エクセルでの文書管理は無理？限界がある？システム導入のすすめ

エクセルでの文書管理は限界があるといわれる理由

昨今、エクセルでの文書管理には限界があるといわれています。その理由について、詳しく解説します。

管理台帳の管理負担が大きい

主な理由の1つは、管理台帳の管理負担が大きいことです。エクセルは複数のファイルを同時に更新できないため、更新事項があった際は関連ファイルを1つひとつ更新しなければなりません。そのため各ファイルのメンテナンスに多くの時間がかかり、管理者の手間が増大します。

文書検索に時間・手間がかかる

エクセルは文書の検索に時間と手間がかかります。複数のファイルを横断して検索することが不可能なので、該当ファイルを1つひとつ検索する必要があるからです。そのため保存されたファイル数が多くなればなるほど、文書の検索が困難になります。

また複数のユーザーが同時に編集できないため、「文書を検索したいのに、ファイルを閲覧できない」という状況も起こるでしょう。ファイル内のハイパーリンク機能がリンク切れしている可能性もあるので、文書の保存先を残しておいても意味がないこともあります。

人為的ミスのリスクがある

エクセルファイルは手作業でデータを入力するため、人為的ミスのリスクがあります。データの記載もれや更新忘れが発生すると、業務の正確性が失われてしまうでしょう。また行や列の追加・削除をミスすると、エクセルに入力されている関数が崩れてしまう可能性もあります。

リアルタイムで情報共有ができない

データを同時に更新できないため、リアルタイムで最新の情報共有ができないところも限界と言われる理由の1つです。どのファイルが最新版か明確な場合、メンバー間で正しい情報の共有が困難になります。そのため、「データを更新したものの、管理台帳が旧版だった」というミスも起こるでしょう。

安全対策が不十分である

エクセルファイルは安全対策が不十分です。アクセス権限を未設定のままにしたり権限を付与するユーザーの幅が広かったりすると、情報漏洩の危険性があります。誤編集や誤削除などのミスが発生した時も、修復に時間がかかってしまうでしょう。

一元管理ができない

契約書の管理を行う場合、契約書の原本とエクセルデータを紐づけることができません。

そのため、原本内容を確認する際はわざわざ書類の保管場所まで行って確認しなければなりません。正確な業務を行うために重要な「原本とデータの照らし合わせ」が難しくなってしまいます。

▷【2023年最新】文書管理システムおすすめ12選比較！失敗しない選び方のポイント

文書管理システムの活用で得られる効果

文書管理を行う場合、エクセルよりも文書管理システムの利用がおすすめです。該当システムを利用すると、いったいどのような効果が得られるのでしょうか。

文書管理の負担軽減

システムを利用することで、文書管理の負担を軽減できます。文書を更新する度にバージョン情報が設定されるため、バージョン管理をスムーズに行うことが可能です。アクセス権限の管理も細かく決められ、文書の保存期間や廃棄期限を管理する機能が搭載されている場合もあります。

検索作業の効率化

検索作業を効率化することもできます。タイトル名やキーワードで検索することはもちろん、タグ検索や全文検索も可能です。自社が保有する全データを横断して検索できるため、紙の資料を1枚ずつ確認する必要がありません。

費用の削減

費用の削減につながるところもメリットの1つです。紙で文章管理する場合、印刷代や用紙代、インク代などがかかってしまいます。しかし、文書管理システムを活用すると費用の削減が可能です。書類保管に必要なスペースも不要なので、オフィスの場所をとることもありません。

情報共有の円滑化

文書管理システムを導入すると、情報共有が円滑化されます。文書がデジタル化されると、場所を問わず内容を確認できるようになります。そのため外出中のメンバーもすぐに情報のチェックができるため、常に最新で正確な情報を共有できます。

申請・承認フローの効率化

申請・承認フローを効率化することも可能です。文書管理システムの中には、ワークフロー機能が搭載されているものもあります。紙での申請・承認作業と比較すると、スピーディーに意思決定ができます。

安全対策の向上

レベルの高い情報共有の機能を使用しながら、安全対策が向上できます。細かなアクセス制限を設定できることに加えて、IPアドレスの設定によって不正アクセスをブロックすることも可能です。情報漏洩のリスクを減らすには、文書管理システムの導入が最適でしょう。

社外秘の情報が記載されている文書の管理を徹底しておくことにより、想定外のリスクヘッジにつながります。

リモートワークの促進

インターネット回線にアクセスできれば、どのような場所でも文書管理システムが使用できるためリモートワークを促進したい企業におすすめです。自宅やサテライトオフィス、出張先などでも文書を確認できるため業務が一気に効率化します。

▷文書管理システムのメリット・デメリット｜主な機能や目的を解説！

文書管理システムを活用するデメリット

文書管理システムはとても便利ですが、デメリットもあります。ここでは、文書管理システム活用の問題点を解説します。

導入・運用には費用がかかる

新しいシステムを導入・運用すると、初期費用やランニングコストなどがかかります。コストを抑えるには、オンプレミス型ではなくクラウド型システムを選択するといいでしょう。電子化に対応するまでは、無料トライアルプランを利用する方法もあります。

電子化には時間・労力がかかる

文書データを電子化するためには、文書を1枚ずつスキャンしてデータを取り込む必要があるため多くの時間と労力がかかります。特に電子化したい書類が多い場合、人件費がかかってしまうことも考えられます。

特に作業に慣れるまではかなりの時間を要してしまう可能性もあり、中々効率化が見込めないかもしれません。導入時点からスムーズに作業が進むように環境を整えておくと負担を少なくした導入ができるようになります。

適切な運用にはルールが必要

文書管理システムを適切に運用するには、社内に明確なルールが必要です。「どの文書を電子化するか」「データを共有する方法」「権限設定の定義」など、具体的なルールを決めましょう。上層部だけで決めるのではなく、使用する社員からも意見を出し合って決めることが重要です。

ルールが明確化されていない場合、文書のフォーマットが異なりみづらくなってしまったり、チェックしたい文書を見つけられないなどのリスクがあるので注意しておきましょう。

文書管理システム導入時のポイント

文書管理システムを導入する際は、気をつけるべきポイントがあります。ここでは、文書管理システム導入時の注意ポイントを解説します。

目的を明確にする

自社が求める目的を明確にしましょう。「文書を検索しやすくしたい」「リモートワークを普及させたい」「申請・承認作業を見直したい」など具体的な目的を明確にして優先順位を付けてください。最優先で解決したい目的が明確になる文書管理システムを導入することをおすすめします。

導入する目的が明確になっていない場合、想像していたような業務効率の向上が見込めずに費用だけがかさんでしまい形骸化のリスクがあります。今一度なぜ導入するのか明確にして周知しておきましょう。

必要な機能を選定する

自社の目的や課題を解決できる機能を考えましょう。例えば文書を検索しやすくしたい場合は、タグ検索や全文検索など、豊富な検索機能がついているツールがおすすめです。またリモートワークを普及させたい場合は、マルチデバイスに対応しているツールをおすすめします。

提供形態を決定する

オンプレミス型とクラウド型を比べて、より自社に適した提供形態を決めましょう。クラウド型はオンプレミス型と比べるとコストが抑えられますが、セキュリティ対策がしっかりしている場合が多いです。総合的に考えて、自社の目的により合致した提供形態を選んでください。

▷【クラウド型】おすすめの文書管理システム10選比較！選定のポイントやメリットを紹介！

安全面を考慮する

安全面を考慮し、どのようなセキュリティ対策をされているか調べてください。アクセス制限・IPアドレス設定・アクセス履歴の取得が可能なシステムは、特にセキュリティ対策ができているといえます。文書データを紛失しないためには、文書のバックアップ機能がついているシステムもおすすめです。

おすすめ文書管理システム3選

ここでは、おすすめの文書管理システムを3つ紹介します。

1.楽々Document Plus

楽々Document Plusは、機能を自由にカスタマイズできる操作性の高さが特徴的です。関連性が高いファイル同士の同時管理や、ワークフローの変更などにもすぐ対応できます。高速ビューワーを使用しているため、サクサクと画面が表示される点もおすすめのポイントです。

2.活文 Contents Lifecycle Manager

活文 Contents Lifecycle Managerは、検索機能とセキュリティ機能の高さが好評のシステムです。多彩な検索機能が搭載されているので、文書を迅速に発見して活用できます。数千万件規模の大規模な管理にも対応しているため、事業規模を問わず使えるシステムです。

3.NotePM

NotePMは、社内Wiki機能が豊富な文書管理システムです。業務で活用できるナレッジをシステム上に蓄積していくので、社内マニュアルを効率よくデータ化できます。ワード・エクセル・PDFなどのファイル内もキーワード検索できるので、欲しい情報をすぐに取り出せます。

エクセル管理を文書管理システムへ移行し業務負担を軽減しよう

エクセルでの文書管理は限界と言われています。特に社内で迅速な情報共有をしたり大量の情報から必要な情報を検索したりすることは、非常に難しいです。

エクセルでの管理が難しいと感じたら、文書管理システムを導入することをおすすめします。本記事で紹介した内容を参考にして、自社に適した文書管理システムを選び業務を効率化していきましょう。