人事管理におけるデータ分析の重要性とは？目的やメリット・分析方法を解説

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人事管理におけるデータ分析とは？

人事管理におけるデータ分析とは、HR(ヒューマンリソース:人的資源)データを収集、分析・レポート作成することで、データドリブンな意思決定を行うことです。データに基づいた意思決定による最適な人事管理を実現することで、組織全体のパフォーマンスを最大化させる人材配置が可能になります。

適切な人材配置を行うことで、人事育成や人材の定着化などの組織課題の解決や、生産性向上や従業員のモチベーションアップなどによる業績の向上などが期待できます。

人事管理におけるデータ分析の重要性

働き手を取り巻く環境やビジネスの多様化を受けて、人的リソースの有効活用は組織のあり方を大きく左右するほど重要な施策になっています。

人事管理におけるデータ分析では、従業員の基本的な情報の他に、個人の能力やスキル、保有する価値観、モチベーションの源泉など、さまざまな情報を収集・蓄積・分析します。これらの多様な情報を分析することで、以下の施策に活用できます。

• 採用プロセスの効率化
• 離職率の低減
• 従業員の生産性向上
• 組織文化・風土の定着　など

人事に関連するデータを一元管理することで、多様化する採用プロセスの効率化を図ることができます。それにより、担当者の業務負担を軽減させ、同時に成果をあげる人材の採用にもつなげられるでしょう。

また従業員のモチベーションや会社への帰属意識を高める人材配置や施策につなげることで、生産性向上や業績向上ができます。データ分析によって課題を発見し、改善することで、既存従業員の離職防止にも役立てられると期待されています。

このように、企業が持続的に成長していくためにも、データに基づいた最適な人材管理の重要性が増しています。

人事管理におけるデータ分析の目的

人事管理におけるデータ分析の目的には以下の4つが挙げられます。

• 自社の課題を明確にする
• 最適な人材評価の設定
• 従業員の定着率の上昇
• 成果を上げている社員の共通点の可視化

詳細を確認していきましょう。

自社の課題を明確にする

データに基づいた人事管理を行うことで、自社が抱えている課題を抽出できるようになります。例えば、離職率が高い、生産性が低い、人事担当者の残業時間が多い、営業チームごとに売上・利益の差にバラツキがある、営業担当者のパフォーマンスが二極化しているなど、課題を放置していると、将来的な企業経営に影響を及ぼしかねません。

課題に向き合う時に、勘や経験、これまでの前例を踏襲するのではなく、データに基づいた分析により課題を明確化することが重要になります。その際には人事管理におけるデータ分析が有効になります。

最適な人材評価の設定

人事は従業員の人材評価を担いますが、評価は従業員の昇給や給与・賞与にも大きく影響するため、誤った方法で実施すると従業員から不満が生まれることもあります。適切な評価が行われないと、不満がモチベーション低下につながり、最悪の場合には離職に至るケースも出てくるかもしれません。

データの活用によって、自社の特性や従業員の特徴・パフォーマンスを客観的に把握できるようになり、人事制度や人事評価制度の見直しが可能になります。

従業員の定着率の上昇

人手不足に直面している企業が増えている中、人材の確保は喫緊の課題となっています。既存従業員の定着化を促すためにも、人事管理におけるデータ分析が重要になります。

人事戦略にデータを活用することで、従業員個人の得意分野や能力やスキルを把握し、パフォーマンスを発揮できる部署やチームへの配属が可能になります。

従業員は適材適所に配置されることで、やりがいを感じながら働けるようになったり、会社に対する愛着や忠誠心が芽生え、長く働きたいと思うようになるでしょう。その結果、従業員の定着率が上昇することが期待できます。

成果を上げている社員の共通点の可視化

人事管理におけるデータ分析をすることで、成果を上げている社員の共通点の可視化が可能になります。メンバーごとに成果のバラツキがあると、組織全体としての生産性向上が難しくなります。

ハイパフォーマーに共通する考え方や行動、仕事の進め方などを可視化し、共有することで組織力の底上げにつながります。

可視化した情報を社員の育成プログラムの中に盛り込んだり、研修のコンテンツとして使用したりすることで、組織全体のさらなるパフォーマンス向上にも寄与し、長期的な売上向上につなげられるようになります。

人事管理でデータ分析を行う5つのメリット

人事管理におけるデータ分析を行うことには以下の5つのメリットがあります。

• 採用業務の改善・効率化
• 人材育成の改善
• 従業員の生産性向上
• 従業員のモチベーションアップ
• 従業員の満足度や信頼度の上昇

1.採用業務の改善・効率化

採用活動は人事の重要な業務の一つです。ただ人を雇えば良いのではなく、必要なスキルや能力を持った人材、自社の文化や風土と合った人材を採用しなければなりません。そのため、採用業務にかかる担当者の負担は大きく、人事のリソースを大きく割いてしまいます。

そこで、人事管理におけるデータ分析を行うことで、まず自社に必要な能力やスキル、人材像が明確になり、書類選考の段階から必要な人材かどうかを判断できるような仕組みを作れるようになります。

分析を自動化することで、採用業務の改善や効率化が可能になり、人事担当者の業務負担が軽減します。

2.人材育成の改善

人材育成の手法には全社的な研修だけでなく、日々の業務中のトレーニングやチームビルディング、カウンセリング、1on1などがあります。

人事データを分析をすることで、個人の得意分野や苦手分野が明確になり、教育係はそのデータに基づいて、従業員の得意分野を伸ばしたり、苦手分野を補強したりして教育することが可能になります。

3.従業員の生産性向上

人事管理にシステムを活用することで、従業員の基本的な情報に加え、能力やスキル、価値観などのデータも分析できるようになります。

これらのデータをもとに、従業員が強みを活かせたり、やりがいを感じながら働ける人材配置につなげられます。また業務内容だけでなく、チーム内の人間関係や作業環境、評価システムなど、働き手が集中できる適切な環境作りにも役立てられるでしょう。

4.従業員のモチベーションアップ

従業員のモチベーションの源泉にはオフィス環境や福利厚生、仕事内容、給与などが挙げられます。従来は、これらの要素を人事や経営陣が決めていたケースも多かったでしょう。そのため、必ずしも従業員視点の仕組み作りにはなっておらず、モチベーションの低下要因になっていた可能性もあります。

一方で、データに基づいた戦略立案が可能になることで、組織の目指す方向性が明確化されたり、従業員が主体となった環境や制度の整備が可能になります。従業員の考え方や価値観と組織のゴールが一致することで、従業員のモチベーションアップにつながる環境や仕組みが作れるようになるでしょう。

5.従業員の満足度や信頼度の上昇

人事管理におけるデータ分析をすると、組織の状態をさまざまな視点から俯瞰できます。オフィス環境や人材配置など、従業員が働きやすい環境が整備されているかどうかが確認できるようになり、改善点も発見しやすくなります。

また現行の社内制度で、機能しているものと機能していないものの判断もより正確に行えるようになるでしょう。無駄を取り除きながら、従業員が必要としている制度のみを残すことができるため、従業員の満足度や信頼度の上昇につながります。

人事管理における具体的なデータ分析方法

ここでは、人事管理におけるデータ分析の具体的な方法を以下の5つの手順で解説していきます。

1. 自社の抱える課題を設定する
2. 解決に向けた仮説を立てる
3. 必要な人材データを集計する
4. 集めたデータを分析・評価する
5. 新しい改善案を議論する

自社の抱える課題を設定する

まずは、「離職率が高い」「従業員のエンゲージメントが低い」「研修の満足度が低い」など、自社が抱える課題を設定します。それらの課題を具体的かつ詳細に設定することで、データ分析の効果が高まります。

また、設定した課題に優先順位をつけておくと、すぐに着手すべき課題が明確になります。課題を設定する際の注意点は、人事担当者の主観で設定しないことです。

従業員にインタビューをしたりアンケートなどを取って、より多くの意見を参考にすることで課題やアクションの精度が向上し、従業員の満足度や納得度を高めることができます。

解決に向けた仮説を立てる

課題を設定し、改善策につながる仮説を立てることで、検証・振り返り・再度検証といったPDCAを高速で回すことが可能になります。企業やチーム、個人が抱えている課題をより速くかつ効率的に解決できるようになります。

仮説を立てずに解決しようとした場合、打ち出す施策がすべて手探り状態となるため非効率になります。より短期間で解決できるようにするためにも、必ず仮説を立ててから検証するようにしましょう。

必要な人材データを集計する

集計すべき人材データの例には以下が挙げられます。

• 雇用形態や勤続年数、スキルなどの基本的な情報
• 現在の職務内容と今後希望する仕事内容
• 人事評価の内容
• 勤務の状況

自社特有の文化や風土がある場合は、必要に応じて項目を追加しましょう。

集めたデータを分析・評価する

必要な人材データを集計したら、そのデータと立てた仮説を照らし合わせて分析・評価します。分析・評価する際の注意点は、仮説に結果を合わせないことです。

あくまでも仮説であるため、仮説が立証されなかった場合は速やかに次の仮説を立てて再度分析・評価をしましょう。勘や経験則ではなく、データドリブンで分析・評価することが重要です。

新しい改善案を議論する

事前に立てた仮説と、データに基づいた分析・評価を行い、その上で人事担当者やチームの責任者などで議論を深めていくことで、課題の解決策を模索していきます。素早いPDCAサイクルを回すことで、課題解決までの期間を短くすることができるでしょう。

人事管理でデータを分析する際の注意点・ポイント

人事管理におけるデータ分析をする際には、以下の注意点やポイントを把握しておきましょう。

• 事業の根本から再確認する
• 組織としての課題を明確にする
• 従業員の特性や自社の特徴を確認する
• 業績と人件費の関連性を明確にする
• 労働時間の設定が適切であるか確認する
• 正当な人事制度が導入されているか確認する

事業の根本から再確認する

企業戦略に人事管理のデータ分析を取り入れる際には、事業内容の正当性や売上・利益などの状況を再確認します。改めて現状を把握することで、人事戦略の方向性が定まり必要な人材のタイプが明確になります。

また、事業の根本を再確認することで、人事管理における必要な分析とアクションが明確化し、手戻りせずに進められるようになるでしょう。

組織としての課題を明確にする

データ分析における目的の一つは、組織課題を解決して、人材のパフォーマンスを最大化させることです。当然、解決すべき課題を明確化させておく必要があります。方向性が定まっていない場合、単なるシステムの導入やデータ収集・蓄積にとどまるリスクがあります。

組織の課題は業績や人材、環境、社風などさまざまな視点から探すことができます。また、担当者からの視点だけでなく、現場の視点を取り込むことも重要です。課題をより詳細に詰めておくことで、効果的な施策が打ち出せるようになります。

従業員の特性や自社の特徴を確認する

データ分析の手法は他社の事例をそのまま採用するのではなく、自社の事情に応じた施策が求められます。

成果を上げている従業員に共通するスキルや能力、考え方などを抽出し、共通点を分析することで、日々の業務や研修メニューに生かすことができます。その結果、組織力が向上し、成果の拡大につなげることもできるでしょう。

また、平均勤続年数や離職率などの課題に直面している場合にも、従業員の特性や自社の特徴を確認して分析することで、定着化を促す最適なアクションにつなげられるようになります。

業績と人件費の関連性を明確にする

人件費は組織における大きな支出の一つです。まずは現状の人件費を正確に把握することが大切です。そして、業績と人件費を照らし合わせ、業績に対する人件費が適切なレベルかどうかを分析します。

データに基づいた人事戦力を立案する時には、コストとパフォーマンスの関連性を分析したうえで採用活動を行い、チームの売上や利益を加味した人材配置が必要になります。

労働時間の設定が適切であるか確認する

労働時間が適切に設定されていない場合、長時間労働、生産性、ワークライフバランスなどの観点から、労務状況を改善する必要があります。

改善する際には、各人の業務量が適切か、チーム内で偏りがないか、などを確認しましょう。特定の人材の作業効率が悪い場合には、タスクの割り振りを変えたり、ITツールなどを導入して生産性向上を図ったり、研修プログラムの導入などを考える必要があります。

正当な人事制度が導入されているか確認する

自社の昇格や昇給などに関する人事制度が正当であるかどうかも確認しましょう。人事制度が正当でない場合、従業員の不満が大きくなり、モチベーションを保つのが難しくなります。

人事データを収集・分析することで、公正・公平な人事制度の構築が可能になります。従業員のやる気と生産性を高いレベルに保つことができれば、組織全体の業績アップにも寄与するでしょう。

データ分析ができるおすすめの人事管理システム5選

次に実際にデータ分析ができるおすすめの人事管理システムを5つ紹介します。システムの導入を検討している企業の方はぜひ参考にしてください。

1.タレントパレット

「タレントパレット」はマーケティングの要素を取り入れた科学的な人事を可能にする人事評価システムです。人材配置や育成、採用、離職防止などの施策を一つのシステムで実施できるといった特徴があります。

顔写真付きのデータベースを使用するため、従業員の顔を認識しながら分析することができます。顔と名前が一致しないなどの課題を解決するだけでなく、入社から現在に至るまでの経緯や経歴なども一目でわかる仕様になっています。

2.SmartHR

「SmartHR」は、人事管理におけるデータの蓄積・活用に長けており、人事や労務の作業効率化が期待できます。また、他のシステムとの連携も可能なため、組織全体の業務効率化にもつなげられるでしょう。

プランは「HRストラテジープラン」「人事・労務エッセンシャルプラン」「人材マネジメントプラン」「労務管理プラン」「¥0プラン」の5つから選べるため、機能と費用に応じて最適な形で導入可能です。

3.HRBrain

「HRBrain」は、人事評価や目標管理の他に、人事制度構築による組織開発やタレントマネジメントにも活用できます。

また、人材データベースは自由にカスタマイズができるため、自社に合った形で使用可能です。従業員個人が持つスキルや特徴を簡単に確認できるなど、使い勝手の良さも特徴の一つです。

4.ジンジャー人事

「ジンジャー人事」は、人事管理の他にも勤怠管理や経費管理、電子契約などのサービスを連携させることができます。

ジンジャー人事を導入することで、ペーパーレス化やデータの一元管理が可能になり、バックオフィス業務の効率化につなげられるでしょう。導入後、専任のサポート担当者が1名つくため、より安心感を持って業務に取り組むことができます。

5.カオナビ

「カオナビ」は、社員が個性やスキルなどを発揮できる戦略人事を可能にするタレントマネジメントシステムです。人材情報を一元化した上で、戦略的に人材配置や評価業務、育成、分析などができるようになります。

また、必要となる機能に合わせて3つのプランから選べ、会社の規模や解決したい課題に応じてサービスを導入できます。

人事管理におけるデータ分析でさらなる企業の成長を

本記事では人事管理におけるデータ分析の重要性を、メリットや分析方法とあわせて紹介しました。人事管理は、企業が成長するために注力すべき重要な業務の一つです。ただし、業務内容が広範で手間もかかることから、担当者の負担が増大しがちな業務とも言えるでしょう。

そのため、システムを導入することで業務効率化を図ることを検討してみても良いでしょう。より適切かつ効率的なデータ分析を実施して、さらなる企業の成長を目指しましょう。