1on1ミーティングは意味ない？無駄？改善策と効果的な1on1にするコツ

1on1ミーティングとは

1on1ミーティングとは、上司と部下の1対1で行う個人面談のことです。

上司が部下の現状や悩みについてヒアリングし、フィードバックを行います。主な目的は、部下の悩みを解消したり対話のなかで本来の能力を引き出したりするなど、部下の成長を促進させることです。

1on1ミーティングを導入する企業では、週1回もしくは月1回程度のペースで実施されており、ヤフー株式会社といった有名企業が導入したことで、導入する企業が増えつつあります。

▷1on1と個人面談の違いとは？違いを理解して効率を最大化しよう

1on1ミーティングが必要とされる理由

現代は「VUCAの時代」に突入しました。

• Volatility(変動性)
• Uncertainty(不確実性)
• Complexity(複雑性)
• Ambiguity(曖昧性)

VUCAとは、上記の頭文字をとった言葉で、常に変化が起こっている社会環境において、未来の予測が難しい状態を表しています。

そして、未来予測が難しいVUCAの時代だからこそ、1on1ミーティングの必要性が高まっています。なぜなら、いくら上司であっても正解を持っていない場合があるためです。VUCAの時代では、これまで培った経験や知識が通用するとは限りません。

つまり、正しい回答を誰も知らない状況下では、上司と部下が対話するかたちでコミュニケーションをとり、対話のなかで現状・課題点・解決策などの正解を導き出さなければならないのです。

▷1on1ミーティングを導入する目的とは？導入企業の事例からわかる効果

1on1ミーティングが「意味ない」と言われる原因

導入する企業が増えつつある1on1ミーティングですが、「意味がない」と言われることも少なくありません。では、なぜ1on1ミーティングは「意味がない」と言われているのでしょうか。その原因を解説します。

ミーティングの目的を理解していない

1on1ミーティングの目的が理解できないまま対話を行っても、何を話せばよいか分からず、無意味なミーティングになってしまうケースがあります。あくまでも、1on1ミーティングは上司と部下が対話することで、部下の成長を促進させるものです。

しかし、目的を理解していない1on1ミーティングは、業務の進捗状況や設定した目標の報告のみで終わることが多く、1on1ミーティング本来の効果を生み出せません。また、ただの雑談になってしまうケースも多いようです。

実施する負担が大きい

上司1人が受け持つ部下の人数によっては、1on1ミーティングを実施する負担が大きく、1on1ミーティングの効果より負担のほうが大きく感じられるでしょう。

1on1ミーティングは、1回30分程度で行われることがほとんどです。もし、5人の部下と1on1ミーティングを実施するとなれば、150分(2.5時間)もの時間を確保しなければなりません。そのため、柔軟かつ綿密なスケジュール管理をする必要があります。

このように、1on1ミーティングの効果より負担のほうが大きく感じられると、「意味がない」という結論に至ってしまうのです。

ミーティングで話すことがない

いざ1on1ミーティングを実施したとき、「話すことがない」「何を話せばよいか分からない」という状況に陥るケースもあります。

導入当初は話すことがあった場合でも、1on1ミーティングは定期的に繰り返されるため、そのうち話すことがなくなることも珍しくありません。

対話のない1on1ミーティングは、上司と部下の双方にとって無意味な時間になります。呼ばれる側の部下にとっては、「呼ばれて来たのに何も話さない」と不満につながる可能性もあるでしょう。

無駄な時間に感じる

1on1ミーティングは、上司と部下の対話によって現状を改善したり悩みを解消したりすることで、部下の成長を促進するものです。

しかし、「1on1ミーティングの時間で他の仕事ができたかもしれない」「1on1ミーティングを行っているけど部下の成長が感じられない」と、1on1ミーティングの時間が無駄に感じられることもあります。

1回30分程度、上司であれば受け持つ部下の人数分ミーティングの時間が増えます。そのため、1on1ミーティングを有意義に過ごせなければ、ただ時間を浪費している状態になってしまうのです。

場合によっては溝が深まる

1on1ミーティングは、本来上司と部下が対話を行う場でありながら、ときに上司から部下への一方的なコミュニケーションとなるケースがみられます。上司が感じる課題点と部下が感じる課題点は必ずしも一致するとは限りません。

1on1ミーティングの目的や話したいことが異なると、お互いにとって有意義な1on1ミーティングを行うことができず、かえって関係性を悪くする可能性があります。

お互いが1on1ミーティングの実施を望まない状態に陥り、最悪の場合、部下の早期退職を引き起こすかもしれません。

1on1ミーティングで得られる効果

1on1ミーティングを行うことで得られる4つの効果について解説します。

お互いの理解を深められる

1on1ミーティングでは上司と部下が対話を繰り返すため、お互いの理解を深められます。

仕事以外にもプライベートに関する話をすることもあり、仕事に対する姿勢やプライベートにおける悩みなどを話し合うことで、距離感が縮まったり親しみが湧いたりするでしょう。

お互いの理解が深まれば、個人の特徴や個性を活かした業務を任せられるなど、業務効率化というメリットも得られる可能性があります。このように、1on1ミーティングでお互いの理解が深まれば信頼関係が生まれ、業務にも好影響を与えます。

人材育成につながる

人材育成につながる点は、1on1ミーティング最大のメリットともいえます。

1on1ミーティングでは、部下の現状や悩みを引き出し、フィードバックを行うことで課題解決のヒントを与えます。そのため、部下は自ら課題を解決する能力が向上し、成長が期待できるでしょう。

また、1on1ミーティングで部下が振り返りを行う習慣が身につきます。つまり、1on1ミーティングでの振り返りによって成功体験や失敗体験から新たな気づきを得たり、成功・失敗パターンを認識できたりするなど、部下にとってはキャリア開発のきっかけになる可能性もあるのです。

離職率を下げられる

1on1ミーティングは、部下の離職率を低下させる効果があります。

なぜなら、定期的に実施される1on1ミーティングによって、部下の悩みや不満を早い段階で察知できるためです。部下の変化に気づくことができれば、変化に対するアクションを起こせます。

また、1on1ミーティングで出てきた部下の意見を上に通すことで、部下は「自分の意見が反映されている」と、モチベーションの維持・向上にもつながります。このような理由から、1on1ミーティングには離職率を低下させる効果があるといえるでしょう。

マネジメント能力の向上

1on1ミーティングでは、上司自らのマネジメント能力を向上させることにもつながります。

1on1ミーティングで得た部下の情報をもとに適材適所に配置を行ったり、部下の悩みを解消することで成長させたりするなどの、マネジメント能力は高く評価されるでしょう。

また、マネジメント能力に長けた上司は部下からの信頼も厚く、組織力を高めることにもつながります。このように、1on1ミーティングは部下の成長だけでなく、上司自らの成長にもつながっていることを認識しなければなりません。

▷年上部下との1on1ミーティングのコツ｜お互いに気を使わないためのポイントを紹介

1on1ミーティングを苦痛にしないための改善策

1on1ミーティングは部下が苦痛に感じている時点で、有意義な対話を行えていない可能性があります。そこで、1on1ミーティングを実施する際、部下に苦痛を感じさせないための改善策を5つ紹介します。

完璧を目指さない

1on1ミーティングには、「この話題を話さなければならない」といった決まりはありません。

そのため、毎回話す話題は変わりますし、部下からの話をうまく引き出せないこともあるでしょう。つまり、毎回完璧な1on1ミーティングを目指す必要はないのです。

もし、対話がうまくできなかったとしても、「自分のスキル不足だ」「部下が話してくれないから」などと、自他を攻めることは避けましょう。うまくいかなかった場合でも、「次回はこうしよう」と、次回の1on1ミーティングに活かすことが大切です。

▷1on1ミーティングは効果を測定できる？効果を高めるポイントとおすすめツール

部下が楽しめるようにする

1on1ミーティングは上司と部下が1対1で行うため、どうしても堅苦しい雰囲気があったり、部下の話に途中で口を出したくなったりすることがあります。

しかし、こういった状況下では部下が「話しにくい」と感じてしまい、上司からの部下への一方的なコミュニケーションになってしまうでしょう。

そのため、上司は部下が1on1ミーティングを楽しめるような雰囲気づくりを行うことが大切です。具体的には、以下のような工夫が挙げられます。

• 最後まで話を聞く
• 相槌を打つ
• 共感を示す
• フォローをいれる

上記の工夫を行いながら、部下が楽しめるような環境を作りましょう。

冒頭で振り返りを行う

1on1ミーティングは定期的に実施されるため、過去に聞いた質問をしてしまったということも珍しくありません。しかし、同じ質問を繰り返していては新たな情報が得られず、意味のない1on1ミーティングになってしまいます。

そのため、1on1ミーティングの冒頭では前回の振り返りを行うようにしましょう。

前回の内容を振り返ることで前回からの変化に気づいたり、変化がない場合でもその状況に対する改善策を模索したりするなど、有意義な1on1ミーティングになるといえます。

アンケートを取る

1on1ミーティングを実施する際、事前に簡単なアンケート調査を行うことで、部下のコンディションを可視化することや、1on1ミーティングにおける話題づくりに役立ちます。1on1ミーティングのために行うアンケート調査には、以下のような項目が設置されています。

• キャリアプランについて
• 評価について
• 体調やメンタルの変化について
• 会社に対する満足度
• 公私における幸福度
• フリーコメント

1on1ミーティングの前に毎回アンケート調査を行うことで、部下のコンディションが可視化され、些細な変化にも気づきやすくなります。

また、事前に不満や悩みを把握できれば、1on1ミーティングまでに適切な回答を準備することも可能です。このように、有意義な1on1ミーティングにするためには、事前のアンケート調査が効果的でしょう。

事前にテーマを伝える

突然1on1ミーティングを実施した場合、「話したいことは特にありません」と、何も話題が挙がらないまま、1on1ミーティングが終了してしまう可能性があります。

そのため、事前に1on1ミーティングで話すテーマについて伝えておき、部下側も事前準備ができるようにすることが大切です。

「お互いを理解するため」「部下の成長促進のため」など、1on1ミーティングの目的を共有してもよいですし、「キャリアプランについて」「プライベートの充実度について」など、具体的に話し合いたいテーマを共有してもよいでしょう。

1on1ミーティングを効果的にするコツ

1on1ミーティングをより効果的なものにするためには、コツを押さえておくことが大切です。

経営側から定期的に発言する

1on1ミーティングを導入する際、現場の上司や部下に丸投げするのではなく、経営側からも1on1ミーティングの重要性について発信することが大切です。

経営側から1on1ミーティングの重要性を発信することで、従業員は「1on1ミーティングが企業経営に欠かせないものなんだ」と認識でき、1on1ミーティングがスムーズに浸透するでしょう。具体的な発信方法としては、以下が挙げられます。

• 社内の掲示板やグループウェアなどでメッセージを掲示する
• 朝礼などで1on1ミーティングを取り上げる
• 経営側からのメッセージ動画を配信する

マニュアルを整える

1on1ミーティングの具体的な流れや上司としての心構えなど、マニュアルを整えることが大切です。しかし、1on1ミーティングはあくまでも上司と部下の対話が重要なため、マニュアルに縛られたコミュニケーションにならないよう注意しましょう。

マニュアルには具体的な質問ではなく、1on1ミーティングの目的や流れ、望ましいコミュニケーションなど、どのような行動をとればよいのかについて再確認できる内容にすることがおすすめです。

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1on1の研修を実施する

1on1ミーティングを実施する上司を対象に、研修を実施することがおすすめです。

突然1on1ミーティングを任された上司は、目的や流れが分からないまま1on1ミーティングを実施することになります。このような状態では1on1ミーティングの効果を生み出せないでしょう。

そのため、1on1ミーティングを実施するにあたって、上司が1on1ミーティングのスキルを高められるような研修を実施することが大切です。具体的な研修内容としては、以下が挙げられます。

• 1on1ミーティングの目的
• 自社にとっての重要性
• 1on1ミーティングにおけるコミュニケーションのとり方・心構え
• 具体的な流れ
• ロールプレイング

管理ツールで記録を行う

1on1ミーティングでは冒頭に前回の振り返りを行うため、1on1ミーティングで話した内容は管理ツールなどで記録を行うようにしましょう。

話した内容を記録することで、同じ質問を繰り返すような生産性のない1on1ミーティングを避けられます。

また、毎回の記録があれば、部下の些細な変化に気づきやすく、上司にとっても前回の内容を参考により効果的なミーティングを行えます。無駄な1on1ミーティングにしないためにも、管理ツールを活用して、毎回の記録をとるようにしましょう。

日程を合わせて必ず実施する

1on1ミーティングは週1回もしくは月1回といったペースで、1回30分を目安に行います。約30分というまとまった時間が必要となるため、上司と部下の日程が合わない場合もあるでしょう。

しかし、日程が合わないからといって、先延ばしにしてしまうと、1on1ミーティングはなくてよいものと認識されてしまいます。そのため、日程が合わない場合は再度日程を調整し、最短の日程で必ず実施するようにしましょう。

スキルアップの意識を持つ

1on1ミーティングは上司にとってもスキルアップにつながります。そのため、スキルアップができるということを意識して1on1ミーティングを行うことが大切です。

1on1ミーティングで培われるスキルとしては、以下3つが挙げられます。

• フィードバック:行動や発言に対する改善点や評価を伝えること
• コーチング:部下自ら回答に辿り着けるよう導くこと
• ティーチング:疑問に対する回答や知識を教えること

1on1ミーティングでとくに重要なのは、フィードバックとコーチングです。

ティーチングがメインになってしまうと、上司から部下への一方的なコミュニケーションになってしまいます。そのため、フィードバックとコーチングを意識しながら、自らのスキルアップを目指しましょう。

短時間で細目に行う

基本的に1回30分を目安として行われる1on1ミーティングですが、お互いの日程を何度調整してもなかなか合わないといったケースもあります。

このような場合は、30分という時間に縛られず、10分～15分といった短時間でも1on1ミーティングを実施することが大切です。

短時間であればお互いのスキマ時間を活用して、1on1ミーティングを実施することができます。毎回の所要時間に変動があっても、1on1ミーティングは定期的に実施することを重視しましょう。

▷1on1ミーティングの頻度はどのくらい？適切な頻度と時間設定

結果を急がない

1on1ミーティングは、何度も繰り返すことによって徐々に結果が表れるものです。つまり、一度1on1ミーティングを実施したからといって、すぐに結果が出るわけではありません。

そのため、「部下の成長がみられない」「スキルアップできていない」と、結果を急がないようにしましょう。1on1ミーティングには、1年～数年後を見据えるような中長期的な視点を持つことが大切です。

会社全体で取り組む

現場に1on1ミーティングの導入を丸投げしてしまうと、導入がうまくいかなかったり開催の頻度が落ちたりして、実施する部門とそうでない部門が出てくるでしょう。

そのため、1on1ミーティングを浸透させるには会社全体で取り組み、現場をサポートできるような体制づくりが必要です。

例えば、1on1ミーティング導入に際して担当部署を設けることで、研修の開催やマニュアル作成が円滑に進み、上司にとっても相談できる場所となります。このように、1on1ミーティングを実施する現場をサポートできるよう、会社全体で取り組むことが大切です。

自分も本音で話す

1on1ミーティングで話す内容は、仕事やプライベートにおける悩みや不満など、部下にとっては上司に話しにくいと感じる場合があります。ましてや、自分のことをまったく話さない上司を相手に、自分の悩みや不満を打ち明けようとは思わないでしょう。

そのため、まずは上司自らが本音を話すことで信頼関係を構築し、相手の本音を引き出せるようにしなければなりません。

「○○さんもこんな悩みがあったんだ」というように、親しみを感じることで、部下は徐々に心を開いてくれるはずです。したがって、部下の本音を引き出すには、まずは上司自らが本音で話すようにしましょう。

1on1を嫌いにならないよう仕向ける

1on1ミーティングを強制的に実施しているような場合、部下にとっての1on1ミーティングは「しなければならないもの」というマイナスな認識になってしまいます。

1on1ミーティングをマイナスに捉えられてしまうと、1on1ミーティングへ参加するのを億劫に感じたり、積極的に話してくれなかったりするかもしれません。そのため、1on1ミーティングへの参加は強制せず、あくまでも自主的な参加を促すようにしましょう。

1on1ミーティングで使えるテーマの具体例

1on1ミーティングを実施する際に活用できるテーマ例を7つ紹介します。

課題解決に関するテーマ

業務で困っていることはないか、悩んでいるかないかなどをヒアリングし、課題を解決できるようなフィードバックやアドバイスを行います。

普段は時間やタイミングが合わず答えられないような内容でも、1on1ミーティングでは時間をかけて答えられるため、業務に対する理解を深められるよい機会となるでしょう。

モチベーションに関するテーマ

部下のモチベーションを向上させるため、またモチベーションの低下を防ぐために、モチベーションをテーマとして話し合います。

普段の仕事に対する姿勢を評価したり、部下がチームや会社に与えているよい影響を伝えたりすることで、部下のモチベーションを向上させられるでしょう。

また、業務における悩みや不安・人間関係の悩みなど、部下のモチベーションを低下させる原因を引き出し、改善できるよう働きかけることが大切です。

目標設定に関するテーマ

企業方針や業務の進捗状況に応じて、部下の目標を一緒に検討することで、最適な目標設定が可能になります。

部下が自ら設定した目標は、ときに無理のある目標設定になっている場合があります。無理な目標設定は、「達成できない」と落ち込んだりモチベーションを低下させたりする原因となる可能性もあるでしょう。

そのため、部下の目標や目標達成で得たいこと、目標に対する自己評価をヒアリングしながら、最適な目標を一緒に検討することが大切です。

キャリアに関するテーマ

将来どうなりたいのか、携わりたい仕事は何なのかなど、部下の想像するキャリアについて話し合い、ときにはアドバイスしながらサポートを行いましょう。

キャリアについてイメージができていない部下に対しては、まず部下の強み・弱みを一緒に洗い出すところから始めます。強みを活かせる業務が何なのか、どのようなキャリアに向いているのかなど、一緒に検討するとよいでしょう。

会社の方針に関するテーマ

会社の方針を理解できているのか確認したり、より分かりやすく伝えたりします。さらに、会社の方針に対して部下が貢献できる部分を伝えることで、部下はより自分ごととして捉えてくれるかもしれません。

会社の方針は経営層によって決められるため、部下にまで浸透していないことも考えられます。そのため、1on1ミーティングを活用して会社の方針を共有し、組織力を高めていきましょう。

健康状態に関するテーマ

メンタル面も含めて健康状態が安定しているか、体調を崩していないかなどを確認しましょう。体調を崩したとしても、周りに相談できる人がいなければ、そのまま休職・退職を選んでしまうケースも少なくありません。

そのため、定期的に行われる1on1ミーティングで健康状態をチェックし、必要に応じて健康状態をケアできるよう努めましょう。

プライベートに関するテーマ

趣味や最近ハマっていることなど、プライベートに関する話題をふることで緊張を和らげ、部下の本音を引き出せるかもしれません。共通の話題があれば親近感が湧き、信頼関係の構築にもつながります。

また、プライベートにおける悩みが業務に支障をきたす場合も考えられます。プライベート面での悩みを解消することで、業務の生産性向上も期待できるでしょう。

ただし、プライベートな話題を話したくないという部下も一定数いるため、反応を見ながら、場合によっては別の話題に切り替えることが大切です。

▷1on1ミーティングで話すこととは？テーマの例や主な目的を解説

意味ない1on1ミーティングを実施しないように気をつけよう

1on1ミーティングは、部下の成長や上司自身のスキルアップなど、さまざまな効果を生み出します。しかし、話す内容やコミュニケーション方法によっては、1on1ミーティングの意味を見出せず、ただただ時間を浪費してしまうかもしれません。

そのため、事前のテーマ設定やアンケート調査などの事前準備を行い、より効果的な1on1ミーティングを実施しましょう。