新人教育マニュアルの内容と作成方法！重要性や作る際のコツを解説

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新人教育マニュアルとは？

新しく人材を採用した際、新人を「戦力」として育てるための期間はなるべく短縮したいというのが企業の本音です。

そのためには、教育プログラムの体系化が不可欠となるでしょう。そこで活躍するのが新人教育マニュアルです。

そのため、新人教育マニュアルは、「教育過程の効率化」と「指導する社員の負担軽減」、さらには「新人の迅速な即戦力化」を担う重要なツールといえるのです。

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新人教育マニュアルを作成する目的

新人教育マニュアルを作成する一番の目的は、先にもお伝えした通り「新入社員の迅速な戦力化」にあります。

そのため、マニュアルの詳細な内容は、もちろん業種や業務によって異なりますが、以下の3つの目的については、業種や職種を問わず共通する目的と言えるでしょう。

社会人としての自覚を持たせる

新卒の新人教育においては、社会人としてふさわしい立ち居振る舞いや自覚を持たせるための教育が必要です。組織の一員として、自分の行動や判断には、責任が伴うことを改めて意識しなければなりません。

自社の理念やルールを把握させる

多くの企業においては、その企業なりの「ミッションやビジョン」と呼ばれる理念や目標があります。

これらの企業が掲げる目標には、企業のあるべき姿や果たすべき使命、社員全員で共有すべき価値観がなどが表現されており、組織の一員としての重要な行動指針となるものです。

共有するだけでなく、企業理念を達成・実現するためには、どういった行動が求められるのかについても、しっかりと伝えなければなりません。

業務に必要な知識やスキルを身に付けてもらう

新人教育では、OJTやOff-JTといった教育により、業務に必要な最低限の知識・スキルを学ぶことも重要です。業務に関連する実践的な教育プログラムの充実は、即戦力化に大きく貢献するだけでなく、早期の離職防止にも役立ちます。

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新人教育マニュアルを作成するメリット

新人教育マニュアルの作成には、さまざまなメリットもあります。

離職の防止

厚生労働省の発表によると、新規大卒就職者のうち約3割が3年以上に離職していることがわかっています。また、そのうちの1割は1年以内に離職してしまうなど、新卒者の早期離職は企業にとって解決すべき課題のひとつとなっています。

新人の早期離職は、事業所規模が小さい企業ほど高い傾向にあり、その原因には「新人の面倒を見る余裕がない」、「業務の説明を丁寧に行う時間がない」といった理由が挙げられています。

教育体制やプログラムが整っていることは、教育を受ける側にとっては、業務に慣れる時間や相談相手を確保できる安心感につながるはずです。

そのため、新人教育マニュアルを作成したうえで、十分な教育期間を設けることは、新人の早期離職の防止にも貢献するのです。

[出典:厚生労働省「新規学卒就職者の離職状況」]

即戦力となる人材の育成

人材育成の方法やプログラムが体系化されていれば、効率よく人材を育成することが可能となるでしょう。

新人教育マニュアルには、社会人としてのビジネスマナーや企業理念のほか、業務の全体像や、使用するツールの使用方法、資料や備品の保管場所なども記載し、新入社員が自主的に反復学習できるような内容にすることで、理解のスピードを上げることができます。

教育コストの削減

新人教育には、新入社員が学びに費やす時間のコストだけでなく、教育担当者の人件費、コストがかかっていることも忘れてはいけません。

教育プログラムが体系化されたマニュアルがあれば、教育担当者の労力や費やす時間が短縮でき、新入社員も限られた時間を有効活用できるので、教育コストの削減につながります。

業務品質の均一化

教育プログラムが毎回異なる状態であれば、新入社員の組織や業務への理解度や認識にも違いが出ることになるでしょう。

このような認識レベルの違いや情報の格差は、配属先でOJTをおこなう際の効率にも影響を及ぼします。組織全体で実施しておくべき教育を、配属先が各々おこなうようであれば、業務の効率化の大きな妨げとなってしまいます。

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新人教育マニュアルに盛り込むべき内容

新人教育マニュアルには、以下の内容を盛り込みましょう。

企業理念・社内ルール・社内手続きのフロー

企業という組織で働く上で新入社員が理解しておかなければならないことは3点あります。

1つ目は、企業理念、すなわち組織が重視する価値観です。企業理念とは、「企業が掲げる目標を達成するため」や「企業の価値観を体現するための行動」を判断する際の基準となる重要なものです。

その背景や創業者の意図なども含めて必ず共有するようにし、どのような行動が評価されるのか、人事評定のポイントも伝えられるようにしましょう。

2つ目は、社内ルールです。社内ルールは、事業や組織を効率よく円滑に運営するために策定されるだけでなく、法令を遵守する目的において策定されたものも含まれています。

なぜそのルールがあるのか、ルールを破ることによってどのようなトラブルが発生するのかも含めて説明するようにしましょう。

3つ目は、経費申請や稟議の通し方など、社内手続きのフローです。社内手続きの方法は、一度聞いただけでは覚えることが難しく、新入社員が戸惑いを感じることの多いポイントのひとつです。

申請方法やシステムに慣れた社員にとっては、簡単に思える社内手続きも、新入社員にとっては、分からないことが強いストレスにもなり得ることを理解し、「見返して参考にできる」内容になるようマニュアルを整備しましょう。

業務の全体像

組織や業務の全体像を把握しておくことが、担当業務の理解度の向上につながることもあります。

全体の中の自分の役割や部署間の相互関係を知ることは、分からないことが発生した際にも、適切な相談相手を見つけやすくするといったメリットもあるでしょう。また、1日の流れを見える化することで、業務に対するモチベーションも維持しやすくなるはずです。

目標設定や主体性維持の重要性

「主体性をもって自走できる人」は、流動性の高い現代のビジネス環境において、多くの企業が求める人材像の一つとなっています。

自ら課題を見つけ、その解決策を見出すことのできる思考力と実行力は、ビジネスパーソンとしての価値を左右する要素です。マニュアルには、これらの主体性の重要性を説明するだけでなく、主体性を身につけるための具体的な行動指針なども記載しておくと良いでしょう。

導入システムの基本操作

企業によっては、決裁や経費精算、勤怠管理などの業務がシステム化されている場合もあります。これらの社員が必ず使用するシステムについては、基本操作とよく使う機能の説明を新人教育マニュアルに記載しておくようにしましょう。

できれば、新人教育の際に、マニュアルを見ながら「一緒に操作する時間」を設けておくと安心です。

ビジネスマナー

新卒者に対する社会人としてのビジネスマナーはもちろん、業界によっては、業界特有のマナーや常識が存在することもあります。

マニュアル化すべきビジネスマナーの例としては、身だしなみのほか、おじぎや挨拶、名刺交換の仕方などの立ち居振る舞い、電話応対の仕方やメールの書き方など多岐に渡ります。

そのため、マニュアルには要点を絞って記載するようにし、座学ではなく、実践的なシュチュエーションを交えながら学べる工夫を取り入れるようにしましょう。

資料保存場所や問い合わせ先等

「資料保存場所や問い合わせ先」の記載は、教育や研修の最中に活用されるものではありませんが、新入社員の自主的な学びの促進に大いに貢献するでしょう。

また、新入社員は「分からない」と声を上げるだけでも勇気が要るものです。見返すことのできる資料がある安心感は、離職の防止にも一定の効果が期待できるはずです。

新人教育マニュアルの作成方法

新人教育マニュアルを具体的に作りこむプロセスを紹介します。

目標の設定

まずは新人教育のプログラム完了後、「どういった状態であるべきなのか」といった、目標を明確にします。新人教育と聞くと「入社時の研修」を思い浮かべる方が多いかもしれません。

しかし、新人教育は、いわゆる「一人前」になるまでのフォローアップ研修を含めた、中期的なプランを立て、実行することが理想であることを認識しておくと良いでしょう。

対象者のスキル把握

次に、研修・教育対象者の現状の知識をスキルを把握します。

このような新人教育プログラムは、新入社員を対象に一括でおこなうのではなく、中途採用者と新卒者を必要に応じて分けておこなうことも視野に入れるようにしましょう。

カリキュラムの作成

研修科目について、それぞれ学習方法を決めます。効率的な手段と内容の確立は、一朝一夕に実現できるものではありません。実行と評価、改善といったPDCAサイクルを回し、徐々にカリキュラムを最適化していくようにしましょう。

実施後フィードバック

カリキュラムの最適化をするうえでは、研修実施後の参加者からのフィードバックは欠かせません。率直な意見を得るためには、アンケートを匿名性にするなどの配慮も必要です。「参加者視点」をしっかりと質の改善に生かすようにしてください。

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新人教育マニュアルを作成する際の6つのポイント

新人教育マニュアルは、相手にとって読みやすく理解しやすいものでなければなりません。マニュアルを作成する際のポイントとして、以下の6点が挙げられます。

1.業務全体が把握しやすい構成にする

業務の全体像の説明であれば、フローチャートなどの図を採用するなど、理解を促進する見せ方の工夫も必要です。

新人教育で、組織全体の情報を網羅することは不可能です。業務全体の流れを伝える目的は、全てを理解することではなく、自分が担当するであろう「仕事の意義」を理解する意味合いが強いことを認識したうえで、構成を考えるようにしてください。

2.専門用語を使わずに誰でも理解できるようにする

マニュアルの作成には、「見る人の立場」に立った配慮が必要です。業界特有の専門用語のほか、社内のみで使われている略称・通称といった知識がなければ伝わらない言葉は、使わない、もしくは、必ず注釈を添えるようにします。

このような言葉が多いのであれば「用語集」などのページを作成するのも良いでしょう。

3.読み手の視点に立って簡潔に説明する

テキストのみが長々と書かれたマニュアルは、読み手の理解を妨げるだけでなく、重要な事項が読み飛ばされてしまうリスクもあります。

文章は短く簡潔な表現を心がけることのほか、重要な事項にはイラストを活用して視認性を上げるなどの工夫が必要です。

4.視覚的要素を使ってわかりやすく説明する

システムの操作説明などは、実際の操作画面のキャプチャ画像などを活用しつつマニュアルを作成しましょう。

わかりやすいマニュアルであれば、新人教育終了後も活用され続けることになり、企業理念やマナーといった忘れがちな意識を、ふと再確認できる機会にもつながります。

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5.入社前後のシーン別に分類する

新入社員の入社後は、以下のような段階を経て組織や業務への理解が高まっていくことが予想されます。

「入社前の準備」→「配属先の決定」→「配属先の仕事を覚える期間」→「業務への課題感を持てるようになる」

そのため、それぞれのフェーズに合わせてマニュアルを作っておくと、体系的な教育が可能になります。

6.目的や判断基準も記載する

マニュアルには手順だけを記載しがちですが、学ぶ目的や必要性についても記載しておくと、参加者や読み手が学習意欲を維持しやすくなります。

新入社員が、積極的に教育プログラムに参加するためにも目的を記載し、参加型のカリキュラムを用意する、研修内容の理解度を図るミニテストやチェックリストを盛り込むといった工夫をするようにしましょう。

▷マニュアルは目次の構成が肝心！重要な理由や作成方法を解説！

新人教育マニュアルを作る際の注意点

マニュアル作成に関する注意点は以下の4点が挙げられます。

定期的に更新する

マニュアルは、一度作って終わりではありません。システムの変更による更新はもちろんのこと、業務フローの変化や参加者からのフィードバックを、迅速に反映して常に改善できる体制を整えるようにしてください。

▷マニュアル作成の改訂履歴が重要な理由は？改訂の流れや記載方法も解説

複数人での作業の場合は全体のトーンに気を付ける

マニュアルを複数のメンバーで作成した場合、文体、用語、構成などに違いが生じます。このような違いは、理解を妨げるだけでなく、思わぬ勘違いやミスを招くこともあります。ルールやフォーマットは統一するようにしましょう。

社員に確認してもらう

システム操作を説明するマニュアルであれば、マニュアル通りに操作して目的が達成できるのかどうかを確認することも必要です。

可能であれば、対象となるシステムの操作をしたことがない社員に、試してもらうと良いでしょう。システムに慣れていない社員によるフィードバックは、新たな発見にもつながるはずです。

▷マニュアルが読まれない？作成や運用でよくある失敗と解決策を解説

マニュアルや資料の置き場所等は明確にする

せっかく手間をかけて作成したマニュアルであっても、それらを見ることに手間がかかってしまい、「聞いた方が早い」ような状況では、活用されなくなってしまいます。

マニュアルは、保管場所を統一し、インデックスなどで構造化させて「欲しい情報」にすぐにリーチできるような運用を心がけましょう。

新人教育マニュアル作成におすすめのツール5選

「人材の即戦力化」や「早期離職のリスク軽減」に役立つ新人教育マニュアルですが、フォーマットの作成から始めるとなれば、相応の時間と手間を要することになります。

そこでここでは、マニュアル作成や適切なマニュアル運用に活用できる便利なツールを5

つご紹介します。

1.toaster team

toaster teamはnoco株式会社が提供する、業務マニュアルの作成や社内wikiなどのナレッジ管理をワンストップでおこなうことのできるシステムです。

2.ココミテ

ココミテはコニカミノルタ株式会社が提供するオンラインマニュアル作成・運用サービスです。マニュアル作成の各種機能はもちろんのこと、バージョン管理の自動化など、マニュアル運用の手間を軽減してくれる便利な機能が揃っている点が特徴といえるでしょう。

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3.tebiki

tebikiは、tebiki株式会社が提供する動画マニュアルに特化したシステムです。100か国語以上の言語に対応する自動翻訳機能がついており、外国人労働者の多い組織でも活用することが可能です。

4.Teachme Biz

Teachme Bizは株式会社スタディストが提供するマニュアル作成・共有システムです。

システム内で管理されたマニュアルは、キーワード検索によって探すことが可能なため、困った時もすぐにマニュアルを見つけ出すことができます。

5.NotePM

NotePMは、株式会社プロジェクト・モードが運営する社内Wikiツールです。テンプレート機能によるフォーマットの標準化のほか、ファイルの中身も検索可能な検索機能、また、動画の共有などもおこなえるなど、社内の情報共有やナレッジの蓄積が、ツールひとつでワンストップで管理できる点が魅力となっています。

新人教育マニュアルを作成して人材の即戦力化を実現

マニュアルは、単なる手順を確認するための資料ではありません。運用の仕方によっては、人材の即戦力化のスピードをあげ、教育にかかるコストや手間を軽減し、離職の防止に貢献するといった、企業の課題解決にも役立てることができるのです。

しかしながら、企業側からしてみれば、メリットがあるとはいえ、マニュアルの作成や管理に多大な手間と時間をかけたくはないというのが本音といえるでしょう。

その際は、マニュアル作成ツールの導入を検討し、新人教育マニュアル運用の効果を最大化するだけでなく、社内の情報共有の促進を目指してみてはいかがでしょうか。

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