在庫管理を無料で行う方法｜無料の在庫管理システムや選び方・注意点を解説

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在庫管理を無料で行う方法

まずは、在庫管理を無料で行う方法を4つ紹介していきます。

紙の在庫管理表で管理をする

在庫管理の最もシンプルな方法は、紙の在庫管理表に適宜記入することです。紙ベースであれば特別なスキルやツールが必要なく、誰でもすぐに取り組むことができます。

具体的には、商品の名称、数量、入出庫の日付などの基本情報を記録していきます。この紙を使った方法は、在庫規模が小さく、シンプルな管理フローを持つ企業や店舗に適しているでしょう。ただし、紙の在庫管理表は、大量のデータを扱う場合や複雑な在庫動向を追跡するには不向きであることを理解しておく必要があります。

エクセルで在庫管理表を作る

エクセルを使った在庫管理も、無料で手軽に始められる方法の1つです。エクセルを用いれば、商品名、数量、入出庫日などの基本情報をデータとして管理することができます。

エクセルの利点は、多くの人が既に使い慣れている点と、柔軟なカスタマイズが可能な点です。たとえば、SUMIF関数やVLOOKUP関数を用いれば、在庫の自動計算やデータ検索を行うことができます。

エクセルによる在庫管理は、管理のフローが比較的シンプルな中規模以下の企業や店舗に適しています。ただし、エクセルでの在庫管理も紙での管理と同様、大量のデータを扱う場合や複雑な在庫動向の追跡には向いていない点に注意しましょう。

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無料のスマホアプリを利用する

無料のスマホアプリを利用する在庫管理は、手軽さと利便性が魅力です。在庫管理アプリには複数の種類がありますが、商品の登録、在庫数の追跡、入出庫の記録などの機能は基本的にどのアプリも備えており、どこにいても在庫状況を確認できます。

また、バーコードやQRコードのスキャン機能を持つアプリもあり、商品情報を簡単に追加・検索できます。在庫切れアラートやデータのバックアップ機能などが搭載されているものもあるため、自社で活用したい機能のあるアプリを選びましょう。

スマホアプリでの管理は、特に小規模なビジネスや移動が多い業務に適しており、専門的な知識がなくても直感的に操作できることが利点です。ただし、無料アプリは有料プランに比べ、機能やセキュリティ面での制限がある場合が一般的なため、自社に適しているかを吟味しましょう。

無料の在庫管理システムを利用する

コストをかけずに在庫管理を行う方法としては、無料の在庫管理システムを利用するのも選択肢の1つです。

無料の在庫管理システムの場合、機能や利用人数、商品登録数に制限があることがほとんどですが、使用する規模が制限内に収まるのであれば、必ずしも有料プランにする必要はありません。

分析レポートを作成できる機能を無料で使えるシステムもあるため、まずは使い勝手を確かめてみるとよいでしょう。

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費用無料で利用できるおすすめの在庫管理システム・アプリ

在庫管理システムの中には、無料プランが設けられている製品もあります。ここでは、費用無料で利用できる在庫管理システムを3つ厳選したので、順に見ていきましょう。

zaico

zaicoは、無料で使える人気のクラウド型在庫管理アプリの1つです。このアプリは小規模なビジネスや個人での使用に最適で、スマートフォンで簡単に商品の登録や在庫の確認を行えます。

具体的には、商品に関するデータをアプリに入力し、QRコードをスキャンするだけで在庫管理ができます。またzaicoは、在庫の写真登録や、在庫数の自動計算といった便利な機能も提供しています。

ただし、無料版には一部機能制限があるため、利用する前にその点を確認しておきましょう。zaicoは使いやすさと機能のバランスが良いため、システムを用いた在庫管理を新たに始めたい方にもおすすめです。

クラプロ

クラプロは、無料プランもあるクラウドベースの在庫管理システムです。複数の作業者が異なる場所で同時に作業できる機能を備えており、PCとスマートフォンのどちらでも操作ができます。

クラプロもバーコードやQRコードのスキャン機能を備えており、入荷や出荷、検品作業を簡単に行えます。加えて、在庫数アラート機能やABC分析レポートなど、在庫管理に便利な機能が豊富なため、自社に合うように商品の項目をカスタマイズすることもできるでしょう。

Zoho Inventory

Zoho Inventoryは、無料で使えるクラウド型の在庫管理サービスで、複数の販売チャネルを統合して、Amazon、eBay、Etsy、Shopifyなどのプラットフォームと連携できるのが特徴です。

さらに、商品の受注管理、シリアル番号での追跡、配送との連携、会計ソフトウェアやCRMとの統合が行える点も大きなメリットといえます。倉庫管理の効率化にも適しているため、複数の倉庫を管理する場合にも便利です。

モバイルアプリをダウンロードすれば、時間や場所にとらわれずに在庫管理を行うことができるでしょう。

無料の在庫管理システムを利用する際の注意点

無料の在庫管理システムは導入に費用がかからない反面、あらかじめ注意しておくべきポイントがいくつかあります。ここでは代表的な2つを紹介します。

機能が制限されている

無料の在庫管理システムは機能に制限があるケースが多い点を理解しておきましょう。無料でも基本的な機能は搭載されているものの、高度な分析、自動発注、複数倉庫管理といった複雑な機能は、有料プラン限定の場合が多いです。また、無料プランの場合は、登録できる商品数や利用できるユーザー数に制限が設けられている場合もあります。

そのため、無料にこだわりすぎず、状況に応じて有料プランへの移行や他のツールへの切り替えを検討することも必要です。

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セキュリティレベルが低い可能性がある

無料の在庫管理システムを選ぶ際は、セキュリティ面にも注意しましょう。無料システムは、有料のものに比べてセキュリティ対策が不十分なことがあるため、データやプライバシーの保護についてしっかり考慮しなければなりません。

特に、重要なビジネスデータや個人情報を扱う場合、不正アクセスやデータ漏洩のリスクに対して必ず対策を施す必要があります。無料システムを選ぶ際には、データの暗号化やユーザー認証の仕組みなど、搭載されているセキュリティの機能やレベルについて忘れずに確認しましょう。

また、定期的なセキュリティアップデートやサポート体制があることも、利用の安全性を担保する要因となります。無料であっても、セキュリティ面でのリスクを最小限に抑えられるシステムを選ぶようにしましょう。

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無料の在庫管理システムの選び方

最後に、無料の在庫管理システムを選ぶ際のポイントについて紹介していきます。

搭載されている機能で選ぶ

無料の在庫管理システムは、搭載されている機能に注目して選びましょう。基本的な在庫の追跡やデータの記録はもちろん、商品の入出庫管理、バーコードやQRコードによる商品情報の追跡、在庫の警告システムなど、利用したい機能が搭載されているかを確認してください。

また、複数の販売チャネルとの連携やレポート作成機能が備わっていると、在庫管理をより効率的に行うことができます。自社の規模や業務の性質に適した機能を持つシステムを選べば、長期的な視点での効率化や成果につなげることができるでしょう。

ただし、無料システムには機能的な限界があるため、無料プランでは不十分な場合には、有料オプションや他のシステムへの切り替えも検討しましょう。

登録可能な商品数で選ぶ

登録可能な商品数がいくつなのかも、無料の在庫管理システムを選ぶ際の重要なポイントです。無料プランの場合、管理できる商品の数に制限が設けられていることが多く、ビジネスの規模や商品数によっては、この制限がネックになりかねません。

小規模なビジネスや特定の商品のみを扱う店舗であれば、商品数に制限があっても足りるかもしれませんが、すでに商品数が多い場合や、成長に伴って商品ラインナップを拡大させる予定がある場合には、より多くの商品を登録できるシステムを選ぶが必要があります。

まずは現在および将来のビジネスニーズを考慮して無料システムを選び、ビジネスの拡大によっては、いずれシステムのアップグレードや別のシステムへの移行も検討するようにしましょう。

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無料の在庫管理システムを比較し最適な製品を導入しよう

無料の在庫管理システムを選ぶ際は、いくつかのポイントを比較し、自社のビジネスに最適なものを見つけましょう。使える機能が自社の要件に合っていることや、管理できる商品数、ユーザー数の制限、システムの使いやすさなどが重要なポイントです。

セキュリティの強度やデータの安全性、カスタマーサポートの質、また、有料プランにアップグレードすることができるか、他のシステムやツールとの連携が可能かどうかも確認必須です。自社に最適なシステムを選び、まずは無料で在庫管理を始めてみましょう。