テレワークによって発生する12の弊害とは？企業が取るべき対策法も紹介！

テレワークによって発生する12の弊害

テレワークは、新型コロナウイルスの蔓延による世界的なパンデミックをきっかけに、導入する企業が一気に増えた、いわばニューノーマルな働き方です。

通勤の必要がなくなり、時間を有効に使えることからワークライフバランスが取りやすく、雇用される側にとってもメリットが多いため、近年は、テレワークが可能かどうかを基準に就職先を選ぶ求職者も増えています。

しかし、テレワークならではのデメリットがあることも事実です。まずは、テレワークによって発生する弊害について確認してみましょう。

1.あらゆる場面でコミュニケーションが不足する

テレワークによって、直接顔を合わせる機会がなくなると、どうしても社員同士や部署間のコミュニケーションは減ってしまいます。テレワークの場合、少し話したいことがある場合でもビデオ会議などのツールを設定しなければならず、「それほどでも」と思って遠慮してしまいがちです。

同じ空間で働いていれば発生していたはずの何気ない雑談や気軽な相談ができない状況は、とりわけ社歴の浅い社員にとっては、仕事への意欲の喪失にもつながってしまいます。

2.社員の勤怠管理が困難になる

場所を選ばずに働けるメリットのあるテレワークですが、社員が働いている姿が見えないため、必然的に勤怠管理が難しくなります。

勤務時間中に業務をサボっていてもわかりませんし、逆に長時間労働が常態化してしまう社員が出てくる可能性もあります。自己管理ができず生産性が落ちた社員のしわ寄せが、真面目な社員の負担になっているようでは、公平性が保てているとはいえません。

3.情報漏洩のリスクが生じやすい

テレワークでは、会社の資産であるパソコンや情報を、社外の環境や通信回線を利用して扱うことになります。そこで注意しなければならないのが、セキュリティ面です。

カフェなどの不特定多数の人が行き来する場所で仕事をしていれば、第三者に情報を覗き見される可能性があるだけでなく、そもそも通信回線自体が安全とはいえないセキュリティレベルであるケースもあります。

そのため、テレワークの実施においては、社員一人ひとりにおける、より高度なセキュリティリテラシーが求められることになります。

4.細かい作業など無駄な出社が生じる

取り急ぎテレワークを導入したものの、システムの導入やワークフローの構築が追いついていない企業においては、経費処理のためや承認作業や決裁など書類に押印するためだけに出社しなければいけない場合もあるでしょう。

出社を前提としたワークフローのために、コストや時間を費やすのは、当然ながら効率的とはいえません。クラウドサービスの導入など、無駄な出社を減らす対策が必要となります。

5.社員の評価がしにくい

テレワークでは、作業の様子や状況が把握しにくいことから、公正な人事評価が困難になるという点も弊害として挙げられます。

オフィス勤務時と同様の評価基準をテレワークにも適用してしまうと、評価の不透明さや不公平生が社員の不満へとつながり、業務や会社へのエンゲージメントを低下させてしまう原因にもなりかねません。したがって、テレワーク導入の際は人事評価制度の見直しも併せて実行しなければなりません。

6.電話対応に手間がかかる

会社へかかってきた電話は、電話転送サービスなどの利用により、指定した電話番号に転送することで対応が可能となります。

しかし、担当者への電話の取次となれば、担当者の様子が即座に確認できないことから、必ず折り返しでの対応となるなど、手間が増えてしまうのは避けられません。また、お客様をお待たせすることで、ビジネスチャンスを逃すリスクも発生してしまいます。

7.オンとオフの区別が曖昧になる

在宅でのテレワークとなると、普段生活している空間で仕事をすることになるため、仕事とプライベートの区別が付けにくくなってしまいます。

このような切り替えのしにくさは、人によっては大きなストレスとなる場合もあります。仕事専用のスペースが用意できる環境であれば良いですが、そうでない場合は、在宅であってもビジネスシーンに合った服装に着替える、オフィス勤務時以上に時間管理を徹底する、といった自己管理における工夫が必要になるでしょう。

8.社員の扱いが不平等になる

テレワークを導入していても、どうしてもオフィスでの作業や業務が発生してしまう職種もあります。その場合、出社を強いられる社員においては、不平等に感じる人も出てきます。

テレワークが主体となるような組織においては、出社が必要となる社員に対して「出社手当」を支給するなど、不公平とならないような制度を検討する必要があります。

9.導入に時間とコストが必要になる

パソコンの手配や通信回線、自宅などにおけるワークスペースの準備といった仕事環境を整備しなければなりません。

また、企業側もクラウドシステムの導入などには、相応のコストが発生します。企業規模によっては、中長期的なプロジェクトとしての予算確保や進行を計画することになるでしょう。

10.在宅中は作業が中断されやすい

在宅ワークの場合、家族の生活音などにより、作業に集中しにくいというケースも多いようです。

特に、子育て中であったり、専用のワークスペースが確保できなかったりすると、作業効率が著しく低下してしまうことも少なくありません。在宅ワークを義務付けている場合は、フレックスタイム制などにより、労働時間においても柔軟な対応ができる制度の導入が求められることになります。

11.健康状態に悪影響が出る

オフィス勤務時は、毎日の通勤が運動の機械になっていたという方も多いのではないでしょうか。その点、テレワークになったことで運動量が減ってしまい、運動不足から腰痛や肩こり、体重の急激な増加など、健康状態に影響が出てしまうケースも珍しくはありません。

また、人と接する機会が減ることによる孤独感から、沈んだ気持ちが解消されないといった精神状態になってしまう人もいます。適切なメンタルヘルス対策を講じなければなりません。

12.導入に失敗する可能性がある

新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけに、多くの企業がテレワークの導入に乗り出しましたが、導入に失敗してしまう企業があることも事実です。

失敗の原因には、テレワークに必要なシステムやワークフローが構築できなかったといった理由のほか、コミュニケーションや連携が取れずミスが増えた、生産性が大きく低下してしまったなどが挙げられます。とりわけ、システム導入の失敗は、コスト面の負担も大きくなってしまうことから、システム選定を慎重におこなう必要があります。

▷テレワークで生産性は向上するのか？低いと感じる原因や改善策を解説

テレワークで生じた弊害へ企業が行うべき対策法

前章では、テレワークによって生じてしまう弊害やデメリットについて詳しくご説明しました。しかし、弊害やデメリットは多くの場合、事前の対策により回避することが可能です。ここでは、テレワークによる弊害が発生してしまうリスクを抑えるための具体的な対策法をお伝えします。

1.コミュニケーションが取りやすい環境を整える

テレワークでは、オフィス勤務時のように、フランクなコミュニケーションの機会が発生しにくいため、意図してコミュニケーションの機会や環境を整えることが大切です。

議題の有無に関わらずWEBミーティングの場を定期的に設定するほか、電話やメールよりも複数人での会話がしやすいチャットツールを導入するのも良いでしょう。

また、ミーティングでは、業務の報告といった定型的な連絡も重要ですが、些細な不安や疑問を相談しやすい、気軽な雰囲気を醸成することもコミュニケーションを活性化するための大切な要素となります。

▷テレワーク中のコミュニケーション方法を解説！よくある課題と対策法とは

2.人事管理ルールやシステムを見直す

勤怠管理においては、テレワークにおける運用のしやすさはもちろんのこと、企業の業態に合ったシステムやフローの導入が求められることになります。勤怠管理は、労働関連の各種法令を遵守する必要があるなど、労務業務の中でも、特に手間のかかる業務です。

クラウド型の勤怠管理システムの中には、無料のトライアル期間が用意されているサービスもあります。そのようなサービスを活用し、管理する側とされる側の双方にとって、利用しやすいシステムを選んでください。

さらには、社員が不安を感じることなく働けるよう、定期的なミーティングの設定や、オンラインランチの実施など、テレワークならではのルールを策定することも検討しましょう。

3.セキュリティの対策を強化する

社員が社外で仕事をする際には、オフィス勤務時以上のセキュリティ対策への高い意識が必要になってきます。社員が使うパソコンは、企業側がセキュリティ対策を施した上で用意するのが理想といえるでしょう。

また、端末や情報の取り扱いについては、社内ルールを策定し、社員への周知を徹底します。その上で、社員一人ひとりに対する定期的なセキュリティ教育も忘れずに実施しなければなりません。

4.印鑑やサインはクラウドサービスを活用する

管理職の立場にある社員においては、承認や決裁時に書類への押印やサインが必要になることもあります。このような承認や決裁のワークフローは、クラウドサービスの利用により、オンライン化が可能です。

決裁フローをオンラインで完了することにより「ハンコのための出社」がなくなるだけでなく、書類のペーパーレス化も実現できるため、テレワークの推進だけでなく大幅なコスト削減が期待できます。

▷テレワークにクラウドが不可欠な理由とは？活用メリットや人気ツールを解説

5.改めて人事評価の仕組みを作成する

テレワーク導入後は、オフィス勤務時の人事評価基準では、正当な評価をするのが難しくなります。

定期的なミーティングによる業務の進捗確認、日報や週報、目標管理といった制度の導入により、短期間における業務や成果を上長やリーダーが確認しやすい環境を整えつつ、評価される側に対しても、評価が不透明にならないよう、「何を」「どのように」評価するのかを明確に示しておく必要があります。

6.電話環境を整備する

テレワークにおける電話環境の整備は、通信会社による「電話転送サービス」のほか、クラウド型の電話サービスを利用するという手段もあります。

どちらも機能面における大きな差はありませんが、電話転送サービスを利用する場合、転送先の電話番号が必要となります。すでに会社用の携帯電話などを利用している企業においては問題ありませんが、そうでない場合は、導入時のコスト負担が増大してしまう可能性に注意しなければなりません。

7.社員が不平等に感じない制度を策定する

テレワークの導入が順調に進む中で、出社の必要がある部署に所属する社員は、不満を感じやすくなってしまいます。

まずはすべての社員がテレワークに移行できるよう検討した上で、交代制による出社といったルールを策定し、社員の理解を得るようにしてください。

また、テレワーク勤務の社員が大半となるようなケースでは、業務上、どうしても出社が必要とされる社員に対しては、通勤手当とは別に「出社手当」を支給するなどの制度を設けるのも有効です。

▷テレワーク中のサボりはバレる？バレる理由やバレたときのリスクについて

8.テレワークの導入サポートを検討する

テレワーク環境を整えるため、システムの導入や必要な機器、備品の準備を進めるにあたっては、そのコストが大きな負担となってしまうこともあります。

このようなテレワーク導入にかかる予算の確保が難しい場合は、国や自治体による助成金や補助金制度の利用を検討するのも一つの手です。助成金や補助金は、種類によっては導入前、もしくは、物品購入前の申請が必要な種類もあるため、活用を視野に入れるのであれば、要件は必ず事前に確認した上で、計画的に進めましょう。

9.フレックスタイム制の導入も併せて進める

在宅ワークの場合、「家族がいて集中できない」といった悩みやストレスはつきものといえるでしょう。

解決法としては、仕事専用のスペースを設けることが最善ですが、住宅環境などから、どうしても確保が難しいという事情もあるはずです。その場合は、社員が「集中しやすい時間」で仕事ができるよう、フレックスタイム制を導入するのも効果的な手段です。

また、在宅ワークにおいては、企業側による環境整備のサポートだけでなく、社員自身が家族と仕事中のルールを話し合っておくといった自己管理も必要です。

10.今まで以上に社員の健康管理を行う

テレワークの場合、当然ですが、一人で作業する時間が長くなるため、社員が孤独感や孤立感を抱きやすくなってしまいます。また、コミュニケーション不足は、不満やストレスを溜め込みやすいといった弊害も招きます。

そのため、健康診断だけでなく、定期的なストレスチェック、フランクな雑談も交えたミーティングなどを実施して、社員の健康状態や不安、ストレスをいち早くキャッチできるルールや環境を整えておきましょう。

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テレワーク導入によって得られるメリット

テレワークの弊害とその対策をご紹介してきましたが、テレワークによって得られるメリットも忘れてはいけません。ここでは、テレワークを導入する代表的なメリットをご紹介します。

優秀な人材の確保

テレワークを導入すると、在職者の育児や介護、自身の病気療養などの事情による離職を防止できるだけでなく、同様の理由により、就職を諦めてしまっている人材の雇用も促進できるようになります。

また、通勤の必要がなくなれば、居住エリアに制限されることのない人材採用も可能です。

業務の効率化

テレワークの場合、社員自身が集中しやすい仕事環境を選んだり、移動の合間や隙間時間などにも仕事ができるため、時間を有効に使えるのもメリットの一つです。

また、テレワークによって導入するシステムにより、大幅な業務の効率化が推進できるケースも多く、テレワークの導入により包括的な業務効率化が見込めるようになるでしょう。

オフィスコストの削減

テレワークへの移行が順調に進めば、オフィススペース縮小によりオフィスコストを削減することも可能です。

業種によっては、分散型のオフィスや、シェアオフィスの利用により、さらなる業務の効率化やコストの削減が進められるケースもあります。いずれにしても、このような柔軟な選択肢が増える点は大きな利点といえるでしょう。

緊急時も事業が継続可能

自然災害や火災、事故などの緊急事態における「BCP（事業継続計画）」としても、テレワークは有効な対策の一つといえます。

現に、新型コロナウイルス感染症対策として、テレワークを導入し、企業活動を継続させた企業も多いのではないでしょうか。危機的状況下において、社員の安全を守るという意味でも、テレワークは有益な対策となり得るのです。

企業イメージの向上

テレワークを導入している企業は、多様で柔軟な働き方ができるという意味で、企業のイメージアップにもつながります。従業員を採用する際にも、多くの場合このようなイメージはプラスに作用することでしょう。

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テレワーク導入に役立つツール5選

テレワークを導入するのであれば、同時に役立つツールも用意しておくと便利です。ここでは、テレワークに役立つツールを5つご紹介します。

1.Chatwork

Chatworkは、メールや電話に代わるビジネスシーンのコミュニケーションツールです。

チャット機能では、グループでの会話や情報共有が容易におこなえるだけでなく、スタンプ機能により、気軽なコミュニケーションを促進します。そのほか、ファイル共有、ビデオ通話、タスク管理なども搭載した国内利用者数No.1 （同社HPより）のビジネスチャットです。

2.ジンジャーサイン

ジンジャーサインは、契約書の作成から、電子契約による契約の締結、契約書の保管までの一連の契約業務をオンラインで完結できるサービスです。

「依頼中」「締結済」といった進捗に関するステータスも管理できるため、スムーズな情報共有により、契約締結もれといった重大なリスク回避にも役立ちます。

3.ジョブカン勤怠管理

従業員の勤怠管理に必要な出退勤の打刻やシフト管理、休暇の申請・承認を可能にするサービスです。

4.Confluence

Confluenceは、ドキュメントの作成および共有に特化した情報共有ツールです。複数人でのリアルタイム編集によって作業を効率化。また、柔軟な権限設定により、組織全体への情報共有に活用できるだけでなく、限られたメンバーへの機密情報の共有なども可能です。

5.Remotty

Remottyは、雑談や声かけといった社員同士のつながりを促進するバーチャルオフィスツールです。ツールへのアクセス中は、PCのカメラで自動撮影された画像が定期的に他のメンバーに共有されるため、テレワーク中も「一緒に働いている」ような感覚で仕事ができます。また、ワンクリックでテレビ会議ができる機能は、コミュニケーションの活性化にも役立つでしょう。

テレワークの導入には弊害と対策法の把握が重要

テレワークを導入する際には、今回ご紹介したような弊害が起こりうることを把握しておくことが大切です。その上で、対策方法は事前に準備しておくと問題が発生した際にも慌てずに対処することができます。

テレワークにおける多数のメリットを享受できるよう、導入を検討される際は、「制度の見直し」や「有効なシステムの選定」に配慮しつつ、柔軟な働き方実現を目指しましょう。