【種類別】会計ソフトのメリット・デメリット｜選ぶ際のポイントも解説！

会計ソフトのサービス一覧

• 経営状況をリアルタイムに見える化
• 連携機能でデータ入力の手間を削減
• 作業自動化で会計業務がどんどんラクに

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会計ソフトとは？

会計ソフトは、企業の経理・財務業務を効率化するためのツールです。

主に、伝票入力（仕訳入力）、出入金管理、予算管理、資産管理、決算書作成、各種税務関連書の類作成、税務申告支援などを基本機能として搭載し、従来、手作業で行っていた多くの会計業務を自動化することで、大幅な業務効率化が図れます。

会計業務は、その特性上、各種書類内容の転記や入力作業が頻繁に発生してしまいます。そのため、入力業務を自動化することで、手入力自体の負担や時間を軽減できるのはもちろん、ヒューマンエラーの発生リスクを抑えられる点も大きな特徴です。▷会計ソフトとは？何ができる？初心者が理解しておくべき機能や種類

会計ソフトの種類

会計ソフトには、システムの提供形態として、クラウド型とインストール型の2種類があります。

インストール型は企業の内部サーバーにインストールし、データ管理やセキュリティを企業側で実施することから、情報管理の安全性をコントロールしやすいのが特徴です。しかし一方で、導入時の初期費用が高額になりやすいほか、法改正などによるアップデートは手動で行わなければなりません。

さらに、テレワークをはじめとした働き方の多様化が進んだこともあり、近年は、場所を問わずアクセス可能なクラウド型会計ソフトを採用する企業が増えています。

▷インストール型の会計ソフトおすすめ6選！メリット・デメリットやクラウド型との違い

▷おすすめのクラウド会計ソフト12選｜料金や特徴を徹底比較！

クラウド型会計ソフトのメリット

クラウド型会計ソフトは、現代の働き方にマッチしたこともあり、多くの企業や個人事業主に選ばれるようになりました。

ここからは、クラウド型特有のメリットについて、詳しく見ていきましょう。

アップデートをする手間が不要

クラウド型会計ソフトは、税制などの法改正が施行された際に必要となるアップデートは、ベンダー(システム提供会社)により、自動で実施されます。そのため、ユーザー側は、手間をかけずに最新の税務関係法令やルールを遵守した会計処理ができるようになるのです。

負担を強いられることなく、税務コンプライアンス・リスクを低減できる点は、大きなメリットといえるでしょう。

場所に限られずに利用できる

インターネット環境と端末さえあれば、機能を利用できるのもクラウド型会計ソフトならではのメリットです。

出張先や移動中、取引先からでもリアルタイムの会計情報が確認でき、的確な意思決定を支援するほか、時間を有効活用することで生産性の向上にも貢献します。また、アクセス性の高さは、多様な働き方を支える基盤となることから、人材確保の面でも大いに役立つでしょう。

複数人で同時に作業ができる

クラウド型会計ソフトは、複数人が同時にアクセスして、各々の作業ができることもメリットです。

PCにインストールして使用する会計ソフトでは、作業者は、会計ソフトがインストールしてあるPCの使用者に限られてしまいます。

その点、クラウド型では、アカウントさえ登録すれば、複数人が同時に作業したり、情報を閲覧したりすることが可能です。複数作業の同時進行により、月末月初の経費処理や給与計算、決算時期など、業務が短期間に集中する際も効率が確保されます。

Macでも利用できる

クラウド型会計ソフトは、スマホやタブレットなどのマルチデバイス対応、かつ特定のOSに依存しないことも特徴です。

インストール型は、Windows対応の製品が多く、企業によっては、会計ソフト用のPCと個人のPCを使い分けているケースも少なくありません。しかし、クラウド型は、インターネット上にシステムが構築されているため、端末のOSに関係なく利用できます。

▷Macに対応しているおすすめの会計ソフト7選！無料版・個人事業主向けのソフトを紹介

クラウド型会計ソフトのデメリット

クラウド型会計ソフトは多くのメリットがある一方、デメリットも考慮する必要があります。

ランニングコストがかかる

クラウド型会計ソフトは、ほとんどが月額または年額の定額料金を支払うサブスクリプション型の料金体系です。

対して、インストール型は、初回のライセンス購入費用のみで長期利用が可能なため、使用期間によっては、クラウド型のランニングコストが上回る場合もあるでしょう。ただし、インストール型はアップデートが有料であることも多いため、さまざまな要素から費用対効果を考慮する必要があります。

ネット環境がないと利用できない

クラウド型会計ソフトはインターネット接続が必須となるため、オフライン環境では使用できず、通信環境が不安定な環境では、正常に動作しないなど不便を強いられる場合もあります。

普段、仕事を行ううえで通信環境の不具合を感じることがなければ、過度な心配は不要ですが、ネットワーク環境の影響を大きく受ける点は、認識しておきましょう。

インストール型会計ソフトのメリット

続いて、PCや社内サーバーにインストールして使用するインストール型会計ソフトのメリットについてもみていきましょう。

初期費用のみでランニングコストがかからない

インストール型会計ソフトのメリットは一度の初期費用で利用でき、追加料金がほとんど発生しない点です。クラウド型会計ソフトの場合と異なり、長期利用ではコストパフォーマンスが高くなります。ただし、初期費用が高額な場合もあるため、予算計画が必要です。

インストール型会計ソフトのデメリット

インストール型会計ソフトは、数々のメリットを持つ一方で、PCの故障によるリスクや高額な導入コストなどデメリットも存在します。

PCの紛失・故障が起きるとデータが消失するリスクがある

インストール型会計ソフトを使用する場合、会計データはユーザーのPCに直接保存されます。

そのため、PCの故障や紛失、破損が生じた際に、保存されていた情報がアクセス不能となる、または完全に失われるリスクが伴います。特に定期的なデータバックアップを保存していなかった場合には、重要なデータの消失が、深刻な損害をもたらす可能性もあるでしょう。

一方のクラウド型は、情報の消失や破損のリスクを低減するため、定期的にデータがメインデータセンターに保存される仕組みになっています。

導入時の初期費用が高額

インストール型会計ソフトの導入費用は、一般的にクラウド型よりも高額になる傾向があります。

初期費用は、大部分がソフトのライセンス費ですが、設定や操作方法の研修などで外部の専門家のサポートを受ける場合には、さらに費用が嵩むことになります。高額な初期費用の負担は、とりわけ中小企業にとっては高いハードルとなってしまいがちです。

▷会計ソフトの市場規模・業界シェアとは？選ばれている人気ソフトを紹介

会計ソフトを導入する際の選び方

高機能が特徴のサービスから、シンプルな機能で簡単な操作性を重視したものまで、会計ソフトの種類や特徴はさまざまです。自社に合う会計ソフト選びでは、あまりに種類が多すぎて、迷ってしまうこともあるでしょう。

そこでここからは、会計ソフトの選びの際に、確認すべきいくつかのポイントを紹介します。

導入形態で選ぶ

まずは、クラウド型とインストール型のどちらの会計ソフトが自社の状況に適しているか、導入形態を絞りましょう。導入形態を選ぶ際には、長期的な視点で将来的にかかるメンテナンス費用や、利便性を考慮した費用対効果なども検討しながら選ぶ必要があります。

備わっている機能で選ぶ

会計ソフトは、小規模ビジネス向けから大企業向けのものまで、幅広いニーズに対応した機能の違いがあるのが特徴です。

多機能であればあるほど、業務効率化の可能性も広がりますが、多機能さに比例して費用も高額になる傾向があること、また、操作性も複雑となることから、一概に多機能な会計ソフトであれば良いというわけではありません。自社の課題や目的を洗い出したうえで、「自社に必要な機能」を見極められるようにしましょう。

セキュリティやサポートの内容で選ぶ

会計ソフトは、企業の機密情報が含まれる財務情報を扱うため、セキュリティ対策が不可欠です。

通信データの暗号化、二段階認証、バックアップの定期実施など、強固なセキュリティ機能を備えた会計ソフトを選びましょう。

また、会計業務は、企業活動の基幹業務のひとつであることから、会計ソフトの不具合は、組織全体の業務や事業に大きな影響を与えることになります。運用中にトラブルが生じた場合、どのようなサポートが受けられるのかも確認しておきましょう。具体的には、サポートの受付時間・問い合わせ手段(チャット、電話、メールなど)、対応スピードや内容などを確認します。

トライアルの有無で選ぶ

初めての会計ソフトの導入では、果たして自社で使いこなせるのか、実際に業務が効率化されるのかなどの不安も多いはずです。そのため、無料で使用できるトライアル版やトライアル期間の提供があるかどうかを検討材料の一つにしてみるのも良いでしょう。

トライアルの期間や使用できる機能は、ツールにより異なりますが、実際に機能の操作性を確認できるため、導入後のミスマッチ防止にも役立ちます。

▷無料で使えるおすすめの会計ソフト12選｜主な機能や比較ポイント

操作性の良さで選ぶ

会計ソフトは、経費申請・承認フローにも活用されるなど、運用状況によっては、組織全体で使用する使用頻度の高いツールとなるでしょう。そのため、ちょっとした使用感の悪さが、後に大きな作業負担になってしまうことも少なくありません。

操作が複雑なツールは、使用方法が定着するまでの問い合わせ対応といった「説明コスト」が高く、使いづらさからミスが発生することで確認や差し戻しなどのイレギュラーな対応も増えてしまいます。初見でも操作に困らない、直感的な操作が可能なツールを選ぶことで、これらの負担を軽減することができます。

▷【2023年最新】おすすめの会計ソフト15選徹底比較｜失敗しない選び方とソフトの特徴

おすすめの会計ソフトを紹介

最後に、おすすめの会計ソフトを3つ紹介します。

マネーフォワードクラウド会計

マネーフォワードクラウド会計は、使いやすさと高機能性で評価が高いクラウド型会計ソフトです。銀行やクレジットカードのデータを自動取り込み、各種帳簿に反映する機能や、グラフによる可視化機能もあり、初心者から経営者まで幅広く使用できます。二段階認証やSSL暗号化通信などの高いセキュリティが採用され、データ管理も万全な環境が整っています。

freee会計

freee会計は、中小企業や個人事業主向けのクラウド会計ソフトです。初めての利用でも簡単に操作できる直感的な操作性のほか、多様な業界・業種向けの豊富なテンプレートが提供されています。

税務申告に関連する書類作成機能や請求書・見積書の発行機能も搭載されており、経理業務の包括的な効率化が実現できる会計ソフトです。

弥生会計オンライン

長年の実績から高い信頼度を獲得している弥生会計シリーズでは、従来のインストール型のほか、クラウド型の会計ソフトも提供しています。

充実した税務対応の機能を備えながら、手厚いサポートタイプのベーシックプランと、最低限のサポートのセルフプランで、機能制限ではなく、サポートの違いでコストを抑えられるのもうれしいポイントです。

会計ソフトを上手に活用するため種類ごとの特徴を把握しよう

会計ソフトの活用は、業務効率化だけでなく、ミス防止による業務品質の向上にも役立ちます。

ただし、ここでご紹介したようにクラウド型とインストール型、どちらにもメリット・デメリットがあります。費用・使用感・機能や運用形態など、見極めるべきポイントや特徴に注意して、ぜひ自社に合った会計ソフトを見つけましょう。