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受け取った名刺の正しい置き方！新人が覚えておきたい名刺交換のマナー
ビジネスシーンで重要な名刺交換。どのように名刺交換をすれば良いのか、交換した名刺はどう扱えば良いのか、わからない新入社員も多いのではないでしょうか。本記事では、受け取った名刺の正しい置き方について、名刺交換の基本マナーや注意点とあわせて解説します。
目次
名刺交換の正しい順番
名刺交換は、目下の人から目上の人に渡すのが基本です。訪問者が目下になるため、取引先に伺うときは自分から名刺を差し出しましょう。複数名で訪れる際も訪問者側から名刺を出しますが、役職が上の人から順に渡していきます。
名刺入れはあらかじめ取り出しやすい場所に入れておくと、スムーズに交換可能です。名刺を取り出したら相手が読みやすい向きに変え、字が見えるように両手で持ちましょう。自分の社名や部署名、氏名を伝えてから名刺を差し出してください。
名刺の受け渡しを同時に行う場合は、右手で自分の名刺を渡し、左手で相手の名刺を受け取ります。相手の名刺は胸よりも高い位置で持ち、自分の名刺は低い位置で渡すのがポイントです。自分の名刺を渡した後は、受け取った名刺に右手を添えて、両手で持ちましょう。「頂戴します」と言葉を添えて受け取ります。
受け取った名刺の正しい置き方
受け取った名刺の正しい置き方は、交換相手が一人のときと二人以上のときとで異なります。それぞれのパターンにおける、名刺の正しい置き方を紹介しましょう。
一人に対して名刺交換した場合の置き方
相手が一人の場合、受け取った名刺は自分から見てテーブルの左側に置きましょう。名刺を置く際には、名刺入れの上に重ねてください。名刺入れは座布団、名刺は相手そのものと考えられています。名刺を名刺入れに重ねて置くのは、相手を座布団に座らせるのと同義です。相手への気配りであり、敬意を示すことにもつながるでしょう。
受け取った名刺を直接テーブルの上に置くと、敬意がなく非常識ととらえられる恐れがあります。特別な事情がない限りは、相手の名刺は名刺入れの上に置くよう注意してください。
二人以上と名刺交換した場合の置き方
二人以上と名刺交換をする場合も、受け取った名刺は自分の左側に置いてください。名刺の置き方は大きく分けて2つのパターンがあります。
1つ目は、相手の役職の高さに応じて名刺を並べる方法です。最も役職が高い人の名刺を名刺入れの上に置き、役職順に左から右へ並べていきます。注意点は、一人だけ名刺入れの上に置くことで扱いの差が気になりやすい点です。誤解を与えないよう、すべての名刺をテーブルの上に直接置いてもよいでしょう。
2つ目は、相手の席順に合わせて並べる方法です。席順に並べると、相手の顔と名前を一致させやすいでしょう。相手の役職がわからないときにも役立ちます。テーブルスペースが狭い場合は、左側以外もうまく活用しながら名刺の置き方を工夫してください。
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名刺を置く際の注意点
名刺を置く際の主な注意点は、以下の3つです。
- 名刺が複数枚ある場合は重ねない
- 名刺の上に資料などを置かない
- 名刺はすぐにしまわない
それぞれの注意点を具体的に解説するので、内容をよく理解しておきましょう。
名刺が複数枚ある場合は重ねない
複数人の名刺を受け取った際、目の前のスペースが狭いと置き方に迷うかもしれません。置き場が狭くても、名刺を重ねて置くのはマナー違反です。相手に対する尊重の欠如とみなされる可能性があるため、絶対にやめましょう。
机のスペースをうまく使い、役職順や席順に沿って名刺を置くのが望ましい方法です。どうしても置くのが難しい場合は、一言声をかけてから名刺をしまいましょう。
名刺の上に資料などを置かない
名刺の上に資料をはじめとした物を置くのはマナー違反です。スペースが狭かったり資料が多かったりしてテーブルに置くのが難しい場合は、先に名刺をしまいましょう。
商談が終わるまで並べておくのが本来のマナーですが、名刺の上に資料が被るのであれば例外です。相手に事情を説明し、一言断りを入れてから名刺入れにしまいましょう。
名刺はすぐにしまわない
名刺をすぐにしまうと、相手に興味がないように見え、印象を悪くする可能性があります。受け取ってもすぐにしまわず、内容に目をとおして名前や役職を把握しましょう。
名刺交換はコミュニケーションの一部でもあります。名刺をしまう前に内容について触れると、コミュニケーションの促進が可能です。「〇〇さんとおっしゃるのですね」と名前を確認したり、会社のキャッチコピーに触れたりするとよいでしょう。
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受け取った名刺はいつしまうのか？
受け取った名刺は、商談が終了してからしまいましょう。特別な理由がある場合を除き、商談中はテーブルの上に名刺を並べておきます。商談前や打ち合わせの最中に名刺をしまうと「早く商談を終わらせたい」と認識される恐れがあるため、注意してください。
スペースが狭くて名刺を置けないときや、資料が被ったりするときなどは、名刺をしまってもよいとされています。「資料を広げるため先に名刺をしまわせていただきます」などと相手に断りを入れてから名刺をしまいましょう。黙って名刺をしまうと非常識だと思われる可能性があるので、必ず先に声をかけることを忘れないでください。
商談終了後は「失礼いたします」と声をかけたうえで、資料と名刺をしまいます。目上の人より先に名刺をしまうのはマナー違反です。相手や上司が名刺をしまったかどうかを確認してから、自身が受け取った分を名刺入れに入れましょう。
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名刺交換で起こり得る事態の対処法
時と場合によっては、臨機応変な名刺交換が必要となります。名刺交換で起こりうる事態と対処法を3つ紹介するので、実務に役立ててください。
名刺を忘れてしまったとき
名刺忘れや名刺切れが起こったときは、「ただいま名刺を切らしております」と伝えて謝罪しましょう。「忘れた」と伝えるより、物理的にないことを説明して謝る方がやむを得ない印象を与えやすくなります。名刺を持ち歩くことはマナーであるため、本来は切らさないような対処が必要です。
名刺を渡せない場合でも、自己紹介は必ず行いましょう。名刺切れを伝えたあとに、名前や職種、会社名や連絡先などを知らせます。近々相手と顔をあわせる予定がある場合は、次の機会に名刺を渡してください。しばらく予定がなければ、資料などとあわせて名刺を郵送します。
▷名刺を切らしたらどうする？失礼にならない対処法と切らさないコツ
相手が名刺を出さないとき
相手が名刺を出さないときは、丁寧に「お名刺をいただくことは可能でしょうか」と尋ねてみてください。相手に落ち度を感じさせないように、お願いすることが重要です。
「お名前と連絡先をお聞きしてもよろしいでしょうか」と声をかけるのもよいでしょう。名前や連絡先を聞く形なら、万が一相手が名刺を持っていない場合にも有効です。角が立たないよう、敬意を持った言葉遣いで対応しましょう。
名刺入れがないとき
名刺入れを忘れると、相手に名刺を差し出されたときの収納場所が問題となります。商談中は丁寧に手に持ち、しまうときは名刺入れを忘れたことを伝えてからしまいましょう。
何も伝えず適当なところにしまうと、無礼な印象を強めます。先に名刺入れがないことを伝え、事情があっての行動だと説明してください。名刺をポケットやバッグに直接しまうと折れ曲がりや汚れの原因になるため、手帳や財布などに挟むなどで最低限の保護に気を配りましょう。
名刺をバッグに入れたまま忘れないように、メモなどを残しておくことをおすすめします。名刺交換において名刺入れの所持はマナーであるため、基本的には忘れないよう徹底してください。
名刺交換のマナーを覚えビジネスを円滑に進めよう
名刺交換は、社会人なら覚えておくべきビジネスマナーの1つです。名刺交換の方法を誤ると相手からの印象が悪くなり、取引がうまくいかなくなる場合もあるでしょう。
取引を円滑に進めるためにも、名刺交換の正しいマナーを覚えることが重要です。本記事を参考に、名刺交換の順番や名刺の置き方、しまうタイミングを覚えましょう。あわせて名刺交換時の注意点や、起こり得る事態の対処法についても押さえてください。
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