個人でできる生産性向上のための取り組み事例13選！おすすめのツールも紹介

生産性向上の意味とは？

生産性とは、企業が投入した資源に対してどれくらいの成果を生み出せたかを示すものです。投資に対する成果を指すため、生産性向上を図る際は成果に直結する行動が重要視されます。

生産性を算出する際は「成果÷投入資源」という計算式を使用します。

生産性向上には、成果の拡大または投資の削減が必要です。似た言葉に業務効率化がありますが、これは業務を無駄なく素早く行えるかを意味する言葉であるため、混同しないよう注意しましょう。

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個人の生産性向上が求められている背景

個人の生産性向上が注目されるようになった背景には、少子高齢化にともなう労働人口の減少があります。総務省が発表している資料によると、2021年の労働力人口は6860万人と2020年と比べて8万人の減少となり、2年連続で減少していることがわかっています。このまま労働人口が減り続ければ、人材不足の問題が深刻化するでしょう。

少ない労働力で多くの利益を上げるためには、生産性を向上させることが重要です。また、ビジネスのグローバル化により、国際的な競争力を得るためにも生産性の向上は必要不可欠だといえます。

このような背景から、多くの企業で個人の生産性向上に向けた取り組みを実施するようになりつつあります。

[参照：総務省統計局「労働力調査 令和3年平均結果の概要」]

個人でできる！生産性向上に向けた取り組み事例

ここからは、生産性向上に向けた取り組み事例を紹介します。ぜひできることから取り入れてみてください。

業務の目標をリスト化する

1日や1週間単位で行う業務をリスト化すると、期間内に行うべきタスクが明確になります。リスト化により業務の漏れがなくなるため、やるべき業務ができずに納期に間に合わないといった失敗を防ぐことが可能です。

タスク化する際には、直感的な操作でタスク管理を行えるツールの利用がおすすめです。ツールによって搭載している機能や料金に違いがあるので、違いを理解して自分に適したツールを選ぶようにしましょう。

業務ごとに優先順位・対応時間を設定する

業務はすべてが同じ優先度ではないため、業務の期日や内容をもとに優先順位を設定してみましょう。

優先順位がついたら、緊急度や重要度が高い仕事から着手し、残りの業務は期日が早い順に対応していきます。自身で行う必要がないと判断した業務を削除すれば、時間短縮にもつながります。

また、業務ごとに対応時間を設定することも大切です。その日に行う業務をピックアップし、各業務の作業時間を決めておきましょう。時間はタスク管理ツールなどを活用して、設定した作業時間内で終わるようにします。

終了予定時間を意識することで、ダラダラと作業をするということがなくなるでしょう。

スキマ時間を有効活用する

通勤時間や会議の合間などのスキマ時間をできるだけ有効活用しましょう。

1日単位で考えるとわずかな時間であっても、長期的に考えると数十時間・数百時間にもなることがあります。また、突発的に空き時間ができたときのために、スキマ時間にやるべきことをリスト化するのもおすすめです。

空いた時間を有効活用することで、まとまった時間を創出することが可能となり、その分を成果を上げるために使うことができます。

業務環境は整理整頓しておく

業務環境の整理整頓も生産性向上には欠かせません。デスクまわりの整理整頓ができていないと、資料を探すまでに時間がかかります。これはパソコン内のファイルも同じで、1回の探索時間は短くても、回数を重ねれば多くの時間を無駄にしていることになるのです。

必要なものや情報をすばやく探せるように、日頃から身の回りの整理整頓を意識しましょう。

メールやチャットを確認する時間を決めておく

メールやチャットは、確認する時間を決めておきましょう。連絡が来るたびにチェックしていると、目の前の業務に集中できず作業効率が低下します。

具体的には、始業前や昼休憩が終わって仕事をはじめるとき、退社直前などのタイミングがおすすめです。また、業務がはじまったら通知が来ないようにするなど、作業の邪魔にならないような工夫をしておくとよいでしょう。

テンプレートを活用する

メールの返答文や問い合わせの際の文章など、活用する頻度が高いものはテンプレートを用意しておくことも大切です。定型文や文書フォーマットなどを活用することにより、作業時間の短縮につながります。

自分の作業を見つめ直し、効率化できる業務がないか考えてみましょう。

マルチタスクを避けてシングルタスクを心がける

複数の業務を並行して行うよりも、1つの業務に集中したほうが集中力が高まります。そのため、マルチタスクはできるだけ避けるようにしましょう。

一つひとつのタスクをこなすシングルタスクを心がけた方が、マルチタスクよりも圧倒的に作業スピードを速めることが可能です。また、ミスも防げるので業務の質の向上も見込めるでしょう。

なお、タスク管理に課題を感じている人には、タスク管理ツールの「Jotoo」がおすすめです。カンバン方式でシンプルにわかりやすくタスクの管理が行えます。

▷マルチタスクの意味とは？シングルタスクとの違い・苦手、できない場合の克服方法

リーダーやマネージャーの仕事の進め方を盗む

新しいアイデアや施策が思いつかないときは、リーダーやマネージャーなどの仕事ぶりを真似てみましょう。どのような業界であっても、誰かの成功モデルを真似することが最も手っ取り早い方法です。仕事ができる人の進め方を盗むことで、効率よく成果を出せるようになるでしょう。

自分に合った休憩方法を見つける

どのくらいの頻度で何分くらい休憩を取るのかは個人によって異なります。そのため、自分に合った休憩方法を見つけることが大切です。

ついつい休憩を取らずに仕事をこなしてしまうという方は、ポモドーロテクニックを実践するのもよいでしょう。

ポモドーロテクニックを行う際は、タイマーを25分にセットし、タイマーがなったら5分程度の休憩を行うということを繰り返すのが基本です。これを4回ほど繰り返したら、15～30分程度の休憩を入れます。

このように時間を区切って仕事を行うことで、集中力が高まるだけでなく、生産性の向上にもつながります。

周囲とのコミュニケーションを積極的に取る

周囲とのコミュニケーションが取れていないと、仕事の分担や情報共有が上手くいきません。また、コミュニケーション不足は、モチベーションの低下にも関係するとされています。このような状況が続けば、生産性の低下が生じることも考えられるでしょう。

協力が必要なときにスムーズな連携を行うためには、日ごろから社員同士でのコミュニケーションを積極的に取ることを意識するのが大切です。

既存の業務プロセスに無駄がないか定期的に確認する

生産性を向上させるには、定期的に業務プロセスの改善を行いましょう。同じ業務プロセスを続けていると、ところどころで非効率だと感じられる部分が出てくるものです。

どこに無駄なプロセスがあるかを特定し、検証しながら改善していくことで業務を効率的に進められるようになります。

スキルアップに向けた取り組みをする

スキルアップを図ることも生産性向上を実現する施策のひとつです。限られた時間のなかで多くの業務をこなして成果を出すには、どのようなスキルが必要かを考えてみましょう。

個人でスキルアップするには、資格取得やセミナーへの参加などが挙げられます。また、スキルアップをしながら収入が得られる副業に取り組んでみるのもよいでしょう。

マインドフルネスを取り入れる

夜なかなか寝付けない、朝起きたときにすっきりと起きれないという方も多いのではないでしょうか。筑波大学が行った労働パフォーマンスと生活習慣の関係についての研究によると、とくに睡眠不足が仕事のパフォーマンスに大きく影響していることがわかっています。

睡眠の質を高めるには、マインドフルネスを取り入れるのも効果的です。マインドフルネスでは、仕事や生活における不安や心配事などを鎮め、呼吸に意識を向けながら目の前のことに集中する状態を作り出します。

マインドフルネスをすることで、睡眠の質や集中力の向上といったさまざまな効果が期待できることから、多くのビジネスパーソンに取り入れられています。

[参照：筑波大学「企業従業員の労働パフォーマンス低下には睡眠による休息の不足が強く関係する」]

個人の生産性向上につながるおすすめのツール

個人の生産性向上に役立つおすすめのツールを紹介します。各ツールの機能や料金を比較して、自分のニーズに合ったものを選んでみてください。

Chatwork

Chatworkは、中小企業向けのビジネスチャットツールで、1対1やグループで気軽にチャットが行えます。無料プランが用意されており、ほとんどの機能を利用できるのも魅力です。スマートフォンアプリにも対応しているので、外出先からでも手軽にメッセージを確認できます。

jotoo

jotooは、カンバン方式を採用したタスク管理ツールです。直感的に操作できるのが特徴で、タスクやプロジェクト管理に役立つさまざまな機能が提供されています。未着手・進行中・完了など、タスクのステータスを一目で把握でき、効率的なタスク管理が行えます。無料のプランも用意されているので、まずは試してみてはいかがでしょうか。

調整アポ

調整アポは、日程調整の作業を効率化するツールです。参加者同士でカレンダーを連携することで、メンバーの空き日時が自動でピックアップされ、日程調整が簡単に行えます。日程調整が完了したら、会議で使用するツールのURL発行や参加者への共有も自動で行います。トライアル期間も設けられていて、すべての機能を14日間無料で利用することが可能です。

個人でできる取り組みを実践して生産性を向上させよう

本記事では、個人でも実践できる生産性向上の取り組みを紹介しました。生産性を向上させるには、時間を効率よく活用し、これまで以上の成果を生み出す必要があります。

本記事で紹介した取り組みやツールを参考にして、ぜひ自身の業務に役立ててみてください。