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会計ソフトの自動仕訳とは？機能の詳細やルール・メリットを紹介
取引の勘定科目を自動で判別・分類する会計ソフトの自動仕訳機能。効率化のため活用する企業も増えていますが、他にはどのようなメリットがあるのでしょうか。本記事では、会計ソフトの自動仕訳機能の詳細や仕組み、利用するメリットなどを解説していきます。
目次
会計ソフトの自動仕訳とは？
会計ソフトの自動仕訳とは、銀行口座やクレジットカードなどの会計データを、自動的に適切な勘定科目に振り分ける機能のことを指します。
経理担当者は手動で会計処理を行っていましたが、この自動仕訳の機能により作業効率が大幅に向上し、ヒューマンエラーの減少が期待されます。とくに多くの取引が発生する企業や大規模な組織では、この機能を搭載した会計ソフトの導入が業務の効率化に大きく寄与するでしょう。
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会計ソフトの自動仕訳機能の仕組み・ルール
会計ソフトの自動仕訳機能は、主に取引の内容や金額、取引先情報などのデータを基に、設定されたルールに従って自動的に勘定科目を決定するものです。具体的には、以下のような仕組みになっています。
- 仕訳を行う
- 担当者が内容を確認して問題がなければ登録
- 次に同じような明細を取り込むと、AIが前回と同じように処理を行う
- 内容に問題があった場合は訂正し、それをAIが学習してくれる
上記の流れを繰り返し行っていくことで、AIが学習して仕訳の精度が向上します。はじめから正確な自動仕分けが行えるわけではないので、最初のうちは経理担当者の確認作業が欠かせません。
会計ソフトの自動仕訳機能を活用するメリット
会計ソフトの自動仕訳機能を活用することで、経理業務の効率化だけでなく、さまざまなメリットを企業にもたらします。ここでは、自動仕分け機能を活用するメリットを4つ紹介します。
人為的なミスを削減できる
経理業務における仕訳の作業は、複雑な内容となることが多く、手作業によるヒューマンエラーが発生しやすい部分です。
会計ソフトの自動仕訳機能を導入することで、取引データを基に自動的に適切な勘定科目に仕訳されるため、入力ミスや勘定科目の選択ミスなどの人為的なエラーを大幅に削減できます。これにより、ミスが発生していないかのチェックや修正作業などにかかる時間を削減することも可能です。
入力の手間が省ける
会計ソフトの自動仕訳機能の導入により、従来手動での入力が必要だった仕訳作業の手間が大きく削減されます。とくに取引が多い企業や組織では、一つ一つのデータを正確に入力することは非常に時間がかかる作業となるでしょう。
自動仕訳機能は、あらかじめ設定されたルールに基づき、関連データを適切な勘定科目に自動的に分類するため、経理担当者の作業負荷が軽減されます。その結果、ほかの重要な業務に注力することが可能になり、業務効率の向上も期待できるでしょう。
AIによって不正を検知できる
会計ソフトの自動仕分け機能では、AIによる不正検知を行えるのもメリットのひとつです。従来の監査方法では見逃されがちな微細な異常も、AIのデータ解析能力により高い精度で検知して不正を防ぎます。その結果、組織内の不正行為のリスクを大幅に低減するだけでなく、企業の経理情報の信頼性を向上させることにもつながるでしょう。
ペーパーレス化の促進につながる
会計ソフトの自動仕訳機能により、経理業務のペーパーレス化を推進することができます。従来は、紙ベースでの取引書類や帳簿の保管が一般的でしたが、自動仕訳を活用することで、データをデジタル形式で一元的に管理することが容易になります。
これにより、物理的な書類の保管スペースの削減や、書類の紛失・破損のリスクが低減されるだけでなく、情報の検索や共有が迅速に行えるようになるでしょう。
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会計ソフトの自動仕訳を活用する際のポイント
会計ソフトの自動仕訳機能を効果的に利用するには、いくつかの注意点が存在します。ここでは、自動仕分けを活用する際のポイントを見ていきましょう。
必要な機能を明確にする
会計ソフトを導入する際は、自社に必要な機能を明確にすることからはじめましょう。自動仕訳機能だけでなく、その他の機能や連携可能な他のシステムについても検討する必要があります。
事前に詳細な要件定義を行い、それに合致する会計ソフトを選定することで、後々の手間や不具合のリスクを大幅に削減することが可能です。また、無料で利用できるトライアル期間が設けられている会計システムであれば、操作性や使い勝手を確認できます。
自動仕訳を行う範囲を明確にする
会計ソフトの自動仕訳機能を効果的に活用するためには、自動化する範囲を正確に設定することが必要です。すべての取引を自動仕訳の対象とするのか、あるいは特定の取引のみを対象とするのか、その基準を決定することが重要です。
たとえば、日常的に行われる小規模な取引を自動仕訳にし、大規模な取引は手動で行いたい場合もあるでしょう。このような範囲の明確化により、自動仕訳の精度を高めるとともに、適切な監査やチェック体制を維持することが可能となります。
会計ソフトの自動仕訳機能を活用して業務を効率化しよう
会計ソフトの自動仕訳機能は、正確な仕訳作業を行うための強力なサポートツールです。自動仕分けを活用することで、人為的ミスの削減や労力の軽減、そして不正の早期発見など、多岐にわたるメリットを享受できます。
ただし、最大限の効果を得るためには、その導入や活用の方法を適切に把握することが不可欠です。自社にとって適切な機能の選定や、自動仕訳の範囲の明確化など、本記事で触れたポイントをしっかりと踏まえ、業務の効率化と経営の透明性向上を図りましょう。
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