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ペーパーレスが不便に感じる理由は？非効率になる原因や解決方法を解説
業務の効率化やコスト削減だけでなく、環境保全の観点からも注目を集めているペーパーレスですが、実際にペーパーレス化を進めてみると紙の方がいいと感じている人も多いようです。そこでここでは、ペーパーレスを不便だと感じてしまう理由や非効率になる原因、そして、効率化に向けた解決方法などを詳しく解説します。
目次
「ペーパーレスは不便」と感じてしまう理由とは？
はじめにペーパーレスを不便に感じてしまう理由についてみていきましょう。
資料に直接書き込めない
資料への書き込みやメモがしにくい点を不便に感じる人は多いと言えるでしょう。
もっとも、タッチパネル端末であれば専用のタッチペンや指で、紙と同じようにメモや重要部分へのマーカーなどの書き込みができるほか、PDFに書き込みができるフリーソフトもあるなど、「書き込みができない」わけではありません。
しかし、デバイスやソフトが必要になることから、利便性では紙に劣ると感じられてしまう要因となっています。
▷ペーパーレス会議とは？従来の紙と比較したメリットやよくある課題について
文字や画像などがにじんで見にくいことがある
ペーパーレス化すると、スマホやタブレット、PCなどのデバイスを利用して書類を見ることになります。しかし、資料のデザインや使用するデバイスによって、文字や画像が滲んでしまったり、小さくて見にくいといったこともあります。
そのため、資料作成の際に工夫が求められたり、閲覧の際は、必要に応じてズーム機能を使うなど、操作が必要になる点を面倒に感じる人も多いようです。
業務のペーパーレス化にかける時間と手間が煩わしい
既存業務のペーパーレスを一気に進めようとすると、資料のデータ化や保存する際のルール決めなど、多数のタスクが一度に発生することになり、かなりの時間と手間を費やすことになります。
しかし、現場の社員が紙の業務に大きな課題を感じていなければ、このような業務改革に「わざわざ手間をかけたくない」「紙の使用で問題ない」といった反対意見が出るのも無理はありません。
その結果、「ペーパーレス＝煩わしい」といった意識が社内に蔓延してしまうことになるのです。
ITリテラシーが低い
業務のペーパーレス化を進めるには、多くの場合、新たなツールやデバイスを導入することになるでしょう。
そのため、利用者のITリテラシーが低いと、データ作成や共有・保管など、それぞれに時間がかかってしまうことがあります。
このような場合は、ペーパーレスによるメリットを活かしきれず負担に感じ、「紙のほうがラクだった」という印象を避けられません。
通信環境の影響を受けてしまう
ペーパーレスによって情報は、デジタルデータで保存されることになります。
さらに共有や保管にオンラインストレージなどを使用する場合には、データを見る・編集する・共有するなど、すべての操作をインターネットを通じて行うため、通信環境による影響は避けられないでしょう。
そのため、デバイスが故障してしまったり、通信障害が起こってしまったりするとデータにアクセスすらできなくなってしまう可能性もあります。
業務に合ったデバイスが用意されていない
営業先などで、資料データを共有する際には、利便性や操作性、データの視認性などから、パソコンやスマホではなく、タブレットでの共有が最適と言えるでしょう。
業務環境の整備なくペーパーレス化を進めてしまうと、生産性や効率の悪化が売上の低下にもつながってしまいます。
▷ペーパーレス化の推進でよくある課題は？対策方法や役立つツールを解説
▷ペーパーレス化が進まない理由とは？よくある原因や改善方法を解説
ペーパーレスが業務の非効率さを生む原因
業務効率化が叶うはずのペーパーレスが逆効果となり、非効率性の発生や生産性の低下を招いてしまう原因についても確認しておきましょう。
ペーパーレスによる生産性の低下は、「意識」と「準備不足」に原因があることがほとんどです。根本的な原因を知り、効果的な解決策へと活かしましょう。
メリットを十分に理解できていない
ペーパーレス化には、印刷や保管場所にかかるコストの削減のほか、ファイリングや共有時の手間の軽減など、生産性の向上にもつながる多くのメリットがあります。
しかし、もともと人は「先の読めない変化」や「未知な領域への対応」には、抵抗を感じやすくなるものです。そのうえ、このようなメリットへの理解がなければ、その抵抗感はさらに強まることも予想されるでしょう。
ペーパーレス化に限らず、業務改革には、現場社員の協力体制が欠かせません。ネガティブな印象のまま取り組みを進めてしまうと、ペーパーレスの本質とは違う部分で非効率さが発生してしまうこともあります。
▷ペーパーレス化の成功事例7選！事例から学ぶメリットや進め方のポイント
ツールやデバイスを使いこなせていない
ペーパーレスを推進するために導入したツールやデバイスを使いこなせないことによる、生産性の低下も起こりえるでしょう。
社内のITリテラシーの状況に合わせて、基本的な操作の研修期間は余裕を持って設定する、視覚的にわかりやすいマニュアルを用意しておくなどの事前準備を怠ってしまうと、生産性の低下はもちろん、導入時の混乱により業務が停止してしまうこともあります。
▷ペーパーレス化におけるワークフローシステムの活用法！導入方法も解説
ペーパーレス化に承諾が必要なケースがある
契約書や見積書・請求書・領収書といった商取引において発生する書類のペーパーレス化を進める際には、必ず事前に相手方の了承を得る必要があります。
ペーパーレスへの承諾は、多くの場合、導入時の最初のみではあるものの、手間が増えることから一時的に生産性が低下してしまうこともあるでしょう。
データ管理のルールが決められていない
データによる保管は、キーワード検索機能の活用により、検索性や閲覧性を高めてくれるものですが、ファイル名やフォルダ分けなどに一定のルールがなければ、その利点を十分に活用することはできません。
紙と同じようにフォルダを作って整理することについても、どのような階層構造で整理するかのルールが統一されていなければ、組織全体としては非効率な結果となるでしょう。
▷ペーパーレス化を推進する方法！基本の流れや注意点・役立つツールを解説
ペーパーレスの非効率さを解決する方法とは？
ペーパーレス化にはメリットがある一方で、デメリットもあり非効率が生じることもあります。
そこでそのような非効率を解決する方法や役立つツールを紹介していきますので、ぜひ可能なものから実践してみてください。
ペーパーレス化によるメリットの周知
業務のペーパーレス化を円滑に進めるには、社員が主体となった協力体制の構築が必要不可欠です。
しかし、ペーパーレス化に伴って、一時的に作業負担が増加することも事実です。そのため、理解を得るためのコミュニケーションは丁寧に行いましょう。特にメリットを十分に理解してもらうことで、変化への協力は得やすくなるはずです。
また、一定の消極的な意見が出ることも予想し、そのような反対意見についても押し切るのでなく、できるかぎり内容を取り組みに反映させる姿勢も重要です。
スモールスタートによる段階的なペーパーレス化
組織全体のペーパーレス化を推進する際にも、混乱を避けるため、スモールスタートでの段階的な実行が好ましいでしょう。
社内文書のペーパーレス化に伴う、業務フローの見直しやツールの導入からはじめ、実際に実行してみての課題や注意点を把握した上で、徐々に適用の範囲を広げていくことで、大きな混乱や障害なくペーパーレスへの移行ができるようになります。
そこでまずは、社内に推進チームを立ち上げてペーパーレス化する業務や書類、ルールを決め、順次適用の範囲を広げつつ、PDCAサイクルによる環境の最適化を図っていくのが理想と言えるでしょう。
業務に適したデバイスの導入
業務に適したデバイスの導入も欠かせません。
外出先での資料の閲覧や、商談などで頻繁に資料共有をする機会があるなど、社員がいつ・どこで・どのようにデータを利用するかまで考慮し、業務に適したデバイスを準備するようにしましょう。
クラウドストレージ・サービスの導入
ペーパーレス化にあたり、導入すべきツールは業務によって異なりますが、業務内容によらず、必ずといっていいほど必要となるのが、オンライン上でデータを保管し共有するクラウドストレージです。
クラウドストレージにデータを保管することによって、場所を問わずに保管データにアクセスすることができるため、ペーペーレスによるメリットや利便性をより高めることができるようになります。
データ管理に関するルールの策定
データによる文書などのファイル保存は、場所を選ばないアクセス性や共有性の高さがメリットとなる一方で、データ管理に関する取り扱い重要性が認識されていないと、データ流出や紛失などによる情報漏れのリスクも発生するリスクがあります。
そのため、例え社内であっても、関係のない社員のアクセスを制限する設定や、外出先でデータにアクセス、閲覧する際の注意点などをあらかじめ策定し、周知しておくことも大切です。
また、データ管理に関する正しい知識の周知は、定期的に行い意識低下を防ぎましょう。
▷ペーパーレス化は中小企業こそ進めるべき？メリットや推進方法を解説
ペーパーレスの不便を解消し業務の効率化を図ろう
ペーパーレスは、テレワークの導入や業務効率化による人手不足の解消など、ビジネス環境の変化に対応するためだけでなく、環境保全の観点から「企業の社会的な責任」として求められる取り組みとも言えるでしょう。
しかし、適切な準備や社員の理解なくペーパーレス化を進めてしまった場合、効率化のメリットを得られないだけでなく、不便さだけが突出してしまい、生産性が著しく低下する可能性もあります。
万全の準備と協力体制で進めるためにも、ここでご紹介させていただいたポイントを参考にしていただき、ぜひペーパーレスによる業務効率化を実現していきましょう。
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