見やすい在庫管理表とは?エクセル・手書きでの作り方やおすすめの無料テンプレート

最終更新日時:2024/02/19

在庫管理システム

在庫管理表とは

在庫管理表とは、自社の在庫数を管理する際に記録や計算を行う表を指します。在庫を正確に管理するためには、従業員が使いやすい在庫管理表を作らなくてはなりません。本記事では、見やすい在庫管理表を作成するポイントと作り方、注意点などを詳しく解説します。

見やすい在庫管理表を作成する目的とは?

在庫管理表とは、在庫管理を適切に行うために使用する表のことです。商品や備品などの在庫数や入出庫したタイミング、保管場所といったさまざまな情報を記載します。

在庫切れや過剰在庫を防ぐには、在庫数を適切に管理しなければなりません。特に企業の場合、在庫管理すべきものが多かったり頻繁な入出庫があったりするため、個人の記憶で在庫数を管理するのは難しいでしょう。

また、従業員がそれぞれの記憶を頼りに在庫管理を行うと、ミスが発生する確率が高まります。

在庫管理表を活用すると、在庫管理に必要な情報を一括管理することが可能です。現状の在庫数を関係各所で共有できるので、状況を見ながら在庫の補充を行えます。そのため、在庫切れや過剰在庫のリスクを減らせるでしょう。

在庫管理表の重要性とは

在庫管理が重要なのは、「在庫=会社の資産」であるためです。

在庫は現金化されていない資産であり、今後利益を生み出す可能性があります。一方、今後も在庫として残り続け、コストを増加させるリスクもあるでしょう。そのため、在庫不足や過剰在庫にならないように、適切な管理を行う必要があります。

在庫管理表は、在庫の動きを把握するのに役立つものです。今後の動きを予測し、仕入れ量を調整するのに重要な役割を果たします。

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見やすい在庫管理表を作成するポイント

在庫管理表は、見やすく使いやすいことを意識して作成する必要があります。ここからは、見やすい在庫管理表を作成するポイントを3つ紹介します。

情報を漏れなく記載する

在庫管理表を作成する際には、必要情報を漏れなく記載してください。具体的な必要情報は、以下があげられます。

  • 入庫日、出庫日(いつ)
  • 商品名(何が)
  • 数量(どれくらい)

上記3つを基本として記載することで、在庫プロセスが明確になります。

また、製造年月日や消費期限が品質に影響するものについては、特に「いつ」の管理が重要です。入庫日だけでなく、いつまで保管できるのかも記載しておきましょう。

なお、記載漏れをなくすために、事前に記入するタイミングも決めておくのがおすすめです。

フォーマットを統一する

フォーマットを統一することも、見やすい在庫管理表を作成するポイントです。なぜなら、フォーマットにばらつきがあると、作業効率が悪くなるからです。

例えば、フォーマットによって項目の順番や位置が異なると、その都度入力箇所を探す必要があります。確認したい項目がどこにあるかも毎回探さなければなりません。場合によっては、記載漏れが起きるケースもあります。

しかし、フォーマットが統一されていれば、必要な情報を迅速かつ正確に把握することが可能です。毎回入力箇所や項目の位置を探す必要がないため、業務効率化やミスの防止につながります。

在庫が保管されている場所を記載する

在庫管理表には、在庫が保管されている場所を記載しましょう。保管場所の記載があれば、倉庫内で在庫を探す必要がなくなるからです。

正確な置き場所が記載されていないと、在庫がどこにあるかわからず、取り出しに余計な時間がかかります。何がどこにいくつ移動したのかを記録していないと、在庫が足りないと勘違いして誤発注をする恐れもあるでしょう。

在庫の保管場所の適切な記載は、このようなリスクをなくすことにつながります。

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見やすい在庫管理表に記載すべき項目

在庫表に記載すべき項目は、以下の7つがあげられます。

  • 日付
  • 商品番号(商品コード)
  • 商品の名前
  • 在庫数
  • 金額
  • 入荷情報
  • 保管場所

それぞれの項目について解説します。

日付

日付は、在庫の動きを把握するために記載するものです。

日付がないといつ在庫が動いたのかがわからないため、今後の需要予測が難しくなります。また、食品や薬品など賞味期限・使用期限の管理が必要なものは、日付がなければ安全性を保証できません。

そのため、日付の欄は必ず設けてください。いつ、どのくらい在庫が動いたかがわかるように、入出庫の都度日付を記載しましょう。

商品番号(商品コード)

商品番号とは、商品ごとに振り分けられている英数字の番号です。商品名だけで区別するのが難しいものも、商品番号があれば明確に別物だと判断できます。

特に多くの商品を取り扱う場合、同じ商品でも付属品が異なったり販売日が別だったりと、商品名だけで区別ができない場面があるでしょう。在庫管理表に商品番号も記載しておくと、このような場面でも商品を区別して管理できます。

商品の名前

在庫管理表には商品名も必ず記載しておきましょう。商品番号だけでは、一目ではどの商品の在庫管理表なのかが判断できないからです。

商品名が書かれていると何の商品かが瞬時に判断できるため、情報の把握がスムーズになります。

在庫数

日々の在庫数を記録しましょう。具体的には、入庫数と出庫数、現在の在庫数を記載してください。

在庫が動いた都度記録すると、リアルタイムで在庫数を把握することが可能です。また、在庫の動き方や現在の在庫数を照らし合わせると、不足時期を予測できます。時期を見ながら、適切な発注が行えるでしょう。

金額

財務状況を正確に把握するためにも、在庫の金額を記載しておきましょう。例えば単価100円の商品在庫が入出庫によって20個になった場合、2,000円と記載します。

在庫金額の把握や損益計算や税金計算にも影響するため、常に正確な数値を記載することを心がけてください。

入荷情報

入荷情報とは、取扱商品が供給元から倉庫に届けられた際の詳細データのことです。具体的には入荷した商品の種類や数量、入荷日、消費見現や製造番号などが含まれます。

入荷情報は製品が消費されるまでの流通経路を追跡し、必要に応じてリコールや品質管理の問題に対応するのに不可欠です。将来的な購入決定や供給者との交渉にも役立ちます。

保管場所

在庫管理表には、在庫の保管場所も記載してください。商品が保管されている位置を正確に記載することで、従業員が商品を見つけやすくなります。

具体的には、棚番号やラック区分、フロアレベルなどを記載するとよいでしょう。

見やすい在庫管理表の作り方

在庫管理表は、手書きやエクセルで作成することが可能です。ここからは、それぞれの表の特徴と作り方を紹介します。

手書きで作成する方法

1つ目は、手書きで作成する方法です。しかし、記載項目が多く複雑な表は、手間がかかったり記入漏れが起きたりするため、手書きの運用には向きません。

そのため、最低限の項目のみ記載することをおすすめします。具体的には、以下のような項目を設定するのが一般的です。

  • 日付
  • 商品番号
  • 商品名
  • 在庫数
  • 保管場所

上記はあくまでも例であるため、自社で話し合いながら設定項目を決めるとよいでしょう。手書きタイプは数値を書き込めばよいだけなので、誰でも簡単に使うことが可能です。

ただし情報漏洩のリスクが高いため、保管方法に気を配る必要があります。また、必要なデータの抜き出しや一括処理などは行えない点に注意しなければなりません。

表に関しては、手書きで項目を縦軸と横軸に並べるだけで作成できます。また、テンプレートを活用するのもよいでしょう。ただし、テンプレートは自社の管理方法とは合わないことがあります。必要に応じて自社好みにカスタマイズしてみてください。

エクセルで作成する方法

2つ目に紹介するのは、エクセルで作成する方法です。単票タイプと在庫移動表タイプがあります。

単票タイプ

単票タイプは、手書きの在庫管理表で使われる形式と同様で、吊り下げタイプとも呼ばれています。横軸に入庫数や出荷数などの各項目を設け、縦軸に日付を設定します。

入力内容は手書きのものと変わらないため、簡単に運用できるのが特徴です。ただし、複数の商品管理は難しいというデメリットがあります。

在庫移動表タイプ

在庫移動表タイプは、複数商品の在庫管理をまとめて行える形式です。縦軸に商品名や商品コードを入力し、横軸に日付や在庫数を入力します。

在庫数の把握が容易な反面、在庫の動きに関する情報を記録できない点に注意が必要です。

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在庫管理表の自作におすすめの無料テンプレートサイト

在庫管理表の作成は、テンプレートサイトを活用するとスムーズです。

ここからは、おすすめの無料テンプレートサイトを2つ紹介します。

ビズ研

ビズ研は、シンプルな在庫管理表が無料でダウンロードできるサイトです。登録不要なので、すぐに使い始められます。

ダウンロード形式はエクセルとPDFの2種類です。エクセルなら自社に合わせたカスタマイズができるため、使い勝手がよいでしょう。1枚で1つの商品を管理できるタイプや複数の商品をまとめて管理できるもの、アラート付きのエクセルテンプレートなどがあります。

bizroute

bizrouteは、エクセル形式の在庫管理表をダウンロードできるサイトです。

エクセルに入力するものと、印刷して使う手書き用のものが準備されています。また、縦軸に商品名を並べ、複数の商品を一度に管理できるタイプの表もあります。

どの在庫管理表もシンプルな作りでアレンジしやすいでしょう。

エクセルや手書きの表で在庫管理する際の注意点

エクセルや手書きの表で在庫管理を行う前に、知っておくべき注意点があります。

ここからは特に重要な注意点を3つ紹介します。

記入や入力ミスが起こりやすい

第一に、記入ミスが発生しやすい点に注意が必要です。

エクセルや手書きの在庫管理表は、人の手による作業が不可欠です。しかし、人間はロボットとは異なり完璧な入力作業はできないため、どれだけ注意していてもミスを引き起こす可能性があります。

入力ミスは一見些細なミスだと思われがちですが、過剰在庫や在庫不足といった問題を引き起こし、企業全体の売上に悪い影響を及ぼすことがあるでしょう。そのため、エクセルや手書きの管理表を使う際にはチェック体制を整えるなど、入力誤りを事前に防ぐ対策が求められます。

管理数に限界がある

管理数に限界があることも、注意すべき点の一つです。

多くの商品を管理しようとすると、在庫管理表が横長になったり枚数が増えたりするため、目的の商品を探すのに時間がかかるでしょう。

また、全体の状況を把握しにくくなる点もデメリットです。特に手書きの場合は複数拠点での在庫管理状況の確認が困難になるため、ミスが発生しやすくなります。

エクセルの場合は、複数拠点でもデータの共有は可能です。しかし、管理数が増えるほどデータが重くなります。計算結果がなかなか表示されなかったり、ファイルそのものを開くのに時間がかかったりするため、作業効率が下がるでしょう。

このような理由から、管理すべき商品数が多かったり複数の拠点を所有していたりする企業は、手書きやエクセルの管理表は向かない場合が多いといえます。

最新の状況を把握しにくい

注意すべき点として、リアルタイムの状況把握が難しいことがあげられます。なぜなら、在庫管理表に追記したりエクセルに入力したりしない限り、データが更新されないからです。

そのため在庫数の把握に時間がかかり、発注業務に遅れが生じることがあります。

また、在庫管理表のデータが最新のものだと思い発注業務を行った結果、在庫不足や過剰在庫につながるリスクもあります。在庫数をリアルタイムで把握したい場合は、リアルタイムで在庫状況を共有できる在庫管理システムで管理を行う必要があるでしょう。

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在庫管理表の作成は在庫管理システムの導入がおすすめ

エクセルや手書きの在庫管理表は、記入ミスのリスクが高かったりリアルタイムで数値が確認できなかったりするデメリットがあります。また、商品数が多いほど管理が難しくなるでしょう。

そのため、エクセルや手書きの在庫管理表ではなく、在庫管理システムを利用するのがおすすめです。在庫管理システムであれば、入力の負担を軽減できます。システムによっては、ECサイトのカートと連動して、在庫状況を自動反映するものもあるため、手作業で記入・入力するよりもミスを減らせるでしょう。

また、管理数が多くても、在庫管理表をスムーズに作成できるメリットもあります。

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見やすい在庫管理表を作成して正確な在庫管理をしよう

在庫管理表は、適切な在庫管理を行うために不可欠なものです。在庫の流れを把握し、在庫不足や過剰在庫を防ぐのに役立ちます。

しかし、在庫管理表が見にくかったり使いにくかったりすると、記入ミスの発生や在庫数の把握に手間がかかります。そのため、正確な在庫管理には見やすい在庫管理表の作成が重要です。

在庫管理表は、エクセルや手書きでも作成できます。しかし、見やすくストレスなく使える在庫管理表を求めるのなら、在庫管理システムを導入して業務を効率化しましょう。

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