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マニュアル作成が上手い人の特徴は？苦手な人との違いや上達方法を解説
業務を行う上で必要なマニュアルですが、上手く作成できずに悩んでいる方も多いのではないでしょうか。本記事では、マニュアル作成が上手い人の特徴や苦手な人との違い、上達するためのコツを解説しています。マニュアル作成で悩んでいる方は、記事の内容を役立てて上達のきっかけにしてください。
目次
マニュアルの必要性とは？
マニュアルとは、人によって取り組み方に違いが出やすい作業や業務などの手順を、ルールに従って標準化し、一定の成果を期待できるよう体系的にまとめたものです。
マニュアルがない状態では担当者によって作業手順がバラバラになり、品質にも差が生じがちです。教育の際にはつきっきりで対応しなければならず、効率やリソースの面でも悪影響となりかねません。
マニュアルによって業務手順を統一すれば、誰が対応しても一定の品質を担保できます。業務の不明点があればまずマニュアルを確認できるので、人材教育の効率アップにも役立つでしょう。
▷中小企業こそ業務マニュアルが必要！作成するメリットや作り方を解説
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マニュアル作成が上手い人の特徴【苦手な人との違い】
マニュアル作成が上手い人には共通する特徴があります。どのような点が共通しているのか紹介していきます。
読み手を意識して簡潔な表現を用いている
マニュアル作成が上手い人は、読み手のことを考え、難解な言い回しを避けて簡潔な言葉をマニュアルに利用しています。
読み手によって適切な言葉遣いを理解しており、難しい専門用語を避けてわかりやすく説明しています。常に読み手のことを意識して表現方法を考えているため、優れたマニュアルが作成できるのです。
情報の取捨選択ができている
完成度の高いマニュアルには無駄がなく、必要な情報だけが盛り込まれています。作成の段階で情報の取捨選択ができているためです。マニュアル作りが上手い人は、必要な情報とそうでない情報の選別がはっきりとできます。
情報の取捨選択を行うには、マニュアルの目的やターゲットの明確化、対象業務への知識も必要です。これらはマニュアルを作り始めるまでに準備すべき項目であるため、マニュアル作成が上手な人は事前準備がしっかりできていると言い換えられます。
作成するまでのスケジュールが明確に設定されている
作成スケジュールを明確にしているのも、マニュアル作成が上手い人の特徴です。
行き当たりばったりで作っていては、不測の事態が発生したときに対処しきれません。入社や研修に合わせてマニュアルを作ることも多く、間に合わなければ意味をなさなくなってしまいます。
無理のないスケジュールを組み、いつ何をするか明確にしておくことで、余裕を持ってマニュアル作成に取り組めるのです。
マニュアルのフォーマットが統一されている
マニュアル作成が上手い人は、フォーマットを統一して見やすいマニュアルを作ることを心がけています。フォントや色使いなどのフォーマットを統一すればデザインにばらつきが出ず、理解しやすいマニュアルを作成することが可能です。
マニュアルのフォーマットがバラバラの場合、利用者にとって見にくく、情報の抜け漏れが発生する恐れもあります。作成が得意な人の場合、記載する項目にも一定のフォーマットを設けているため、マニュアルごとの差異や情報不足がないのです。
▷マニュアルは目次の構成が肝心！重要な理由や作成方法を解説！
図や表を用いて視覚的な工夫がされている
マニュアル作成が苦手な人は、文章だけで全てを説明しようとしてしまいがちです。文字だけが羅列されているマニュアルは読みづらい印象を与え、結果として内容が伝わりにくくなります。
一方で、マニュアル作成が上手い人は、図・表やイラスト、フローチャートなどを適度に挿入しています。視覚的な工夫を凝らした作り方は、マニュアル制作の得意な人がよく用いる手法の一つです。
変更があった場合には漏れなく情報を更新している
マニュアルにありがちな失敗と言えば、初期作成時の内容のまま使い続けていることです。凝り固まったやり方を蔓延させる要因となるほか、実際の作業手順とはすでに異なる可能性もあり、マニュアルとして機能しなくなってしまうでしょう。
一方で、マニュアル作成の上手い人は作業手順やルールに変更があった際、マニュアルにも即座に反映しています。
漏れなくマニュアルを更新して最新版にしておくことによって、従業員に負担がかからずに活用されるマニュアルになるでしょう。
▷マニュアルが活用されない原因は？よくある課題や整備の必要性を解説
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マニュアル作成を上達させるコツ
マニュアル作成を上手に行うには、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。ここでは、作成能力を上達させるコツをご紹介します。
上司やマネージャーに相談する
マニュアル作成を上達させるには、経験者にアドバイスをもらうのが得策です。作った経験がある会社の先輩や上司、マネージャーに相談してみましょう。
どのように作成を進めたか、成功した例や失敗談などを具体的に聞いてみてください。過去の経験から得たアドバイスを活かすことで、マニュアル作成に役立てられます。
作成したマニュアルをチェックしてもらいFBをもらう
マニュアルには客観的な視点が不可欠なため、作成したものを周囲の人にチェックしてもらいましょう。率直なFB(フィードバック)を受け取り、改善点として反映していきます。
読み手への配慮が欠ける恐れがあるため、必ず第三者に確認してもらいながら作成を進めます。新たな気づきが得られ、マニュアル作りのスキルアップになるでしょう。
▷マニュアル作成におけるデザインの重要性とは？作成時の注意点も解説
マニュアルを利用する人にヒアリングする
これまでマニュアルを利用してきた人にヒアリングし、参考にするのも有効です。「スマホからもマニュアルを見ることができて助かった」「字が小さすぎて読みにくかった」など、実際にマニュアルを使用したときの感想から、具体的な改善策が見えてくるかもしれません。
多くの人の意見に耳を傾けることで、どのようなマニュアルが使いやすいのかがわかり、機能的なマニュアル作りに活かせられます。
さまざまなマニュアルに目を通す
他社のものを含め、さまざまなマニュアルに目を通すことも上達のコツです。実物を通して学びを得れば、改善点や真似すべきポイントをよりリアルにつかめます。
レイアウトやフォントの大きさ、色使いまで、多角的にマニュアルを観察してみましょう。なぜこのマニュアルは使いやすいのか理由を考え、自身のマニュアル作りにも反映させてください。
無料のテンプレートを活用する
無料で使えるマニュアル用のテンプレートを活用すると、制作スキルの向上に役立ちます。テンプレートはさまざまな業種のマニュアルに使われることを想定しているため、汎用的なフォーマットの参考として使えるのです。
網羅すべき記載項目やレイアウトがあらかじめ決められており、情報を埋めるだけで作れるようになっているので、テンプレートに沿って作成してみるだけでも学びが多いでしょう。マニュアルの構成やデザインのアイデアを得るきっかけになるので、複数の無料テンプレートを比較・活用してみてください。
▷【基本】見やすいマニュアルの作り方！失敗しないコツやポイントも解説
▷マニュアルは本当に不要？無駄・必要ないと考える人の落とし穴
マニュアル作成に使えるツール
マニュアルを作成するときに使う基本のツールを紹介します。何を使うのかで予算やフォーマットが変わってくるので、あらかじめ検討しておきましょう。
ワード・エクセル・パワーポイント
ワードやエクセル、パワーポイントは、マニュアル作成に使える代表的なツールです。いずれも充実した機能が搭載されているほか、導入済みの企業も多いため余計なコストをかけずに作成できます。
ワードは文章での説明がメインとなる場合に、エクセルは表や図形を多く使うマニュアルの作成に向いているツールです。画像やイラストをふんだんに載せたいのであれば、パワーポイントの機能で視覚に訴えるマニュアルの作成を行うのが良いでしょう。
▷マニュアル作成は何を使う？ワード・エクセル・パワーポイントを比較
2.マニュアル作成ツール
マニュアル作成ツールとは、わかりやすいマニュアルを簡単に作成できる専用のアプリやソフトです。画像や動画の挿入、フォントの色やサイズの変更などが自由にでき、テンプレートを用いて作業の効率化も行えます。
マニュアル作成のノウハウがなくても、精度の高い内容に仕上げられる機能が豊富です。サポートを受けている感覚で作業に取り組めば、おのずと制作に必要な視点が磨かれ、マニュアル作りのスキルアップが目指せます。
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マニュアル作成ツールの資料をまとめて請求>>おすすめのマニュアル作成ツール3選
マニュアルを作成する際におすすめのツールを3つ紹介します。
NotePM
NotePMは優れたマニュアル作りをサポートし、業務の属人化を予防できるマニュアル作成ツールです。わかりやすいマニュアルの作成はもちろん、共有も簡単に行えるので、スキルやノウハウの偏りを防げます。
社内Wikiとしてマニュアルをストックし、誰もが検索できるようにしておけば、欲しいマニュアルに即座にたどり着くことが可能です。作ったマニュアルの浸透を促し、スキルやノウハウの継承が活発になることで、属人化が起こりにくい環境を目指せるでしょう。
| 提供元 | 株式会社プロジェクト・モード |
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン |
※別途人数に応じたプランあり |
| 機能・特徴 | 画像添付・編集、動画添付・ストリーミング再生、表作成、パブリック公開(パスワード設定、QPコード生成可)、モバイルアプリ、PDF出力、ファイル添付、UI日英言語設定、閲覧ログレポート、ワークスペース管理等 |
| URL | 公式サイト |
＼資料請求は完全無料！／
NotePMの資料請求はこちら>>COCOMITE
COCOMITEは、スマホやタブレットでも表示が崩れないレスポンシブデザインに対応したマニュアル作成ツールです。ネット環境下なら場所を選ばず閲覧できるので、読者の利便性が向上します。
文字や背景の色、フォントサイズなどの変更も簡単に行え、小さな画面でも見やすいマニュアルを作成可能です。疑問があればすぐにマニュアルにアクセスできるほか、頻繁に確認できるため改善点にも気づきやすいでしょう。
| 提供元 | コニカミノルタ株式会社 |
| 初期費用 | 65,000円 |
| 料金プラン | ■エントリープラン
■スタンダードプラン
■エンタープライズプラン
|
| 機能・特徴 | 画像添付・編集、動画添付・ストリーミング再生、表作成、パブリック公開(パスワード設定、QPコード生成可)、モバイルアプリ、PDF出力、ファイル添付、UI日英言語設定、閲覧ログレポート、ワークスペース管理等 |
| URL | 公式サイト |
Teachme Biz
Teachme Bizは、言葉だけでは難しい説明を動画化できるマニュアル作成ツールです。動画を通じて実際の作業をリアルに伝えられるので、利用者の認識違いや誤解を最小限に抑えられます。
動画を使ったマニュアルはハードルが高いと思われがちですが、本ツールでは特別なスキルは必要ありません。簡単なステップだけで動画マニュアルが完成するため、動きの多い現場向けのマニュアル制作がスムーズに進みます。
| 提供元 | 株式会社スタディスト |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン |
|
| 機能・特徴 | ステップ構造、画像・動画編集、写真・動画の取り込み、スナップショット機能、PC画面・動画キャプチャ、スライドショー表示、共同編集、PPT、Word、PDFのインポート、PDFエクスポート、マニュアル複製、マニュアルリンク登録、クリップボード機能など |
| URL | 公式サイト |
上手い人の特徴を理解しマニュアル作成スキルを向上させよう
マニュアル作成が苦手な人は、上手い人の特徴を参考にスキルを磨いていきましょう。上達のコツとあわせて取り入れることで、マニュアル作りの能力を飛躍的に向上可能です。
マニュアル作成ツールを活用すれば、完成度が上がるだけでなく作業効率もアップします。さまざまな視点・方法を取り入れてスキルを磨き、優れたマニュアルを提供しましょう。
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