形式で行っていた場合、散らかったり紛失したりするリスクも発生しかねないので注意が必要です。また、手帳やノートで管理する場合、手帳やノート自体を紛失してしまうリスクが伴います。

一方、デジタルツールを使用している場合はどうでしょうか。クラウドなら、基本的にサービス提供会社のサーバーがダウンしない限り紛失することはありません。また、データで管理できるため、デスクやバッグが散らかって見づらくなることも考えにくいのです。

4.社内で共有できない

タスク管理を個々人のフィールドだけで行っていると共有しづらく、業務効率化を妨げる可能性もあります。また、対応漏れを防ぐためには、ある程度のタスク管理を組織全体で把握できることが望ましいでしょう。

その点、デジタルツールなら、ネットワークを通じ、組織内でタスク管理の共有ができるため、自分以外のタスクも把握しやすくなります。クラウドならどこでもツールにアクセスできるだけでなく、必要に応じて全体のタスクを確認することが可能です。

タスク管理を効率化するノート・手帳への書き方

ここからは、効率的に手書きでタスク管理を行うための具体的な方法を解説していきます。

一口に手書きでタスク管理を行うといっても、具体的な方法はさまざまですから、効率的な方法を見つけて自分に合ったタスク管理を行うことが大切です。

1.全てのタスク・ToDoを書き出す

まずは、抱えているタスクを全て書き出すことから始めましょう。ノートや手帳に、タスクとしてやるべきことを網羅的に書き出すのです。タスク優先度の整理はあとで行うため、この段階では羅列するだけで問題はありません。

2.グルーピングして整理する

続いて、書き出したタスクのグループ分けを行います。タスク一覧をまとめただけでは対応すべき順番や温度感などが見えてこないため、例えば以下のようなグループ分けが欠かせません。

  • 期限が設定されているタスク
  • 重要度が高く影響の大きいタスク
  • 同じプロジェクト内のタスク

グループ分けを行う目的は、タスク全体を分かりやすく見られるようにし、優先度を理解しやすくすることです。

3.優先順位を付ける

続いて、タスクに優先順位を付けていきます。優先度が高いものから並べ、対応が必要な順番が視覚的に分かるようにすることが望ましいでしょう。

重要度と緊急度の2軸で、洗い出したタスクをグルーピングできていると、目の前で取り組むべきタスクが明確に可視化できるので非常におすすめです。

4.終わったら線で消す

対応完了したタスクはそのままにせず、終わっていることがパッと見て理解できるよう中線を引いて消していくことも大切です。

線で文字が消されている状態になれば目に入りづらくなるため、残っているタスクを把握する際にも邪魔になりません。

タスク管理はデジタルツールやアプリが便利?

手書きでタスク管理を行っている場合でも、同時にデジタルツールを導入してタスク管理を行うことを検討するケースも多いのではないでしょうか。

やはり、デジタルツールやアプリの利便性の高さは見逃せません。ただし、デメリットもあるので考慮したうえで使いこなすことが大切です。

ここからは、デジタルツールを使用したタスク管理のメリットとデメリットを解説します。

ツールやアプリを利用するメリット

デジタルツールやアプリを利用するメリットとして、管理する場所を問わないこと、共有しやすいこと、進捗状況を把握しやすいことなどが挙げられます。具体的に見ていきましょう。

(1)ネットがあればどこからでも管理可能

例えば、タスク管理アプリを導入すれば、ネット環境のあるところであれば基本的にどこでも管理作業を進めることができます。

リモートワーク中、外回り中、出張中であっても、社内にいるのと同じようにツールを操作してタスクを確認したり整理したりすることが可能です。

(2)グループでの情報共有ができる

デジタルツールを使えば、グループ間での情報共有もよりスムーズです。手書きの場合、メンバー一人ひとりにメモを渡したりミーティングで周知して各自でメモしたりしなければなりません。

その点、デジタルツールを活用すれば、時間や場所を問わずに容易に情報共有ができるため、業務効率化に直結します。

(3)追加・削除・編集が簡単

デジタルツールなら、タスク追加や削除、編集といった工程を迅速にできます。特に、完了したタスクをボタンひとつで完了リストに移動したり、一覧から消したりできるため、タスク整理がスムーズになるのは明らかです。

よりタスクを把握しやすくなるため、管理の工数も抑えられるでしょう。

(4)進捗状況が一目で分かる

デジタルツールを使用したタスク管理の場合、それぞれのタスクの進捗状況が一目で分かるのもメリットです。

対応中なのか未対応なのか、それとも完了済みなのかといった状況の把握が簡単なので、チーム全体が臨機応変に行動できます。

ツールやアプリを利用するデメリット

デジタルツールやアプリは、実用的でメリットが多いと感じられますが、使いこなすのに時間がかかることや誤った情報も容易に共有されてしまうリスクなどには注意しなければなりません。

(1)使いこなすのに時間がかかることもある

デジタルツールを使用したタスク管理ではパソコンやスマホを使用するため、操作が苦手な人が多い現場では浸透させるのが難しいというデメリットがあります。

操作を覚えるまでに時間がかかり、その間に他の業務を圧迫してしまうことも否定できません。

(2)誤った情報を入力してもそのまま情報共有されてしまう

現在では、リアルタイムで全ての情報が共有される、利便性の高いデジタルツールが増えています。使いこなせればたしかに便利ですが、入力した情報が誤っていた場合、リアルタイム性があるからこそ混乱を引き起こす原因になることもあるでしょう。

また、重要な情報の漏洩には厳重に注意を払わなければなりません。

(3)ネット環境が必要

デジタルツールやアプリを運用する際には、原則としてネット環境が必要です。これまでデジタルツールを使ってこなかった現場だと、ネット環境がないこともあり得るので、場合によっては通信機器をそろえる必要が出てくるでしょう。

また、通信費がかかることも念頭に置いておかなければなりません。

(4)記憶に定着しにくい

デジタルツールを使用したタスク管理の場合、記憶に定着しにくいというデメリットも伴います。

前述した通り、手書きだと書いた本人の記憶に定着しやすいため、対応漏れを防げる可能性が高いといえるでしょう。

しかし、パソコンやスマホで入力した情報は記憶に定着しづらく、内容を忘れてしまう原因になりかねません。また、デジタルツールで管理しているから安心という油断を生む要因にもなり得るのです。

そのため、デジタルツールやタスク管理アプリを使いこなせる自信がない場合、手書きの方が安心できることも少なくありません。

おすすめの手書きメモアプリ3選

ここからは、タスク管理に役立つ手書きメモアプリをご紹介します。デジタル化を推進するうえで、タスク管理のデジタル移行も併せて検討する場合、まずはおすすめの手書きメモアプリをチェックしておきましょう。

1.Touch Notes

Touch Notesは、手書きでメモを残すことができるアプリです。紙とよく似た書き味のためストレスなくメモを残すことができ、場所を問わずどこでも簡単にメモが取れます。

下部に表示されるパッド部分に書くことで、手書きの文字を残すことも可能です。また、タグ付けして管理できるため、タスク管理に役立つでしょう。有料プランに課金すると、広告が非表示になります。

App Storeはこちら

2.Notebooks

Notebooksは、通常の文字入力のメモからリスト作成、手書き、音声メモまでさまざまな方法に対応しているアプリです。色やグラフィックを選んでメモを残し、メモをする際には下部のメニューからメモの方法を選べます。

完全に無料で利用できるアプリとなっており、広告の表示もないためストレスフリーなのが魅力です。

App Storeはこちら
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3.Jamboad

JamboadはGoogleが提供するメモアプリです。スマホで利用できるホワイトボードのような見た目が特徴となっており、ペン先の種類や色を選んで自由にメモを書くことができます。複数人で行うブレインストーミングにも便利なアプリです。

Jamboadも無料で利用でき、広告の表示はありません。

App Storeはこちら
Google Playはこちら

自分に合ったタスク管理で業務効率化へ

タスク管理をスムーズに行うためには、手書きでもデジタルツール使用の場合でも、自分自身や会社の状況に合った方法を選ぶことが大切です。最も使いやすい方法でタスク管理をすることが、業務効率化の近道だといえるでしょう。

手書きでのタスク管理を検討する際には、より効果的な手帳やノートの活用術を理解しておくことが肝心です。

デジタルツールを使用しつつ手書きにこだわるなら、手書きメモアプリの導入もひとつの方法ですので、よりスムーズにタスク管理ができる方法を見つけていくことをおすすめします。

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