プロジェクト管理の成功度はコミュニケーションで変わる？手順や成功させるポイント

プロジェクト管理におけるコミュニケーションとは？

プロジェクト管理におけるコミュニケーションは、タスクに関わるメンバー間の情報共有や調整、意見交換、疑問の解消および問題の対処を円滑に進めるための手段の一つとなります。

とりわけ複数のメンバーでプロジェクトを進める際などは、より細やかなイメージのすり合わせや情報共有が求められるため、個々が、より「コミュニケーション」を重視する意識を持てるかどうかが、成功の鍵を握るといっても過言ではありません。

プロジェクト管理におけるコミュニケーションの目的

コミュニケーションの目的は、プロジェクト管理に限らず、業務やプロジェクトに関係するメンバーにおいて、目標や目的を齟齬なく、かつ理解の解像度を高めること、また、適切に業務を遂行できる環境を築くことにあります。

具体的には、情報共有を通じて、目標・進捗・課題などを可視化し、統一した理解を形成するほか、業務の「ムリ・ムダ」をいち早くキャッチして、トラブルや納期の遅延を防ぐといった効果も期待されます。また、コミュニケーションを強化することで生まれる多様な意見交換により、質の高い成果が得られることもあるでしょう。

コミュニケーションの正常化や強化によって、これらの目的が達成されることにより、プロジェクト管理が適切となるだけでなく、プロジェクト自体の質を高めることにもつながるのです。

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プロジェクト管理におけるコミュニケーションの手順

プロジェクト管理の成功度を左右するコミュニケーションですが、「普段も行っているから」と安易に捉えていると、「報連相(ホウレンソウ)」の抜け・漏れが発生し、取り返しのつかないミスやトラブルに発展してしまうこともあります。

ここで紹介するコミュニケーション管理の手順を参考に、しっかりと計画にそったコミュニケーションを実行しましょう。

コミュニケーション計画を策定する

コミュニケーション計画の策定は、プロジェクト管理の初期段階で行われる重要な工程です。

コミュニケーション計画では、共有すべき情報内容、対象者、時期や頻度、方法を明確に定義します。誰に、どの情報を、どのタイミングで、どうやって提供するかなどを細かく策定しますが、ここには報告する際のフォーマットの作成も含まれます。報告する内容については、報告する側とされる側、両方の意見をすり合わせて決めましょう。

コミュニケーションの頻度や内容が可視化されることで、プロジェクト関係者間に明確な情報伝達ルールが確立され、誤解やわだかまりのない、的確で効率的なコミュニケーションが実現します。

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コミュニケーション計画を実行する

プロジェクト実行中は、あらかじめ策定したコミュニケーション計画にそって、情報共有や連携を強化します。

ただし、コミュニケーション計画は、無駄のない、必要最低限の情報共有を策定したものであることがほとんどです。プロジェクトの進行中は、想定外のトラブルやイレギュラーな対応が発生することもあるでしょう。そういった場合には、随時、共有や連携を図るなど、柔軟な対応も不可欠であることを覚えておきましょう。

コミュニケーションを監視する

コミュニケーション計画に基づいた情報共有が適切に行われているかを定期的に確認します。

特に、長期プロジェクトになるとコミュニケーションの重要性への意識が徐々に薄れてしまい、報告をし忘れたり、共有内容が不十分になってしまったりと希薄になりがちです。プロジェクト達成までの間、コミュニケーション計画が形骸化することなく重要性の意識を保つためにも、継続的なコミュニケーションの監視は不可欠となるでしょう。

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プロジェクトを成功させるコミュニケーションのポイント

プロジェクト管理におけるコミュニケーションでは、的確な情報を漏れなく、適切な人に、適切なタイミングで伝えなければなりません。円滑な情報共有を実現するコミュニケーションのポイントについても見ていきましょう。

コミュニケーションの内容を記録する

大規模なプロジェクトになればなるほど、メンバー間での密なコミュニケーションを維持するのは難しくなります。そのため、口頭でのコミュニケーションの場合、「言った、言わない」のトラブルが起きることも珍しくはありません。

会議は必ず議事録を作成するほか、情報共有や伝達は履歴の残るメールやチャットなどの方法で伝えるようにします。あらゆるコミュニケーションの履歴は、課題が生じた際や新たなメンバーが加わった際の経緯の把握にも役立つでしょう。ただし、いずれの記録においても簡潔な内容でまとめることを意識することも重要です。

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コミュニケーションの「5C」を意識する

コミュニケーションの「5C」とは、高品質なコミュニケーションを実現する以下の5つの要素を指します。

• Clear(明確に)
• Concise(簡潔に)
• Coherent(首尾一貫して)
• Complete(完全に)
• Courteous(礼儀正しく)

この「5C」は、受け手の情報理解を深め、誤解が生じにくいコミュニケーションを実現するための指標となるものです。特にビジネスシーンでは、情報の正確な伝達が求められるため、5Cを意識したコミュニケーションを実践することで関係者間のトラブルをなくし、プロジェクトを円滑に進めることができるのです。

コミュニケーションスキルを身につける

コミュニケーションスキルは、プロジェクト管理に限らず、ビジネスパーソンとして磨いておきたい能力の一つです。

高いコミュニケーションスキルにより、他者との意見交換が円滑になり、誤解や対立といった不必要な摩擦を最小限に抑えられるようになります。コミュニケーションにおいては、聞き手としての傾聴力、伝え手としての5Cを意識した伝える力も重要ですが、身振りや顔の表情、声のトーンといった非言語的コミュニケーションも重要なポイントとなります。

ツールを活用する

良質なコミュニケーションは、プロジェクト管理のうえで重要な鍵となるとはいえ、時間や労力をかけすぎてしまっては本末転倒です。そのため、プロジェクト管理やチーム間のコミュニケーションを一元的に行えるツールを活用し、効率化を図るのも一つの手です。

ツールの活用は、特にテレワークや部署の垣根を超えたメンバーでプロジェクトを進めるにあたっての欠かせないコミュニケーション手段にもなるでしょう。具体的には、タスク管理ツールやナレッジ共有ツールなどが挙げられますが、搭載機能はツールによってさまざまなため、目的や状況に合わせて最適なツールを見極める必要があります。

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プロジェクト管理におけるコミュニケーションの重要性を理解しよう

プロジェクト管理におけるコミュニケーションは、業務の質や効率を左右する重要な要素となります。

適切なコミュニケーションを行うことで、各メンバーの役割やタスクの進捗、リスクや問題点が明確になり、早期の対応や適切な意思決定が可能となります。一方で、コミュニケーション不足は、齟齬や誤解を招き、スケジュールが遅延したり、クライアントの意向とは違った成果物になってしまったりと大きな失敗の原因となり得ます。

効果的かつ有効なコミュニケーションを実践し、適切なプロジェクト管理を実現しましょう。