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ワードで見やすいマニュアルを作成する方法｜エクエル・パワポで作る場合のメリット・デメリット
作業の効率を高めるために欠かせないマニュアルは、ワードを使用して作成が可能です。本記事ではワードでマニュアルを作成する際の方法やコツを紹介します。エクセルやパワーポイントとの比較のほか、おすすめのマニュアル作成ツールも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
見やすいマニュアルの定義について
見やすいマニュアルとは、3つの条件をクリアしているものを指します。
- 要点やポイントが簡潔に整理されている
- 視覚的に内容を把握できる
- 探したい情報がすぐに見つかる
業務に有益な情報を記載していても、要点やポイントがわかりにくいと読み手の理解度は落ちてしまいます。目的の情報に素早くたどりつけるかどうかは、学習効率に影響をおよぼすでしょう。
マニュアルは、読み手の目線に立って「見やすい」「わかりやすい」「検索しやすい」かどうかを考えて作成することが重要です。作成したマニュアルがあまり社員に活用されていない場合は、これらの条件を満たしているかどうかをチェックしてみましょう。
▷【基本】見やすいマニュアルの作り方！失敗しないコツやポイントも解説
ワードでマニュアルを作成する方法
ワードは文章作成に特化したツールでもあるため、手順書やマニュアルの作成に適したツールの一つです。
ここでは、ワードでマニュアルを作成する方法について解説します。
利用者や利用目的を明確にする
マニュアル作成に入る前に「誰に」「何を」伝えるかを明確にしましょう。マニュアルの利用者を想定し、どのような内容を伝えるのかをはっきりさせれば、スムーズにワードでマニュアルを作成することができます。
特にワードでのマニュアル作りは文章がメインになることから、相手によってふさわしい言葉遣いを用いるためにも重要な工程です。
▷マニュアルが読まれない？作成や運用でよくある失敗と解決策を解説
構成・目次を作成する
ワードでのマニュアル作りで肝心なのが、構成・目次の作成ステップです。構成と目次に沿って内容を書いていくことから、この工程がマニュアルの出来栄えを左右すると言っても過言ではありません。
業務全体を俯瞰して大見出しを設定し、細かい作業手順は中見出し・小見出しと分け、時系列に整理していきます。整理した見出しは目次になる部分でもあるため、業務の要点といったキーワードを使うのがポイントです。目的の内容が探しやすくなるほか、目次を見ただけで大まかな内容が把握できます。
構成に沿って内容を作成する
構成と目次が完成したら、マニュアル内容の作成です。構成に沿ってワードファイルに入力を行い、マニュアルの内容を完成させていきましょう。
記載する項目やレイアウトは、フォーマットを決めて統一しておくことをおすすめします。フォーマットに従っていくだけで作成がスムーズに進み、誰が作っても均一なマニュアルに仕上げることが可能です。
単に作業手順を説明するだけでなく、利用者の立場に寄り添った適切な言葉で作成していきます。なぜこの作業が必要なのか、目的や根拠まで理解できるような表現を心がけましょう。
▷マニュアルは目次の構成が肝心！重要な理由や作成方法を解説！
マニュアルを運用し更新を続ける
マニュアルの運用をスタートしたら、定期的な更新を続けていきましょう。テスト運用を経て改善を繰り返したあと、本格的に運用し始めるのが理想です。
手順の抜けはないか、わかりにくい部分はないかなどのフィードバックを利用者からもらい、マニュアルに反映します。客観的な意見を参考にするほか、業務の追加・削除などに応じて欠かさず更新を行わなければなりません。
常に最新の状態を保つように更新を続けていくことで、いつ誰が見てもわかりやすいマニュアルを維持できます。
▷マニュアル作成の改訂履歴が重要な理由は？改訂の流れや記載方法も解説
ワードで見やすいマニュアルを作成するコツ
ここでは、ワードを使用してより見やすいマニュアルを作成するコツを3つ紹介します。
画像や図を用いる
ワードでマニュアルを作ると、どうしても文字が中心になってしまい、読み手にとって負担になったり、内容を理解しきれないリスクが生まれます。
そのため、図形を用いてフローチャートを作ったり、画像を適度に配置して具体性を持たせたりなど、画像や図解を用いて誰が見てもわかる様な工夫を凝らしましょう。
挿入機能を使えば画像の配置が簡単にできるので、ワードでマニュアルを作る際は積極的に活用してください。
専門的な用語を利用せずに簡潔な表現を心がける
マニュアル内で利用されている単語や表現が専門的すぎると、読み手のスキルや経験によっては内容を全く理解できず、意味のないマニュアルになってしまいます。
その様な事態を防ぐためにも、できるだけ専門的な用語は避けてわかりやすい単語と表現を用いて作成する様にしましょう。マニュアルは、熟練度が異なる幅広い人が目にするため、簡潔でわかりやすさを追求するのがポイントです。
▷マニュアル作成の目的と必要性とは？無い場合の課題や活用方法を解説
テキストサイズや装飾で視覚的な工夫をする
同じデザインの文字が続きすぎると、内容の区切りや章節の変化がわかりにくくなります。そのため、ワードに搭載されている機能を使い、テキストサイズの変更や装飾を行いましょう。
テキストベースのマニュアルになるワードでは、文字のデザインで視覚的なわかりやすさを高めるのが重要となります。
更新する時の管理を徹底する
マニュアルに記載されている内容は、作業工程や仕組みが変わると当然中身も変えなければならないため、運用していく上での管理体制が重要です。体制が整っていないと、マニュアルの情報が古くなってしまい、意味のないマニュアルになってしまいます。
適切に管理するためにも、管理担当者を定めるのがおすすめです。また、マニュアルを更新してからどのタイミングでどのように通知するのか、どこで保管しておくのかなど詳細な点についても定めておきましょう。
5W1Hを盛り込む
マニュアルを作成する際には、5W1H(いつ：When)・(誰に：Who)・(どこで：Where)・(何を：What)・(なぜ：Why)・(どのように：How)を明確にすることで、わかりやすさが向上します。
適切な文章や図表の添付によって5W1Hを実現し、端的にわかるマニュアルの作成を目指してください。
▷5W1Hの意味とは？例文や正しい順番・ビジネスでの活用事例や効果を簡単に解説
ワードでマニュアルを作成するメリット・デメリット
マニュアル作成をするうえで、ワードを利用するメリット・デメリットを紹介します。それぞれを比較し、自社のマニュアルに適しているかを判断する際に役立ててください。
ワードで作成するメリット
ワードでマニュアルを作成すると、次のようなメリットが得られます。
- 使い慣れれているため利用しやすい
- 誤字脱字チェック機能が使える
- 文字装飾の機能に優れる
- 自動採番でページ数が振れる
- 印刷時の見栄えが良い
- コストをかけずにマニュアルの作成ができる
ワードは文章作成に特化しているため文字入力がしやすく、テキストの装飾などが簡単に行えます。誤字脱字チェックや採番が自動化できる点も、作成効率を高める長所です。
ワードで作成するデメリット
マニュアルをワードで作る際のデメリットは下記のとおりです。
- 画像や図表の多いマニュアルに向いていない
- 共有や検索、更新がしづらい
- ファイル管理が煩雑化しやすい
- スマホからは利用しづらい
前提としてワードは文書作成ソフトなので、図表を入れられるといってもレイアウトの自由度が高い訳ではありません。画像やイラストを中心としたマニュアルには向いておらず、動きの多い作業は説明しにくいことが言えます。
エクセル・パワーポイントで作成するメリット・デメリット
エクセルとパワーポイントでもマニュアル作成は可能です。ワードではなくエクセルもしくはパワーポイントを使う場合、どのようなメリット・デメリットがあるのか紹介していきます。
エクセルで作成するメリット
エクセルでマニュアル作成を行うメリットを紹介します。
- 図表やグラフを添付しやすい
- タブで分類できる
- マクロや関数で効率化できる
表計算ソフトであるエクセルは、図表やグラフ、関数を使えるといったメリットがあります。グラフ化したい範囲を選んで自動生成したり、関数によって数値や文字を自動抽出したりすれば、マニュアル作りの効率化が可能です
エクセルで作成するデメリット
エクセルを使うことで、マニュアル作りにおける以下のデメリットが生じます。
- 文章を中心としたマニュアルに向いていない
- 共有や検索、更新がしづらい
- ファイル管理が煩雑化しやすい
- スマホからは利用しづらい
エクセルは、ワードほど文書作成に向いているわけではないので、文章メインのマニュアルであれば適性は低くなります。共有や検索、更新がしにくい点はワードと共通しており、ファイルごとの設定や管理が手間になるでしょう。
▷エクセルでマニュアル作成を行う手順とポイント！注意点も解説！
パワーポイントで作成するメリット
プレゼン資料の作成などで使うパワーポイントは、マニュアル作成においてさまざまなメリットがあります。
- レイアウトの自由度が高い
- スライド式で説明できる
- 視覚効果に優れる
パワーポイントは、レイアウトの自由度が非常に高い特徴があります。テキストを含めて柔軟な配置ができ、必要に応じて動画も挿入できるので、視覚効果に優れたマニュアルを作成可能です。
パワーポイントで作成するデメリット
パワーポイントでマニュアルを作る場合のデメリットを紹介していきます。
- 文章を中心としたマニュアルに向いていない
- 共有や検索、更新がしづらい
- ファイルが重くなりやすい
- スマホからは利用しづらい
1枚のスライドに入れられる文字量はどうしても限定されるため、文章中心のマニュアルだとパワーポイントの利点が活かせません。また、画像をたくさん配置しすぎれば、ファイル容量が過度に増える可能性もあります。
他のオフィスソフトと同様に、共有や更新の難しさ、ファイル管理のしづらさを実感することにもなるでしょう。
▷パワーポイントで見やすいマニュアルを作成するコツは？問題点も解説
見やすいマニュアルを簡単に作れるおすすめのツール
ワード・エクセル・パワーポイントではなくマニュアル作成専用のツールを使えば、簡単かつ効率的にマニュアルを作れます。ここでは、おすすめのマニュアル作成ツールを3つ紹介していきます。
NotePM
NotePMは、マニュアルの作成および管理を一元的に行えるツールです。マニュアルを含めたあらゆる情報を社内Wikiの形で管理し、社員に有益な知識・ノウハウを提供します。
検索機能を有しているのが特徴で、マニュアルのタイトルだけでなく、中身に対してまでキーワード検索がかけられるので、欲しい情報をすぐに見つけら得るのがポイントです。
| 提供元 | 株式会社プロジェクト・モード |
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン |
※別途人数に応じたプランあり |
| 機能・特徴 | 画像添付・編集、動画添付・ストリーミング再生、表作成、パブリック公開(パスワード設定、QPコード生成可)、モバイルアプリ、PDF出力、ファイル添付、UI日英言語設定、閲覧ログレポート、ワークスペース管理等 |
| URL | 公式サイト |
＼資料請求は完全無料！／
NotePMの資料請求はこちら>>COCOMITE
COCOMITEは、基本レイアウトに沿って入力を行うだけで、簡単に見やすいマニュアルが作成できるオンラインマニュアル作成サービスです。
PCやスマートフォン、タブレットなど、マルチデバイスに対応。フォルダごとに複数のユーザーでアクセス管理ができるため、部門や業務単位で適切な運用が行えます。
| 提供元 | コニカミノルタ株式会社 |
| 初期費用 | 65,000円 |
| 料金プラン | ■エントリープラン
■スタンダードプラン
■エンタープライズプラン
|
| 機能・特徴 | 画像添付・編集、動画添付・ストリーミング再生、表作成、パブリック公開(パスワード設定、QPコード生成可)、モバイルアプリ、PDF出力、ファイル添付、UI日英言語設定、閲覧ログレポート、ワークスペース管理等 |
| URL | 公式サイト |
Teachme Biz
Teachme Bizは、マニュアルの作成から運用まで行えるクラウドサービスです。スマホで撮影した動画を使って、簡単にマニュアルを作成できます。
QRコードでの共有やタスクの配信など、マニュアルを見てもらうための機能も充実。閲覧状況や検索ログも分析できるので、ニーズのある情報を強化するなど業務効率化に役立ちます。
| 提供元 | 株式会社スタディスト |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン |
|
| 機能・特徴 | ステップ構造、画像・動画編集、写真・動画の取り込み、スナップショット機能、PC画面・動画キャプチャ、スライドショー表示、共同編集、PPT、Word、PDFのインポート、PDFエクスポート、マニュアル複製、マニュアルリンク登録、クリップボード機能など |
| URL | 公式サイト |
適した方法でマニュアルを作成しよう
ワード・エクセル・パワーポイントでのマニュアル作成には、それぞれにメリット・デメリットがあります。大切なのは、マニュアルの利用者や目的を考えた上で最適な方法を選ぶことです。
本記事で紹介したポイントを押さえて、見やすく相手に伝わりやすいマニュアルを作成してみてください。
▷マニュアルとは？正しい意味や重要性・基本的な作り方を徹底解説
▷【必見】わかりやすい操作マニュアルの作り方！ポイントや注意点を解説
▷エクセルでマニュアル作成を行う手順とポイント！注意点も解説！
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