1on1ミーティングとは?目的やメリット・注目されている背景、進め方を解説

2023/02/09 2023/09/13

1on1ツール

1on1ミーティングとは

部下の成長を促す良い機会として注目が集まっている1on1ミーティング。日本でも重要視され導入が進んでいる1on1ミーティングですが、一体どのような内容なのでしょうか。本記事では、そんな1on1ミーティングについて、実施目的や進め方などを徹底解説していきます。

1on1ミーティングとは?

1on1ミーティングとは、部下と上司が1対1で行う面談です。一方的に連絡事項や指示を伝えるのではなく、対話形式で面談を進めていきます。面談中は業務内容に留まらず、健康面や私生活など、幅広いテーマについて話します。

部下は上司への安心感や信頼感が増す一方、上司は部下の内面について深く知れる点が1on1ミーティングのメリットです。企業によって対話時間や頻度は異なりますが、1回のミーティングに掛ける時間は大体30分程度です。毎週1度必ずミーティングをする企業もあれば、毎月1回の企業もあります。

1on1ミーティングはシリコンバレーの企業が開発した人材管理手法の一つですが、日本でもヤフーやクックパッドなど、有名企業が多数導入をしており、ここ数年注目度が高まっています。

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1on1ミーティングを行う目的

1on1は部下と上司の信頼関係を構築するために行われ、業務内容・職場の人間関係・健康面など、様々なテーマについて話し合います。対話を通じ、部下の悩みや不安の有無を可視化することが重要です。上司は部下の抱える悩みに対して、解決策を共に考えます。

悩みに寄り添うことで不安やストレスを軽減し、能力を最大限に引き出すのが目的です。部下は上司の存在によって安心感が増し、自信を持って仕事に取り組めるようになります。また、多くの従業員が能力を発揮できると、生産性向上や組織力強化を実現できます。

1on1ミーティングを導入する目的とは?導入企業の事例からわかる効果

1on1ミーティングと評価面談の違い

1on1ミーティングでは主に部下が相談したいことがテーマとなるのに対し、評価面談では、業務の実績や目標に対しての達成度合いなどを話し合います。

昇進や昇級に関するテーマを上司から伝えるため、シビアな雰囲気になるケースもあります。上司と部下間で対等に会話をするフランクな雰囲気の1on1ミーティングとは少々異なる言えるでしょう。

また、1on1ミーティングは週に1回・少なくても月に1回などの短いスパンで実施するのに対し、評価面談は四半期に1回・半年に1回などのスパンで実施します。

1on1ミーティングが注目されている背景

1on1ミーティングが注目されている理由は、以下2つの理由からです。

  • VUCA時代への突入
  • 労働人口の減少

社会情勢の変化や雇用の流動化に対応するためにも、1on1ミーティングが必要です。

VUCA時代への突入

VUCA時代とは社会情勢の急激な変化によって、予測が困難になることを意味します。VUCA(ブーカ)とは、以下4つの単語の頭文字を取っています。

  • Volatility:変動性
  • Uncertainty:不確実性
  • Complexity:複雑性
  • Ambiguity:曖昧性

VUCAは元々1990年代にアメリカの軍事用語として使われており、2010年代からはビジネス用語としても急速に広まりました。2010年代は、デジタル技術の登場や地域間の紛争、グローバル化など、社会情勢の急激な変化が相次いで発生しています。

先行きが不透明な時代を生き抜くためには、柔軟な対応力や正確な判断力が必要です。企業経営にも通ずる考え方として捉えられ、ビジネス用語として認知が広まりました。

労働人口の減少

少子高齢化によって、国内の労働人口は減少傾向にあります。また、終身雇用制の崩壊に伴い、以前よりも転職へのハードルは低くなっています。こうしたことから、優秀な人材を市場で獲得することや、既存社員を定着させることは以前よりも困難な状況になっているのです。

一方、安定志向の高まりや価値観の多様化に伴い、労働条件が充実した企業に人材は集中しています。つまり、自社で働いていた従業員が一人でも退職した場合、穴埋めをするのは非常に難しいということです。

退職した従業員が優れたスキルを持っていた場合、さらにダメージは大きくなります。労働人口の減少や雇用の流動化に対応するためには、自社の離職率を下げることが重要です。離職率を下げるには、働きやすい職場環境を整備しなければなりません。

自社が抱える課題を可視化し、能力が発揮しやすい環境を整えるためにも1on1ミーティングが必要です。

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1on1ミーティングを行うメリット

1on1ミーティングの導入によって得られるメリットは、以下の4点です。

  • 部下のモチベーションアップ
  • 部下の成長支援
  • 部下との信頼関係の構築
  • 部下の業務進捗の把握

部下のモチベーションアップ

1on1ミーティングを導入するメリットは、部下のモチベーションアップです。信頼関係が構築されると、コミュニケーションを取りやすくなり、スムーズに業務を進められます。従業員が能力やスキルを発揮できる場面が増え、自信が深まります。

自信が芽生えてくると、自身の考えや意見を共有する意識も高まるでしょう。部下の提案や意見を反映することで、エンゲージメント向上や離職率低下を実現できます。

部下の成長支援

1on1ミーティングの定期的な実施によって、成功体験と失敗体験の双方を振り返る場を持てます。成功体験の振り返りでは、部下の能力や適性を再確認できる点がメリットです。現在の業務への適性を見極められ、必要に応じて配置転換や担当変更を行えます。

個々の能力を発揮しやすい環境を整備でき、業務効率改善や成果物の品質向上が期待できます。一方、失敗体験の振り返りでは、失敗の原因や今後に向けた課題を可視化できる点がメリットです。

「顧客とトラブルになった原因は何か」「どのような点に気を付けるべきか」など、一つひとつのプロセスを振り返ります。注意点を把握して今後の業務に取り組めるため、失敗のリスクを軽減できます。

そして、部下に不足している能力を可視化することも重要です。習得すべきスキルが明確になると、モチベーションアップや人材育成促進を図れます。

部下との信頼関係の構築

部下との信頼関係を構築できる点も1on1ミーティングを導入するメリットの一つです。様々なテーマについて対話を重ねていくことで、上司は部下の性格や考え方を把握できるようになります。

個々に合った仕事の進め方や指示を送れるようになり、部署全体の生産性が高まります。一方、部下としては、自身への評価や上司の考えを理解できることがメリットです。上司の人間性も知れるため、安心感や信頼感が高まります。

また、上司との信頼関係が構築されることで、相談や報告がしやすくなる点もプラスです。自身の担当業務を進めやすい環境が整い、業務効率と業務の正確性を高いレベルで両立できます。

部下の業務進捗の把握

1on1ミーティングでは部下の業務状況や進捗をヒアリングすることによって、問題なく進んでいるか・ボトルネックとなっている部分がないかなどを把握することができます。

部下だけでは解決できない問題に対して、フランクにディスカッションすることができるので、スピーディーに問題解決に向けた行動を取れるのがメリットです。

また、部下の業務に対して上司自身の経験や考えを伝えることにより、親身に相談に乗ってくれると感じられるために関係性の構築にもつながります。

1on1ミーティングでは何を準備すべき?部下が事前に準備すること

1on1ミーティングのやり方・進め方

1on1ミーティングは以下の手順に沿って、進めていきます。

  • 実施目的の明確化
  • スケジュールの調整
  • 質問事項などの事前準備
  • テーマの決定
  • 1on1ミーティングの振り返り

有意義な対話にするためにも、入念に事前準備を重ねておくことが重要です。

実施目的の明確化

1on1ミーティングを実施する目的を明確化し、部下に伝えておくことが重要です。実施目的を明確化しておかないと、上司に対する緊張感や不信感が強まります。「業務の進捗や人事評価に影響するのではないか」と、不安に思う部下もいるでしょう。

「担当業務について理解を深めるため」「キャリアプランを把握するため」などと伝えると、部下から同意を得やすくなります。

スケジュールの調整

定期的に1on1ミーティングを開催するため、曜日を固定するのがおすすめです。「毎週水曜日に行う」「第2、第4金曜日に実施する」など曜日を固定すると部下も業務を調整しやすくなります。

1on1ミーティングは実施頻度の高さが重要です。ミーティングの間隔が短いほど、コミュニケーションの密度が高まり、信頼関係を構築しやすくなります。また、仕事の都合でミーティングが難しい場合は、代替日程を必ず提案しましょう。

1度キャンセルすると実施頻度が低下し、自然消滅する可能性も十分考えられます。部下との時間を大切にしている姿勢を伝えるためにも、キャンセルは避けてください。

1on1ミーティングの頻度はどのくらい?適切な頻度と時間設定

質問事項などの事前準備

1on1ミーティングに慣れるまでは、当日対話する議題について上司側が決めておくのが無難な対応です。事前準備を怠っていると思うように対話も進まず、部下から聞きたい内容を上手く引き出せません。以下4点に関する質問事項を準備しておきしましょう。

  • 担当業務の状況や課題の有無
  • 職場の人間関係
  • 長期的なキャリア
  • 挑戦してみたい仕事

事前に質問内容に関して共有しておくと、当日の対話もスムーズに進められます。

1on1ミーティングの質問事項まとめ|ポイントや注意点を解説!

テーマの決定

1on1ミーティングで話すトークテーマを決定します。具体的には以下3点に関する質問事項を部下に投げかけ、回答を引き出します。

  • 仕事に関する状況の確認
  • 職場内でのトラブルの有無
  • 部下のキャリアビジョン

一度のミーティングですべてのテーマについて対話する必要はありません。特定のテーマに関する対話が深まった場合は、次回の1on1ミーティングに他のテーマは回しましょう。部下の悩みや思いに寄り添うのが上司に求められる対応です。

1on1ミーティングで話すこととは?テーマの例や主な目的を解説

仕事に関する状況の確認

担当業務の進捗状況やトラブルの有無について確認します。トラブルを抱えている場合は、原因や現状、解決策の有無などをヒアリングし、状況把握に努めることが重要です。行き詰まっている場合はすぐにサポートに入り、トラブルの早期解決を図りましょう。

また、1on1ミーティングに慣れてきた段階で、質問内容を拡げていきます。担当業務の悩みや仕事で良かったことなど、業務に関する様々な内容を掘り下げます。

職場の人間関係

「誰とよく話すのか」「業務外で会話する人はいるのか」など、職場での人間関係についてフランクにヒアリングしてみるのもテーマの一つです。部下の職場での関係性を理解することで、業務だけでは見えないパーソナルな側面を把握できます。

しかし、部下によっては開示するのに抵抗を感じてしまうセンシティブな話題なので、十分に配慮しておきましょう。

なお、職場での人間関係がうまく構築できていない場合には、別の従業員を交えてランチしたり、コミュニケーションの場を提供したりすることも効果的です。

部下のキャリアビジョン

どのようなキャリアビジョンを描いているか聞いておきましょう。理想を実現するため、どのような経験を積むべきか、どのようなキャリアが必要かなど、今後のキャリアプランを一緒に考えます。

部下の課題や身に付けるべきスキルを指摘すると、今後の方向性が明確になります。モチベーションアップが期待できるだけでなく、信頼関係が一層強固になるでしょう。

1on1ミーティングの振り返り

1on1が終了したら実施した内容を振り返り、決定したアクションやタスクなどを確認するのも大切です。振り返りを実施しないと、話した内容を忘れてしまったり、タスクが不明確になってしまったりする可能性があります。

また、1on1ミーティングでは話した内容をメモしておくことで、部下の行動の変化や成長度合いを確認するデータとしても活用できます。タイミングを逃さずフィードバックを送ると、部下のモチベーションアップを図れます。

1on1ミーティングで話す具体的な内容とは?

1on1ミーティングでは、以下の内容について対話をしてください。

  • プライベートに関する話題
  • 現在の健康面の状態
  • 部下個人が感じている不安や課題
  • 評価に関する方向性の共有
  • 部下のモチベーションに関係する要素
  • 部下が考えているビジョンやキャリア
  • 企業の戦略や方針の共有

1回のミーティングで、すべての内容を把握する必要はありません。段階を踏んで部下の考えを聞き出しましょう。

プライベートに関する話題

プライベートに関する話題や時事ネタを交えて対話を進めます。質問の具体例を以下の通りです。

  • 週末の過ごし方
  • 趣味やリラックス方法
  • 好きな食べ物やスポーツ
  • 最近観ているテレビ番組
  • 最近気になったニュース

雑談を交えて部下をリラックスさせるのが目的なので、1on1ミーティングのスタート時や会話が途切れたタイミングで雑談を交えましょう。

なお、プライベートな話題に抵抗を感じるケースもあるので、関係性や部下の性格などを十分に考慮した上で扱うのが大切です。

現在の健康面の状態

心身の健康状態について質問し、業務量が適切かどうかを確認します。質問の具体例を以下の通りです。

  • 睡眠時間は十分確保できているか
  • 体調面に不安はないか
  • 業務量が過多になっていないか
  • 自宅に仕事を持ち帰っていないか

過重労働に伴う体調不良や休職を未然に防ぐのが、健康状態を確認する目的です。健康状態は日々変化するため、1on1ミーティングでは必ず確認しましょう。

部下個人が感じている不安や課題

部下が個人的に抱えている不安や悩みを聞き出します。抱えている不安の内容に対して、適切な対応をしなければなりません。たとえば、業務量の多さに悩んでいる場合、業務の振り分けやデジタルツールの導入など、負担を軽減する取り組みが必要です。

一方、人間関係に悩んでいる場合は、トラブルの有無や本人の意向を確認した上で、配置転換も検討しましょう。また、業務プロセスの改善や上司への要望など、部署や組織が抱えている課題にも耳を傾けます。質問の具体例を以下の通りです。

  • 担当業務への不安やトラブル
  • 所属部署が抱える課題
  • 上司への要望
  • 所属部署の人間関係

部下から挙げられた課題を一つひとつ解決していき、働きやすい職場環境を整備します。

評価に関する方向性の共有

将来的に挑戦してみたい業務や理想の働き方など、部下が設定した目標に対して評価や方向性を共有する場です。目標達成によってどのような効果が得られるか、現状の自己評価など、目標達成に関連する内容を掘り下げていきます。

また、部署や組織全体の目標を共有しておくと、方向性が明確化されます。

部下のモチベーションに関係する要素

モチベーションが下がる要因と上がる要因の双方を聞き出しておくことが重要です。

前者に関しては意欲が下がる要因を特定し、課題解決に努めることが目的です。必要に応じて解決策の提示やフィードバックを行いましょう。

一方、後者のモチベーションが上がる要因を把握することで、普段接する中でモチベーション向上に向けたアプローチも可能になります。

モチベーションは生産性や業務への意欲に大きく寄与する要因なので、上司側でも管理できるようになると良いマネジメントにつながるでしょう。

部下が考えているビジョンやキャリア

ビジネスパーソンとしての成長やキャリアアップをサポートするのが目的です。今後のキャリアや組織でのポジションに関して、不安を抱えている部下は少なくありません。部下の強み・弱みを指摘しつつ、今後の展望に関して内容を共有できると、不安を軽減できます。

質問の具体例を以下の通りです。

  • 具体的なキャリアビジョンはあるか
  • 直近で最も頑張った業務は何か
  • 挑戦してみたい仕事はあるか
  • 自身の強みと弱みは何か
  • 業務でのやりがいや大切にしている価値観はあるか

部下が答えやすいよう、質問内容をある程度具体化し、回答への心理的ハードルを下げることが重要です。また、明確なキャリアビジョンがない部下に関しては、仕事への取り組み方や大事にしている価値観を評価しましょう。

企業の戦略や方針の共有

経営戦略や企業方針を部下と共有します。一方的な伝達になりやすいため、丁寧な説明を心掛けることが重要です。部下に求める行動を提示すると組織としての方向性を明確化でき、一体感や団結力を高められます。

1on1ミーティングは意味ない?無駄?改善策と効果的な1on1にするコツ

1on1ミーティングを実施する際の注意点

以下2つの注意点を意識して、1on1ミーティングに臨みましょう。

  • 部下の話をしっかりと聞く
  • 話しやすい環境作りを心掛ける
  • 週に1度短い時間で実施する

部下の緊張感や警戒心を解く雰囲気作りが重要です。

部下の話をしっかりと聞く

傾聴の姿勢を徹底することが重要です。慣れるまでは上司側の発言量が多く、一方的なコミュニケーションに陥りがちです。しかし、1on1ミーティングは対話を進めながら、部下の悩みや考えを引き出すことが求められます。

部下に寄り添い、人材育成やエンゲージメント向上につなげるのが1on1ミーティングの目的です。質問事項がたくさんあったとしても、部下の考えや思いを聞くことを優先しましょう。一度のミーティングですべてのテーマに触れる必要はなく、聞けなかった部分はメモをしておき、次回のミーティングで質問をします。

話しやすい環境作りを心掛ける

共感を示す・相槌を打つなど、部下が積極的に話したくなる雰囲気作りを心掛けましょう。部下にとって上司と1対1での対話は、緊張感や警戒心が増す場面です。部下の考えや思いを引き出すためには、リラックスさせることが重要です。

雑談を交えつつ、部下が言葉に詰まった場合は言語化して質問するなど、和やかな雰囲気を作ることが求められます。また、部下の回答に対して「なぜ?」と問いかける行為は、避けてください。圧迫感を与え、部下の考えや思いを引き出せなくなります。

同様に会話の途中に質問や自身の考えを述べ、話の腰を折る行為も避けてください。

週に1度短い時間で実施する

1on1ミーティングを実施する頻度が少なくなってしまうと、部下の業務進捗が把握できなくなったり、関係性が希薄化してしまったりなどのリスクがあります。

そのため、週に1度などの頻度で定期的に継続するのが大切です。時間については、1度の時間が長くなってしまうとダラダラとした雑談や話題がなくなってしまうため、30分程度を目安に実施しましょう。

双方のタイミングが合わなかったり、業務が立て込んでいたりする場合には、時間を短くする・近い日時にリスケをするなどで頻度がまばらにならないように心がける必要があります。

1on1ミーティングで話すこととは?テーマや話すことがない状況に陥らないポイント

1on1ミーティングを導入した企業の成功事例

1on1ミーティング導入によって、生産性向上や離職率低下に成功した事例を3つ紹介します。

  • ヤフー株式会社
  • クックパッド株式会社
  • 株式会社テモナ

1on1ミーティング導入を検討中の方は、参考にご活用ください。

ヤフー株式会社

ヤフー株式会社は、日本最大級のポータルサイト「Yahoo!ジャパン」を運営する企業です。同社は、1on1ミーティングの導入に成功した代表的な事例として知られ、2012年から1on1ミーティングを導入しています。同社は2012年から1on1ミーティングを導入しています。

導入目的は元々、従業員間のコミュニケーション活性化でした。導入当初は反発を覚える従業員が多く、「忙しい」「時間がない」といった理由で、なかなか定着が進みませんでした。

しかし、コーチングやティーチング、フィードバックのスキルをガイドラインにまとめ、管理職のスキルアップを図ります。

特にコーチングに関しては、管理職に研修への参加も命じました。様々な取り組みの結果、現在は全従業員の9割が隔週に1回、約30分の1on1ミーティングに取り組んでいます。そして、1on1ミーティングの目的も以下の2つに変更となりました。

  • 経験学習の促進
  • 「部下の才能と情熱を解き放つ」

クックパッド株式会社

クックパッド株式会社は、料理サイトのレシピを公開するWebサイトを運営している企業です。同社は社員の個人面談に1on1ミーティングを活用しています。1on1ミーティングの導入目的は協調性の向上です。

同社は少人数制のチームで仕事を進めており、メンバーの多くがエンジニアであるため、個人プレーを重視する傾向にありました。チーム間の連携性強化や従業員間のコミュニケーションを活性化するため、1on1ミーティングを始めました。

同社の特徴は、1on1ミーティングの時間を約15分に抑えている点です。業務への影響回避やスケジュールを調整しやすくするため、短時間に設定しています。進捗確認や報告業務の時間とならないよう、対話の内容は自由です。具体的な目標も設定しません。

結果、メンバー間の信頼関係が強固になり、生産性が高まりました。

株式会社テモナ

株式会社テモナはBtoBとBtoC向けに、サブスクリプションサービスのソリューションを提供している企業です。同社は従業員間のコミュニケーション不足解消を目的に、1on1ミーティングを導入しました。

互いの考えや悩みを知る機会を定期的に設けた結果、カスタマーサポートチームの離職率が20%から0%に低下しました。また、一人ひとりの自発性や課題解決能力も高まり、部署全体の生産性も高まっています。

1on1ミーティングを導入して部下の成長を支援していこう

1on1ミーティングの導入によって得られるメリットは、部下との信頼関係を構築できる点です。業務の進捗確認や連絡通知と異なり、1on1ミーティングは対話型のコミュニケーションです。

部下と上司が互いの考えや性格を理解できるため、安心感が生まれやすくなります。情報共有や意見交換が活発化し、業務を進めやすい環境を整備できます。

ただし、1on1ミーティングを導入するためには、スケジュール調整や質問事項の用意など、事前準備が必要です。初めて導入する場合は、わからない点も多いでしょう。

今回の記事で紹介した手順や企業事例を参考に、1on1ミーティングの導入を進めてください。

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ビズクロ編集部
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