社外へのファイル共有に適したオンラインストレージ！安全なデータやりとりのコツ

オンラインストレージのサービス一覧

• いつでもどこでも簡単にファイル共有
• ユーザー数無制限で利用可能
• 専任担当者によるおもてなしサポート

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社外取引先との情報共有に便利なオンラインストレージ

オンラインストレージは、インターネット上に写真や文書などのデータを保存できるサービスです。

社内での情報共有やデータ管理に使用できるのはもちろん、ビジネス向けのオンライストレージでは、多くの場合、データやフォルダごとのアクセス権限が設定できる機能が搭載されています。

高いセキュリティ環境のもと、情報資産を守りつつ、迅速な情報共有ができるため、社外へのコミュニケーションに使用している企業も少なくありません。

ただし、搭載機能はサービスによって異なるため、利用目的や状況など、自社に合ったサービスを選ぶ必要があります。

まずは社外の取引先とのデータ共有にも適した、10つのおすすめオンラインストレージを紹介します。

セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは、Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社が提供するサービスです。「導入企業数4,000社以上」、「98％以上の継続率」「SaaS型コンテンツ・コラボレーション市場で3年連続シェアNo.1」(いずれも同社HPより)といった実績があります。

法人向けの万全なセキュリティ対策が特徴で、フォルダごとのアクセス権限設定のほか、データ暗号化や端末認証、二段階認証、グローバルIPアドレス制限など、複合的なセキュリティ機能により、情報漏洩や不正アクセスのリスクを軽減します。

Windows Explorerに近いデザインを採用した操作性の高さは、ITツール操作が苦手な方でも直感的に使用できます。

Box

Boxは、マルチデバイスに対応しており各端末で入力した情報が即時に同期される仕組みになっているため、HDDのデータ使用容量を削減できます。

また、Boxには複数のアプリケーションがあるのが特徴です。スケジュールの作成や共同編集ができる「Box Notes」、電子サインが可能な「Box Sign」といったツールをかけ合わせて利用すれば、自社のニーズに合った利便性の高いクラウドツールとなるでしょう。

契約書や販促資料、動画など事業運営で必要となるさまざまなデータも、Boxで一元管理できます。

Dropbox Business

Dropboxは、アメリカのDropbox社が運営するオンラインストレージサービスです。ビジネスシーンでの活用に適しており、個人事業主から中小企業・大企業まで幅広く利用できます。アカウント全体を巻き戻せる機能が搭載されており、紛失したり削除したりしたファイルの復元も可能です。

Dropboxは顧客ニーズに合わせて3つのプランが用意されています。個人向けでは、月額1,200円(年払の場合)〜利用できるうえ、デバイス数に制限がないため、まずはアクセス性の高さや使用感を気軽にお試ししてみるのも良いでしょう。

OneDrive for Business

OneDrive for Businessは、Microsoft社が提供するクラウドストレージサービスのため、知名度の高さも選定基準の一つ、という方におすすめです。

1ユーザーにつき1TBと大容量プランとなっていることから、写真や動画もデータ容量を気にすることなく保存可能。また、法人向けの3つの料金プランは、コスパ重視の企業から、充実したサービスで業務の効率化を目指す企業まで、ニーズに合わせて選択できます。

Fileforce

ファイルフォース株式会社が提供するFileforceは、高度なランサムウェア対策機能を搭載するなど、強固なセキュリティ体制に定評があります。

「データ保存・開発・運用はすべて日本国内で対応」、「多要素認証」、「通信やデータの暗号化」などさまざまな対策が施されています。

Everidays

株式会社yettが提供するEveridaysは、クラウドに保存されたファイルはすべて日本国内にあるデータセンターにて保管・管理されるなど、万全のセキュリティ対策が特徴です。

また、ChatworkやSlackといったビジネスチャットツールからGoogleドライブ、Youtubeまで、多種多様な連携機能で、幅広い業務改善を実現できるのも高評価を得ているポイントです。あらゆるツールを介したデータを一元管理できるようになるため、業務効率も向上するでしょう。

Smooth File 6

Smoooth File 6は、創業55年の長い歴史を持つ株式会社プロットが運営するオンラインストレージサービスです。サービスが誕生してから15年、国内1,000社以上の企業で導入されています。

ファイルの転送や共有、ログ管理、操作権限設定など機能が充実しているのが特徴です。また、多言語対応機能も搭載されており、日本語・英語・中国語・韓国語・ベトナム語の5ヵ国語に対応。海外との取引が多い企業に最適です。

GigaCC ASP

日本ワムネット株式会社が運営するGigaCC ASPは、シンプルな機能性を求めるユーザーから、よりセキュアな環境を望むユーザーまで、目的や利用シーンに合わせて選べるプランが用意されています。

柔軟なアクセス権管理や豊富なプレビュー機能も備えているため、社外との情報共有の際にも役立つでしょう。なお料金プランは3種類に分けられていますが、具体的な金額は使用方法や用途によって異なります。

Fleekdrive

オンラインストレージサービスFleekdriveは、法人向けサービスとして、安全性と利便性の高さに定評があります。

障害耐性に優れたクラウドサーバーとして知られている、「AWS（Amazon Web Services）」を使用。24時間365日の監視体制のもと、国内3拠点で分散してデータを保管しているため、万が一、障害や災害が発生した場合にも、情報資産が消失することはありません。

Bizストレージ ファイルシェア

Bizストレージファイルシェアは、エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社が運営するオンラインストレージサービスです。大手通信企業が運営するサービスのため、安心感を重視する方に適しています。

ファイルを送信する際は、「上長承認」や「上長供覧」「送信先制限」といった機能を利用することで、誤送信の防止や書類内容の漏洩といったリスクが削減できます。

利用開始までにかかる日数は最短5営業日。急いでオンラインストレージを導入したい場合にもおすすめです。

オンラインストレージの比較ポイント

多くのサービスが提供されているオンラインストレージですが、自社に適したサービスを選ぶ際は、どの点を「比較ポイント」として見極めるべきなのでしょうか。

ここからは、オンラインストレージを選ぶ際のポイントを5つ紹介します。

共有できるファイルの容量

WordやExcelなどのデータ保存が中心であれば、さほどデータ容量を気にする必要はありませんが、主に画像や動画データの保存に使用する場合は、大容量のサービスやプランに候補を絞ったうえで、機能や使い勝手を比較していきます。

特に動画データは、大体10分弱の動画で1GB程度の保存容量を要するため、1TB以上、もしくは、容量無制限のプランで契約しておくとよいでしょう。

使用容量に伴って料金が変動する仕組みになっているサービスもあります。用途、コスト、予算の3点を照らし合わせながら、費用対効果と利便性を見極めましょう。

▷容量無制限で使えるオンラインストレージ10選！個人・法人向けで比較！

導入や運用にかかるコスト

オンラインストレージサービスのほとんどは月額や年額などの定額制を採用していますが、初期費用の有無はサービスによって異なります。

なかには特定の機能を利用する際にオプション料金が発生するサービスもあるため、導入時の初期費用のほか、ランニングコストは、実際の使用状況をイメージし、可能であれば見積もりを出してもらうなど、慎重に検討しましょう。

セキュリティに関する内容

自社の情報資産を保管するオンラインストレージだけに、セキュリティ対策や機能は、非常に重要な比較ポイントとなります。

ログイン時の認証、アクセス制限、IPアドレス制限、ウイルス対策、通信暗号化といった基本的なセキュリティ機能を備えていること、また、データセンターの安全性や環境なども併せてチェックしましょう。

さらに操作履歴やアクセス履歴の閲覧ができる機能が搭載されていると、万が一のトラブル発生時にも、迅速な対応が可能です。

▷オンラインストレージのセキュリティ対策｜対策のポイントや起こりうるリスクを紹介

対応しているデバイス

「テレワークを導入している」「移動中や外出先でも使用したい」といった場合は、PCだけでなく、スマホやタブレットからも利用できるマルチデバイス対応のオンラインストレージサービスがおすすめです。

また、取引先の企業が多いケースでは、取引先の方がどのような働き方をしているか正確に把握することは難しいでしょう。最初からできるだけ利用しやすいツールを選んでおくと、後から他のサービスに乗り換える手間を省くことができます。

▷オンラインストレージアプリおすすめ10選！無料版や失敗しない選び方

アクセス権限の設定

閲覧できる情報の範囲を細かに設定する、アクセス権限設定ができるかどうかも確認します。

法人向けの有料サービスであれば、アクセス権限の設定は基本機能として搭載されていることがほとんどですが、フォルダごと、あるいは、データごとに設定できるのか、複数人の「グループ」でアクセス権限を付与できるのかなど、操作性や機能の詳細はさまざまです。

特に、大人数での利用を想定している場合は、グループでのアクセス権付与ができないサービスを選んでしまうと、一人ずつアクセス権を付与する手間がかかってしまうため注意しましょう。

▷オンラインストレージのアクセス権限機能とは？利用するメリットや活用事例

オンラインストレージの利用によるリスク

オンラインストレージはメリットの多いサービスですが、利用する際は注意したいポイントもいくつかあります。オンラインストレージを利用することで発生し得るリスクについても、事前に確認しておきましょう。

サイバー攻撃による情報の漏えい

どのサービスも高度なセキュリティ環境が構築されているため、情報漏えいやサイバー攻撃といったリスクは限りなく低減されていますが、インターネットを介して利用するオンラインストレージの特性上、サイバー攻撃や不正アクセスなどリスクを“完全に排除”することはできないことを理解しておきましょう。

▷オンラインストレージの危険性・安全性とは？セキュリティリスクを解説

障害によるデータの消失

データの保存先を複数拠点に分散させていないサービスを選んでしまうと、災害や障害などの有事によりデータが消失してしまうリスクが高まります。

複数拠点でデータを保管しているサービス、もしくは、万が一の場合も、データが守られる体制が構築されているのかどうかを確認しましょう。

▷オンラインストレージの暗号化とは？必要性やセキュリティ性が高いサービス

外的要因によるサーバー停止

サーバー停止の最も多い理由が「アクセスの集中」です。

そのような事態が発生する懸念はないか、サーバーのスペックなども事前に確認しておきましょう。自衛策として、社内に定期的にバックアップを取っておくことも重要です。

オンラインストレージで社外と安全なデータ共有を行うコツ

オンラインストレージを利用して社外とやり取りをする場合は、データ共有を行う際のポイントを押さえておきましょう。そこでは特に重要となる4つのコツを紹介します。

共有時の規定を明確にする

情報漏えいは、その多くがサイバー攻撃などの外部要因ではなく、紛失や操作ミスなどの人的ミス、または、内部不正によって起きると言われています。

内部の要因による情報漏えいや不正利用を予防するためにも、ファイルを共有する際のルールを定めましょう。また、策定したルールは、必要に応じて社外にも共有しておきます。

情報資産を扱う重要性への意識を高めておく

オンラインストレージサービスは、多くの場合、企業の情報資産を集約したツールとなります。企業にとって情報がいかに重要な資産であるかの意識がないままに、利便性だけが浸透してしまうと、うっかりミスなどの意図しない行動を含め、コンプライアンス意識の低い行動を取ってしまいがちです。

不正な情報の持ち出しやミスによって起きた情報漏えいが、企業にどのようなリスクをもたらすのかの共有も含め、使用する従業員一人ひとりの意識を高める取り組みを実施しておきましょう。

セキュリティルールを強化する

アクセス権限設定のルールや、外部に共有できるデータの指定、フォルダの作成方法など、うっかりミスや不正が起きにくい、社内ルールの設定によって、セキュリティをより高める取り組みも必要です。

重要なデータを共有する際には、上長承認が必要となるワークフローを取り入れるのも有効です。

無料サービスの利用を避ける

オンラインストレージの中には、無料で利用できるサービスもあります。

無料サービスはコストを気にせず手軽に利用できる一方で、有料サービスに比べてセキュリティ機能が不十分なものもあるなど、多くの不安要素が存在することも事実です。

特に社外への共有の場合、自社だけでなく、取引先にも脅威が及んでしまうこともあるため、無料サービスは、できるかぎり利用を避けるのが無難といえるでしょう。

▷【2024年最新】オンラインストレージおすすめ15選！選び方を徹底比較

社外の取引先とファイルを共有するその他の方法

社会の方とファイル共有できるツールは、オンラインストレージだけではありません。オンラインストレージ以外のファイル共有に適した方法を3つ紹介します。

メールでやり取りする

メール添付によるデータ共有は、ビジネスシーンで最も一般的なデータ共有手段の一つです。

ただし、データ制限に引っかかってしまいデータが送受信できないことや、取引先によっては、セキュリティ面からメール添付でのデータ送信を受け付けていないケースもあるため注意が必要です。また、誤送信や添付ファイルの取り違えといったヒューマンエラーが起きやすいため、メールを使用する際には気をつけなければなりません。

ファイル転送サービスを利用する

ファイル転送サービスは、クラウド上に一時的にデータをアップし、共有できるサービスです。アップされたファイルは、ダウンロードリンクなどからアクセスすることで受取が可能となります。

ファイル転送サービスは、無料で使用できるものも多く、ビジネスシーンでも頻繁に利用されています。利用頻度によっては便利に使えるサービスではありますが、ファイルをアップする際は、複数データを一つのフォルダにまとめ、圧縮してアップロードしなければならないこと、その都度ダウンロードリンクを別途メッセージで知らせる必要があるなど、日々、多くのデータ共有が発生する現場では、業務負担が増える懸念もあります。

▷ファイル転送におすすめのサービス11選！比較ポイントやメリットを紹介

オフラインストレージで共有する

オフラインストレージとは、インターネットに接続せずに使えるストレージのことです。具体的には、USBメモリやDVD-Rなどの記録メディアが挙げられます。

インターネットを経由しないため、ハッキングやサイバー攻撃といったリスクはなくなりますが、当然、物理的な受け渡しが必要になるため、情報共有のリアルタイム性に欠けるほか、紛失・盗難・置き忘れといったリスクも発生することになります。

オンラインストレージは社外の取引先とのファイル共有におすすめ

オンラインストレージはインターネット上にデータを保存し、社内外に共有できるサービスです。料金プランやデータ容量、搭載機能はサービスごとに異なるため、ここでご紹介した比較ポイントを参考に、ぜひ自社にあったオンラインストレージを見つけてください。

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