おすすめの工数管理ツール14選！無料版・クラウド型などのタイプ別に紹介

工数管理とは？

工数管理とは、特定の業務やプロジェクト全体の完遂にかかった時間・人件費を管理しておくことです。どのくらいの時間がかかったかを工程別に可視化し、次回以降のスケジュール管理や人員配置に反映します。

余裕を持ったスケジュールを作成すると、突然のアクシデントや仕様変更にも柔軟な対応が可能です。また、適性を見極めた人員配置によって、特定の従業員への過度な負担を避けられるでしょう。

メンバー一人ひとりの能力に応じて作業量も割り振られ、無駄な人件費の発生も最小限に抑えられます。近年、労働者の安定志向の高まりやフリーランスへの転向などによって、市場で優秀な人材を獲得するのは困難な状況です。

安定した収益を確保するには、少ない人員と予算で多くの業務をこなさなければなりません。既存従業員を最大限活用するためにも、工数管理の重要性が高まっています。

▷プロジェクト管理とは？目的ややり方・メリットやフローを紹介

▷工数管理とは？必要性や実施方法・メリットとデメリット、事例について解説！

工数管理ツールとは？

工数管理ツールとは、プロジェクトの完遂に必要なタスクや作業時間、人件費などを管理できるシステムです。各工程ごとの作業状況をガントチャートで表示するため、計画通りに進んでいるかを正確に把握できます。

マネージャーは、進捗状況を見ながら人員配置やタスクの割り当てを判断でき、納期遅延の発生を避けられます。ガントチャートはドラッグ＆ドロップで、簡単に作成可能です。

また、ガントチャート上でタスクの割り当てや工数入力などをおこなえるため、対応漏れの発生も防げます。さらに、データ分析を搭載しているツールを選ぶと、案件別の人件費や作業時間を可視化することで、赤字案件を削減できます。

データ集計やグラフ化はシステムへ一任できるため、従業員が作業をおこなう必要はありません。また、工数管理ツールはクラウドとオンプレミス、2種類の導入形態から選択します。

工数管理ツールのクラウド型・オンプレミス型の違い

工数管理ツールのクラウド型は、全体的にコストを抑えられる点がメリットです。システム導入時に、インフラ環境構築やソフトウェアのインストールをする必要がありません。メンテナンスやアップデートもベンダーへ一任でき、ランニングコストを抑えられます。

一方、オンプレミス型はセキュリティレベルが高く、情報漏洩の発生を避けられます。社内からのアクセスを想定しており、不正アクセスやサイバー攻撃のリスクを最小限に抑えることが可能です。

ただし、サーバーやネットワーク機器の調達は、自社で対応しなければならず、多額の初期費用が必要です。そのため、クラウド型とオンプレミス、どちらが自社にとって多くのメリットをもたらすかを判断し、決断しましょう。

▷オンプレミス型のおすすめプロジェクト管理ツール6選｜無料の製品や失敗しない選び方

エクセル・スプレッドシートでの管理との違い

エクセル・スプレッドシートでの管理との違いについて解説します。エクセルやスプレッドシートでの工数管理は、カスタマイズ性に優れている点が特徴です。数式やマクロを使い、自社に合った形へアレンジできるうえ、利用頻度が高く、従業員が操作に慣れている点もプラスです。

半面、メンバー間で認識のズレが生じやすい点がデメリットとして挙げられます。入力内容が即座に反映される工数管理ツールと異なり、定期的に工数管理表を更新しなければなりません。編集履歴の確認に必要なバージョン管理も必要です。

また、エクセルやスプレッドシートで、案件別の各種データを集計するには、膨大な時間がかかります。しかし、工数管理ツールを導入すれば、スムーズな情報共有や業務効率改善の実現が可能です。

▷無料で使えるプロジェクト管理ツール14選｜選び方を徹底比較！

工数管理ツールのタイプ

工数管理ツールのタイプは、以下3種類に分類されます。

• 工数管理特化型
• プロジェクト管理対応型
• 勤怠管理機能搭載型

タイプ別の特徴を正確に把握し、自社に合った工数管理ツールを選択しましょう。

工数管理特化型

工数管理特化型は、作業の進捗状況可視化や、タスク管理に関連した機能のみを搭載したタイプです。無駄な工数の削減や、エクセルでの工数管理から脱却したい企業に適しており、最小限の負担で工数管理ができるよう、ドラッグ＆ドロップで工数内容を入力できます。

GoogleやOutlookカレンダーと連携しているツールも多く、カレンダーに入力した内容をシステムに反映できるため、何度も入力作業をおこなう必要はありません。また、データ分析機能を搭載しており、案件別の工数を正確に算出できる点も魅力です。

データは自動でグラフ化され、案件別の作業時間や人件費をすぐに把握できます。算出したデータは、今後の人員配置やタスクの振り分けに活用できます。

プロジェクト管理対応型

プロジェクト管理対応型は、長期間の案件や複数人で作業を進める機会が多い企業に適したタイプです。ガントチャートやカンバン、ダッシュボードなど、複数のビュー表示に対応しており、状況に応じた使い分けが可能です。

ユーザーインターフェースに優れたツールが多く、ドラッグ＆ドロップで簡単に編集作業ができるため、特別なITスキルやプログラミング知識は必要ありません。作業の進捗状況やタスク内容をすぐに把握でき、スムーズな情報共有につなげられます。

また、コラボレーション機能を搭載したツールを選ぶと、メンバー同士のコミュニケーションやファイル共有もシステム上でおこなえます。

▷【2023年最新】おすすめのプロジェクト管理ツール20選を比較！目的や料金に合わせた選び方

勤怠管理機能搭載型

勤怠管理機能搭載型は、勤怠管理システムと工数管理ツールの機能を搭載しているタイプです。作業工数と実労働時間が連動しており、作業完結までにかかった時間や人件費を正確に把握できます。

また、出退勤時刻や残業時間、有給休暇の取得状況など、従業員一人ひとりの勤怠データはシステムが自動で集計します。画面上には常に最新の情報が反映されており、マネージャーは部下の勤怠状況に関して労務担当者へ確認する必要がありません。

コミュニケーションコストを削減でき、プロジェクトのマネジメントに集中できます。一方、労務担当者も作業を中断される機会が減り、自身の業務に集中して取り組めます。案件別のコストを可視化したい企業、多くの業務を効率化したい企業に適したタイプです。

▷進捗管理とは？どうやるべき？プロジェクト管理のコツと失敗例

工数管理ツール導入で得られる効果

数管理ツール導入で得られる効果は下記の5つになります。

• 業務の進捗状況可視化
• 工数入力の抜け・漏れ防止
• 情報収集・分析の自動化
• 業務の効率化・生産性の向上
• 組織力の向上・活性化

メリットの内容を一つひとつみていきましょう。

業務の進捗状況可視化

業務の進捗状況可視化が可能です。工数管理ツールの導入によって、業務の進捗状況を正確に把握でき、マネージャーは意思決定のスピードと正確性を高められます。作業の進捗状況はグラフやガントチャートで表示されるため、計画通りに進んでいるかを一目で把握できます。

システム上には常に最新の状況が反映されており、各担当者と何度もやりとりを重ねる必要はありません。コミュニケーションコストを削減し、全体の進捗状況監視や部下の管理に集中できます。

計画より遅れている場合は、人員増員やタスクの再振り分けなどを素早く決断し、納期遅延を回避します。

▷プロジェクト管理が失敗する要因｜具体例や失敗しない改善策

工数入力の抜け・漏れ防止

工数入力の抜け・漏れ防止が可能です。タスク内容や完了期限をシステム上で一元管理できるため、対応漏れの発生を避けられます。また、ドラッグ＆ドロップで簡単に工数入力が可能であり、従業員に大きな負担はかかりません。

GoogleやOutlookカレンダーと連携していれば、カレンダーに入力した内容が自動で反映されます。工数入力やタスク内容を何度も入力する必要はありません。

くわえて、マルチデバイス対応のツールも多く、スマートフォンやタブレットからも簡単に作業がおこなえます。隙間時間に作業ができるので、工数入力のために帰社する必要がなくなります。

情報収集・分析の自動化

情報収集・分析の自動化も工数管理ツールで得られるメリットの一つです。案件別の人件費や作業時間の可視化は、工数管理ツールへ一任でき、データ収集〜レポート出力まで、一連の作業を最小限の負担で正確なデータの入手が可能です。

分析したデータは、今後の人員配置やスケジュール管理など、様々な用途で活用可能です。算出したデータを基にしたタスクの振り分けや人員配置によって、人件費を最小現に抑えられます。

▷プロジェクト管理ツールを導入するメリット・デメリットを詳しく解説！

業務の効率化・生産性の向上

業務の効率化・生産性の向上もメリットになります。工数管理ツールを導入すると、プロジェクトメンバーの業務負荷や能力に応じたタスクの割り当てが可能です。業務効率改善と高品質な成果物の納品を実現でき、顧客満足度を高められます。

顧客との信頼関係が深まると、取引頻度増加や購入単価向上など、多くのメリットが見込めます。また、作業の進捗状況が計画通りに進んでいるか、いつでもシステム上から確認できるため、メンバー全員に作業効率の意識が高まる点もプラスです。

無駄な工数を削減し、収益率改善や赤字案件の削減を図れます。

組織力の向上・活性化

組織力の向上・活性化も挙げられます。進捗状況可視化やデータ分析によって、立案した計画の精度を高められます。余裕を持ったスケジュール管理や適性を見極めた人員配置によって、アクシデントが発生しても柔軟な対応が可能です。

仕様変更や機能追加など、顧客の要望を最大限反映でき、顧客満足度を高められます。また、工数管理ツールによっては、工程別や従業員単位で作業時間を数値化できます。作業時間や人件費が必要以上にかかっている箇所を正確に把握できる点がメリットです。

無駄な時間や人件費を削減するため、どのような対策を講じるべきか、従業員一人ひとりが考えるようになります。その結果、プロジェクト全体の進め方を考える人材が増え、組織力強化につなげられます。

▷タスクフォースとは？メリット・デメリットとプロジェクトチームとの違いを解説

【クラウド型】工数管理ツールおすすめ7選

多くのユーザーから支持を集めるクラウド型工数管理ツールを7つ紹介します。

1.ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、株式会社DONUTSが提供するツールです。メインとなる機能は勤怠管理となりますが、タスク管理機能も搭載しているため、活用方法次第では工数管理ツールとして利用できます。

タスク管理では案件別の工数を自動集計し、算出したデータを人員配置やスケジュール管理に活用できます。また、勤怠管理の面では勤怠データ集計やシフト作成、休暇管理など、多くの業務を自動化できる点が魅力です。

2.Wrike

Wrikeは、Wrike Incが提供するタスク管理ツールです。ガントチャート形式によるプロジェクト管理で、作業の進捗状況やメンバーへの作業負荷を正確に把握できます。システムには常に最新の状況が反映されるため、担当者と何度もやりとりを重ねる必要はありません。

また、テンプレートの活用によって、ガントチャートを効率的に作成できます。キャンペーンの進捗管理やSNS活用のプラン作成など、マーケティングに関する機能を多く搭載している点も魅力です。

3.CrowdLog

CrowdLogは、株式会社クラウドワークスが提供する工数管理ツールです。マルチデバイス対応によって、スマートフォンやタブレット端末からも工数入力が可能です。工数入力の時間は1分や5分など、カスタマイズできます。

また、ガントチャートと連携しており、タスクの計画内容と実績、進捗状況を並行して表示できます。ガントチャートは、ドラッグ＆ドロップで簡単に作成できるため、作成時に特別なスキルは必要ありません。

4.Time Crowd

Time Crowdは、タイムクラウド株式会社が提供する工数管理ツールです。ユーザーインタフェースに優れている点が特徴です。Webブラウザやアプリなどから、ワンクリックでタスク管理がおこなえます。

また、カレンダーと連携するとタスク内容が自動で反映されるため、改めて入力作業をする必要がありません。Time Crowdの導入によって、「誰が・どの作業に対して・何時間かかっているか」をすぐに把握できます。

5.HUEプロジェクトボード

HUEプロジェクトボードは、ワークスアプリケーションズが提供するプロジェクト管理ツールです。ユーザーインターフェースに優れており、タスク内容や担当者、完了期限を簡単に設定できます。

入力内容はリアルタイムで反映されるため、スムーズな情報共有につなげられます。管理項目はプロジェクト内容に応じて、自由に設定可能です。また、チームメンバーとゲストユーザーのアカウントは別々で管理します。

6.ZAC

ZACは工数管理をはじめ、購買管理や勤怠管理、工数管理などの幅広い機能を兼ね備えている工数管理ツールです。業界・業種に限定されず利用できる、利便性の高さも大きな特徴の一つと言えます。

また、必要な機能のみを選択肢して利用できるため、余計なコストを発生しないのも大きなメリットです。

7.Brabio!

Brabio!は直感的な操作画面・シンプルな操作性を兼ね備えたガントチャートの作成やプロジェクトの管理に特化したツールです。

利用人数が5名までであれば無料で利用できるため、スモールスタートで利用し、使用感や機能を一通り試してからミスマッチなく本導入できるのも魅力と言えるでしょう。

【オンプレミス型】工数管理ツールおすすめ3選

ここからはオンプレミス型の工数管理ツールを3つ紹介していきます。

1.Backlog

Backlogは、株式会社ヌーラボが提供する工数管理ツールです。目的に応じて複数のビュー表示を使い分けられる点が特徴です。ガントチャートを活用すると、作業の進捗状況が棒グラフで表示され、計画通りに進んでいるかを一目で把握できます。

カンバンボードでは長方形のカード上に課題が表示され、対応漏れの発生を防げます。ドラッグ＆ドロップで簡単にステータス変更ができるため、ユーザーに大きな負担はかかりません。

2.Lychee Redmine

Lychee Redmineは、株式会社アジャイルウェアが提供する工数管理ツールです。自社の状況に応じてオンプレミス型とクラウド型、導入形態を選択できます。

オンプレミスは、カスタマイズ性やセキュリティレベルに優れています。コストの高さが課題ですが、Lychee Redmineの場合は、クラウド型と同等の月額料金で工数管理ツールを利用できます。

一方、クラウド型は、初期費用やランニングコストを削減できる点がメリットです。インフラ環境構築やメンテナンスは自社で対応する必要がありません。

3.マンモスプロジェクト

マンモスプロジェクトは、パラダイスウェア株式会社が提供する工数管理ツールです。タスクリストやガントチャート、カンバンなど、合計5つのビュー表示を状況に応じて使い分け、対応漏れや納期遅延を防ぎます。

議事録やフィードバックをログとして保存できるため、必要な情報をいつでも確認できます。また、セキュリティレベルの高さも魅力です。システム内に保存したデータは全て暗号化され、内容の識別は困難です。

【無料版】工数管理ツールおすすめ4選

工数管理ツールの中には費用無料で利用できるものもあり、予算をなるべく抑えたい人におすすめです。ここでは導入実績が多い4つのツールについて紹介していきます。

1.みんなでガント.com

みんなでガント.comは、株式会社サムテックが提供する工数管理ツールです。15日間の無料トライアルが用意されており、コストを掛けずに操作性や機能性を確認できます。プロジェクト期間や利用人数に合わせて、料金プランを選択できる点も大きな特徴です。

契約期間は最短3ヶ月からとなっており、プロジェクト期間だけ工数管理ツールを利用できます。必要な時に必要な分だけ利用でき、無駄な費用の発生を抑えられます。

2.monday.com

monday.comは、株式会社ギャプライズが提供する工数管理ツールです。多くのユーザーから高い評価を受けており、導入企業数は152,000社を突破しました。多くのタスク管理を自動化できる点が特徴です。

勤怠管理や経費精算、給与計算など、毎月発生するルーティンワークの管理を自動化し、管理負担と対応漏れのリスクを軽減できます。また、30種類を超えるカラムを搭載しており、必要な機能を自由に組み合わせて業務効率化を図れます。

3.Time Tracker NX

Time Tracker NXは、株式会社デンソークリエイトが提供する工数管理ツールです。30日間の無料トライアル期間が設けられているため、コストをかけずに自社との相性を確認できます。有料プランの利用が前提になるものの、評価版であれば最大90日無料版を利用可能です。

システム全体の特徴としては、ユーザーインタフェースに優れている点が特徴です。工数入力やガントチャートの編集、タスクの情報更新など、多くの作業をドラッグ＆ドロップで進められます。

4.Jooto

Jootoは、株式会社PR TIMESが提供する工数管理ツールです。無料プランが充実している点が特徴です。タスク管理やガントチャート、進捗管理など、工数管理に必要な機能全般を無料で利用できます。

また、ファイル管理やコミュニケーション機能も搭載しており、スムーズな情報共有や連携性強化を実現できます。ユーザー数が4人を超えない限り、半永久的にコストがかからないため、初めて工数管理ツールを導入する方も安心して利用できるでしょう。

▷無料で使えるプロジェクト管理ツール14選｜選び方を徹底比較！

▷【2023年最新】無料のガントチャートおすすめ10選を比較！アプリの有無や選び方

工数管理ツールの比較ポイント

工数管理ツールの比較ポイントについてご紹介します。市場に提供される工数管理ツールは年々増加しており、ミスマッチを避けるためには、多くの点に注意をしなければなりません。以下4つのポイントに注目し、選定作業を進めてください。

• 必要な機能は備わっているか
• UI・UXの質は十分か
• コストは妥当か
• 無料版・トライアル期間はあるか

必要な機能は備わっているか

工数管理ツールはタイプによって、搭載している機能が異なります。自社に合ったシステムを導入するには、導入目的を明確化することが重要です。

たとえば、プロジェクト管理での作業進捗を可視化するために、工数管理ツールを導入するとしましょう。ガントチャートやカンバンなど、複数のビュー表示への対応が必須となります。レポート機能を搭載していると、案件別に人件費や作業時間を算出でき、データ集計やグラフ化はシステムが自動で対応するため、従業員が作業をおこなう必要はありません。

また、多くの作業を効率化したい場合は、勤怠データ集計や休暇管理など、勤怠管理機能を搭載した工数管理ツールが適しています。改善点や導入目的を明確化すると、自然とシステムに求める機能も絞り込めます。

UI・UXの質は十分か

ITリテラシーの高さを問わず従業員が誰でも利用できるよう、ユーザビリティやユーザーインターフェースに優れたシステムを選びましょう。工数管理ツールは、プロジェクトに携わるメンバー全員が毎日利用します。

システム工数入力やガントチャート作成など、一つひとつの作業に手間がかかると、かえって作業効率が悪化します。ミスマッチを避けるためにも、無料トライアルを積極的に活用しましょう。

無料トライアルは2週間～1ヶ月間、無料で工数管理ツールを利用できる制度です。コストを掛けずに、操作性や機能性を確認できます。仮に自社と合わなかったとしてもコストは投じておらず、大きなダメージには発展しません。

▷プロジェクト管理ツールの基本的な機能一覧！機能を理解し業務効率化！

コストは妥当か

工数管理ツールの料金体系は、初期費用+月額費用で構成されています。初期費用を無料と設定しているかどうかは、ベンダーによって異なります。そのため、ホームページの閲覧や見積取得によって、初期費用の有無を確認しましょう。

また、ユーザー数に合った料金体系の見極めも重要です。月額費用は月額固定制と従業課金制のどちらかになります。月額固定制であれば、ユーザー数を問わず一定の料金で利用可能です。

オプションを利用しない限り、一定の金額を毎月支払う形になり、コスト管理も楽になります。一方、従量課金制の場合、単価×ユーザー数＝月額費用となるため、ユーザー数が多くなるほど、多くの費用を支払わなければなりません。

ユーザー数が多い場合、月額固定制を導入しているシステムを選んだ方が、費用を安く抑えられます。

無料版・トライアル期間はあるか

無料プランまたは無料トライアルの有無も重要なポイントです。コストを掛けずに自社との相性やユーザーインターフェースを確認できるため、無料期間があるかどうかをしっかり確認することをおすすめします。

その結果、ツールとのミスマッチなどによる無駄な費用の発生を避けられるでしょう。

▷プロジェクト管理に必要な項目｜業務フローや管理のポイント

工数管理を適切に行い業務効率・生産性を向上させよう

工数管理ツールを導入すると、工程別の作業進捗状況を正確に把握できます。ガントチャートや色分けされたグラフで進捗状況が表示されるため、計画通りに進んでいるかを一目で把握できます。

システムには常に最新の情報が反映されており、各担当者と何度もやりとりを重ねる必要はありません。意思決定のスピードと正確性が高まり、納期遅延の発生を避けられます。近年はニーズの拡大に伴い、市場で販売されている工数管理ツールは年々増加しています。

ただし、初めて工数管理ツールを導入する場合、どのように選定作業を進めるべきか、わからない方もいるでしょう。この記事で紹介した選び方やおすすめのツールを参考に、自社に合った工数管理ツールを選定してください。