【簡単】業務フローマニュアルの作成方法!コツやおすすめツールを紹介

2022/8/5 2022/08/05

マニュアル作成ツール

業務フローマニュアルを作成するビジネスパーソン

業務全体の流れを把握するのに欠かせない業務フローマニュアル。しかし、作成の手順を知らない方も多いのではないでしょうか。本記事では、そんな業務フローマニュアルの作成方法について、手順やコツなど詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

業務フローマニュアルとは?

業務の手順や流れを「フローチャート」の図を用いて、わかりやすくまとめたものが業務フローマニュアルです。

フロー形式の業務マニュアルでは、条件によって業務手順が変わるケースにおいても分岐図によってプロセスや情報が整理されるため、業務の流れを視覚的に確認できる点が最大の特徴といえます。

業務フローマニュアルを作成する目的

業務フローマニュアルを作成することで、業務プロセスの可視化が行えます。可視化の過程では、業務の無駄が顕在化し、改善できることもあるでしょう。

また、それまで特定の社員のみしか業務の内容を把握していないような業務のブラックボックス化が起きているのであれば、そのような属人化を解消することも可能です。属人化を解消することにより、トラブルが起きた際の早期発見や対応といった体制が整うため、リスクの軽減にもつながります。

業務フローマニュアルの種類

業務フローマニュアルと一言でいっても種類は様々あります。ここでは代表的な3つの業務フローマニュアルを紹介していきましょう。

  • 日本工業規格(JIS)
  • データフロー図(DFD)
  • 産能大式
  • 日本工業規格(JIS)

情報処理を示す流れ図として使われていた表記方法です。使用する記号は 「情報処理用流れ図・プログラム網図・システム資源図記号 JIS X 0121 – 1986」で規格化され、図で示す方法が統一されています。情報の流れを追う表記のため、業務のプロセスの把握に適しています。

  • データフロー図(DFD)

業務のシステムや情報の流れ(Flow)を表記する方法です。ものごとの流れを表すため、業務手順を理解する際に適しているでしょう。システム分析や設計段階の業務フローを整理する目的においても、よく使用されています。

  • 産能大式

工程・時間経過を“左から右”の横書きで表記する方法です。決められた記号やルールがありますが、文字量が少ないシンプルな業務フローマニュアルが作成できます。条件が細かい業務や、複雑な作業の確認に適しているでしょう。

業務フローマニュアルを作成する前に確認すべきこと

業務フローマニュアルを作成する前に、これから紹介する確認事項を把握しておきましょう。事前に知っておくことで、より有効的な業務フローマニュアルが作成できます。

作成の目的

業務フローマニュアルは業務の流れを可視化するために適した方法です。そのため、何を可視化したいのか?といった「可視化する目的」を必ず設定しましょう。

大まかな業務の流れを可視化の目的に設定した場合、細かな業務の手順まで記載する必要はありません。可視化の目的に応じて記載する内容が異なってくるため、最初に「可視化の目的」を決定することが重要です。

担当者・担当部署

業務フローマニュアルを継続的に活用するためには、定期的な更新や修正などのメンテナンスが必要です。担当者や部署など作成後の運用体制もあらかじめ決めておくことで、持続的なメンテナンスが容易に行えるようになります。

タスク

業務フローマニュアルには、その業務に必要なタスク(作業)を「抜け・漏れ」なく、記載しなければなりません。そのため、業務フローマニュアル作成には、タスクの洗い出しが必要となります。

作業にかかる時間や、注意事項など細かくヒアリングを行うことで、必要な情報だけが記載された業務フローマニュアルが作成されるでしょう。

業務フローマニュアルを作成する方法

ここからは、業務フローマニュアルの作成方法を具体的に解説していきます。業務フローマニュアルの主なステップは3つです。この3つの手順を守れば誰でも業務マニュアルを作成できるようになります。

STEP1:業務のタスクと処理方法をおおまかに洗い出す

業務全体を把握するために、必要なタスク(作業)と処理方法を大まかに書き出してみましょう。業務の流れを理解することで、記載内容の粒度の決定が可能になります。

STEP2:タスクと処理を線でつなぐ

洗い出したタスクと処理を線でつなぐ作業を行いましょう。作業の流れや手順をしっかりとわかるように線でつなぎ、複雑にならないよう仕上げることが理想です。

STEP3:詳細な手順を記述する

各タスクの詳細や共有事項などを記述していきます。業務フローマニュアルは、業務や作業内容を可視化するためのツールのため、情報を盛り込みすぎないように注意してください。

詳細な情報の記載がある場合は番号を振り、紐づいた番号で具体的な内容や担当者などを、チェックできるようにしましょう。

業務フローマニュアルを作成する際のコツ

業務フローマニュアルを「簡潔」かつ「過不足なく」作成するには、ある程度の慣れが必要です。

そこでここからは、業務フローマニュアルを作成する際の大事なコツを紹介していきます。

情報整理に重点を置く

各作業の関係者に細かくヒアリングをし、タスクに必要な時間や、人材の配置などの情報の把握が必要です。

経験によって無意識的な判断を行っていた業務プロセスも必ず言語化するようにしてください。業務フローマニュアルでは網羅的な情報が必要であるため、現場にはどのような業務があるのか、情報整理を行いましょう。

簡易フローを作成する

作成者の情報整理のために、まずは簡易フロー(表)を作成するのも良いでしょう。

正式な業務フローマニュアルの作成着手前に、作成者が簡易フローを作成することで、膨大な情報が整理できます。簡易フロー図は、作業の流れを矢印や線でつないでいくだけで十分です。

現場目線でアレンジしていく

作成が完了したら現場からのフィードバックをもらいましょう。

記載内容の不足や、読み手にとって捉え方が変わるような曖昧な表現があった場合、ミスの発生や品質に差が生じるなどのリスクに発展します。実際に使用する現場での声を反映し最適化していきましょう。

業務フローマニュアル作成におすすめのツール5選

作成する際の注意点やコツへの配慮が必要な業務フローチャートですが、できれば手間なく効率的に作成できる環境を整えたいところです。そこでフロー作成機能が搭載された、業務フローマニュアル作成におすすめのツールを5つご紹介します。

1.Canva

Canva(キャンバ)は、オーストラリア発の無料で使えるグラフィックデザインツールです。様々なテンプレートが用意されているので、フローチャートはもちろん、簡単な画像作成や文字入れ、配置変更など、思い通りのデザインで視認性の高いマニュアル作成ができます。

使い方も簡単で、基本的にドラッグ&ドロップで操作できるなど、専門知識がなくても利用できる操作性の高さも魅力です。

提供元 Canva Pty Ltd
初期費用 無料
料金プラン 無料版:0円
Pro:12,000円/年、1,500円/月※1~5人
Enterprise:3,000円/月(1人あたり、要問い合わせ)※25人~利用可能※チームの人数によって価格が変動します。
導入実績 世界で月間6,000万人以上のアクティブユーザー
機能・特徴
  • 画像のデザイン機能
  • 画像の加工
  • 豊富なテンプレート
  • 動画の作成
  • チームでデザインの共有が可能
URL 公式サイト

2.Lucidchart

Lucidchart(ルシッドチャート)は、作図・資料作成ツールです。多彩なテンプレート機能のほか、モバイルアプリなどが用意されており、情報共有や業務フローの可視化を、社内のナレッジ管理をワンストップで実現できます。

提供元 Lucid Software, Inc.
初期費用 無料
料金プラン ・フリー
0円・individual
800円~/月

・Team
ユーザー1人当たり1,000円~/月 ユーザー最少人数3名。

・法人向け
要問い合わせ

導入実績 世界中の大手企業で導入実績有
機能・特徴
  • クラウドベースのプラットフォームでチームと同時作業、情報共有も簡単
  • デバイス、ブラウザ、システムに関係なく、手軽に図や資料の作成をグループで開始できる
  • 外部アプリ連携対応
URL 公式サイト

3.CaCoo

CaCoo(カク―)は、ワイヤーフレーム・プレゼンテーション・フローチャートなどをチームで共有・編集する機能が豊富に搭載されているツールです。共有機能ではリアルタイムでの編集作業も可能。データの提出もURLを連絡するだけで手軽に行えます。

提供元 株式会社ヌーラボ
初期費用 無料
料金プラン すべてのプランで無料トライアルあり。

・個人向けプラン
フリー:0円
プロ:660円(税込)/月

・チームプラン
月額1,980円(税込) ※3ユーザー
年額19,800円(税込) ※3ユーザー
※チームプランへの申込は人数により変動します。
単位は3人、5人、10人、15人、20人、25人、30人、50人、75人、100人、125人、150人、200人、以降100人単位(最大1000人まで)です。

・エンタープライズプラン
165,000円(税込)/年※10ユーザー
※エンタープライズプランの利用料金は人数により変動します。
10人~200人まで、10人毎に料金プランが用意されています。
※200人以上の利用は問い合わせが必要です。

導入実績 IT企業をはじめとする日本企業
機能・特徴
  • テンプレートが豊富にある
  • 無料お試し期間がある
  • 作成したイメージの共有関係関連機能が豊富にある
URL 公式サイト

4.Ranabase

Ranabase(ラーナベース)は、フローチャート作成ツールです。初めてのユーザーが業務の可視化が正しく行えるよう、ガイドラインやチュートリアル資料を利用しながら、正しく手順を身に付けられるのが魅力です。

提供元 株式会社ユニリタ
初期費用 無料(フリープラン有)
料金プラン ・フリープラン
無料・パーソナルプラン
編集ユーザー1人あたり550円/月(税込)
※30 日間無料トライアル期間付き
※閲覧ユーザーは無料

・ビジネスプラン
【編集者数】 【閲覧者数】 【価格 (消費税込)】
編集者5名まで/閲覧者10名まで/79,200円/年
編集者10名まで/閲覧者50名まで/158,400円/年
編集者25名まで/閲覧者150名まで/330,000円/年
編集者50名まで/閲覧者500名まで/594,000円/年
編集者100名まで/閲覧者1000名まで/1,056,000円年
※年間契約

導入実績 非開示
機能・特徴
  • 利用しやすい描画機能
  • コメント機能で利用者間でのコメントのやりとりができる
  • テンプレートと教育コンテンツが豊富
URL 公式サイト

5.EdrawMax

EdrawMax(エドラマックス)は、図・製図業務に特化したソフトウェアです。1000以上の豊富なテンプレートを用意しており、スピーディな作図・製図が可能。Windows、MacのいずれのOSにも対応しています。

提供元 株式会社ワンダーシェアーソフトウェア
初期費用 無料
料金プラン ■個人
・1年間プラン
9,800円/年(税込)
・永久ライセンス・プレミアム
19,600円(税込)~ 1ライセンス~■法人
・永久ライセンス
18,500円(税込)~1ライセンス~

チーム/エンタープライズ
要問い合わせ

導入実績 世界中で幅広い導入実績あり
機能・特徴
  • 豊富なレイアウト
  • パスを使った描画でも自動調整機能で簡略化可能
  • 様々なファイル形式に対応
URL 公式サイト

より明確な業務フローマニュアルを作成していこう

業務フローマニュアル作成は、業務プロセスの改善につながるため多くの企業で取り入れられているナレッジ共有の方法です。しかし、「形式的な資料」として残されているだけで活用に至っておらず、その有効性を十分に発揮した運用ができている組織は意外と少ないといえるでしょう。

本来のマニュアルは、適切な運用をおこなうことで「情報共有の促進」、「業務の効率化」、「業務の属人化防止」、「人的リソースの最適化」といった様々なメリットが得られるマネジメントの方法です。

今回ご紹介した、作成のコツや作成方法、便利な作成ツールなどを積極的に取り入れ、現場で活用できる明確な業務フローマニュアルを作成しましょう。

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