マニュアル作成が上手い人の特徴は？苦手な人との違いや上達方法を解説

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マニュアルの必要性とは？

マニュアルとは、人によって取り組み方に違いが出やすい作業や業務などの手順を、ルールに従って標準化し、一定の成果を期待できるよう体系的にまとめたものです。

マニュアルがあることで、業務の手順や判断基準を均一にできるため、チェック作業の省略や指示待ち状態の解消を可能とします。

結果的に、人材育成コストの削減や業務の属人化防止、そして業務効率の向上にも繋がります。

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苦手な人とはここが違う！マニュアル作成が上手い人の特徴5つ

マニュアル作成が上手い人には共通する特徴があります。ここからは、マニュアル作成が上手い人の5つの特徴を確認していきましょう。

1. 会社の先輩に相談する
2. スケジュールを明確にしている
3. マニュアルのフォーマットが統一されている
4. 図や表を適度に挿入している
5. マニュアルのバックアップを残している

1.マニュアルの対象者が明確である

マニュアル作成が上手い人は、マニュアルを見る対象者を明確にしています。誰に向けたマニュアルかをはっきりさせることで、専門用語をどの程度使い、前提となる情報をどの範囲まで説明すべきかなど把握しているのです。

マニュアルを利用する対象者を明確にすることで、マニュアル作成をスムーズに進めることができます。

2.スケジュールを明確にしている

作成スケジュールを明確にしているのも、マニュアル作成が上手い人の特徴です。作成にかかる時間やいつまでに完了させる必要があるかを理解しておくことは重要です。

不測の事態の発生も念頭に置いて、無理のないスケジュールを組み、いつ何をするか明確にしておくことで、余裕を持ってマニュアル作成に取り組めます。

3.マニュアルのフォーマットが統一されている

マニュアル作成が上手い人は、フォーマットを統一した、見やすいマニュアルを作ることを心がけています。

文書の型や書式、ファイル形式などのフォーマットを統一すれば、文字の字体や配置にもばらつきが出ず、理解しやすいマニュアルを作成することが可能です。

4.図や表を適度に挿入している

マニュアル作成が苦手な人は、文章だけで全てを説明しようとしてしまいがちです。文字だけが羅列されているマニュアルは読みづらい印象を与え、結果として内容が伝わりづらいことが少なくありません。

マニュアル作成が上手い人は、図・表やイラスト、フローチャートなどを適度に挿入しています。文字だけでなく、図や表を活用することも、マニュアル作成が上手い人の特徴と言えるでしょう。

5.マニュアルのバックアップを残している

マニュアル作成が上手い人は、マニュアルの更新後も、古いマニュアルのバックアップを残しています。

なぜなら、最新のマニュアルがベストであるとは限らず、運用状況によっては、以前のやり方に戻す可能性があることを想定しているからです。

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マニュアル作成の能力を上達させる5つのコツ

マニュアル作成を上手に行うには、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。ここでは、作成能力を上達させる5つのコツをご紹介します。

1.会社の先輩に相談する

マニュアルを作った経験がある会社の先輩に相談してみることも一案です。成功した例や失敗談など、過去の経験から得たアドバイスをしてもらうことで、マニュアル作成に役立てられるでしょう。

2.使用者に意見を聞く

他のマニュアルを使用した経験のある同僚などに意見を求めるのも有効な方法です。

「スマホからもマニュアルを見ることができて助かった」「字が小さすぎて読みにくかった」など、実際にマニュアルを使用したときの感想から、具体的な改善策が見えてくるかもしれません。

多くの人の意見に耳を傾けることで、どのようなマニュアルが使いやすいのか見えてくるかもしれません。

3.関連する情報を収集する

マニュアル化する業務の関連情報を収集することも有効でしょう。広い視野でその業務を客観視することは、良質なマニュアルの作成に繋がるでしょう。

例えば、何らかのミスが要因でマニュアル修正を行うときは、ミスが発生した原因や内容なども記載することでより理解度が増し、ミスの抑制にも繋がるでしょう。

4.他社のマニュアルを参考にする

他社のマニュアルを確認することも、マニュアル作成能力の上達に繋がります。

マニュアルは、完成までにさまざまな工夫や改善がされているため、手順の伝え方や見やすさなど、さまざまな角度から学べるでしょう。類似の業務を行う同業他社のマニュアルを参考にするのも一つの方法です。

5.無料のテンプレートを参考にする

ビジネスツールを提供している企業のマニュアル用テンプレートを参考にしても、マニュアル作りのコツを学べます。さまざまな業種のマニュアルに使われることを想定したテンプレートは、幅広く応用できるように作られています。

マニュアルの構成やデザインのアイデアを得るきっかけになるので、複数の無料テンプレートを比較してみましょう。

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マニュアル作成は何を使うと便利なのか？

ここからは、マニュアルを作成するにあたって、便利なソフトや役立つツールをご紹介します。

1. ワード・エクセル・パワーポイント
2. マニュアル作成ツール

1.ワード・エクセル・パワーポイント

ワードやエクセル、パワーポイントは、いずれも充実した機能が搭載されているため、使いこなすことができれば、幅広い形式やデザインのマニュアルを作成することができます。マイクロソフトのオフィスを導入していれば、新たに費用をかけることなく利用が可能です。

ワードは、文章での説明がメインとなるマニュアル作成に向いています。エクセルは、表や図形を多く使うマニュアルの作成に便利なツールです。また、パワーポイントは、画像やイラストなどを活用した、視覚に訴えるマニュアルの作成に重宝するでしょう。

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2.マニュアル作成ツール

マニュアル作成ツールとは、使いやすいマニュアルを簡単に作成できるよう工夫されたツールです。画像や動画を使ったマニュアルを作成できるツールや、作成したマニュアルを2次元コード化できるツールなどがあり、作成の幅が広がります。

また、マニュアルが実際に読まれているかの確認や、各部署でマニュアルを共有できる機能なども搭載され、マニュアルの運用に活用できるツールもあるのです。

ビズクロ編集部おすすめのマニュアル作成ツールは「COCOMITE」です。シンプルでわかりやすい操作画面に合わせて、豊富なテンプレートも用意されているので、「手間がかからない」「わかりやすい」「更新が簡単」なオンラインでのマニュアル運用を実現します。

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おすすめのマニュアル作成ツール3選

マニュアルを作成する際におすすめのツールを3つ、ご紹介します。

1. COCOMITE
2. tebiki
3. Teachme Biz

1.COCOMITE

COCOMITEは、スマホやタブレットでも書式が崩れず表示できるレスポンシブデザインに対応したマニュアル作成ツールです。

紙への印刷やPDF出力にも対応。ワードやパワーポイントなどのファイル添付が可能で、既存マニュアルの更新時にも便利です。

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2.tebiki

tebikiは、動画マニュアルの作成に特化したマニュアル作成ツールです。スマホなどで撮影した動画から、簡単に動画マニュアルを作成できます。

パソコンの操作画面を録画し、エクセルなどのソフトの使い方を動画マニュアル化することも可能です。

3.Teachme Biz

Teachme Bizは、テンプレートに沿って作成したマニュアルを、現場などで共有できるようQRコード化できるツールです。

必要なマニュアルを抽出できるキーワード検索機能も搭載。閲覧・検索ログを分析し、どんなキーワードで検索されているかを確認できるので、新たに必要なマニュアルを作成するときのヒントにもなるでしょう。

コツを抑えてマニュアル作成が上手い人を目指そう

マニュアルは、スムーズな業務を行うために欠かせないものですが、いざ自分が作成する立場になると、上手くいかずに苦手意識を持ってしまう人も少なくありません。そんなときは、マニュアル作成が上手い人のコツを参考にしてください。

業務の効率化などを考える場合は、マニュアル作成ツールの利用がおすすめです。特別なスキルがなくても、テンプレートでのマニュアル作成やQRコード化、画像や動画の編集など行え、クオリティーの高いマニュアルを作ることが可能です。また、アクセス履歴の確認や情報共有など、マニュアルの運用を行えるツールもあります。

この記事でお伝えしたことを参考にして、ぜひ働く人の指南書になるような、活きたマニュアル作成を目指しましょう。

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