ワードの見やすいマニュアル作成方法とは？コツや問題点も解説

見やすいマニュアルとは？

見やすいマニュアルとは、3つの条件をクリアしているものを指します。

• 要点やポイントが簡潔に整理されている
• 視覚的に内容を把握できる
• 探したい情報がすぐに見つかる

業務に有益な情報を記載していても、要点やポイントがわかりにくいと読み手の理解度は落ちてしまいます。また、目的の情報にたどりつけないと、読み進める意欲を減退させてしまう可能性もあります。

マニュアルは、読み手の目線に立って「見やすい」「わかりやすい」「検索しやすい」かどうかを考えて作成することが重要です。作成したマニュアルがあまり社員に活用されていない場合は、これらの条件を満たしているかどうかをチェックしてみましょう。

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ワードでマニュアルを作成する方法

ワードは文章作成に特化したツールでもあるため、手順書や、マニュアル作成に適したツールだといえます。

ここでは、ワードでマニュアルを作成する方法について解説します。

1.利用者や利用目的を明確にする

マニュアル作成に入る前、「誰に」「何を」伝えるかを明確にしましょう。例えば、チーム内に教えるための「業務ツールの操作方法」や、新入社員へ向けた「OJTマニュアル」といったように、マニュアルの使用者と目的を決定します。

2.情報を整理する

次のステップは、マニュアルへ記載する情報を整理します。業務の内容や手順を確認し、業務を正確に把握できるまで情報収集を行うことが大切です。場合によっては周囲にもヒアリングをしながら、これまでに発生した注意点や問題点なども洗い出しておきましょう。

3.構成や見出しを準備する

マニュアルへ盛り込む情報を整理したら、構成と見出しを検討していきます。構成と見出しの作り方がマニュアルの出来栄えを左右すると言ってよいほど重要なステップです。

構成は階層構造で作成しましょう。業務全体を俯瞰して大見出しを設定し、細かい作業手順は中見出し、小見出しと分けていきます。見出しには誰が見てもわかりやすいキーワードを使い、目的の内容を探しやすくすることもポイントです。

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4.準備した内容に沿って作成する

構成と見出しが完成したら、マニュアルの作成です。マニュアルはフォーマットを決めて統一しておくことをおすすめします。あらかじめデザインを決めておけば、用意した内容を記載していくだけになるので、作成がスムーズに進みます。

単なる作業手順だけでなく、業務未経験のスタッフが読んでなぜこの作業が必要なのか、目的や根拠まで理解できるような表現を心がけましょう。

5.マニュアルを運用し更新していく

マニュアルは正式にリリースする前にテスト運用を行い、改善点を洗い出します。業務の担当者に手順の抜けはないか、わかりにくい部分はないかなどフィードバックをもらい、マニュアルに反映します。

正式版のリリース後も利用者へのヒアリングやメンテナンスを定期的に行い、常に最新の状態を保つように更新を続けていくことが大切です。

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オンライン上でマニュアル作成ができるCOCOMITEは、レイアウトに沿って入力するだけで簡単にマニュアルを作成できるツールです。

複雑な操作がなくて初めての人でも安心して利用でき、様々な機能が付帯しているので、企業規模や体制に応じたカスタマイズができます。

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ワードで見やすいマニュアルを作成する3つのコツ

ワードを使用して、より見やすいマニュアルを作成するコツを3つ紹介します。

1.ターゲットを明確にする

マニュアルは、「誰に」「何を伝えるか」を想定しておくことが大切です。新人へ向けたものと、チーム内スタッフが対象のマニュアルでは、見せ方の方法が異なります。

ターゲットに合わせたフォーマットを使用すれば、より相手に伝わりやすくなることを意識しながら作成を進めていきましょう。

2.読み手が理解しやすい内容にする

マニュアルの内容は、理解しやすいように読み手のレベルに合わせて作成しましょう。

理解度は個人差があるため、手順の記載のみでは担当者によって業務の質にばらつきが生じる可能性があります。なぜこの作業が必要なのか、目的や根拠まで理解できる内容まで記載しましょう。

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3.図や表を挿入する

ワードでマニュアル作成の際、文字中心のドキュメントになりがちです。図表や写真・イラストを配置すれば、視認性が改善されて読み手の理解度はより高まります。

ワードは図形挿入も可能なので、フローチャートなども簡単に作成できます。業務フローなど、複雑な場面を表現するときに利用してみるとよいでしょう。

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ワードでマニュアルを作成するメリット

マニュアル作成をするうえで、ワードを利用するメリットを紹介します。

文章作成に適している

文章作成に特化したアプリケーションであるため、文章の装飾などが簡単に行えます。文章を入力していくだけで、自動的に改行され美しいレイアウトで入力可能です。

また、正しくマークアップを入力していれば、目次を自動で作成できるのも特徴です。入力の画面の表示どおりに印刷できるので、マニュアルの出来栄えを画面で把握しながら作成を進められます。

スタイルの設定ができる

スタイル設定とは、書式の設定を一括で行える機能のことです。「見出し」や「本文」などの書式をスタイルタブに登録しておくだけで、ボタン1つで反映できます。

書式を反映させたい文章を選んでボタンを押すだけなので、手間をかけずに簡単に書式が整います。

図や画像がリンクで貼り付け可能

ワードでは、図や画像を「リンク」として貼り付けることが可能です。直接画像を埋め込まないため、ファイルを軽量化できます。画像をリンクする際は、リンク先のデータも一緒に管理する必要があります。データがないとワード上に反映できないので、忘れないようにしましょう。

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ワードによるマニュアル作成の問題点

ワードは使いやすい機能を搭載しているツールですが、問題点も把握しておくことが大切です。

ワードには独自の編集ルールが多く存在しており、他のツールの利用者は使いにくいと感じるケースがあります。ワードの使い方に慣れるまでは、作成に時間がかかる場合もあるでしょう。

また、ワードにはエクセルのような表計算機能はありません。数字を多く使うマニュアルなどは自動計算が行えないため、不便さを感じます。ワードのフォーマットは縦長が基本です。そのため、横長のマニュアルの作成には向いていません。この場合は、エクセルやパワーポイントのほうが適しています。

以上の問題点を考慮したうえで、自社のマニュアルがワードで作成するのに向いているかどうかを判断してみてください。

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簡単に利用できるおすすめマニュアル作成ツール3選

ワードの問題点を解決するために、マニュアル作成ツールを使用する方法もあります。ここでは、おすすめのマニュアル作成ツールを厳選して3つご紹介します。ツールの利用を検討する際の参考にしてください。

1.ココミテ

ココミテは、基本レイアウトに沿って入力を行うだけで、簡単に見やすいマニュアルが作成できるオンラインマニュアル作成サービスです。

PCやスマートフォン、タブレットなど、マルチデバイスに対応。フォルダごとに複数のユーザーでアクセス管理ができるため、部門や業務単位で適切な運用が行えます。

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2.tebiki

tebikiは、専門知識不要で動画マニュアルを簡単に作成できるツールです。スマホで動画撮影するだけで、字幕や翻訳をシステムが自動生成します。動画を活用したマニュアルを作成したい方におすすめのサービスです。

3.Teachme Biz

Teachme Bizは、マニュアルの作成から運用までトータルに行えるサービスです。テンプレートに沿って文字や画像を入れるだけで、簡単にマニュアルを作成できます。

QRコードでの共有やタスクの配信など、マニュアルを見てもらうための機能も充実。閲覧状況や検索ログも分析できるので、ニーズのある情報を強化するなど業務効率化に役立ちます。

ワードを使って見やすいマニュアルを作成してみよう

ビジネスツールのスタンダードであるワードを使った、マニュアル作成方法を解説しました。

本記事で紹介したポイントを押さえて、見やすく相手に伝わりやすいマニュアルを作成してみてください。ワードに慣れていない場合は、おすすめのマニュアル作成ツールなどを利用し、効率よく作業を進めていきましょう。

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