フリーアドレスの廃止が増加?事例から学ぶ失敗の原因と対策方法とは

2022/7/15 2022/07/15

働き方改革

フリーアドレスオフィス

好きな席で働くことができるワークスタイルのフリーアドレスを導入をする企業が増加する一方で、運用が上手くいかずに廃止する企業も増えています。本記事では、そんなフリーアドレスの廃止や失敗事例、そして対策方法など詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

注目される「フリーアドレス」とは?

オフィス環境は生産性・企業文化・従業員の健康に大きな影響を与えます。そのため、多くの企業経営者は、十分に資金を投じてオフィス環境の整備を行ってきました。

昨今、テレワークの導入などにより社内での空席率が高まっていることから、フリーアドレスを導入する企業が増加しています。

「フリーアドレス」とは、従業員が固定席を持たず、空いている机を使ってスペースを有効活用する仕組みで、さまざまなメリットがあることから、その導入が伸びてきました。

フリーアドレスは、IT企業やベンチャー企業のように比較的自由度の高い働き方をしている企業で導入されているイメージがありますが、中央省庁をはじめ多種多様な企業で採用されています。

しかし一方で、導入しても運用がうまくいかないことを理由にフリーアドレスを廃止する企業も増えています。

ここからは、フリーアドレスを取り入れる目的や課題、そして廃止が増えている理由や対策方法など、視点を変えて見ていきましょう。

フリーアドレスは意味がない?導入する目的とは?

フリーアドレスは、コミュニケーションの促進やオフィスの省スペース化、働き方改革の推進などのために導入が進んできました。しかし最近では、従来のオフィス環境へと仕組みを戻す企業も増えています。

ここではまず、どのような目的でフリーアドレスが導入されているのかについて説明していきます。

コミュニケーションの促進

フリーアドレスを導入する主な目的は、従業員同士のコミュニケーションの促進です。従来のオフィス環境ではデスクが固定されているため、従業員は常に同じ席で仕事をしなければなりません。

この場合、近しい距離にある人としかコミュニケーションが取れないといった欠点があります。

そこで、あえてデスクを固定せず、日々さまざまな部門の人たちとコミュニケーションを取れる環境にすることを目的として考案されたのが、フリーアドレスのオフィス環境なのです。

オフィスのスペースコスト削減

オフィススペースを有効に活用するためにフリーアドレスを導入する企業もあります。新型コロナウイルスの世界的な流行を受け、多くの企業はリモートワークを導入しました。

その結果、誰もいないオフィススペースにデスクが置かれているだけというこれまでにない状況が起きてしまったのです。

このような中、オフィススペースを有効に活用するために多くの企業でフリーアドレスが導入されました。

ABWの推進

Activity Based Working(ABW)の実現も、フリーアドレスのオフィス環境が整備される理由の一つです。

ABWとは「時間」と「場所」を自由に選択できる働き方のことで、オランダに所在しワークスタイルの変革をコンサルティングするヴェルデホーエン社によって提案された仕組みです。

フリーアドレスは働く場所がオフィス内に限られますが、ABWのワークスタイルはオフィス以外に自宅やカフェなども働く場所の選択肢に入るため、業務に合わせて柔軟に勤務場所を選ぶことができます。

フリーアドレスとABWではこのような違いがありますが、日本ではABSを実現するための一つの方法として、フリーアドレスの整備が進められてきました。

フリーアドレスの事例から学ぶ失敗・廃止の原因7選

上記のトピックではオフィス環境にフリーアドレスを導入する目的を説明してきました。オフィス環境のフリーアドレスは以前ほどの勢いを失いつつありますが、その理由はフリーアドレスの導入により、業務に支障をきたす事例が生じてきたためです。

ここでは、フリーアドレスが失敗・廃止となった原因や事例について解説していきます。

事例1.居場所を把握できず報連相ができなかった

フリーアドレスでは、従業員が常に決まった席にいるわけではありません。そのため、誰がどこで仕事をしているのか、その居場所を把握するのが難しくなります。

働く人が皆、同じフロアにいる場合はまだしも、複数階にまたがるような構造のオフィスでは、従業員がどこにいるかを視認できず、居場所の特定はさらに困難となります。

結果として、仕事に関する報連相ができず、業務が滞るケースが散見されるようになってきたのです。

事例2.雑談の増加により生産率が低下してしまった

従業員のコミュニケーションが増えることは、健全な業務のためにも大切なことです。ただし、業務に関係のない雑談が増えると、仕事の生産性が低下してしまいます。

フリーアドレスを導入すると親しい従業員同士の雑談が気になって業務に集中できないといったケースもあるようです。

その結果、仕事の生産性が低下したとして、フリーアドレスが廃止される場合もあるので注意しましょう。

事例3.新人の教育が進まなかった

新人研修のためにメンター制を導入している企業も多いでしょう。メンター制とは、所属する上司とは別に、年齢の近い年上の先輩社員や社歴が近い先輩社員が新人の従業員の側でサポートする制度です。

ところが、毎日席が変わるフリーアドレスでは、新人の従業員が先輩や上司の仕事ぶりを目にする機会が圧倒的に減ってしまいます。

フリーアドレスの導入によって新人育成が進まないといった弊害が生じたことも、フリーアドレスを廃止する一因となりました。

事例4.書類などの忘れ物が増えてしまった

フリーアドレスのオフィス環境では、業務に必要な書類などをデスクに仕舞っておくことができません。通常、業務に必要となる書類は、机や棚から取り出した後、元に戻します。

フリーアドレスの場合、業務に必要な書類はその都度用意しなければならず、デスク内への収納もできないため、書類などの忘れ物が生じてしまいがちです。

また、社内を移動するたびに書類を持ち歩くことは紛失などのトラブルにもつながり、セキュリティ面でも問題です。

書類の管理面の課題で忘れ物が増えてしまったことも、フリーアドレスの廃止を加速させる原因となりました。

事例5.結局いつも座る席が固定化されてしまった

フリーアドレスが導入されていても、結局いつも座るデスクは決まっているという人も少なくありません。

これは人間の習性によるものなので、デスクが固定化するという問題を変えることは難しいかもしれませんが、このような状況となれば、フリーアドレスのメリットは薄れてしまいます。

事例6.同じ部署の連携が不十分になってしまった

フリーアドレスを導入すると、同じ部署の連携が不十分になることがあります。

そもそも、同じ部署でデスクが固定されている理由は、同様の仕事をする従業員を近い距離に配置することで、お互いをサポートしやすくすることにあります。

しかし、同じ部署の従業員がフリーアドレスによってバラバラになってしまえば、同じ部署の連携も不十分なものとなってしまうでしょう。

部署への帰属意識が薄れることも、連携のためにはデメリットとなります。フリーアドレスが導入されたことで、同じ部署の連携が不十分となったという事例も報告されているので注意が必要です。

事例7.導入の意義を周知させずに進めてしまった

なぜフリーアドレスを導入するのかが、従業員に周知されていなければ、実際に業務にあたる従業員からの理解を得ることは難しいでしょう。

従業員のフリーアドレスへの理解が得られなければ、管理者の意図とは違うかたちでフリーアドレスが運用され、その効果を十分得ることはできないことも想定されます。結果として、導入の失敗にもつながりかねません。

フリーアドレスの失敗・廃止を防ぐための対策方法10選

それでは、フリーアドレスの失敗・廃止を防ぐためにはどうしたら良いでしょうか。ここではフリーアドレスの失敗・廃止を防ぐための対策方法を10点、紹介します。

1.導入する目的を共有する

フリーアドレスを導入する目的を従業員と共有しておくことが、導入の失敗や廃止を防ぐために重要です。

コミュニケーションの促進や生産性向上など、フリーアドレスを導入する目的は、企業によって様々です。

導入の目的を従業員と共有しておかなければ、働く人たちは管理者が想定するようにフリーアドレスを活用してはくれないでしょう。

2.在席率の実態を把握する

自社のワークスタイルが本当にフリーアドレスに合っているのかを、在席率の算出などから確認することが大切です。

デスクへの在席率が高い部署と低い部署、離席・退席数を把握することで、オフィススペースが有効利用できているかを判断できるようになります。この確認によってフリーアドレスが形骸化するのを防ぐことが可能となります。

3.場所を把握できるシステムを整備する

フリーアドレスでは従業員が日々、様々な場所に着席するため、誰がどこに在席しているのか把握できないといったデメリットがあります。しかし近年では、従業員の席をWEB上で確認できるツールも誕生しています。

従業員が使うデスクを予約するシステムを導入することで、誰がどこで仕事をしているかが明確になり、従業員同士のスムーズなコミュニケーションにもつながります。

4.ペーパーレス化を進める

文書をペーパーレス化することは、フリーアドレスの環境下においては重要です。情報が紙ベースの場合、対面でしか受け渡しができず、情報共有に時間と手間がかかってしまいます。

ペーパーレス化を行い、どの席からもクラウド上のデータにアクセスができる仕組みを取り入れると、情報共有がスムーズで、書類を戻す手間もなくなります。

また、書類を紛失するリスクも回避できるなど、ぺーパーレス化には多くのメリットがあるのです。

5.部署内で連携が取れるような制度を作る

フリーアドレスを導入すると、同じ部署内でも連携が取りにくいといったデメリットがありました。しかし、部署内での報告・連絡・相談が徹底されるような仕組みを作ることで連携も改善されるでしょう。

たとえば、1日に1回は部署内での短時間の業務ミーティングを実施したり、同一部署のメンバーが一緒に仕事をする日などを設定することは効果的です。

業務に必要な情報を常にアップデートでき、部署内での連携が取れるような制度作りにつながります。

6.レイアウトを見直す

フリーアドレスはオフィス環境の整備の一形態に過ぎません。それぞれの業務や企業に応じ、適したデスクのレイアウトを検討しましょう。

たとえば、通常の業務のみフリーアドレスで行い、集中して業務を行えるスペースを別に設置するなど工夫をすることも一案です。業務効率の良いフリーアドレスの活用が可能となるでしょう。

7.荷物管理に役立つツールを導入する

フリーアドレスを導入する場合、荷物の管理も課題の一つでしたが、荷物管理に役立つツールを導入することで、そうした課題を解決できます。

代表的なものとしては、個人用のロッカーが挙げられます。出社後、その日に必要な仕事道具を個人用ロッカーから取り出し、外出や退社の際にはそのロッカーに荷物をしまうことで、スムーズな荷物管理を行えます。

8.席が固定されないような工夫を施す

例えフリーアドレスを導入しても、いつも同じ座席に座ろうとする従業員は少なくないでしょう。フリーアドレスを有効に活用するためには、席が固定されないようなルールを設けることも大切です。

常に仲のいい人ばかりで集まって座るなど偏りがないよう、例えば座席に座る際にルーレットを使って席を決めたりローテーション制を導入するなど工夫を施しましょう。

9.グループアドレスを導入する

グループアドレス(デザインアドレス)とは、グループ単位でデスクの範囲を固定する方法をいいます。

グループアドレスは、同じ部署をグループ単位として設定するなど、フリーアドレスの欠点を補うことで業務を担いやすくしたワークスタイルです。

フリーアドレスの日とグループアドレスの日を混在させるなどメリハリをつけた運用で、バランスのよい活用をすることも一つのやり方です。

10.専門業者に委託する

フリーアドレスの導入は、全社的な取り組みとして行うことになります。したがって、全従業員を巻き込んでの大規模なプロジェクトとなるでしょう。

従って、社内のリソースだけで対応しようとするとかなりの労力がかかるため、フリーアドレスの導入を行う際は、専門業者に委託するのも一つの方法です。

近年では、フリーアドレスなどオフィス環境の整備を専門としてコンサルティングサービスを提供している企業が増えています。自社の目的に合ったコンサルティング企業を選択するとよいでしょう。

フリーアドレスの事例から失敗・廃止の原因や課題を学ぶ

昨今、フリーアドレスの導入が急速に進んでいますが、メリットの多いこの仕組みを廃止し、従来のオフィス環境に戻す企業も増えています。

オフィスの省スペース化や賃料の削減など、フリーアドレスが成功すると大きな効果を得ることができます。

しかし、フリーアドレスを導入することですべてがうまくいくわけではありません。フリーアドレスを実現するためには、その対策も必要となるのです。

より良いオフィス環境の整備のために、この記事で紹介した事例から失敗・廃止の原因や課題を学び、有効に活用できるフリーアドレスを導入しましょう。

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