BIツールとは？目的や搭載されている機能・仕組みなどをわかりやすく解説

BIツールとは？

BIとは「Business Intelligence」の略です。BIツールは企業が持つさまざまなデータを分析・可視化することで経営や業務に役立てるためのツールです。

これまで多くの企業では、基幹システムに蓄積された顧客情報、販売データ、人事データなどを、エクセルなどによる手作業で分析していました。しかし、BIツールを導入すれば、それらの分析作業を自動化できます。人間では発見できなかった、新たな分析結果を得られる場合もあります。

BIツールは企業のデータ分析能力を高めるために必要不可欠な存在といえるでしょう。

BIツールの目的とは？

BIツールを導入する目的は、企業に日々蓄積されるビッグデータから必要な情報を迅速に収集・分析し、経営に役立てることです。

例えば、会計システムや販売管理システムなどに蓄積されたデータを緻密に分析できることで、これまで気付けなかった新たなビジネスチャンスを見出せる可能性が高まります。分析にかかる手間も大幅に削減でき、業務の効率化や迅速な意思決定の促進につながるでしょう。

BIツールの仕組み

ここからは、BIツールの仕組みを解説します。データをどのように収集・分析していくのか、理解を深めましょう。

社内の基幹システムからデータを収集・統合する

BIツールでは、売上データや生産管理データ、顧客情報など、これまで別々のシステムで管理されていたデータを1つのプラットフォームに収集・統合できます。

データが一元管理されていることで、データへのアクセスや分析をスピーディーに行うことができます。また、異なるデータ同士の相関関係も見つけやすくなるでしょう。

集めたデータを分析・集計する

BIツールは統合されたデータ群を分析し、経営に役立つトレンドやパターンを発見してくれます。

例えば、季節ごとの売上推移を分析すれば、特定の時期に需要が高まる商品を特定し、在庫管理やプロモーション戦略を最適化できるでしょう。また、顧客ごとの購入履歴を集計し、顧客が興味を持ちそうな商品を予測することもできます。

BIデータによるデータ分析は、経営戦略の構築に大いに役立つのです。

データの分析結果を可視化する

BIツールはデータを分析した後、その結果を理解しやすくするために、表やグラフの形で可視化してくれます。例えば、売上データを折れ線グラフで表示して時期ごとのトレンドを可視化したり、市場のシェア率を円グラフで示したりすることができます。

複雑な数値を一目で把握できるようになれば、意思決定もスピードアップするはずです。経営陣はより深くデータを理解して、質の高い戦略を実行できるでしょう。

BIツールの種類

BIツールにはさまざま種類があるため、特徴の違いをよく理解する必要があります。ツールの種類別に、どのような使い方に適しているかを紹介します。

無料系BIツール

無料系BIツールの多くは、大手IT企業から提供されています。例えば、Googleによる「Google Data Studio」やMicrosoftの「Power BI」の無料版などがあります。

これらのBIツールは、無料で利用できるとはいえ、基本的なデータ分析や可視化の機能を十分に備えています。費用をかけずにデータ分析業務を自動化できることは大きな魅力でしょう。特に、規模の小さいスタートアップや、扱うデータ量が比較的少ない企業に適しています。

海外系BIツール

海外系BIツールは、機能性と専門性の高さに定評があり、複雑なデータを扱う能力や高度な分析オプションを兼ね備えています。特に、規模の大きい企業や膨大なデータを扱う業界には、海外製BIツールが向いているでしょう。AmazonやGoogleなどのプラットフォームとの親和性が高いことも注目すべき特徴です。

なお「BI」の概念がアメリカ発であるためか、世界的なBIツールのシェア率は海外製品が圧倒的に高い状態が続いています。

国内系BIツール

国内系BIツールは、日本特有のビジネス環境や業務フローに適合するように設計されている点が特徴です。日本の法規制や報告基準に沿ったデータ処理機能がデフォルトで備わっているなど、国内企業がスムーズに導入できるように配慮されています。

また、国内系BIツールは使いやすさやサポート体制にも優れています。日本語によるサポートやセミナーが充実しているため、初めてBIツールに触れる企業も安心して導入できるでしょう。

BIツールに搭載されている機能

BIツールにはさまざまな機能が搭載されています。主な機能の特徴を紹介します。

データの可視化機能

データの可視化機能とは、データを表やグラフで分かりやすく表す機能です。データの内容を直感的に理解するために役立ちます。

BIツールはデータの変換作業をあっという間に行うことができ、時間的コストを大幅に削減してくれます。

レポーティング機能

BIツールのレポーティング機能は、分析したデータをレポートに出力してくれる機能です。

例えば、会議資料や報告書などを自動で作成できれば、業務効率が大幅に向上するはずです。これらのレポートはカスタマイズが容易であり、異なる部門や関係者に合わせた表現形式に調整することもできます。

データマイニング機能

データマイニング機能では、人工知能(AI)技術を活用した分析を行い、ビックデータから未発見の法則を自動的に掘り起こしてくれます。データマイニング機能を上手に使いこなせば、人による分析では気付けなかった深い洞察を得ることができます。

例えば、顧客の購買行動から特定のパターンを見つけ出せれば、その情報を基に新たなマーケティング戦略を練ることができるでしょう。

シミュレーション・プランニング機能

シミュレーション・プランニング機能は、将来的なデータを予測してシミュレーションするための機能です。

例えば、さまざまな市場シナリオを仮定し、新製品がヒットした場合とそうでない場合の利益を予測することなどができます。経営計画作成や在庫管理に活用されることが多く、将来を見越した戦力を立てるうえで役立ちます。

データの共有機能

データの共有機能では、データの分析の結果を組織内のメンバーへスピーディに共有してくれます。

分析結果は、ダッシュボードやレポートの形で瞬時に他の利用者と共有することが可能です。データ共有ができることで、マーケティング部門が行った顧客分析の結果を営業部門が閲覧し、それに基づいて営業戦略を調整するといった協働がスムーズに行えます。

BIツールの活用例

BIツールがどのように企業の問題解決や意思決定に役立っているのか、具体的な事例を見ていきましょう。

経営・財務の分析

BIツールは、経営や財務の分析に活用されています。

例えば、収益の流れやコストの動向を把握することで、リソースの最適な配分やコスト削減の機会を見つけ出すことができるでしょう。また、売上予測や利益率の分析を通じて、将来の事業展開の立案に役立てることも可能です。

営業・売上の分析

営業活動や売上の分析にも、BIツールは役立ちます。

BIツールを活用することで、営業成績や顧客別の売上データ分析、地域別の売上分析、トレンド分析など、データを多角的に分析できます。データを活かした営業活動を行うことで、より効果的に売上を高められるでしょう。

人事データの分析

BIツールは、人事部門においても有効です。

例えば、従業員のスキルや生産性などのデータを分析することで、適切な人材配置や人材育成を行うことができます。それぞれの従業員に最適な人材配置や研修が行われることで、仕事に対するモチベーションが向上するはずです。その結果、生産性の向上や離職率の低下につながるでしょう。

生産状況・物流の分析

BIツールは、製造業や物流業界における、生産状況や在庫管理の分析にも有効です。

日々の生産データや在庫データを詳細に分析すれば、生産ラインの効率性や在庫数の最適化をスピーディに行えるでしょう。また、リアルタイムで在庫調整を行うことで、過剰在庫や欠品などを防ぐこともできます。

マーケティングの分析

BIツールをマーケティング活動に活用することで、顧客データやWebサイトのトラフィック分析が容易になります。

例えば、顧客セグメントごとの行動パターンを分析して購買行動や好みを深く理解できれば、よりターゲットに合ったマーケティングを展開できるでしょう。また、Webサイト訪問者の行動を追跡し、どのコンテンツが高いエンゲージメントを生んでいるかを把握することも可能です。

BIツールをマーケティングに活用することで、顧客ニーズをつかみやすくなり、市場での優位性を高められるでしょう。

バックオフィス業務

BIツールはバックオフィス業務の効率化にも貢献します。

労働時間の集計や各種確認作業の自動化、帳票の自動作成など、繰り返し発生する作業を簡略化できます。業務が効率化することで、人件費を削減できたり、より高度な業務に人員を割けたりと、さまざまなメリットが得られます。

BIツールを活用するメリット

BIツールの活用するメリットについて、以下に詳しく解説します。

膨大な企業データを一元的に分析・管理できる

BIツールの最大のメリットは、顧客情報や売上などの大量に発生する経営データを、システムで一元的に分析・管理できることです。

データを一元化することで、データへのアクセススピードを高められます。また、データの整合性やセキュリティを保つためにも効果的です。

データの可視化によって企業・部署の現状を簡単に把握できる

BIツールのデータ可視化機能によって、企業や部署の現状を簡単に把握できるようになります。

出力されるグラフやチャートはリアルタイムでの更新が可能です。また、複雑な分析結果をグラフやチャートにまとめてくれるだけでなく、「売上の推移」「顧客の行動パターン」などの異なるデータを1つの画面上で確認できます。そのため、組織の状況をタイムリーに把握でき、迅速な意思決定や戦略的な計画立案を行えるようになるのです。

データ分析の時間・手間を省ける

BIツールでデータ分析を自動化することで、膨大なデータ分析も時間や手間をかけずに行えるようになります。システムが作業してくれるので、24時間365日いつでも分析できることも強みです。

手作業で時間をかけて行っていたデータ集計や分析の手間も省ければ、マーケティングや商品開発などのコア業務に時間を費やすことができるでしょう。

現場レベルでのデータ分析ができる

BIツールを導入すれば、専門知識を持たない従業員であっても、日常的にデータ分析を行うことが可能になります。

例えば、営業部門の社員が顧客データをリアルタイムで分析し、その場で最適な営業戦略を調整したり、製造現場での作業員が生産データを分析し、品質管理やプロセスの改善を即座に行うことが可能となるでしょう。

客観的な根拠のある意思決定をスピーディーに行える

BIツールを利用すれば、データの分析結果を基にした意思決定を実現できます。

経営層は直感や主観的な判断に頼る必要がなくなり、具体的なデータを基にした決定を下すことができます。このような経営判断を積み重ねることで、将来的なデータ検証にも役立つでしょう。

▷BIツールの価格相場・費用はいくら？価格を決める要素やコストを下げるポイント

BIツールを活用するデメリット

BIツールにはいくつかのデメリットも存在します。詳しく解説します。

既存システムとの連携など初期設定に手間・専門知識が必要

BIツールの導入には、ある程度の手間と専門知識が必要です。

特に、既存システムが古く複雑であるほどに、導入作業が難しくなる傾向があります。場合によっては、外部コンサルタントなどに相談する必要も生じるでしょう。初期工程の難易度の高さが、導入の障壁となってしまう場合があります。

導入・運用に費用がかかる

BIツールの導入と運用には、一定の費用が必要です。

有料のBIツールを選択した場合には、初期費用に加えて、ライセンス料、メンテナンス費用、追加機能に対する費用などが発生します。ツールの利用人数に応じてコストが高くなる可能性もあるため、導入前にしっかりと見積を行う必要があります。

▷【無料】おすすめのBIツール10選比較｜選ぶポイントや注意点・有料版との違い

活用しきれない場合がある

BIツールを導入したとしても、役に立つ分析結果を出力できない場合があります。

なぜなら、BIツールを使いこなすためには、従業員への適切な研修や教育が必要となるためです。研修が不十分では、期待したほどの効果を発揮できずに落胆してしまうケースもあるでしょう。このような問題を避けるためにも、導入前に従業員のスキルレベルを評価し、レベルに応じたトレーニング体制を整えることが重要です。

BIツールの選び方

BIツールの賢い選び方について、以下に解説します。

自社の課題を解決できるか

BIツールを選ぶ際には、まずは解決すべき課題を明確にしましょう。

どの業務を効率化したいのか、データ分析によってどのような効果を期待しているのかなどを特定し、目的に最も適したツールを選定する必要があります。例えば、顧客データを分析して売上を向上させたい場合は、市場分析に強みを持つツールや予測分析機能を備えたツールが適切でしょう。

既存システムと連携できるか

BIツールを選定する際には、自社の既存システムとの互換性を確認しておきましょう。

例えば、既存のデータベースやCRM(顧客関係管理)、ERP(企業資源計画)などとスムーズに連携できるかどうかをチェックする必要があります。なぜなら、この連携が可能であれば、データの統合や情報の一元化がより簡略化され、分析効率も大幅に向上するためです。

既存システムとの連携に問題がある場合には、かえって分析にかかる時間やコストが増加するリスクがあります。

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自社に適した提供形態か

BIツールの提供形態には、主にオンプレミス型とクラウド型があります。

オンプレミス型のメリットは、データを自社内で管理できるため、セキュリティが強化される点です。デメリットとしては、初期導入費用が高額であるのに加え、自社でのシステム維持・更新も必要となり、運用コストがかさむことが挙げられます。

クラウド型のメリットは、初期投資を抑えられることと導入スピードが早いことです。システムのメンテナンスやアップデートは開発元によって行われるため、運用の手間も少なくなります。デメリットとしては、データが外部のサーバーに保存されるため、セキュリティ上の懸念が残ることが挙げられます。

それぞれの特徴を理解し、自社に合った提供形態を選びましょう。

▷クラウド型のおすすめBIツールを比較｜導入メリットや選定のポイント・オンプレミス型との違い

データの抽出・検索がしやすいか

BIツールにおけるデータの抽出や検索のしやすさは、ツール全体の使い勝手を大きく左右します。

データの抽出機能は、情報を素早く簡単に見つけ出せるかどうかに大きく影響します。主なデータ抽出の種類には、大きく分けて以下2種類があります。

自社に適した抽出方法を備えたBIツールを選択しましょう。

Excelへの出力に対応しているか

BIツールからExcelにデータを抽出する機能はとても重宝します。

なぜなら、Excelは多くのビジネスパーソンにとって馴染み深いツールであるため、データの追加的な分析やカスタマイズが容易に行えるためです。より柔軟なデータ分析を行いたい時には、Excelが効率的なケースもあるでしょう。

▷BIツールとExcelの違いとは？機能やできること・できないことを簡単に解説

BIツールを活用した企業事例

BIツールの価値を理解するために、実際に成果を挙げた導入事例を紹介します。

株式会社武蔵野銀行

株式会社武蔵野銀行は、金融機関特有の報告業務の多さと、Excelを使ったレポート作成に時間がかかることに悩んでいましたが、BIツールの導入により作業量の大きな削減に成功しました。

預金、融資、為替などの銀行業務は、書類申請がとても煩雑であるうえ、何重もの目視確認を義務付けた処理が多く、アナログからデジタルへの転換が難しいとされていました。しかし、BIツールによりデータの入力・収集・結合・蓄積を一元化し、報告書の作成までワンストップで実行できる環境を整えたところ、作業効率の劇的な工場を達成しました。

[出典: ウイングアーク１ｓｔ株式会社「金融機関特有の報告業務をMotionBoardに置き換えExcel脱却に成功し、企画業務の時間を創出」]

AGC株式会社 化学品カンパニー

化学品事業を展開するAGC株式会社 化学品カンパニーでは、生産プロセスの効率化と品質管理の向上を目指してBIツールを導入し、データ収集・分析にかかる作業時間を10分の1に削減しました。

同社は、従来は「手書き中心」だった製造現場の作業記録をBIツールで統合し、データの一元化や分析作業の簡略化などに取り組みました。結果として、生産の各工程での情報が共有され、作業の優先順位や指標が明らかとなり、データ収集・分析にかかる作業時間を大幅に削減することに成功しています。今後は同じ仕組みを、海外を含めたほかの工場にも横展開する予定とのことです。

[出典: ウイングアーク１ｓｔ株式会社「生産工程で細分化されていた情報の可視化により、全工程を最適化データにより優先順位が明確化され、納得感のある業務遂行を実現」]

TOPPANホールディングス

総合印刷会社であるTOPPANホールディングスは、手作業でのデータ収集と集計や、異なる部署でデータが分断されていた状況を変えるためにBIツールを導入し、経営意思決定の迅速化を達成しました。

同社は従来より、営業部門ではCRM(顧客関係管理)システムを利用していたものの、グループ共通の「信頼できる唯一の情報源」を実現し、事業別のROIC管理と営業情報を可視化するために、データを一元管理できるツールを求めていました。

要件にあったBIツールを見つけ、導入から4年かけて少しずつ社内の認知を拡大した結果、大きな目的の一つだった事業別のROIC管理はもちろん、社員全員が同一のデータを把握・活用できる環境が作られました。

[出典:ドーモ株式会社 「Domoでグループ共通のデータ活用基盤を構築。工数削減のほか、全社的な管理水準が向上し、経営ＤＸを推進」]

オムロン株式会社

大手電気機器メーカーのオムロン株式会社は、品質管理におけるデータ分析を効率化するためのBIツールを導入したところ、不具合発生に対するデータ分析作業が、20時間から1分にまで削減されました。

同社は従来、部品に不具合が発生した際には、基幹システムからデータをエクスポートしてExcel等で集計した後、改善担当者へ2週間に一度、直近の不具合発生リストとしてメールを配布していました。しかし、この方法では緊急性や重要性が分からないうえ、詳細分析にさらなる時間を要していました。

BIツールの導入後はデータの常時モニタリングが可能になり、改善アクションにつなげるための詳細分析にかかる工数が99.9%削減されました。さらには、従業員のITリテラシーが向上し、今後のDX化を自発的に進める人材も出てきたとのことです。

[出典:ドーモ株式会社 「改善アクションに繋がるモニタリングを実現し、アクションまでのリードタイムを1/3以下に短縮」]

▷BIツールの導入事例を解説！事例からわかる導入・運用方法や製品を選ぶコツ

BIツールを活用し企業に存在するデータを最大限活かそう

ビッグデータを有効活用するためには、BIツールの導入が効果的です。データ収集と分析が効率化され、迅速な意思決定が可能となるほか、多岐にわたる業務プロセスを最適化してくれます。

自社の課題に合わせて適切なツールを選定できれば、さらに高い成果を期待できるでしょう。導入事例を参考に自社に合ったBIツールを選び、データドリブンな経営環境を実現してください。