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テレワークにはオンラインストレージがおすすめ｜メリットやおすすめの製品を紹介
オフィスに出社しない勤務形態「テレワーク」。働き方の多様化促進から導入企業・導入を検討している企業は年々増加傾向にありますが、利用にはIT環境の整備が必要です。本記事では、テレワークにおすすめのオンラインストレージ製品や、活用のメリット等について紹介します。
目次
オンラインストレージとは？
オンラインストレージとは、インターネット上でファイルの保存・管理をするストレージを提供するサービスのことです。インターネット環境さえあれば時間や場所を問わずアクセスでき、パソコンだけではなくモバイル端末からもアクセス可能です。
オンラインストレージ上でファイルを更新すると、他の端末にも自動で変更が反映されます。リアルタイムでデータが共有されるため、複数人での共同編集も可能です。また、社内メンバーだけではなく、リモートワークなどの社外メンバーや取引先にもファイルの共有ができます。
▷オンラインストレージとは？特徴や具体例・仕組みをわかりやすく解説
クラウドストレージとの違い
オンラインストレージとクラウドストレージは、同じサービスのことを表しています。どちらもクラウド形態で提供されているサービスです。
クラウドとは、インターネットを通じて提供されるコンピュータ資源の総称を指します。インターネットを活用したオンラインストレージ製品は、クラウドサービスの1つといえるでしょう。
▷オンラインストレージの仕組みとは？クラウドとの違いや活用事例
テレワークにオンラインストレージを活用するメリット
テレワークにオンラインストレージを活用すると、さまざまなメリットがあります。ここでは、テレワークにオンラインストレージを活用するメリットについて解説します。
ネット環境があればどこからでもアクセスできる
オンラインストレージはネット環境さえあればどこからでもアクセス可能です。パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットからもアクセスできます。
出社しなくても自宅や外出先からファイルの確認・共有ができるため、テレワークとの相性も抜群です。データの一元管理によって場所に左右されない働き方ができ、業務を効率的に進められるでしょう。
ローコストで導入ハードルが低い
オンラインストレージはサーバーを設置せずに利用できるため、導入コストを低く抑えられ、準備にかかるコストの手軽さから導入ハードルが低いのが魅力です。また、アップデートも自動で行うので、自社で管理する手間や費用も最低限で済みます。
導入コスト・ハードルの低さは、テレワークに必要なストレージ環境の整備においても重要です。通常は社員1人ひとりにデバイスを用意したり、ネットワーク環境を整えたりするなどのコストがかかります。オンラインストレージでテレワークの準備にかかるコストを抑えることで、企業や社員への負担を軽減できるでしょう。
▷【2023年最新】無料で使えるおすすめのオンラインストレージ10選を徹底比較！
複数人で共同編集ができる
オンラインストレージで共有したファイルは、複数人での共同編集に向いています。リアルタイムで更新が反映されるので、古い情報の閲覧による行き違いや二重更新などの心配もありません。ネット環境化なら誰もがアクセスできる点も、複数人での作業を容易にするでしょう。
オンラインストレージなら、テレワーク中の社員とファイルを共同編集することも可能です。出社しているメンバーとも簡単に共有できるので、在宅中だから編集が進まないといった懸念もなくなるでしょう。
自動保存・バックアップによってデータ消失リスクを軽減できる
オンラインストレージはファイルの変更を自動で保存し、バックアップもとってくれます。したがって、万が一のデータ消失リスクを軽減できるのもメリットといえるでしょう。手作業でバックアップを行う手間を削減し、データ保全の効率化にも寄与します。
また、オンライン上で動作するため、テレワーク中にパソコンが壊れたり誤ってデータを消してしまったりした際にも安心です。
▷オンラインストレージの危険性・安全性とは？セキュリティリスクを解説
テレワークにおすすめのオンラインストレージ8選
ここでは、テレワークにおすすめのオンラインストレージを8つ紹介します。インターネット製品ならではの機能や、サービスそれぞれのプラン内容にも注目して選びましょう。
1.セキュアSAMBA
セキュアSAMBAは法人向けのオンラインストレージです。Windows Explorerに近い感覚で使用でき、慣れ親しんだ操作感ですぐに馴染むことができるでしょう。
フォルダごとにアクセス権限の設定が可能なため、テレワークスタッフとのファイル共有が安全にできます。セキュリティ対策も万全で、削除したデータの復元など高度なバックアップ機能があり安心です。
| 提供元 | 株式会社kubellストレージ |
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン |
■エンタープライズ
|
| 導入実績 | 4,000社以上 |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
2.Google Drive
Google Driveは、検索サービス大手のGoogle社が提供するオンラインストレージです。モバイル端末・タブレット・パソコンから利用可能で、100種類以上のファイルを編集・保存できます。
ドキュメント・スプレッドシート・スライドといった他ツールと連携しており、リアルタイムで共同編集ができるのも特徴です。ファイルへのアクセスは暗号化されるほか、自動スキャンによるスパム削除などに対応するため、テレワーク環境下でも安心して使えます。
| 提供元 | Google LLC |
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン |
|
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
3.Dropbox
世界7億人以上のユーザーに使われているオンラインストレージといえば、Dropboxです。無料アカウントでも2GBのクラウドストレージが使え、テレワーク中のデータ共有を促します。
デスクトップ・モバイル・ウェブなどから簡単にアクセスでき、場所や時間を問わず業務を進行可能です。また、URLを発行するだけで誰とでもファイルの共有ができます。情報のやりとりがスムーズに行え、仕事やコミュニケーションの効率を高めてくれるでしょう。
| 提供元 | Dropbox International Unlimited Company |
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン | ■月間払い
■年間払い
|
| 導入実績 | 7億人以上 |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
4.OneDrive
OneDriveはMicrosoft製品の提供会社によるオンラインストレージで、Officeソフトとの親和性の高さが強みです。
モバイルアプリを使えば、レシート・名刺・メモなどをスキャンしてデータ化できます。テレワークでも即座にデータ共有ができるうえ、手入力の手間を省くことが可能です。バックアップ機能もあるため、万が一デバイスを紛失した場合でもデータが消える心配がありません。
| 提供元 | 日本マイクロソフト株式会社 |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | ■家庭向け
■一般法人向け
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| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
5.Box
Boxは、ファイル共有をシームレスに行えるオンラインストレージです。1,500以上の外部ツールとの連携が可能で、テレワークをはじめとする自社業態に合わせたカスタマイズがでるため、連携によってさらなる業務の効率化を実現できます。
ユーザーフレンドリーで使いやすいのも特徴です。ユーザーの利用状況を集計する仕組みを搭載し、コンテンツがいつ・どのように利用されているかを把握できます。データの保全性を高めるだけでなく、情報の活用頻度・経路を分析することで生産性アップにも役立つでしょう。
| 提供元 | Box, Inc. |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | 【個人向け】
■Personal Pro
【ビジネス向け】 ■Business Starter
Businessプラン ■Business
■Business Plus
■Enterprise
■Enterprise Plus:要問い合わせ |
| 導入実績 | 10万社以上 |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
6.BizStorage Fileshare
アプリをダウンロードせず使えるオンラインストレージに、BizStorage Fileshareがあります。ファイルの送信・受信・共有といった機能が利用でき、最大2GBまでやりとり可能です。
また、ファイルへの稟議設定や送信先を制限する機能もあります。データの機密性によって使い分ければ、オンラインストレージでも高セキュリティな管理体制を敷けるでしょう。テレワーク下では難しい承認フローにも難なく対応可能です。
| 提供元 | エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社 |
| 初期費用 | 22,000円(税込) |
| 料金プラン | ディスク容量によって変動
|
| 導入実績 | 1,100社以上で導入 |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
7.SugarSync
SugarSyncは、様々な端末で利用できるオンラインストレージで、複数フォルダの同期できるため、リモートワークにおけるデータ共有と共同編集作業を効率化してくれます。
オンラインバックアップにより、自動でファイルの同期とバックアップを行うのも特徴です。デバイスを紛失した際は、データのリモートワイプ機能でパソコンから同期されているファイルの削除ができます。情報の流出リスクを大きく低減してくれるでしょう。
| 提供元 | SugarSync |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | ■個人用
■ビジネス
|
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
8.firestorage
firestorageは無料でも使えるプランがあり、低コストでテレワークに導入できるオンラインストレージです。ファイルのアップロード・ダウンロード・共有が簡単で、複数のファイルのダウンロードURLを1つにまとめることもできます。
受信専用のアップロードページの作成も行え、データ管理の効率化が可能です。アップロードするデータの公開期間まで設定でき、柔軟な共有環境の実現に寄与します。
| 提供元 | ロジックファクトリー株式会社 |
| 初期費用 |
|
| 料金プラン | ■会員プラン
■法人プラン
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| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
▷【2023年最新】オンラインストレージおすすめ15選！選び方を徹底比較
テレワークに役立つオンラインストレージの選定ポイント
オンラインストレージを選ぶ際にはどのようなポイントに注意すればよいのでしょうか。テレワークに役立つオンラインストレージの選定ポイントを知り、製品選びに役立ててください。
ストレージ容量はどのくらいか
オンラインストレージを選ぶ際は、ストレージ容量がどのくらいか確認するようにしましょう。現在必要な容量だけではなく、将来的にデータ量が増えることを見越して選ぶことが大切です。
また、保存可能なストレージ容量だけではなく、アップロード・ダウンロードできる最大容量もあわせて確認しましょう。テレワークでは頻繁にファイルを共有することもあるため、大容量ファイルのアップロード・ダウンロードに対応しているものを選ぶことが重要です。
▷容量無制限で使えるオンラインストレージ10選！個人・法人向けで比較！
必要機能は備わっているか
オンラインストレージを選ぶ際は、自社に必要な機能が搭載されているかを確認しなくてはなりません。例えば、社外の人ともファイルを共有したい場合は、URLで共有ができる製品や、アクセス権限を細かく設定できるものがおすすめです。
既存ツールと連携ができるものなら、テレワーク業務をさらに効率的に進められます。目的に沿った必要機能の有無を確認し、選定してください。
▷自社に適したオンラインストレージの選び方！選定のポイントを徹底解説！
操作性は高いか
操作性の高さもオンラインストレージ選びの重要なポイントです。テレワークでは、周囲の人に気軽に使い方を尋ねることができないため、操作が難しいとうまく使いこなせません。せっかく導入しても運用が定着しなかったり、かえって業務効率を低下させたりする恐れがあります。
操作性の高いオンラインストレージなら感覚的に使用できるので、ITリテラシーに関係なく簡単に使いこなせるでしょう。
安全対策は十分か
オンラインストレージを選ぶ際は、セキュリティ機能も確認することが大切です。例えば、データの暗号化やウイルスチェック、アクセス権限の設定、ログ追跡などがあげられます。リモートワイプ機能があれば遠隔操作ができるため、デバイスを紛失しても別端末からデータの消去が可能です。
テレワークでは、オフィスよりもセキュリティレベルの低いネットワーク環境やパソコンを使うこともあるでしょう。情報漏洩が発生すると会社の信用問題に関わるため、しっかりと安全対策がなされた製品を選ぶことが重要です。
▷オンラインストレージのセキュリティ対策｜対策のポイントや起こりうるリスクを紹介
オンラインストレージを活用しテレワークの業務効率を向上させよう
オンラインストレージは、インターネット環境下であればファイルを確認・共有でき、パソコンだけではなく、モバイル端末からもアクセスできるので便利です。
共同編集や自動バックアップなど便利な機能も豊富で、テレワークを含めて多用な働き方に対応できます。今回の記事を参考に、オンラインストレージを活用してテレワークの業務効率を向上させましょう。
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