ペーパーレス会議とは？従来の紙と比較したメリットやよくある課題について

ペーパーレス会議とは

ペーパーレス会議とは、会議紙の資料を使用せず、パソコンやタブレットなどで資料を投影しながら実施する会議、いわゆる「紙を使用しない会議」です。

ペーパーレス会議を実施することで、会議で配布する資料の用紙代やインク代、人件費などのコストをカットすることが可能です。

また、近年は新型コロナウイルス感染症の影響によりテレワークが普及してきていることから、さらにペーパーレス会議の必要性が重要視されるようになってきました。

実際に、クラウドサービスを導入してペーパーレス会議を実施している企業は増加しています。

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従来の紙を使用した会議と比較したメリット

ペーパーレス会議を実施することにはさまざまなメリットがあります。従来の会議と比較した際のメリットは以下の6つです。

• 業務効率が良くなる
• セキュリティが強化される
• 遠方からでも参加できる
• 資料の保管が楽になる
• 急な変更に対応できる
• 環境に優しい

業務効率が良くなる

ペーパーレス会議の実施は、従来の会議と比較して会議に向けた準備の手間を大きく省けます。従来の紙を用いて実施する会議は、会議の前に資料を印刷・配布しなければなりません。さらに、印刷後、資料に変更が発生した場合は、修正を加えて再度印刷することも必要です。

また、大人数の会議やページ数が多い資料を使用する場合は印刷に時間がかかり、業務効率が良いとは言えないでしょう。

一方で、ペーパーレス会議は印刷や配布をする必要がありません。変更が発生した場合は手元ですぐに変更できるため、会議の準備にかける労力を大幅に削減することが可能です。

セキュリテイが強化される

ペーパーレス会議の実施は、セキュリティの強化にも繋がります。会議に紙を用いた場合、資料の置き忘れや不適切な処分などによる情報漏洩のリスクが課題でした。

一方で、ペーパーレス会議の場合、クラウドサービスを導入することでアクセス制限や閲覧期間の指定、ログ管理などのセキュリティを強化することができます。このように、ペーパーレス会議はセキュリティの強化にも役立ちます。

遠方からでも参加できる

ペーパーレス会議には、遠方からでも参加ができます。近年の新型コロナウイルスの影響により、対面で会議を実施する機会が減ったことから、会議のあり方が見直されるようになってきました。このような状況下で実施が増えているペーパーレス会議に、遠方からでも参加することが可能になったのです。

また、遠方からも参加ができるようになると、ビジネスチャンスが拡大されますし、出社を必要としないペーパーレス会議の実施は、働き方改革にも繋がります。このようにペーパーレス会議の実施には、さまざまなメリットがあるのです。

資料の保管が楽になる

ペーパーレス会議の実施は、資料の保管を楽にします。会議で使用した資料は通常、後から確認ができるように保管します。紙の資料を使用した場合、保管スペースを必要とし、さらに後から確認したいときには、多くの資料の中から探し出すことが必要となります。

ペーパーレスの会議では、資料を保管するスペースが不要でオフィスの省スペース化も可能とします。結果として、賃料をはじめとするさまざまなコストの削減にも繋がります。

急な変更に対応できる

資料の急な変更がある場合、ペーパーレス会議では会議直前や会議中でも対応することができます。一方、紙の資料を使用している場合、会議直前に資料の変更があると、再度印刷をしなければなりません。社外での会議などで印刷ができない場合、資料の変更をすることは不可能となります。

ペーパーレス会議では、たとえ会議中であっても、担当者が手元のパソコンで資料を変更することでリアルタイムに情報を更新し、会議参加者と最新の情報を共有することができます。

環境に優しい

ペーパーレス会議を実施することは環境に優しく、SDGsの取り組みにも繋がります。ペーパーレス会議を実施した場合、紙の印刷や処分が不要になります。

近年ではSDGsの取り組みが評価されるようになってきました。企業の社会的責任がSDGsの観点からも問われる昨今、環境に優しいペーパーレス会議への注目度は、より一層高まっています。

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ペーパーレス会議で起こりうる課題

ここまでは、ペーパーレス会議を実施することのメリットを紹介してきましたが、ペーパーレス会議には課題もあります。ペーパーレス会議で起こりうる課題は以下の４つです。

• 資料の視認性が低下する恐れがある
• ネットやツールの障害に影響される
• メモが取りにくい
• IT機器に馴染めない人もいる

資料の視認性が低下する恐れがある

ペーパーレス会議で資料を見るとき、その視認性が低下する恐れがあります。写真や図形などの全体を確認するとき、表示スペースが限られたパソコンやタブレットでは、資料を縮小などする必要があります。また、ディスプレイや端末のサイズによっては、複数の資料を表示したときの見づらさもあるでしょう。

この課題をカバーする方法として、資料間にリンクを設定したり、資料のサイズをディスプレイの縦横比に合わせて作成するなどして対応することも可能ですが、工夫をしなければペーパーレス会議では資料の視認性が低下する恐れがあります。

ネットやツールの障害に影響される

ペーパーレス会議を実施することは、ネットやツールの障害に影響される可能性があります。インターネット回線が混みあっている時間帯や、使用しているツールに障害が発生したときなどは、その影響を受けてしまうことが考えられます。

また、障害が発生したことにより、会議の中断を余儀なくされることもあるかもしれません。頻繁に障害が発生する場合は、インターネット環境や使用するツールの見直しが必要でしょう。

メモが取りにくい

ペーパーレス会議に移ったことで、メモの取りにくさを感じている方もいるのではないでしょうか。紙の資料を使用する場合、必要に応じて直接、該当箇所にメモを取ることができます。

一方、ペーパーレス会議の場合、該当箇所にメモを取ることは難しく、ドキュメントを表示してメモを取るなどの必要があるでしょう。また、会議後にメモを確認する際、どの部分のメモであるかを確認するのに手間がかかるケースもあるでしょう。

一方で、ペン付きタブレットなど、資料に直接書き込むことができる端末も増えているため、メモを取る際に活用することをおすすめします。

IT機器に馴染めない人もいる

ペーパーレス会議に慣れていない場合は、IT機器に馴染めないというケースもあるでしょう。ペーパーレス会議を実施するためには、Web会議ツールを利用するためのITリテラシーが必要になってきます。

従業員のITリテラシーが低い状態でペーパーレス会議を実施すると運用が難しく、かえって効率が悪くなってしまうことも懸念されます。

IT機器に馴染めない従業員が多い企業でペーパーレス会議を実施する場合は、あらかじめIT機器に関する研修や勉強会をしておくと、スムーズに運用することができるでしょう。

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ペーパーレス会議における課題の解決策

ペーパーレス会議におけるさまざまな課題には解決策があります。ペーパーレス会議の導入を検討している、またはペーパーレス会議の運用に課題感を感じるという方は、以下の4つの解決策を確認しましょう。

• 徐々にペーパーレスを導入する
• 目的やメリットを社内へ伝達する
• 適切なツールやシステムを選定する
• 作業環境を見直す

徐々にペーパーレスを導入する

ペーパーレス会議の運用を検討している場合、徐々にペーパーレス化を進めることを意識しましょう。最初から全てをペーパーレスに切り替えると、従業員のITリテラシー不足やシステム環境の不整備などで、かえって効率の悪い運用になってしまいかねません。

まずは資料の一部のみをペーパーレス化したり、Web会議を実施したりするなど、段階的にペーパーレス化していきましょう。

目的やメリットを社内へ伝達する

ペーパーレス会議に移行する際、その目的やメリットを社内の従業員に伝達するようにしましょう。従業員は従来の、紙の資料を使用した会議に慣れています。

そのため、目的やメリットを伝達せずにペーパーレス会議に移行しようとしても、その意味を理解してもらえず、また、従業員からの不満の声が大きくなることも考えられます。

これらを避け、スムーズにペーパーレス会議に移行するために、なぜペーパーレスにするのか、ペーパーレスにすることでどのようなメリットがあるのかを必ず伝えるようにしましょう。

適切なツールやシステムを選定する

ペーパーレス会議を実施する際、自社に合った適切なツールやシステムを選定することで、より効率良く会議を進めることができるようになります。

ペーパーレス会議が可能になるツールやシステムには、書類をPDF化できるものや大量に保管できるもの、資料を作成できるものなど多種多様にあります。

しかし、自社に必要のない機能が装備されているツールやシステムを選択しても結局活用されず、場合によっては費用対効果が下がってしまうことも。このような事態を避けるためにも、自社に適したツールやシステムを選ぶようにしましょう。

作業環境を見直す

ペーパーレス会議を実施する際、インターネット環境やシステム障害により、一時的に会議ができなくなる可能性があります。

インターネットやシステムを利用する上で障害は避けられないことですが、可能な限り回避するためにも利用する機器やネット環境を見直し、システムの不具合に対する対策を取るようにしましょう。

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ペーパーレス会議システムの機能一覧

ペーパーレス会議に移行した際、ペーパーレスに対応したシステムを導入する企業が多いです。このペーパーレス会議システムにはさまざまな機能を有していますが、主に以下の６種類の機能が装備されています。

• ビデオ通話機能
• 画面共有機能
• 資料共有機能
• メモ機能
• チャット機能
• アクセス制限機能

それぞれの機能の特徴を理解して、自社にとって必要な機能が搭載されているシステムを選定することが重要です。

ビデオ通話機能

ビデオ通話機能とは、遠く離れた場所からでも、Webを通じて相手の顔を見ながら通話できる機能です。相手の表情を伺いながら対話ができるため、電話と比べるとリアルに近い形で会議を進めることができます。

ただし、インターネット環境次第では通信が重くなったり、回線が途切れたりすることがあります。ビデオ通話機能は、安定したインターネット環境を確保した上で利用するようにしましょう。

画面共有機能

画面共有機能とは、自分のパソコンやタブレットの画面を会議参加者と共有できる機能です。自分のパソコンの画面や、自分が動かすカーソルも一緒に確認してもらいたいときなどに活用できる便利な機能です。

資料共有機能

資料共有機能とは、自分のパソコンやタブレットで投影している資料をWeb会議参加者全員と共有できる機能です。紙を使用した会議の場合は、印刷・配布といった作業を経て資料を共有していましたが、画面共有機能が搭載されていると、ワンクリックで資料を共有することが可能になります。

メモ機能

ペーパーレス会議システムにはメモ機能も搭載されています。ペーパーレス会議に移行すると、従来のように、資料に直接メモを書き込むことができず、不便になるだろうと思う方もいるでしょう。

しかし、ペーパーレス会議システムにはペンや消しゴム、マーカー機能などが搭載されているため、直感的にメモをすることが可能です。ペン付きのタブレットなどと併せて使用すると、さらに使い勝手が良くなります。

チャット機能

ペーパーレス会議システムにはチャット機能が搭載されており、会議中でも瞬時にメッセージを送ることが可能です。Web会議中に発言者がミュートになっていたり画面がうまく共有されていないことがあります。そのような際にチャット機能を活用してメッセージを送ることで、リアルタイムに相手に確認してもらうことが可能です。

また会議中に急きょ、参加者に文章を書き込んでもらいたい場面もあるでしょう。そのようなときにチャット機能を活用することで、その都度ドキュメントを準備せずに文章が書き込めるようになります。

アクセス制限機能

ペーパーレス会議システムにはアクセス制限機能が搭載されているため、情報漏洩のリスクを低減させることが可能です。会議をする際は社内外を問わず、重要で外部に漏らしてはいけない情報を扱うことが多く、ペーパーレス会議システムを利用する際も情報の管理は厳重に行う必要があります。

ペーパーレス会議システムにはアクセス制限機能や閲覧権限機能など情報漏洩対策が可能な機能が搭載されています。そのため、ペーパーレス会議システムを導入することで、安全かつ効率的に会議を実施できるようになります。

おすすめのペーパーレス会議システム10選

最後に、おすすめのペーパーレス会議システムをご紹介します。今後、システムの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

moreNOTE（モアノート）

導入実績4,000社を超え、5年連続ペーパーレス会議システムのシェア率No. 1を誇る「moreNOTE(モアノート)」。経営会議やミーティング、商談などのさまざまな場面で会議の効率化に役立ちます。

moreNOTE(モアノート)の機能は、「資料の登録」、「資料の閲覧と同期」、「管理」、「セキュリティ」の大きく分けて4つ。これらの機能を活用することで、Web会議でも活発的かつ効率的な会議を運営できるようになります。

スマートセッション

通常の会議以外にも、採用活動や株主会議など、さまざまな目的で活用することができる「スマートセッション」。パソコンだけでなく、タブレットでも利用することができるため、さまざまな利用者に対応できます。

また、利用頻度に合わせたライセンス体系で契約することが可能。「オンプレミス版」、「サブスクリプション版」、「クラウド版」の3つから選択できるため、自社に合った形で導入することが可能です。

MetaMoJi Share for Business

主にタブレットを利用する機会が多い企業に適している「MetaMoJi Share for Business」。書き込み機能が優れており、リアルタイムで複数人が同時に資料にメモや指示を書き込むことができます。

また、録画機能も搭載されているため、会議の動画や音声を録画して、会議終了後に見直すことも可能です。さまざまなアプローチでメモを取ることができるペーパーレス会議システムです。

SmartDiscussion

充実した資料閲覧機能と豊富な会議機能によって、完全にペーパーレス化を実現した「SmartDiscussion」。会議中、発表者の端末で操作している画面を共有することが可能。カーソルやタッチなどで示したい箇所をわかりやすく示すことができます。

また、発表者は画面を二分割にして共有する画面と共有しない画面を設定することが可能。そのため、カンニングペーパーやメモを確認しながら発言することが可能になります。

ConforMeeting/e

役員会議システムでシェアNo.1を誇る「ConforMeeting/e」。会議の準備から会議終了までの工程を効率的、かつ質の良い状態でアウトプットできます。

また、資料の登録はドラッグ＆ドロップするだけという簡単な作業であるため、会議事務局の負担を大きく軽減。忙しい役員も簡単かつ迅速に会議へ臨むことができます。

ConforMeeting/c

パソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末から簡単に資料を共有できるようになる「ConforMeeting/c」。遠隔地にいる方とのWeb会議でも資料共有機能を活用して、わかりやすく説明することが可能です。

また、高いセキュリティも確保できるため、情報漏洩のリスクも最低限に軽減することができます。

ECO MeetingSONOBA COMET

まるで紙の資料を使用しているかのようなシンプルかつ簡単な操作で、ペーパーレス会議に特化したシステムである「ECO MeetingSONOBA COMET」。タブレット端末を利用し、会議書類や営業資料、マニュアルなどを直感的に操作できます。

このシステムは発売から10年が経過しており、多くの企業や自治体から利用されていることから信頼を得ていると言えるでしょう。

VoicePing

テレワークの生産性を高める仮想オフィスツールである「VoicePing」。声かけ機能や音声翻訳機能、共同作業機能など、一般的なペーパーレス会議システムにはないさまざまな機能が搭載されています。

また、マネージャー向け機能もあり、従業員の生産性を都度管理できるようになっています。

MeetingPerfe

会議支援システムとして、高品質な会議資料の共有をサポートしてくれる「MeetingPerfe」。ボタンが大きく設計されていることから、年配の方が使用する場合もスムーズに操作することが可能です。

また、拡張機能も豊富にあり、利用用途に合わせてカスタマイズすることができます。

SideBooks

電子化した文書の管理・共有が可能になる「SideBooks」。登録した文書はパソコンだけでなく、スマホやタブレットからも閲覧可能です。

ページ通知機能や横断検索機能、メモ機能など、発表者や閲覧者の両者に役立つ機能が搭載されています。また、データセンターでデータを管理したり、アクセス制限したりすることができるため、セキュリティ面も安全です。

ペーパーレス会議の導入はメリットが多数

本記事では、ペーパーレス会議を実施することのメリットや課題、課題の解決策、おすすめのペーパーレス会議システムなどをご紹介しました。

ペーパーレス会議を導入することには多くのメリットがあります。しかし、紙を使用した会議から移行する際は戸惑うこともあるかもしれません。

そのようなときは、本記事を参考にペーパーレス会議システムを導入した時の利点と課題、そして対策方法について確認し、スムーズに移行できるように準備を整えましょう。

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