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PBXの転送機能とは？内線転送・外線転送の機能やメリットを解説
PBXの機能の一つに、転送機能があります。外線機能を駆使すれば業務をこなしていく上でメリットが多くあります。また、転送機能は大きく2種類に分類され、それぞれ役割が異なります。本記事では、転送機能の種類や注意点について詳しく解説していきます。
目次
PBXの転送機能とは
数あるPBX(Private Branch Exchange/構内交換機)の機能の中でも、転送機能は組織の体制に応じた活用ができると注目を浴びています。それは従来のビジネスフォンの電話転送に、次のような課題があったからです。
- 転送料がかかる
- 会社の電話番号で発信できない
そして、これらの課題を解消する存在として登場したのがPBXです。特にPBXの転送機能では、内線の転送料金がかからず、電話転送がより柔軟に設定できるようになりました。
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PBXの転送機能は2種類
PBXの転送機能は、大枠では次の2種類に分類されます。
- 内線転送
- 外線転送
内線転送
内線転送は、かかってきた電話を内線を通じて施設内の別の電話に転送する仕組みです。
電話を取り次ぎたい担当者が社内の別フロアにいる場合など、着信を受けた電話機から離れているときに使用します。
外線転送
外線転送は、かかってきた電話を外線を通じて施設外の外線番号に転送する仕組みです。
スマートフォンや別拠点の電話機に転送ができるため、担当者が外出中や在宅勤務の場合も電話を取り次ぐことができます。
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PBXの内線転送は標準機能
PBXの内線転送は標準的な機能で、流通している大多数のPBXに搭載されています。内線転送の一般的な使い方は次の通りです。
- 着信に出る
- 保留ボタンを押す
- 転送先の内線番号にダイヤルする
- 転送先が電話に出たら、用件を伝える
- 転送ボタンを押す、あるいは通話を切る
- 保留が解除され、担当者が着信に対応する
保留機能を合わせて使う
一般的に内線転送は保留機能とセットでの使用が想定されています。保留機能には保留した電話機で通話を引き継ぐための自己保留(個別保留)と、保留した電話機以外でも応答ができるようになるパーク保留の2種類があります。
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PBXの外線転送は手動転送と自動転送の2種類
PBXの外線転送には、次の2つの種類があります。
- 手動転送
- 自動転送
手動転送
手動転送は、転送先の外線番号に手動で電話をかける転送方法です。手動転送の特徴は、着信した電話に一度応答した後に、手動で転送することにあります。
また、手動転送には保留転送とブラインド転送の2パターンがあります。
保留転送
保留転送は、着信した通話を一度保留して転送先の外線番号にダイヤルする転送方法です。転送先が電話に出たら、用件を伝えて転送ボタンを押すか通話を切り、相手に通話をつなぎます。
ブラインド転送
ブラインド転送は、転送先が電話に出たタイミングで通話を切り替える転送方法です。
転送者は転送先と会話することなく、転送先を呼び出した時点で通話から退出します。転送先では、応答と同時に通話が開始されます。
自動転送
自動転送は、あらかじめ設定された転送先に自動で電話をつなぐ転送方法です。自動転送は手動転送と異なり、着信後に社員が電話を取り次ぐ必要がありません。
主な活用シーンとしては担当者が出払っていて、電話に出られない場合です。自動転送を活用して外部の電話機に通話を転送すると、出先からでも電話に出ることができます。
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PBXの便利な不在転送機能について
PBXには諸事情で電話に出られない際の転送機能として、次の3つの転送機能があります。
- 無応答転送
- 話中転送
- ツインコール転送
無応答転送
無応答転送は、一定時間が経っても電話に応答できない場合、登録済みの番号に自動で電話を転送する仕組みです。
自動転送のように全ての電話を転送するのではなく、一定時間の経過という条件に基づいて転送を判断します。
話中転送
話中転送とは、通話中に別の電話がかかってきた場合、登録済みの番号に電話を転送する仕組みです。
別の担当者に代理対応をしてもらうことはもちろん、他に担当者がいない場合は留守番電話に転送することもできます。
ツインコール転送
ツインコール転送とは、事前に設定した複数の電話機で同時に着信を受ける仕組みです。具体的には内線電話機と転送先の番号にそれぞれ着信することを指します。
また、ツインコール転送と似た表現にツインショット転送と呼ばれる仕組みがあります。ツインショット転送は1つの着信に対して、事前登録した2つの転送先を同時に呼び出すための機能です。
一方、1つ目の転送先が応答しなかった際、2つ目の転送先につなぐ仕組みは順次転送と呼称されます。
PBXで外線転送を使うときの注意点
PBXで外線転送を使う際は、次の3点に注意しましょう。
- 外線転送には料金が発生する
- 電話回線は2本以上用意する必要がある
- 転送先には発信源がわからない
外線転送には料金が発生する
一般的なPBXの外線転送は電話回線を利用するため、転送元から転送先への通話料がかかるので注意が必要です。
携帯電話に転送した場合は、固定電話から携帯電話にかけていることになるため、通話料が割高になってしまうでしょう。さらにスマートフォンに外線転送すると、契約内容次第では二重課金が発生するケースもあります。
電話回線は2本以上用意する必要がある
PBXで外線転送を利用する場合、外線着信用の回線と転送発信用の回線が必要となるため、2本以上の回線を用意しなければなりません。
また、転送発信用の回線がすべて使用されている場合は、外線転送ができません。
転送先には発信元がわからない
外線着信がPBXを経由して転送された場合、転送先には転送元の番号が表示されるため、発信元の番号が表示されません。
手動転送であれば転送する際に着信相手の名前を伝えられますが、自動転送の場合は誰からの着信かはわかりません。担当者は誰からの電話であっても丁寧に応対するようにしましょう。
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業務の効率化のためにPBXの外線機能を理解しよう
本記事ではPBXの転送機能について解説しました。
近年はテレワークの普及によってオフィスを不在にするケースが増えたことで、自動転送やツインコール転送など、オフィス外でも電話を取れる仕組みが必要な方も多いのではないでしょうか。
取引先からの電話に対して、オフィス内外で柔軟に対応できるようになれば、業務を効率化できるだけでなく、取引先との関係構築にも役立つでしょう。ぜひ本記事を参考にPBXの外線機能を活用してみてください。
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