オンラインストレージの仕組みとは?クラウドとの違いや活用事例

2023/05/22 2023/10/25

オンラインストレージ

オンラインストレージの仕組み

ファイルの共有を円滑にするには、オンラインストレージが役立ちます。個人から法人まで幅広く利用されていますが、仕組みを理解しておかなければ、上手く使いこなせません。オンラインストレージの仕組みについて、クラウドとの違いや活用事例を解説します。

オンラインストレージの仕組みとは?

オンラインストレージは以下3つの機能から構成されています。

  • データの保管場所
  • 自動でファイルをバックアップ
  • ファイルの転送や共有

書類や画像、動画など、業務で使用した資料をオンライン上で保管することができるので、社内外のメンバーとスムーズにデータを共有できる点がメリットです。ここからはより詳しくオンラインストレージの仕組みについて紹介していきます。

データの保管場所として利用可能

オンラインストレージは、オンライン上にあるデータの保管場所を指し、書類や画像、動画などを保存することができます。資料もキーワードを入力するだけで容易に探すことも可能だったり、ストレージ容量を簡単に拡張できたりする点がメリットです。▷【2023年最新】オンラインストレージおすすめ15選!選び方を徹底比較

自動でファイルをバックアップ

オンラインストレージに保存されたデータは、自動でバックアップされる仕組みになっています。バックアップは毎秒や毎日、毎週など、自社の要望に応じて自由に設定可能で手動でバックアップする必要がありません。

また、サイバー攻撃や自然災害が発生したとしても、オンラインストレージはオンライン上にデータをバックアップしているので、保存したデータが消える心配はいりません。また、紙書類だと紛失してしまったり、盗難にあってしまったりといったことも考えられますが、オンラインストレージだとそういったデータの消失を防ぐことができます。

ファイルの転送や共有が可能

オンラインストレージは、保存したいデータをノートPCやスマートフォンからアップロードするだけで転送作業が可能です。高性能サーバーの搭載によって、画像や動画といった大容量ファイルも一度に転送でき、スムーズに情報を共有できます。また、保存したファイルを暗号化する機能が搭載されているので、機密情報の漏洩を防止できるなど、セキュリティ面でも安心して使用可能です。

そのほかにも、オンラインストレージはインターネット環境さえ整っていれば、ファイルにアクセスが可能です。複数人が一つのファイルへ同時にアクセスもできるので、場所を問わず共同作業を進められる環境が整い、テレワークの推進にもつながるでしょう。

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オンラインストレージとクラウドの違い

オンラインストレージと似たようなサービスであるクラウドは、サーバー上でファイルの保管や送信ができ、混合してしまう方も多いかと思います。

大きな違いはないものの、クラウドはオンラインストレージをはじめとした様々なサービスの総称です。そのため、オンラインストレージはクラウドの一部と考えておきましょう。

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オンラインストレージの無料・有料の違い

オンラインストレージの無料版・有料版の違いには、利用できる機能や料金などがあります。無料版のオンラインストレージは、ユーザインタフェースに優れている点が特徴であり、利用できる機能や容量が明確になっている分、シンプルな操作性となっています。

一方、有料のオンラインストレージは容量やユーザー数に応じて料金が変動する仕組みです。データの保管や共有、転送といった基本機能は、どの料金プランにも標準搭載されており、サービスによっては、ユーザー数無制限で利用できます。

また、セキュリティ対策が充実している点も有料のオンラインストレージのメリットの一つです。データ暗号化やアクセス制限、二段階認証など、さまざまな機能を搭載しており、サイバー攻撃や内部不正による情報漏洩を回避できます。

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オンラインストレージを活用するメリット

オンラインストレージの活用によって得られるメリットについて紹介していきます。

場所や端末など限定されずに閲覧できる

オンラインストレージは、ネット環境があれば場所や端末に左右されず利用できる点が大きなメリットです。

また、一つのファイルに複数人が同時にアクセスもできるため、就業場所が異なっていても編集作業を効率的に進められ、テレワークの推進にもつながります。

また、スマートフォンやタブレットからもオンラインストレージへのアクセスが可能です。外出先からもファイルのアップロードやデータの共有ができるので、隙間時間を有効につながります。

自動的にデータのバックアップが取れる

ローカルディスクにデータのバックアップを取っていた場合、パソコンが故障してしまったり、社外にいたりするときなど、データを取りだすことができません。しかし、オンラインストレージではオンライン上に自動的にバックアップを取ってくれるため、データが消えてしまうリスクが低くなります。

また、サイバー攻撃や自然災害でサーバーがダメージを受けたとしても、最短でのデータ復元が可能なので、取引先や顧客に安心感を持ってもらえます。

管理や運用の手間を省ける

管理や運用の手間を省ける点も、オンラインストレージを活用するメリットになります。オンラインストレージは導入する際にサーバーやネットワーク機器の調達など、インフラ環境の構築は必要ありません。

また、サービスを提供するベンダーがメンテナンスやアップデートに対応するため、ランニングコストを削減できます。一定の月額料金を払えば、最新バージョンを常に利用できるうえに最小限の手間で運用が可能となるため、システムを管理・運用する必要がなくなり、別のコア業務へと労力を避けるようになるでしょう。

必要に合わせて容量を調整できる

オンラインストレージのサービスでは、料金プランを変更することにより容量の調整ができます。容量を確保するためにファイルの整理整頓をおこなう必要はありません。また、容量が余る場合は少ない容量のプランにも変更することも可能なため、無駄な費用の支払いを避けられます。

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オンラインストレージの活用によるデメリット

オンラインストレージを活用すると多くのメリットが見込めますが、デメリットがあるのも事実です。

パスワードの管理や更新が必要になる

パスワードの管理や更新が必要になる点が、オンラインストレージの活用によるデメリットです。オンラインストレージを活用する際に、IDとパスワードが流出すると機密情報の漏えいにつながってしまうので、使用するアカウント情報を厳重に管理しなければなりません。

そのため、機密情報の扱いや情報セキュリティに関する研修への参加を命じるなど、従業員の意識を高める取り組みをしたり、IDaaSを活用したりすることが大切です。IDaaSを導入すると、社内で利用するSaasのアカウント情報をまとめて管理できます。

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サービス会社の影響を受ける

オンラインストレージに限らず、クラウドサービスはベンダー都合によって突然利用できなくなるかもしれないといったデメリットを秘めています。経営悪化や事業撤退などによってサービスが利用できなくなると、早急に新しいオンラインストレージを見つけなければなりません。

新たなサービスが見つかるまで、データの閲覧や保存ができず、業務に多大な悪影響を及ぼします。ベンダー都合によるサービス停止のリスクを抑えるためにも、導入実績が多いサービスを選びましょう。

カスタマイズに限度がある

オンラインストレージは、導入後すぐに運用できるよう設計されており、必要な機能が揃っている一方、カスタマイズできる余地はほとんど残されていません。そのため、機能の追加やセキュリティ対策を強化したい場合、開発力に優れた企業を選ぶ必要があります。

セキュリティリスクが生まれる

オンライン上で複数人とデータを共有する形となるため、第三者へ機密情報が漏洩してしまうリスクがあります。仮に取引先とのやりとりが流出した場合、社会的信用低下やイメージダウンは避けられず、多額の損害賠償を請求される可能性も高く、セキュリティ対策には細心の注意を払わなければなりません。

このようなトラブルを未然に防ぐためにも、データの暗号化やアクセス制限、端末認証など、セキュリティ対策が充実しているオンラインストレージを選びましょう。

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オンラインストレージの活用事例

ここまでオンラインストレージのメリットとデメリットについて述べてきました。しかし、はじめてオンラインストレージを導入する場合、どのようなメリットが得られるか、具体的にイメージできない方もいるでしょう。

オンラインストレージの導入によって、業務効率改善やコスト削減に成功した活用事例を5つ紹介します。

三菱商事の事例

三菱商事株式会社は天然ガスや鉄鋼など、資源全般を売買する日本屈指の総合商社です。同社はオンラインストレージの導入によって、海外拠点とのやりとりがスムーズに進められるようになりました。

同社の産業機械を扱う部署では設計図や現場写真など、各種資料を顧客や現場作業員と共有する機会が多々発生します。従来は複数のメール送信で対応していましたが、通信環境が整備されていない地域ではメールをすぐに受信できません。

スムーズなデータ共有を実現するため、オンラインストレージの導入を決断します。導入後は、受信側が必要なデータだけをオンライン上で確認できる環境が整いました。ユーザインタフェースに優れたサービスを選択したため、オンラインストレージを活用する前より業務効率も高まっています。

J建築検査センターの事例

株式会社J建築検査センターは、建築確認検査や住宅性能評価などをおこなう第三者機関です。同社はファイルサーバーの運用管理に悩みを抱えていましたが、オンラインストレージの導入によって、資料検索の時間短縮に成功しています。

同社は、運用ルールの未整備やITリテラシーの格差などが原因で、業務に不必要なデータもファイルサーバーに多数保存されていました。そのため、保存されているデータ量が多く、必要な資料を探し出すのに多くの時間がかかっていることが課題だったのです。

そこで、ファイルサーバーの容量が不足していた背景もあり、オンラインストレージの導入を決断します。導入後は必要な相手にURLを送るだけでデータを共有できるため、無駄な時間を大幅に削減できました。

導入前にオンラインストレージの仕組みについて理解を深めよう

オンラインストレージを導入している場合は、どのような仕組みなのか特徴やサービス内容などをしっかりと確認しておくことが大切です。

仕組みを理解しておかないと、導入してもオンラインストレージを最大限に活用できない・社内で浸透しないなどの可能性があります。

仕組みを理解することにより、どのようなシーンでどのように活用できるのかがわかり、スムーズな導入ができるでしょう。

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