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オンラインストレージとは？特徴や具体例・仕組みをわかりやすく解説
クラウド上にデータを保存することができるオンラインストレージ。しかし、オンラインストレージとは一体どのようなサービスなのか今ひとつわからないという方も多いでしょう。そこで本記事では、そんなオンラインストレージについて、特徴や機能などを徹底解説していきます。
目次
オンラインストレージとは？
オンラインストレージとは、インターネットを介してファイルを保存するためのディスクスペースです。クラウドコンピューティングが浸透してからは、クラウドストレージとも呼ばれています。
一般的なオンラインストレージの特徴は、ユーザーが所有するファイルをアップロードすることで、必要に応じてアクセス・共有できるインターフェースを有している点です。これによってファイルの同時編集やバックアップ、リモートアクセスなどの機能を提供できます。
オンラインストレージの多くは、一定のストレージ容量を無料で使用可能です。一方で、有料サービスに切り替えることで、ストレージ容量を拡張したり、新たな機能を追加したりできます。
オンラインストレージを導入する目的
オンラインストレージは利便性・可用性・拡張性を兼ね備えており、複数の目的で導入される傾向にあります。その代表的な例が以下の4つです。
- 業務効率化
- コスト削減
- テレワーク推進
- BCP対策
特に変化の激しい現代において、市場からの要求に対し、企業がいかに迅速かつ柔軟に対応できるかが重要となります。このとき、制約のある環境下では、対策の選択肢に限りが生まれてしまい、結果的に市場競争で後れをとることにもなりかねません。
だからこそ、企業としての競争力を高めるためにも、オンラインストレージの導入が注目されているのです。
オンラインストレージの導入は、これまでの作業環境にあった物理的な制約をなくすことができます。この結果、企業は「業務効率化」「コスト削減」「テレワーク推進」「BCP対策」の実現に向けた施策を、より多角的な視点で検討できるようになるでしょう。
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オンラインストレージの具体的な機能
オンラインストレージには多種多様な機能がありますが、ここでは主要となる5つの機能をご紹介します。
書類や写真・動画の保存
オンラインストレージの最たる特徴は、書類や写真・動画などのさまざまなファイルを保存できる点です。
たとえば、営業担当者が契約書や見積書、プレゼン資料をオンラインストレージに保存しておくことで、外出先や出張先からすぐに必要な資料にアクセスできます。
また、オンラインストレージには、フォルダ作成や検索の機能が搭載されているケースが多いため、保存したファイル数が増えた場合でも、すぐに目的のファイルを見つけられるでしょう。
▷動画共有・保存におすすめのオンラインストレージを比較！選び方や活用するメリット
ファイル転送
オンラインストレージには、一時的なファイル転送機能があります。これはインターネットを介して、別の人にファイルを送信するために利用される機能です。
具体的には、ファイルに専用リンクを作成して送信することで、送信先のユーザーがファイルを気軽にダウンロードできる機能を指します。
ファイル自体の容量が大きく、メールに添付して送信ができない場合などには、このファイル転送の機能を活用しましょう。
▷ファイル転送におすすめのサービス11選！比較ポイントやメリットを紹介
データの自動バックアップ
企業は日々の業務で多種多様なデータを扱う必要があります。一方で、PCやサーバーの障害によってデータが消失した場合、事業活動をストップせざるを得ません。
それをカバーする目的で利用されるのが、オンラインストレージの自動バックアップ機能です。この機能を活用すれば、バックアップ作業を手動でおこなわなくても、オンラインストレージ上に最新の状態でデータを保持できます。
データの安全性を確保するためにも、オンラインストレージの自動バックアップは有用な機能であるといえるでしょう。
社内外でのファイル共有
オンラインストレージでは、社内外のユーザーと円滑にやり取りをおこなうためのファイル共有機能を有しています。
社内での活用例としては、社員がそれぞれの業務で作成した文書やデータをオンラインストレージにアップロードして共有し、他の社員が編集やコメントの追加をおこなうことができます。
一方、社外での活用例としては、クライアント企業や協力会社との契約書類や納品物のやり取りをおこなう際、専用リンクを作成してファイルの共有が可能です。
また、オンラインストレージのファイル共有機能では、関係者以外のユーザーに情報が閲覧されないようにする機能が付与される傾向にあります。
具体的には、リンクの有効期限やパスワード設定の他に、事前にアクセスを許可したユーザーのみに閲覧権限を付与するなどの機能です。
この機能を活用することで、関係者以外のユーザーに情報が漏れることを防げます。
▷ファイル共有しやすいおすすめのオンラインストレージ｜選定の基準やファイル共有のやり方
複数人での同時編集
近年では、テレワークの普及やオープンイノベーションの台頭により、プロジェクトメンバーが一堂に介さないシーンも珍しくなくなりました。そのような作業環境下でも、業務効率を落とさないために活用されるのが、オンラインストレージの同時編集機能です。
同時編集機能は、1つのファイルに別々のユーザーが同時にアクセスし、ファイル内容を編集する機能です。この機能と自動保存機能を併用することで、1つのファイル内で発生する作業を複数人で分担し、リアルタイムで情報を反映できます。
チームでのドキュメント作成やプロジェクト進捗管理、プレゼン資料作成など、ビジネスにおいて欠かせない機能です。
オンラインストレージを活用するメリット
オンラインストレージを活用するメリットを5つ紹介します。
運用コストを削減できる
オンラインストレージを活用することで、社内にファイルサーバーを構築する必要がなくなりました。
この結果、機器の追加購入や物理的スペースの確保にかかる拡張費、メンテナンスに発生する人件費など、運用コストの削減が期待できます。
特に、サーバーのメンテナンスは時間や人的コストがかかるため、オンラインストレージを活用することで、IT担当者の負担軽減にもつなげられるでしょう。
また、今まで書類を紙で管理していた場合、ペーパーレス化に結びつきます。これによって、印刷費やファイリングキャビネットの削減という副次的な効果も獲得できます。
多様化する働き方に対応できる
紙類や物理的なアクセス制限のあるストレージでの管理方法は、オフィスに出社しなければデータの閲覧・編集ができません。テレワークやフレキシブルな働き方が求められる現代において、この要素は大きな制限になります。
一方で、オンラインストレージは物理的な制限を設けないため、ペーパーレス化や会議のオンライン化にも役立ち、多様な働き方を支援できるでしょう。
場所を問わずアクセスできる
オンラインストレージは、場所や端末を問わずデータにアクセスできるメリットがあります。自宅やサードプレイスオフィス、移動中や外出先など、自由な場所でファイルを開き、仕事を進められるのです。
さらに、複数人での同時編集やファイル共有などの機能を備えているため、チームでの共同作業もスムーズにおこなえます。
▷社外へのファイル共有に適したオンラインストレージ！安全なデータやりとりのコツ
非常時のリスクを分散できる
日本は災害大国と呼ばれるほど、自然災害が多い国です。台風や地震に見舞われる頻度が高いこともあって、日本を拠点とする企業は、非常時のリスクをいかに分散するかが重要となります。
この点において、オンラインストレージは自動バックアップ機能の活用により、非常時においてもデータの安全性を確保できることが特徴です。
また、近年は地理的に分散したクラスタ構成でストレージを展開する分散型クラウドストレージが注目を集めており、サイバー攻撃対策としても期待されています。
必要に応じて容量を拡張できる
近年はデジタルシフトや働き方の多様化など、社会構造に影響を与える変化が連続的に起きています。これによって、ライフサイクルの短命化やニーズの細分化が起き、企業は市場の要求に対して素早く対応することが求められました。
この対応力を高める点において、オンラインストレージが選ばれる理由が拡張性です。オンラインストレージは企業の事業規模に応じて、容量を拡張・縮小できるメリットがあります。
他社が提供するオンラインストレージサービスでは、プラン変更で容量を拡張・縮小できるのが一般的です。その結果、企業は市場の要求に対応するための準備をスピーディにおこなえるでしょう。
▷【2023年最新】オンラインストレージおすすめ15選！選び方を徹底比較
オンラインストレージを活用するデメリット
オンラインストレージを活用するデメリットを5つ紹介します。複数のメリットがある反面、デメリットも存在するため、オンラインストレージを活用する前にはしっかりと確認しておきましょう。
セキュリティ面でのリスクがある
クラウドサーバーにデータを保存するという性質上、どうしてもセキュリティ面でのリスクがつきまといます。
そのため、オンラインストレージの活用にはセキュリティ対策が必要です。二段階認証を有効化するなど、不正なアクセスを防止するための対策を実行しましょう。
また、セキュリティに配慮した運用や、サーバーの監視・メンテナンスなど、セキュリティ対策に積極的に取り組むプロバイダーを選ぶことも重要です。
▷オンラインストレージの危険性・安全性とは？セキュリティリスクを解説
自社に合ったカスタマイズが難しい
オンラインストレージサービスは、ストレージ容量を重視するユーザーが多いことから、汎用的な機能のみを提供するサービスも少なくありません。
このことから、「特定のセキュリティ対策を施したい」や「特定の業種や業務に特化した機能を追加したい」など、個社ごとの要望に沿ったカスタマイズが難しい傾向にあります。
また、自社のITシステムとの連携やデータの統合が必要な場合も、オンラインストレージサービスの標準機能では不十分である可能性があるため、注意が必要です。
自社に最適なオンラインストレージを導入する場合には、既存のシステムとの整合性なども考慮して、予算を検討することを心がけましょう。
障害が発生した際に自社で対応できない
オンラインストレージサービスでは、サービス提供元のサーバーに障害が発生した場合、アクセスやファイルのダウンロードができなくなる可能性があります。
この場合、障害対応を自社でおこなえず、サービス提供元の対応を待たなければなりません。障害復旧のスピードはサービス提供元の体制に依存するため、復旧までに想定以上の時間がかかることもあるでしょう。
だからこそ、オンラインストレージサービスの契約前には、サービス提供元の障害対応の体制を確認するだけでなく、障害発生時の対策を自社でも検討する必要があります。
徹底したパスワード管理が必要になる
オンラインストレージには、第三者による不正アクセスのリスクがあります。情報漏洩やデータの改ざんを防ぐためには、強固なパスワードの設定が不可欠です。
特に同じパスワードを複数のサービスで使い回すことはリスクが高く、個別のパスワードを設定することが求められます。また、パスワードを定期的に変更することも忘れてはいけません。
一方で、パスワードの定期更新は管理が難しいため、パスワード管理ソフトウェアを活用するなど、効率的な管理方法を検討することが重要です。
更新漏れが発生する可能性がある
オンラインストレージはファイルの変更を自動的に反映するため、ファイル更新の意識を持たなくても良いという利便性があります。
しかし、この自動同期による更新タイミングによっては、更新漏れが発生する可能性があるのです。具体的にはオフライン環境での編集や、同期設定のタイミングの問題などが考えられます。
更新漏れが発生すると、最新版のファイルが確保されず、古い情報が残ってしまうこともあります。そのため、ファイルの重要性や更新頻度に応じて、定期的な手動同期をおこなうことや、自動同期の設定を見直すことを徹底しましょう。
オンラインストレージの選び方・比較ポイント
オンラインストレージの選び方・比較ポイントを4つ紹介します。自社の目的や予算などをふまえて比較しましょう。
データの保存容量
オンラインストレージを利用する際は、社内で活用されているデータの総量を把握し、サービスの保存容量と照らし合わせることが重要です。
特に高画質の画像や長尺の動画など、大容量のファイルを扱う場合や、オンラインストレージの利用者が多い場合は、容量の大きいプランが必要になるでしょう。
料金プラン
オンラインストレージサービスで費用対効果を比較するためには、料金プランの妥当性を見極めることが求められます。オンラインストレージサービスの料金プランは、以下の要素に応じて変動するのが一般的です。
- ストレージ容量
- アップロード速度
- バックアップ方法
- サポート体制
- 追加オプション
これらの要素から、自社がどのポイントを重視するかによって、選ぶべきサービスが変わってきます。そのため、要素に対して優先順位を決めておくことで、料金プランで重視すべき内容を判断しやすくなるでしょう。
操作性・利便性
オンラインストレージサービスの操作性や利便性は、社内での定着化に大きく影響する要素です。
操作方法がわかりにくい、必要なファイルを見つけにくいなど、ストレスを感じる要素が多いほど、社員はオンラインストレージの使用を避けるようになるでしょう。
特に近年はマルチデバイス化が進んでいるため、スマホ用に最適化されたアプリの有無は、操作性・利便性において重要なポイントです。
他にも、複数人での同時編集が可能か、コメントや通知機能があるか、オフラインでもファイルの閲覧や編集ができるかなど、機能の有無も併せて確認しましょう。
セキュリティレベル
オンラインストレージサービスを比較する際、セキュリティレベルは非常に重要なポイントです。サービスによってセキュリティ対策のレベルは異なりますが、特に注視したいのがデータの暗号化とセキュリティ機能です。
データの暗号化では、暗号化通信の有無だけでなく、暗号化方式の種類や暗号化の鍵管理方法など、具体的な技術情報を確認することが大切です。
また、セキュリティ機能では、二段階認証やIP制限などの機能が備わっているか確認しましょう。これらの機能はユーザーに対して、アクセス条件をどこまで設定できるかを図る指標となります。
さらにサービスそのものだけでなく、サービス提供元のセキュリティレベルを比較することも忘れてはいけません。サービス提供元を比較する際は、ISO 認証やSOCレポートなど、外部機関による認証が1つの判断材料になるでしょう。
▷自社に適したオンラインストレージの選び方！選定のポイントを徹底解説！
▷法人向けのおすすめオンラインストレージ14選！料金や特徴を徹底比較！
オンラインストレージのおすすめサービス3選
オンラインストレージのおすすめサービス3選をご紹介します。各サービスによって提供している内容が違うため、自社に合うサービスを検討しましょう。
1.セキュアSAMBA
セキュアSAMBAは、Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社が提供する法人向けのオンラインストレージサービスです。デスクトップやスマホに最適化された専用アプリを展開しており、直感的な操作が可能となっています。
さらに、AI-OCR「DX Suite」との連携機能があることもメリットです。セキュアSAMBAに保存されているファイルをAI-OCRで処理し、文字データをCSVファイルとして直接保存できるのが特徴です。
| 提供元 | Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社 |
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン |
|
| 導入企業数 | 4,000社以上 ※2023年3月時点 |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
2.Dropbox Business
Dropbox Businessは、アメリカのDropbox, Inc.が提供するオンラインストレージサービスです。
分散型インフラストラクチャを採用し、高い安全性とセキュリティを実現しています。企業の多様なコンプライアンス基準に対応するため、ISO 認証証明書やSOC 1/2/3 レポートなどの認証を取得しているのが特徴です。
| 提供元 | Dropbox, Inc. |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | 個人向けプラン
チーム向けプラン
|
| 導入企業数 | 60万以上のチームが導入 ※2023年3月時点 |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
3.使えるファイル箱
使えるファイル箱は、使えるねっと株式会社が提供するオンラインストレージサービスです。
ユーザー数ではなく、機能や容量によって料金が変動するプランを採用しているため、社員が増えてもコストを維持できるのが特徴です。
また、1年契約の場合、初年度であれば解約時に利用料の全額(オプションの初期費用を除く)を返金する保証制度を設けています。
| 提供元 | 使えるねっと株式会社 |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン |
|
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
オンラインストレージの仕組みや特徴を押さえておこう
本記事ではオンラインストレージの特徴や具体例、仕組みについて解説しました。
オンラインストレージはクラウド上にファイルを保存するという特性により、社内外でのファイル共有や複数人での同時編集、災害時のデータ保護など、さまざまなメリットがあります。
一方で、セキュリティリスクやカスタマイズ性の難点を考慮することも忘れてはいけません。データ容量や料金プラン、操作性・利便性、セキュリティレベルなどを比較・検討し、自社に適したオンラインストレージを選択することが重要です。
オンラインストレージを活用して、スムーズな業務遂行を実現しましょう。
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