ECMとは?文書管理との違いや重要性・メリットを解説

2023/05/26 2023/05/26

文書管理システム

ECMとは

情報があふれる昨今において、多様なデータを扱っており、管理する上での課題を抱えている企業も多いかと思います。そのような状況で所有するあらゆるコンテンツを一元管理するシステムであるECMは非常に注目を集めているツールの一つです。本記事では、似た機能を持つ文書管理システムとの違いも含め、ECMの特徴や重要性、導入の流れを詳しく解説します。

ECMとは何?

ECMは「Enterprise Contents Management」の略で、社内のあらゆるコンテンツ(情報)を一元管理するシステムです。

一元管理とは、単にコンテンツを1ヶ所に集約するのではなく、統一した方法で活用しやすく管理することでECMでは、文書・画像ファイル・動画ファイル・音声ファイルなどのさまざまな形式のコンテンツを一元管理できます。

その他にもECMならではの特徴があるので説明していきます。

情報の有効活用を促進できる

これまでの情報は、文書やパンフレットなど紙媒体が主流でしたが、昨今では、紙媒体のデジタル化が進んでいます。さらに、動画や音声などさまざまな情報が手軽に収集できるようになり、社内に蓄積される情報は膨らむ一方です。

しかし、多くの企業は「従業員が情報を個々に抱えている」「情報が全社的に共有されていない」などの事情で、社内情報を有効活用できていません。

ECMには、これらのコンテンツを一元管理するだけでなく、有効活用できる形に整理する機能があります。

セキュリティ強化につながる

情報漏洩や紛失など、セキュリティに対処できることも特徴のひとつです。

従業員が個々に情報を抱えていると、パソコンや記録メディアの紛失、盗難による情報漏洩の危険性がつきまといます。

しかし、ECMでは、アクセス権限やパスワードの設定により、セキュリティ面の強化も可能です。

DX推進を後押しできる

DXは「デジタルトランスフォーメーション」の略で「デジタルによる変革・改革」という意味です。組織改革、ビジネスモデルの変革を目指し、多くの企業がDXの推進に取り組んでいます。

ECMは、その一環である情報管理の方法を見直しに役立てられるシステムです。

ECMと文書管理システムとの違い

ECMと文書管理システムでは、管理する対象物が大きな違いとして挙げられます。

文書管理システムでは、Word、ExceやPDFなどの紙文書を管理します。一方のECMは、紙文書だけでなく画像、動画、音声ファイルなど、さまざまな形式のコンテンツが管理できます。

また、ECMは文書管理システムと比べて、連携できるシステムの範囲が広いことも違いと言えるでしょう。

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ECMの目的

前述したとおり、企業が扱うコンテンツは膨大になりつつあります。

しかし、管理方法が整備されていないため、多くの企業がコンテンツを有効活用できていません。取り出したい情報がすぐに見つけられないケースや、情報共有ができていないために、複数の部署で同じ情報を所有していることもあるでしょう。

ECMの目的は、コンテンツの管理状況を改善することです。コンテンツを一元管理して有効活用できれば、生産性の向上や経営力の向上につなげることができます。

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ECM導入の重要性・メリット

ECMに注目が集まる理由、ECMの目的がわかったところで、導入にはどのような重要性、メリットがあるのかを見ていきましょう。

  • コンテンツの整理により業務効率化が図れる
  • ナレッジ・ノウハウが共有できる
  • コンプライアンスの強化につながる
  • BCP対策への効果が見込める
  • グローバル化に対応できる
  • プラットフォーム化が期待できる

コンテンツの整理により業務効率化が図れる

ECMなら、各部門や従業員個人に散在していたコンテンツを一元管理できるだけでなく、ファイルやタグを活用して、チームや部門ごとにコンテンツを整理することも可能です。

また、条件やキーワードによる検索機能も搭載されているため、必要なコンテンツに速やかにアクセスできます。

コンテンツを適切に管理し、最適なタイミングで活用できる状態を構築しておけば、業務効率は格段に上がるでしょう。情報検索に取られていた時間を頭脳労働に生かすことで、ビジネスチャンスの広がりにも期待できます。

ECMの導入が、業務効率化、ビジネスの拡大につなげられることは、企業にとってありがたいメリットではないでしょうか。

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ナレッジ・ノウハウが共有できる

組織内のあらゆるコンテンツを一元管理できるECMなら、部署をまたいだナレッジ・ノウハウの共有もスムーズに進められます。

例えば、ベテラン従業員の営業ノウハウを新人に継承する場合、従来は、直接教えなければなりませんでした。しかし、そのノウハウを動画にしてECMに登録すれば、部署を問わず誰もが閲覧できます。

ナレッジやノウハウを属人化させず、部署の垣根を越えて共有・活用できることは、大きなメリットといえるでしょう。

コンプライアンスの強化につながる

組織内の情報を一元管理するという性質上、ECMにアクセスするには専用のユーザーIDやパスワードが必要です。コンテンツごとにアクセス権限を設定でき、「社内機密に関わるコンテンツは経営層のみ閲覧可能」「全従業員が閲覧可能だが、編集や変更可能なのはリーダーのみ」といった権限設定もできます。

顧客情報など重要な情報を保護し、漏洩や不正アクセス防止ができることは、前述したセキュリティ対策も含め、コンプライアンスの強化を実現します。

BCP対策への効果が見込める

ECMの導入は、BCP対策にも効果を発揮してくれます。

BCP対策とは、自然災害発生や感染症流行などの緊急時に、企業がいち早く事業を復旧・継続するための対策のこと。

例えば、情報を個人のパソコンで管理していた場合、地震でパソコンが破損すると、内部情報も消失する恐れがあります。しかし、ECMでコンテンツをサーバーに一元管理しておけば、すべてのコンテンツが守られ、取り出すことが可能です。

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グローバル化に対応できる

近年は、海外に拠点を置く企業も増えてきました。そのため情報のやり取りも頻繁に行われますが、ECMであれば、複数の拠点からのコンテンツ登録も海外からのアクセスも可能です。また、多言語対応しているECMもあり、さまざまな言語のコンテンツが管理できます。グローバル化社会においては、重要なポイントといえるでしょう。

プラットフォーム化が期待できる

従来、「文書管理には文書管理システム」「顧客管理にはCRM」「営業支援にはSFA」など、それぞれの業務に特化したITツールやシステムを導入するのが一般的でした。

しかしECMには、文書作成と管理、顧客管理、営業支援、データ分析など、さまざまな機能を搭載したものがありますが、使い方次第でECMだけで社内のあらゆる業務に対応できるようになります。

さらにECMには、部門を横断したコンテンツの一元管理、連携可能なシステムの幅も広いという特徴もありますから、社内データのプラットフォーム化も実現可能です。

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ECMを導入する際の流れ

さまざまなメリットがあり、業務効率や経営力の向上にもつながるECMは、これからの時代に必要不可欠なシステムといえます。では、どのように導入を進めればよいのでしょうか。流れを解説します。

  1. コンテンツ管理の現状把握
  2. コンテンツの分類
  3. ECMソリューションの選定
  4. コンテンツ管理のルールやマニュアル策定
  5. ECMソリューションの実装
  6. 効果の検証・運用

1.コンテンツ管理の現状把握

まずは、コンテンツ管理の現状を把握するところから始めましょう。誰がどのような情報を持っているか、どの部門にどのような情報が保管されているか、各情報がどこまで共有されているかなど、社内に散在しているコンテンツをすべて洗い出します。

この時点で、コンテンツの管理に関する問題が見つかることもあるでしょう。しかし、その多くは、ECMの導入によって改善されます。まずは、コンテンツの洗い出しを優先してください。

2.コンテンツの分類

コンテンツの洗い出しが済んだら、項目にわけてコンテンツを分類します。コンテンツの取得部門別、業務内容別など分類方法は様々なので、自社にとってもっとも有効な方法を考えてみてください。

このとき、重複しているコンテンツや不要なコンテンツがあれば、コンテンツ統合や削除などの作業も、行います。

3.ECMソリューションの選定

コンテンツの分類ができたら、導入するECMソリューションの選定です。種類によって搭載機能や利用料金が異なるため、自社に最適なものを見極める必要があります。

機能が多すぎると、結局は使いこなせず、費用対効果が低下することも懸念されます。また、利用料金が高ければよい製品というわけでもありません。自社のコンテンツ分類方法や使用目的にそって必要な機能を洗い出し、予算の上限を設定したうえで、最適なECMソリューションを選定しましょう。

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4.コンテンツ管理のルールやマニュアル策定

導入するECMソリューションが決まったら、実装する前にECM利用のルールやマニュアルを策定します。

「使い方が分からない」「これまでの方法がやりやすい」など従業員の混乱を招き、ECMの活用が進まないという事態を回避するためにも、はずせない工程です。

5.ECMソリューションの実装

コンテンツ管理のルールやマニュアル策定ができたら、ECMソリューションを実装します。

ここでのポイントは、一部のチームや部門で実装・運用を開始し、最適な活用方法が分かったタイミングで全社的に実装することです。

運用を始めると、活用方法に課題が生じたり、従業員がうまく使えないなど、全社規模の実装をしていると各部署での混乱を招きかねません。社内での混乱を回避するためにも、ECMの導入はスモールスタートで少しずつ進めていきましょう。

6.効果の検証・運用

ECMを実装したら、必ず効果を検証します。ECM導入前の労働時間やデータ検索時間を記録しておくと、導入後との比較や検証がスムーズです。

効果が感じられない、思うように使えないなどの問題点が出てきたときには原因を探し、改善しながらECMを運用していきましょう。

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ECMを導入しコンテンツ管理を効率化しよう

ECMは、社内にあるコンテンツを一元管理するシステムです。さまざまなメリットがあり、導入すれば、業務効率化や経営力強化に期待が持てます。文書管理システムと混同されがちですが、ECMは、文書以外の画像、動画、音声など、さまざまなコンテンツの管理が可能です。

ただし、ECMの種類によって搭載されている機能や連携できるシステムの幅が異なるので、自社に最適なECMを導入して日々の業務に役立てていきましょう。

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