テレワーク導入でよくある課題や問題点とは？実践できる解決策も紹介

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テレワークの普及状況

令和4年3月に発表された国土交通省の「テレワーク人口実態調査」によると、令和3年度の雇用型テレワーカーの割合は27%となっており、前年度の23%から4%増加しています。

コロナ禍以前である2019年以前では、雇用型テレワーカーの割合はおおむね15%程度で推移していたことを考えると、2019年〜2021年にかけて、いかにテレワークが急加速的に普及したかがわかります。

また、地域別でみると首都圏のテレワーカーの割合が42.3%と、全国平均である27%を大幅に超えており、地域格差が見られることも特徴と言えるでしょう。

[出典:国土交通省「令和３年度 テレワーク人口実態調査 －調査結果（概要）－」]

テレワーク導入によるメリット

着々と普及が進むテレワークですが、テレワークを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは主なメリットを7つ紹介します。

コストの削減

テレワークを導入することで、まず社員の通勤コストを削減することができます。また、テレワークへの移行が完了すれば、広いオフィスや社員全員分の個人デスクは必要なくなります。

そのため、オフィスを縮小することにより、賃料のほか光熱費などの管理コストが低減できるでしょう。さらにペーパレス化が進めば、印刷に必要な紙やインクといった消耗品のコストも削減可能です。

業務の効率化

テレワークでは、自宅やコワーキングスペースなどで一人黙々と作業をすることで、生産性を高めることも可能です。

また、テレワーク導入にあたって採用したITツールにより、ルーティンワークを自動化することで、社員は人にしかできないコア業務に集中できる環境が整うでしょう。作業の自動化は、ヒューマンエラーを排除する役割もあるため、効率化と同時にミスが発生しにくい体制が構築されます。

ワークライフバランスの向上

通勤が不要なテレワークでは、今まで移動に費やしてきた時間を、自由に使えることになります。フレックスタイム制であれば、朝ゆっくり過ごしたり、あるいは、1時間早く勤務を開始し、退勤後の時間を充実させるのも良いでしょう。

このようなワークライフバランスの実現は、社員のモチベーション維持や生産性の向上にもつながります。

優秀な人材の確保

オフィス通勤のないテレワークは、社員の居住時が「通勤圏内」である必要はなくなるため、日本全国から人材を採用することが可能となります。それこそ、海外在住者を採用することもできるでしょう。

また、柔軟な働き方の実現においては、ライフステージの変化やパートナーの転勤などによる離職が防げることもメリットの一つです。

企業イメージの向上

テレワークの導入は「社員の働きやすさを重視する企業」「ワークライフバランスを大切にする企業」などの、ポジティブな印象を与えます。離職率が改善するといった効果も期待できるため、企業イメージも向上するでしょう。

BCP対策として有効

地震や台風といった自然災害、感染症の蔓延など、予期せぬ事態が事業の継続を脅かすこともあります。

そのような緊急事態において中核となる事業を継続するための取り組みが「BCP」ですが、その対策としても、「社員の身を守る」「リスクを分散させる」ことができるテレワークは有効な手段となります。

テレワーク導入により生じる課題や問題点

メリットの多いテレワークですが、もちろんメリットばかりではありません。

そこで、「企業側」と「社員側」の2つの視点から、テレワークの導入で生じる課題・問題点を解説していきます。

企業側の課題や問題点

まずは、テレワークの導入で企業側に生じる課題・問題点をみていきましょう。

セキュリティリスクが高くなる

テレワークでは自宅のほか、コワーキングスペースなど、不特定の人が行き交う場所かつ社外のネットワークを利用して仕事をする機会が増えることになります。そのため、情報漏洩や不正アクセスなどのセキュリティリスクは自ずと高まってしまうでしょう。

具体的には、パソコンやUSBといった使用する機器の盗難のほか、公共の場での機密情報を扱うことによる情報漏洩、セキュリティ性の脆弱な通信環境を利用することによるサイバー攻撃によるトラブルなどが挙げられます。

したがって、各社員がセキュリティリテラシーを向上させるのはもちろんのこと、テレワークであっても会社の機密情報を扱う責任を各社員が意識することが大切です。

業務によっては対応できない

業務内容によっては、テレワークができないこともあります。令和4年3月、国土交通省から発表された「テレワーク人口実態調査」では、テレワークを実施していない理由として、「仕事内容がテレワークになじまない」が約57%と、最も多い結果となっています。

具体的には、「運送業」「建設業」「医療・介護」「行政サービス」などが挙げられ、対面や現場での作業が不可欠とされる業務や業種は、テレワークの導入が難しいと言えるでしょう。

ただ、テレワークは組織全体に導入する必要はありません。そのため、自社内でテレワークに向いている業務がないかを見極めることが大切です。

[出典:国土交通省「令和３年度 テレワーク人口実態調査 －調査結果（概要）－」]

導入コストがかかる

テレワークの導入は、「支給するハードウェアの購入」「インターネット環境の整備」「ITツールの導入・活用」など、導入時、導入後のコストがかかります。こういったコストの課題から、テレワーク導入を諦める企業も少なくありません。

ただし、テレワークへの移行によって、オフィス縮小による賃料や光熱費、通勤手当、ペーパーレス化による消耗品コストの低減など、テレワークを導入することで削減できるコストもあります。長期的にはメリットが勝る可能性がある点も認識しておきましょう。

業務の効率が悪くなる

テレワークを導入するにあたって、ITツールを活用しない場合は、著しく業務効率が低下してしまうことになります。

例えば、社内のワークフローにペーパーワークや押印のステップが残っていると、テレワークであっても、書類提出や捺印をもらうための出社が発生することになるでしょう。また、社内の情報共有がうまくいかず、増えたミスやトラブルの対応に追われて、コア業務に集中できなくなることもあります。

テレワークにおけるITツールの活用は必須であり、コミュニケーションツールやオンライン会議システムを活用するなど、社内におけるコミュニケーションを活性化させるための対策が求められるでしょう。

勤怠管理が難しい

テレワークでは、上司やマネージャーの目の届かないところで社員が働くため、勤怠管理が難しいという課題があります。

勤怠システムを導入しても、過度な休憩の取得や中抜けなどは完全に把握できる訳ではなく、逆に申告しない長時間労働が常態化してしまう事態も考えられます。

業務で使用するアプリの稼働状況を記録するツールやGPS機能付きの勤怠管理システムを活用するのも一つの手段ですが、このような方法で把握されることに対して「過度に監視されている」といったネガティブな印象を持つ社員もいます。

業務を見える化するタスク管理ツールや、メンバーの業務状況がバーチャルオフィス上で確認できるツールなど、勤怠管理の方法はさまざまです。双方が納得できる手段を選ぶようにしましょう。

適切な評価ができなくなる

テレワークでは社員の働く姿が常に見えるわけではないため、オフィス勤務時と同様の評価基準では、適切な人事評価ができなくなる可能性があります。

例えば、営業職などの利益に直接関わる職種は成果の数値化がしやすいものの、それを支える営業事務などの間接部門は、生産性を数値化するのが難しく、評価の際には定性的な指標も必要です。

そのため、働きぶりを間近で見ることができないテレワークにおいては、別途、1on1の面談実施をルール化するなど、新たな評価基準の整備が求められます。

社員側の課題や問題点

次に、テレワークの導入で社員側に生じる課題・問題点をみていきましょう。

社員によっては作業環境がない

テレワークでは、その大半が自宅で仕事をしています。しかし、自宅に最適な仕事スペースがあるとは限りません。

仕事専用の個室の確保はもとより、仕事用のデスクやイスの設置すら難しい場合もあります。そのような作業環境が理由で生産性が低下したり、業務効率が悪化する可能性は十分に考えられます。

働きにくさを感じる場合がある

テレワークにより、一人で黙々と作業することをメリットとして受け取れる人もいれば、孤立したような感覚になり、ストレスを感じる人もいます。

また、入社歴の浅い社員にとっては、周囲に気軽に質問できる上司や先輩がいないことで、不安を感じたり、悩みを抱え込んでしまうケースも少なくありません。その場合、ミスやトラブルが発生しても共有しにくくなり、さらに大きな問題へと発展させてしまうリスクにもつながります。

社内のコミュニケーションが取りにくくなる

テレワークのデメリットとして、必ず挙げられるのがコミュニケーションの質や頻度の低下です。オフィス内のコミュニケーションでは、相手の様子をみながら相談したり、小さな疑問でも気軽に質問しやすい状況だったでしょう。

しかし、テレワークだと相手の状況を把握できないため、忙しいかも？仕事の邪魔をしてしまうかも？と遠慮してしまい、ついコミュニケーションを躊躇してしまいます。

また、内容によっては、テキストでの情報共有が向かないケースもあるでしょう。こういった環境では、聞けばすぐにわかることを、なんとか自己解決しようとして、無駄な時間を過ごしてしまいがちです。

テレワークにおけるコミュニケーションの取りにくさや連携の難しさは、放置してしまうと人間関係を悪化させてしまうこともあるため、注意が必要です。

健康問題につながる

オフィス勤務では、通勤のほか、会議によるオフィス内の移動、取引先への訪問など、席を立つ機会があるでしょう。

しかし、テレワークでは、ミーティングもオンラインで行われることから、立ったり歩いたりする機会が圧倒的に減ってしまい、1日中座りっぱなしでパソコンの画面を見ていたなんてことも珍しくありません。

そのため、疲れ目や肩こり、腰痛などの健康被害が起きやすくなってしまいます。また、テレワークによる孤独感や孤立感によるメンタル面の不調も気をつけなければならないでしょう。

環境を整えるためのコストがかかる

企業側の課題でもあるコスト面ですが、社員の自己負担が増える可能性もあります。

テレワーク用のパソコンや通信環境などは企業側で用意してもらえるかもしれませんが、デスク・イスや照明など、自宅における作業環境の整備は、自己負担で調達しなければなりません。

また、自宅で作業する場合、それに伴う光熱費も発生するなど、社員側がテレワークに向けて負担しなければならないコストは少なくありません。

モチベーション低下につながる

テレワークを自宅で実施する際、本来はプライベートな生活空間であることから、オフィスと同様の集中力やモチベーションを保つことが難しい場合もあります。

特に、家族がいる場合、仕事中に話しかけられたり、生活音が気になったりと、その傾向が顕著になりがちです。また、出勤している場合は周りに働いている上司や同僚が見えることから、周りの頑張りに触発されることもあるでしょう。

しかし、テレワークだと上司・同僚の姿が見えないことから、そのような相乗効果も期待できず、モチベーションが低下してしまいます。

テレワークの課題や問題に対する解決策

では、テレワークの課題・問題点はどのように解決できるのでしょうか。ここでは具体的な5つの解決策を紹介します。

クラウド型ツールを導入する

端末とインターネット環境さえあれば利用できるクラウド型ツールは、テレワークに最適なシステムです。現在、さまざまなクラウド型サービスが提供されていますが、ここでは業種や業界に関係なくテレワークに活用できる、役立つツールを紹介します。

Web会議ツール

Web会議ツールは、ビデオ通話に録画機能や共有機能が追加されたものをイメージすると良いでしょう。

テレワークでもお互いの顔を見ながらのコミュニケーションができるだけでなく、「画面共有機能」により、自分のパソコン画面を共有しながらの会話もできます。そのため、テキストや音声での共有が難しい相談もしやすくなり、業務効率の向上も期待できます。

ビジネスチャットツール

メールなどのテキストコミュニケーションでは、相手の感情が伝わりにくいため、誤解が生じやすくなってしまいます。

ビジネスチャットツールは、そのようなテキストでのやり取りを、もっと簡単にかつフランクにすることのできるツールです。また、チャット自体は、ほとんどの社員が日常生活ですでに使っているシステムのため、導入時の社内への浸透も早いでしょう。

タスク管理やビデオ通話、ファイル共有などのビジネスシーンに必要な機能が搭載されているだけでなく、スタンプ機能などにより、感情が見えるコミュニケーションを実現することもできます。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは、各社員のタスク・スケジュールや進捗管理など、プロジェクトに関わる情報の共有を円滑にするものです。

プロジェクトの進行管理がスムーズになるだけでなく、報告を待たずしてタスクの状況がリアルタイムで共有されるため、テレワーク下における各社員の労働状況を把握するのにも役立ちます。

また、各社員の進捗状況や抱えるタスク状況が、一元的かつひと目で可視化されるため管理する側の業務効率化も期待できるでしょう。

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グループウェア

グループウェアとは、メール・スケジュール・業務フロー・ファイル共有・掲示板など、ビジネスシーンで利用する機能をひとまとめにしたシステムです。

仕事で利用する情報や機能が一元化されるため、使用する側の業務効率が改善されるだけでなく、社内システムを管理する側の業務負担の軽減や社内全体のセキュリティの統制がしやすくなるなどのメリットもあります。

オンラインストレージ

オンラインストレージとは、インターネット上にあるデータの保管場所を指します。テレワークでは、主にオンライン上でデータをやり取りすることになるため、安全にデータを保存できる場所の確保は必要不可欠です。

また、常にインターネットを利用するテレワークにおいては、サイバー攻撃のリスクを「完全に排除」することは難しいため、自動バックアップ機能を備えたオンラインストレージツールの活用は、セキュリティ対策としても重要です。

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ワークフローシステム

ワークフローシステムは、承認や決済などの手続きをオンライン上で完結することのできるシステムです。案件ごとに申請フォームを設け、パソコンやタブレットからでも申請・承認・決裁までを完結できるため、ペーパレス化や脱ハンコも実現できるでしょう。

複数人の承認者がいる案件に関しても、画面上で現状のステータスが確認できるため、急ぎ対応の依頼といったコミュニケーションも取りやすくなります。ワークフローシステムがあれば、申請・承認や捺印のための出社を、完全になくすこともできるでしょう。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、出退勤時間の打刻や労働時間の集計、有給休暇の取得などが管理できるシステムです。

打刻方法は、パソコンのほか、スマホやタブレットなどのモバイル端末からなどの方法が選べるシステムもあるため、テレワークにおいても各種労働関連の法令を遵守した勤怠管理が可能となります。

そのほかにも、シフト作成や有給休暇の未取得、長時間労働などを検知して通知するアラート機能を搭載したサービスもあり、勤怠管理に関するあらゆる業務を支援してくれます。

勤務形態に沿った評価制度の構築

テレワークでは、社員の働く姿が目に見えないため、勤務態度などの定性的な評価はしにくくなります。

さらに人事評価の基準やプロセスが不透明であれば、社員は一気にモチベーションを失ってしまうことや、会社への不信感を抱く結果にもつながるでしょう。

そのため、1on1の実施による勤務状況の把握やなるべく定量（数値）での目標設定をするなどの工夫が必要です。また、何がどう評価され、どのように処遇へと反映されるのかを明確にしておき、評価後のフィードバックを丁寧に行うことも心がけましょう。

セキュリティ対策の強化

セキュリティ対策の強化においては、社員のセキュリティリテラシーが非常に重要な意味を持ちます。そのため、セキュリティ性に優れた通信回線の提供といった実質的な施策のほか、セキュリティに関する研修の実施などの取り組みを継続して行うと良いでしょう。

また、万が一情報漏洩が発生した際には、会社がどのような被害を被り、どれほどの損害が予想されるのかを共有し、危機感を高めておくことも効果的です。

補助金の活用による導入コストの軽減

テレワークの実施に向けた環境整備やシステムの導入には、国の補助金制度が活用できるケースがあります。このような補助金は積極的に活用し、テレワークの導入にかかるコストを軽減しましょう。

テレワーク導入に活用できる補助金制度には、以下のようなものが挙げられます。

• 業務改善助成金(特例コース)
• IT導入補助金
• 人材確保等支援助成金(テレワークコース)
• 雇用調整助成金

自社の取り組みに適した補助金制度を見極め、ぜひ活用してください。

テレワーク導入の成功事例

最後に、テレワークの導入に成功した企業事例を紹介します。

株式会社ポニーキャニオン

株式会社ポニーキャニオンは、大手音楽レーベルとして知られている会社です。同社ではテレワーク導入にあたって、テレワーカーへポケットWi-Fiの貸与を実施しました。

この取り組みは、自宅に十分なインターネット環境がない社員の業務効率を上げるだけでなく、社員が出先で無料Wi-Fiを使用することがなくなるため、セキュリティの強化を実現しています。

パーソルホールディングス株式会社

パーソルホールディングス株式会社では、テレワークのほか、育児のための時短勤務を推進するなど、積極的な働き方改革を行っている企業です。同社ではテレワーク導入にあたって、適切な勤怠管理ができるかどうかが課題でした。

そこで、社員の正確な勤怠管理をおこなうべく、記録された労働時間とパソコンの稼働時間を照らし合わせられるツールを導入。正確な勤怠把握により、テレワークの生産性を可視化することで、業務改善のヒントにしています。

システージ株式会社

システージ株式会社は、ネットワークの構築やセキュリティ対策を取り扱う会社です。

同社では、コロナ禍以前の2017年よりテレワーク制度を導入していたものの、福岡県北九州市にある本社と福岡市にある支社の拠点間におけるコミュニケーションなどに課題を残したままでした。

そこで、Web会議ツールの導入により、離れた社員同士のコミュニケーションの円滑化を図っています。本社にいる上司が支社にいる部下をマネジメントすることも可能になったことから、マネジメント業務の効率化にも成功しています。

株式会社ソニックガーデン

Webアプリの受託開発をおこなう株式会社ソニックガーデンは、現代の新しい働き方として、テレワーク社員でチームを構築する取り組みをおこなっており、第19回テレワーク推進賞「特別賞」も受賞しています。

同社では、一つのマンションを借り、社員であればいつでも利用できるワーキングスペースを設置しました。社員は自宅だけでなく設備が整ったワーキングスペースでの作業も可能となり、働き方の柔軟さだけではなく快適な働き方も「選べる」環境を整えています。

株式会社HBLab

本社をベトナムに置く株式会社HBLabは、日本企業向けにオフショア開発事業などを行っている会社です。

開発事業ではアイデア創出が重要なため、社内でのコミュニケーションを活性化させようと、テレワークにおいても有効なビジネスチャットツールを導入しました。ユーザー名にはニックネームを設定するなど、より気軽に活用できる工夫をし、コミュニケーションの活性化に成功しています。

テレワークの問題点は放置による深刻化に注意

テレワークで挙げられる課題や問題点は、そのほとんどが対応次第で解消できるものばかりです。

ただし、その一方で放置してしまうと、業務効率が低下する、社内の人間関係が悪化してしまう、あるいは、社員が体調を崩してしまうなどの深刻な問題に発展してしまいます。

そのため、深刻化する前に気づける仕組みとすぐに対応できる体制づくりが重要となるでしょう。事前準備をしっかりと整え、快適なテレワーク環境を実現してください。