個人でできる生産性向上のための取り組み事例15選！おすすめのツールも紹介

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生産性向上の意味とは？

生産性とは、企業が投入した資源に対してどれくらいの成果をだせたかという効率性を指します。成果に対する効率のため、生産性向上は成果に直結する行動が重要視されます。「成果÷投入資源」という計算式で算出可能です。

生産性向上には、成果の拡大または投資の削減が必要となります。

また、業務を無駄なく素早く行えるかを意味する、業務効率化と混同しやすいので注意しましょう。

▷生産性とは何か？正しい定義や算出方法・有効な向上施策まで解説

▷生産性向上とは？企業が実施すべき7つの施策と成功させるポイント

個人の生産性向上が求められている背景

個人の生産性向上が注目されるようになった背景には、少子高齢化にともなう労働人口の減少があります。このまま労働人口が減り続けると、人材不足の問題が深刻化するでしょう。

そこで、少ない労働力で多くの利益を上げるために、生産性向上が重視されてきています。さらに、ビジネスのグローバル化により、国際的な競争力を得るためにも生産性の向上は必要不可欠だといえます。

そこで、多くの企業が社員に対して生産性を向上するための取り組みを実施するようになりつつあります。

個人ですぐに実践できる取り組み事例15選

ここからは、個人で実践できる生産性を向上させる取り組み事例を紹介します。この中から自分ができることからぜひ取り入れてみてはいかがでしょうか。

1.業務の目標をリスト化する

1日や1週間単位で行う業務をリスト化すると、期間内に行うべきタスクが明確になります。リスト化により業務の漏れがなくなり、やるべき業務ができずに納期に間に合わないなどの失敗を防ぐことが可能です。

タスク化する際にはタスク管理ツールの利用がおすすめです。ツールによって搭載している機能や料金に違いがあるので、違いを理解して自らに適したツールを選ぶようにしましょう。

2.業務ごとに優先順位をつける

業務はすべてが同じ優先度ではありません。期日や内容を元に重要度が高い順に分類してみましょう。

緊急度や重要度が高い仕事から優先的に着手し、残りの業務は期日が早い順に対応していきます。自身で行う必要がないと判断した業務を削除すれば、時間短縮にもつながります。

3.業務ごとに対応時間を設定する

その日に行う業務をピックアップしたら、各業務の作業時間を決めておきましょう。時間はタスク管理ツールなどを活用して、設定した作業時間内で終わるようにします。

終了予定時間を意識することで、ダラダラした作業を避けるのに役立ちます。

4.午前中に企画を考える

思考力が必要な業務は頭が冴えている午前中に行ったほうが効率的です。

脳が疲れてきて眠気や集中力の低下が起きる午後は、ルーティンワークのような比較的頭を使わない仕事を行うとよいでしょう。

▷生産性が高い人に共通する10個の特徴！生産性を高める秘訣や低い人の共通点

5.空いた時間を無駄にしない

通勤時間や会議の合間などの空き時間はできるだけ有効活用できるようにしましょう。

1日単位で考えるとわずかな時間ではあるものの、長期的に考えると数十時間・数百時間にもなるため、空いた時間をいかに有効活用するかで大きな差ができます。

6.整理整頓を意識する

デスクまわりの整理整頓ができていないと、資料を探す時間がかかります。これはパソコン内のファイルも同じです。1回の探索時間は短くても、回数を重ねれば多くの時間の無駄となります。

欲しいときに欲しい情報をすばやく探せるように、日頃から整理整頓を意識しましょう。

7.時間を決めてメールを確認する

メールやチャットは、来るたびにチェックしていると目の前の業務に集中できず、作業効率が低下します。

チェックするタイミングは、時間を決めてまとめて行うのがおすすめです。集中しているときは通知を行わないようにするなど、作業の邪魔とならないような工夫をしてみましょう。

8.テンプレートを活用する

メールの返答文や問い合わせする際の文章など、活用する頻度が高いものは、テンプレートを用意しましょう。定型文や文書フォーマットなどを活用することにより、作業時間の短縮につながります。

そのため、自身の作業を見つめ直してテンプレートやフォーマットの利用で効率化できる業務がないか考えてみるのがおすすめです。

9.面倒なタスクは早めに対処する

面倒なタスクを後回しにしてしまうと、さらに着手するのが辛くなります。気が進まないタスクはできるだけ早めに処理をするのがポイントです。

また、苦手なタスクは作業時間を短縮できる工夫をしてみましょう。早く終わらせることで、注力したい仕事により多くの時間を使えるようになります。

10.マルチタスクを避ける

複数の業務を並行して行うよりも1つの業務に集中したほうが集中力が高まるため、マルチタスクはできるだけ避けましょう。

一つひとつのシングルタスクをスピーディーにこなしていく方が、マルチタスクよりも圧倒的に作業スピードが速くなります。また、スピードだけではなく、ミスも防げるので質の向上も見込めるでしょう。

▷【解説】マルチタスク・シングルタスクとは？違いや実践メリットを解説

11.日頃から本質を意識する

近年、SNSなどを通じてさまざまな情報が入ってきます。玉石混交の情報に惑わされないために、本質を見極めるクセをつけておくことも大切です。

本質を見失って無駄な時間を過ごさないためにも、日頃から何が必要なのかを意識しておきましょう。成果に直結するものに注力することが、生産性の向上につながります。

12.やり取りを簡略化する

メールなどのやり取りは、ツールの活用などで簡略化することが可能です。メッセンジャーなど、メールよりも簡単にコミュニケーションがとれるツールを使用して、時間のロスを減らすように心がけましょう。

13.失敗を引きづらない

失敗をしてしまったときは、後悔しても結果は変わりません。落ち込んだまま仕事を続けるより、思い切って気分転換したほうが得策です。

後の業務に影響するほど失敗を引きずるのは、生産性の低下につながります。ネガティブな感情はマイナスだと意識して、切り替えて仕事を行っていきましょう。

14.自分を律する

自分自身を規制することは、生産性の向上に必要な要素です。立てた目標も自分に甘いとスケジュールが後ろ倒しになりかねません。スケジュールどおりに自分をコントロールする自制心を養うことも必要です。

15.休憩時間はしっかり確保する

人間はずっと集中し続けられるわけではなく、90分が限界といわれています。パフォーマンスを低下させないためにも、休憩時間を確保することが大切です。

業務の合間にこまめに休憩を入れ、メリハリを持たせるようにしましょう。座りっぱなしの場合は、ストレッチなど軽い運動をして気分をリフレッシュするのもおすすめです。

▷労働生産性の定義とは？計算式や向上させる方法・手順について簡単に解説！

生産性向上におすすめのツールを紹介

個人の生産性向上に役立つおすすめのツールを紹介します。各ツールの機能や料金を比較して、自分のニーズに合ったものを選んでみてください。

Chatwork

Chatworkは、中小企業向けのビジネスチャットツールです。1対1やグループで気軽にチャットが行えます。無料プランが用意されており、ほとんどの機能を利用できるのも魅力。スマートフォンアプリにも対応しているので、外出先からでも手軽にメッセージを確認できます。

Google Workspace

Google WorkspaceはGoogleが提供するグループウェアです。メール・カレンダー・ファイルストレージをはじめ、多くのGoogleサービスが利用できます。どのデバイスからでも同じようにアクセス可能なため、テレワークや移動時間でもスムーズに作業できるのが魅力です。

Toggl

Togglは、無料で利用できるシンプルなタイマーツールです。操作はタスク名を設定して、スタートボタンとストップボタンを押すだけと非常にシンプル。各タスクの作業時間を簡単に計測できます。PCとモバイルどちらにも対応しているので、外出先からも利用できます。

WinActor

WinActorは、NTTグループが提供する純国産のRPAツールです。ドラッグアンドドロップとクリックで編集できる使いやすさが特徴。NTTの特許技術を活用し業務の自動化をサポートします。PC1台から導入できるので、RPAを活用して業務改善を図りたい中小企業にも向いています。

Todoist

TodoistはTodoリストの登録、進捗の可視化ができるシンプルなタスク管理ツール。目標の設定やタスクの優先度をつけることも可能です。

完了したタスクもすべて表示できるので、プロジェクトの管理だけでなく、モチベーション維持にも使えるという評価を得ています。

Trello

Trelloは、タスクごとにカードを作成し、ボードに付箋を貼る感覚で使えるプロジェクト管理ツール。管理ツールが苦手な人でも使いやすい操作性が魅力です。

チームでボードの管理をすることで、情報共有やタスク管理にかけていた時間を短縮できます。無料のFREEプランでもカードを無制限に使えるので、しっかり機能を試せるのもメリットです。

Geppo

Geppoは、個人と組織の課題を見える化して、両方の観点から働き方改善をサポートするモニタリングツールです。

「仕事満足度」「人間関係」「健康」の3つの問いに対するレポートデータを集積し、従業員のモチベーションや不満に感じている箇所を適切に把握できます。

Evernote

Evernoteは、さまざまな情報を書き込み可能なメモツール。テキスト以外に画像や動画やファイルなども簡単な操作で保存できます。GoogleドライブやSlackなど連携可能なツールが多いのも特徴です。マルチデバイス対応なので、スマートフォンからいつでも気になる情報を保存できます。

個人の取り組みでも生産性は向上する

労働者不足といった問題に対するためには、個人の生産性向上は欠かせません。生産性の意味を正しく理解した上で、具体的な方法や活用すべきツールを模索することが重要です。

本記事で紹介した方法やツールの中から自分にあったものを活用して、生産性向上に役立ててみてください。