自社に適したオンラインストレージの選び方!選定のポイントを徹底解説!

2023/03/24 2024/03/30

オンラインストレージ

オンラインストレージの選び方

ファイル管理のコストを削減できるオンラインストレージ。しかし、オンラインストレージには様々なサービスがあり、迷ってしまうという方も多いでしょう。そこで本記事では、そんなオンラインストレージの選び方について、自社に適した選定のポイントを徹底解説していきます。

オンラインストレージとは?

オンラインストレージとは、データの保管や共有などをおこなえるストレージで、業務を効率化できるサービスです。クラウドストレージと呼ばれることもあります。

登録制を採用している企業がほとんどで、気軽に利用できることから、プライベートだけでなくビジネスでも多岐に渡って活用されています。

作業の効率化やコスト削減が期待でき、法人向けのサービスではセキュリティが強固なサービスも多く、近年は利用者が急増しているサービスです。

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オンラインストレージの失敗しない選び方・比較するポイント

オンラインストレージは多くの企業がサービス提供しているため、どのオンラインストレージを導入するか迷う人もいるでしょう。

オンラインストレージの失敗しない選び方や、比較するポイントを8つ紹介しますので、導入時の参考にしてください。

料金が無料なのか・有料なのか

オンラインストレージには、プランに応じて料金が無料のもの・有料のものがあるため、導入前にどの程度の料金がかかるのか確認しておきましょう。

料金に応じてデータ容量が連動するため、まずは自社でどの程度のデータを利用するのかという点を踏まえて適切なプランを選ぶと最適な料金帯での利用ができます。

また、無料プラン・有料プランの2つを提供しているオンラインストレージであれば、使用するデータ容量に応じてプランをアップグレードする形で利用できるのでおすすめです。

なお、利用する中でオプションとなる機能ををつけることもできますが、基本料金にプラスで料金が発生するので注意しておきましょう。中長期的に利用するのであれば、オプション料金の価格帯もチェックしておくことで予算を圧迫しない運用が可能となります。

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データの保存容量

データの保存容量も、オンラインストレージの選び方には欠かせないポイントです。

特に、法人での利用を検討しているのであれば、どの程度の容量があれば業務に支障がないのかを考えましょう。請求書や納品書などの書類保存を主におこなう場合は、あまり大きなものではなく、128GBもあれば十分です。

しかし、高解像度の画像や映像ファイルを多く扱う場合には、1TB以上の保存容量があるオンラインストレージを確保すると安心して利用できます。

データの保存期間

長期で保存しなければならないデータがある場合は、オンラインストレージの保存期間にも注意してください。

無料サービスの場合は、データの保存期間が無制限のものから、1週間・1年間など期間が決まっているケースがあり、期間を過ぎてしまうとデータが削除されてしまいます。

また、復元も対応できない場合も多いので、重要なデータを長期で保存しておきたい人はできるだけ有料プランを選択するか、もしくはバックアップをとっておきましょう。無料プランでは保存期間が定められているものも、有料プランでは定期的なログインをしていれば無期限で使用できるものもあるため、自社の目的に合わせて検討してみてください。

データの保存地域

企業の中には、データが保存される地域をセキュリティポリシーで規定しているケースがあります。

オンラインストレージは、サービスの提供会社によっては保存先が海外であったり、日本国内であったりと、多岐にわたります。

自社のセキュリティポリシーは意外と見落としやすいので「データは日本国内でのみ保存する」「海外でデータの保存は一部のみ可」という社内規定があるかもしれません。

そのため、データの保存先はしっかりと確認してから導入してください。

セキュリティレベル

法人に限らず、個人の利用でもセキュリティレベルは重要です。

チーム内だけの情報を扱うときや、万が一情報が漏れてしまうと社内外へ甚大な被害が発生してしまうような情報を取り扱う際に、気になるポイントがセキュリティになります。

悪質な不正アクセスにより情報漏えいしないよう、強固なセキュリティレベルを保持しているオンラインストレージを利用してください。

ただし、情報面をあまり気にしないような利用であれば、セキュリティレベルがやや低くても問題なく利用できるので、無料サービスでも良いでしょう。

オンラインストレージの危険性・安全性とは?セキュリティリスクを解説

セキュリティポリシー

企業によっては、遵守すべき情報のセキュリティポリシーを定めているところもあるでしょう。

大企業であるほど、情報漏えいのリスクがある個人向けオンラインストレージの使用を禁止しているケースや、細かな部分まで定めているケースも少なくありません。

このことから、オンラインストレージを導入する際は、自社の規定では法人向けでなければ使用できないのか、個人向けでも問題ないのかを確認しましょう。

全社で利用する場合は、「検討したのに規定上導入できなかった」というケースもあるので、検討しているサービスの形態が自社のポリシーに則っているのかも確認してください。

文書はオンラインで保存可能なのか、情報を確実に社内にとどめたいという要望を通せるのか、しっかりと自社のポリシーを把握した上でサービスを検討する必要があります。

操作性の高さ

ほとんどが業務中の利用となるオンラインストレージは、操作性の高さも重要視すべきポイントです。データのアップロード速度が適切か、管理機能はどのようなものなのかを確認してください。

アップロード速度は、有料だからといって速いわけではなく、製品によって異なります。

管理機能に関しては、データを共有する際に、URLの提供だけでアクセスできるようになるのか、パスワード設定などの管理が可能なのかを見極めてください。

URLだけでアクセスできるのは非常に簡単ですが、情報漏えいやデータ消去のリスクが高まるので、状況に応じて選定しましょう。

対応しているデバイス

オンラインストレージは、製品によって対応しているデバイスが異なります。スマートフォンやタブレットでの活用を前提としているのであれば、それらに対応しているか確認が必要です。

スマートフォンなどに対応しているモバイルオンラインストレージに求める機能は何か、優先順位をつけたリストを作成しておくと、複数のアプリの比較検討が的確にできます。

社外へのファイル共有に適したオンラインストレージ!安全なデータやりとりのコツ

オンラインストレージを導入するメリット

オンラインストレージを導入するメリットを3つ紹介します。メリットを理解しておくと、導入後のイメージがより付きやすくなるので、参考にしてください。

ファイル管理の効率化

オンラインストレージは、インターネットがある環境であればどこでも利用できます。

従来では、営業先などの外出中ではUSBメモリやHDDなどの媒体が必要で、読み込むまで時間や手間がかかっており、メールなどでの共有ができない企業では、実際に対面で受け渡しをするケースもありました。

しかしオンラインストレージは、出先で手元にないファイルが必要になったときや、商談で得た情報をすぐにデータ保存したい場合に、時間や手間をかけずに用意・管理ができます。そのため、ファイル管理の効率化に大きく貢献しているといえるでしょう。

運用コストの削減

オンラインストレージの2つ目のメリットは、運用コストを削減できることです。

自社でサーバーを設けると、膨大な情報を全て保存するためにかなりの容量を確保する必要があります。

くわえて、セキュリティリスクにも気を付ける必要があるため、サーバーの設置環境だけでなく管理する人材も必要となり、多額の費用がかかってしまうのです。

しかし、オンラインストレージを導入すると、データの保存先はインターネット上で、サーバーを設置する必要がないので初期費用を抑えられます。

また、システムメンテナンスやアップグレードなどの運用は、サービス提供会社がおこなってくれるので、運用コストを大幅に削減できるのです。

サーバー管理の負担軽減

自社でサーバーを設置する必要がなくなるのがオンラインストレージを導入する3つ目のメリットです。

サーバーを設置するとなると、運用にあたってのコストや工数、知見とスキルがある人材が必要になるため、これらの負担がなくなるのは大きな魅力と言えます。

また、ベンダー側のサーバーはセキュリティ性や運用ルールが厳重に定められているために利用者側のリスクが少なくなるという点でもオンラインストレージはおすすめです。

オンラインストレージのメリット・デメリット!活用するポイントも紹介

オンラインストレージの選び方を押さえておこう

本記事では、オンラインストレージの失敗しない選び方や比較ポイント、導入すると得られる3つのメリットを解説しました。

オンラインストレージは、導入するとさまざまなメリットを得られますが、自社に合わないものを導入してしまうと業務効率化が図れません。

本記事で解説したポイントをしっかりと各サービスで比較検討し、より快適なデータ管理ができるように環境を整えていきましょう。

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