文書管理の課題とは？リスクや課題解決のポイント・おすすめのシステムを紹介

文書管理における課題やリスク

業務効率化や企業のコンプライアンス強化においても重要な意味を持つ文書管理では、多くの課題も存在しています。ここでは、文書管理における主要な課題やリスクを見ていきましょう。

アクセス権限の付与が曖昧になってしまう

文書管理システムにおいて、アクセス権限の設定は非常に重要です。しかし、適切な権限設定が行われていない場合、業務上必要のない部署の人間が機密情報を閲覧できてしまうといった事態が考えられます。このような問題は、権限の設定ミスや、設定の見直しを怠ることが原因となります。

紙書類の管理が複雑になる

デジタル化が進む現代でも、紙書類の管理は避けられない課題です。紙の文書は、保管場所や整理、廃棄の際の手間が増えることが挙げられます。また、紙の文書は火災や水害などのリスクにもさらされやすい点に注意が必要です。

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情報が漏洩してしまうリスクがある

文書管理における最大のリスクの一つが情報漏洩です。不正アクセスや内部からの情報漏洩、物理的な文書の紛失など、多岐にわたる原因が考えられます。とくに、ビジネスにおける機密情報や顧客情報の漏洩は、企業の信頼を大きく損なうことになるでしょう。

サーバー管理にコストがかかってしまう

デジタル文書の管理には、サーバーの管理にコストがかかります。とくに大量のデータを安全に保存・管理するためには、高性能なサーバーやセキュリティ対策が求められるでしょう。また、管理者として高度な知識を有した人材の確保も必要になります。

過去の契約書の管理が煩雑になる

紙の契約書の管理では、原本の劣化や紛失などのリスクが存在します。また、過去の契約書で確認したいことがある場合など、目的の文書を見つけることが難しくなります。

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文書管理の課題は文書管理システムで解決できる！利用するメリット

文書管理の課題は多岐にわたりますが、文書管理システムはこれらの課題を効果的に解決する機能を備えています。ここでは、文書管理システムの利用によるメリットを見ていきましょう。

書類をデータ化して管理できる

文書管理システムを利用すると、紙の書類をデジタルデータとして管理できます。これにより、物理的な保管スペースの削減や、文書の検索・参照の効率化が実現します。

また、データ化された文書はバックアップを取ることが容易であり、災害などのリスクからも情報を守ることができるでしょう。

セキュリティ機能で漏洩リスクを防げる

多くの文書管理システムは、高度なセキュリティ機能を備えています。これにより、不正アクセスやウイルス攻撃、内部からの情報漏洩などのリスクを大幅に低減できます。

とくに、重要なビジネス情報や顧客情報を安全に保管するための暗号化、アクセスログの管理などのセキュリティ対策が行える点は大きなメリットといえるでしょう。

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アクセス権限を管理できる

文書管理システムを導入することで、文書へのアクセス権限を細かく設定できます。これにより、必要な人だけが情報にアクセスできるようになり、情報の漏洩リスクを低減することが可能です。

また、アクセスログを取得することで、誰がいつどの文書を参照・編集したのかを追跡することもできます。

サーバーコストを削減できる

クラウドベースの文書管理システムを利用することで、企業内でのサーバー設置や管理のコストを大幅に削減することができます。

クラウドサービスは、必要に応じて容量を増減させることができるため、企業の規模やニーズに応じて柔軟に対応することも可能です。

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文書管理の課題解決におすすめのシステム

文書管理の課題を解決するためには、適切な文書管理システムの導入が欠かせません。ここでは、高い評価を受けている文書管理システムを紹介します。

CLOUD CABINET

CLOUD CABINETは、多くの企業から支持を受けている文書管理システムです。倉庫会社のノウハウを生かした原本保管や管理ルールの策定などをサポートします。リモートスキャン機能により、倉庫に保管している文書をすぐに電子化することが可能です。また、バージョン管理機能によって文書の更新履歴を確認できるため、チームでの共同作業もスムーズに行えます。

NotePM

NotePMは、社内の情報共有に役立つシステムです。ナレッジの蓄積がしやすく、検索性にも優れています。コメントやメモ機能を活用して、文書に関するコミュニケーションを取ることも可能です。セキュリティ対策も優れていて、企業の機密情報を安全に保管することができます。

invoiceAgent

invoiceAgentは、請求書などをはじめとした帳票を管理するためのシステムです。帳票の送受信から管理までを一括で行え、スピーディーな企業間の取引を実現します。また、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応している点も特徴です。金融情報システムセンター（FISC）が監修する対策基準に準拠しているため、セキュリティ面でも信頼できるツールといえるでしょう。

文書管理における課題を把握しておこう

文書管理では、紙の管理の煩雑さや情報漏洩のリスクなどが懸念されます。これらの課題を解決するには、文書管理システムの導入が有効です。組織の書類が一元管理できるため、書類管理にかかるコストや手間を削減できます。本記事で紹介したツールを参考に、導入時の比較検討に役立ててみてください。