マニュアル作成の目的と必要性とは?無い場合の課題や活用方法を解説

2022/8/5 2022/08/05

マニュアル作成ツール

業務マニュアルを作成するビジネスパーソン

マニュアルを作成する目的や必要性とは何でしょうか。本記事では、マニュアルを作成する目的やマニュアルがない場合に起きやすいトラブルのほか、最適な活用法を解説します。

マニュアルとは?

マニュアルとは、業務の具体的な手順や方法、システムやツールの使用方法のほか、業務をおこなう際の注意点などがまとめられたものです。

組織内でマニュアルが整備されることによって、業務の引き継ぎなどが円滑に進むだけでなく、人材育成の場面においては、「教える側」と「教えられる側」の双方の負担を軽減することができるようになります。

マニュアル作成の目的と必要性

マニュアル作成の目的と必要性には以下の3つが挙げられます。

  • 知識やスキルの共有
  • 業務の効率化
  • ミスやトラブルを未然に防く

それぞれについて解説します。

知識やスキルを共有する

マニュアルは、単に業務手順の説明のためだけではなく、「業務熟練者」の経験から得た知識やスキルを共有するツールとしても役立ちます。このような情報を組織内で共有することにより、業務品質も安定することから、組織全体の生産性を底上げすることも可能です。

業務の効率化を図る

業務の引き継ぎや説明をする際は、教える側・教えられる側の双方の時間と労力が使われていることになります。その間は、当然ながらそのほかの業務の効率は低下するため、いかに負担を軽減するかが課題となるはずです。

マニュアルを作成しておくと、レクチャーの間も資料と照らし合わせながら業務内容が確認でき、かつ、後で資料を見返しながら自主学習をすることもできるため、教えられる側が自主的に理解度を高めることが可能になります。

教育を担当する社員の負担が低減されるだけでなく、レクチャー後の質問頻度や不明点も大幅に減らすことができるため、当事者の業務効率の向上も期待できるのです。

ミスやトラブルを未然に防く

マニュアルには、起きやすいミスや注意点などを記載することも可能です。経験値の高い社員によるチェックすべきポイントの共有はもちろん、マニュアルによって手順を明確にしておくことにより「認識の齟齬」によるトラブルを未然に防ぐこともできます。

「認識違い」や「経験不足」を回避したり、補えたりできる点は、マニュアルを作成するメリットであり必要性でもあるといえるでしょう。

ハンドブックや取扱説明書との違い

マニュアルと似た言葉として、ハンドブックや取扱説明書などが挙げられますが、これらは取り扱う範囲にその違いがあります。マニュアルは、業務プロセスやフロー、サービスの説明など、詳細情報を広範囲にまとめたものです。

一方のハンドブックは、イメージとしては、マニュアルの中の特定の情報をコンパクトにまとめたものと捉えておくと良いでしょう。さらに、取扱説明書はシステムやツールなどの操作方法や扱い方を説明した文書を意味しています。

そのため、ハンドブックや取扱説明書は、マニュアルの中に含まれる情報の中から、目的や用途によって内容を絞ってまとめたものと考えることができます。

マニュアルがないと発生する課題

マニュアルを活用しない場合、以下のような課題が発生する可能性があります。

  • 組織力が向上しない
  • 業務分担ができない
  • 業務が属人化する
  • 業務品質が安定しない
  • 教育担当の社員負担が増大する
  • ノウハウが組織に蓄積されない

これらは、どれも生産性やリスク管理といった重要な目標にも関連する組織の致命的な問題となり得る課題であることがわかります。

マニュアルの活用方法

「組織・チーム」としての業務を最適化する上で重要なマニュアルですが、その活用方法は、大きく分けて以下の2つがあります。

  • 教育ツールとして活用する
  • 人事評価ツールとして活用する

それぞれの活用方法について解説します。

教育ツールとして活用する

社員教育には、多くの時間と労力が必要です。また理解のスピードや解釈は人それぞれであることから、社員教育において「一定の理解度」を維持するのは、意外にも困難であることを認識されている方も多いのではないでしょうか。

このような場合には、マニュアルの活用が有効性を発揮します。マニュアルによって共有内容が統一されるため、教育担当者の違いによるバラツキや伝えもれといったレクチャー時の「情報格差」がなくなります。

このような「教育体制の標準化」は、その後の業務効率にも大きく貢献するはずです。

人事評価ツールとして活用する

マニュアルは人事評価ツールとしても活用できます。マニュアルがあることで、「マニュアルに沿って仕事ができているかどうか」を一つの評価基準とすることで、公平な評価体制が整います。

また、一連の人事評価フローをマニュアル化して社員に提示し、「評価の透明性」を確保することもできます。評価に対する不平不満は、仕事へのモチベーションを下げ、また組織へのエンゲージメントも低下させるため、離職にもつながりかねません。

マニュアルによって、基準を明確にしておくことは、組織と社員の双方にとって大きなメリットとなります。

マニュアル作成の目的や必要性を理解し活用しよう

マニュアル作成の目的や必要性、活用方法などについて詳しく解説しました。マニュアルは、「作ってはいるものの活用されていない」ことの多いツールです。

最適な運用をすることで「業務品質の向上」、「組織の生産性の底上げ」、「リスク管理」など、さまざまなメリットが得られることを改めて認識し、マニュアルが活用される環境を整えてみてはいかがでしょうか。

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