スマホで経費精算が便利!導入メリットやおすすめシステム17選を紹介

2022/8/5 2022/08/05

経費精算システム

レシートを撮影するスマホ・経費精算

テレワークの増加により、従来の経費精算の方法に課題を感じている経理担当の方も多いのではないでしょうか。ここでは柔軟な働き方にも対応できるスマホからの経費精算が可能なシステムについて、そのメリットや選び方のほか、おすすめシステムも17つご紹介します。

スマホで経費精算できるシステムを導入するメリット

スマホからの経費精算が可能なシステムを導入することには多くのメリットがあります。まずはその具体的なメリットを確認してみましょう。

(1)営業職・テレワークにも対応しやすい

スマホで経費精算ができるようになれば、外回りが多い営業職やテレワークのようなオフィス外での勤務を前提とした働き方にも対応しやすくなります。

場所を問わずシステムが利用できる環境は、経費精算を申請する側の作業が効率化されるだけでなく、承認する側にとっても承認作業がしやすくなるため、経費精算のフローが包括的に迅速化されるでしょう。

(2)入力作業を効率化できる

経費精算システムでは、多くの場合、フォームに従って必要事項を入力することで経費精算申請が完了するため、入力作業の手間が軽減されます。

また、システムによっては、領収書の画像から文字データを自動で読み取り、反映してくれるOCR機能を搭載しているシステムもあります。そのような機能を活用することにより、入力作業をさらに効率化することも可能です。

(3)領収書を自動読み取りして仕訳してくれる

OCR機能を搭載した経費精算システムのなかには、それらのテキストデータを入力フォームへと自動反映するだけでなく、勘定科目を判断し自動で仕訳してくれる機能を備えているものもあります。

仕訳作業の自動化は、経理担当者の負担を低減するだけでなく、ミスの防止にも役立つでしょう。

(4)経理部の作業の効率化ができる

経費精算業務において、効率化の障壁となる要因の一つに「書類不備による差し戻し」が挙げられます。差し戻しは、申請者における書類の再作成からフローをやり直すことになるため、単純に1件の経費精算に「倍」の時間がかかってしまうことになります。

経費精算システムでは、入力に不備のある場合は申請のフローへと進めない機能を備えているものがほとんどのため、このような「差し戻し」の件数を大幅に削減することが可能です。

(5)不正に対してのアラート機能がある

経費精算システムには、申請内容を精査し、規定違反の含まれる内容がある場合はアラートを出してくれる不正に対するアラート機能を搭載しているものもあります。

このような機能は、経理担当者の負担を軽減するだけでなく、不正な経費申請の抑止にも一定の効果があると考えられるでしょう。

スマホで経費精算をする場合の3つの課題

スマホで経費精算をする場合には、特有の課題があることも理解しておかなければなりません。

(1)電子データの不備に注意しなければならない

電子化された領収書を証憑書類とする際には、電子帳簿保存法などにより、いくつかのクリアしなければならない条件が定められています。

そのため、紙で発行された領収書をスマホで撮影して電子化する際は、領収書の文字がぼやけてしまっている、逆光や反射により一部の文字が認識できない、そのほかの書類と重なってしまって隠れている箇所があるといった不備に気をつけなければなりません。

このような画像は、証憑書類として認められないこともあるため、経理担当者のチェックが完了するまでは、念の為、手元に領収書の原本を保管しておくようにしましょう。

(2)システム自体の使い勝手が良くない可能性がある

いくら高機能な経費精算システムを導入しても、使い勝手が悪ければ、その運用が組織に定着するまでに多くの時間を要することになります。

また、スマホなどのモバイル端末に関するリテラシーの違いによっても理解度や操作性への感じ方は異なります。システムを導入する際には、必ず実際に使用する社員の意見を踏まえたうえで、システムを選ばなければなりません。

(3)領収書の使い回しをされる可能性がある

スマホで経費精算をおこなう際は、主に紙で発行された領収書を撮影して電子化し、システムから経費申請をすることになりますが、この場合、紙の領収書とデータ化された領収書の、2種類の証憑書類が存在することになります。

そのため、財務省による「令和3年度税制改正」には、電子帳簿保存制度の改正後の内容として、「紙原本による確認の不要化(スキャン後直ちに原本の廃棄が可能)」と記載されており、経費の「二重計上」を防ぐためにも、電子化後の即時破棄が推奨されています。

もちろん紙の原本の破棄は、電子化されたデータが法令上の要件を満たしていることが前提となるため、どのような運用をするかは、組織によって異なるでしょう。ただし、経費の二重請求がしやすい状況であることを認識し、社員一人ひとりのコンプライアンス意識を高める必要があることを理解しておかなければなりません。

スマホで簡単に経費精算ができるシステムの選び方

ここからは、スマホで経費精算ができるシステムについて、自社に合ったシステムの選び方を解説します。

(1)スマホ・パソコンの両方に対応している

スマホとパソコンの両方に対応しているシステムを選びましょう。もちろんスマホで使える点は便利ですが、操作性に関しては、画面の大きさなどから、やはりパソコンでの利便性に劣る点があることは事実です。

出先や移動時間での操作はスマホを活用し、使用する機能によっては、パソコンからアクセスするなど、使い分けられるシステムを選ぶことで、業務効率と業務スピードが両立できるようになります。

(2)費用が適切である

費用の確認も、システム導入においては欠かせません。経費精算システムの料金は、多くの場合「初期費用+月額費用+オプション費用」の3 つの要素で構成されており、使用する機能やクラウド型かオンプレミス型かなど、導入形態によっても左右します。

基本機能とオプション機能もシステムによって違うため、「必要な機能」によるランニングコストを見極めたうえで選ばなければなりません。

(3)トライアルがあるか

事前に熟考を重ねて選んだシステムであっても、実際に使用してみてわかることは多々あるはずです。先にお伝えした通り、システムの運用には「実際に使う社員」の使用感を無視することはできません。

そのため、無料トライアル期間の有無も重要な選定ポイントとなります。無料トライアル期間で、まずは「目的に適した機能」と「使い勝手」を実感することにより、本格的な導入後のミスマッチのリスクを軽減することが大切です。

(4)自社で使っているシステムとの連携が可能か

経費精算と親和性の高い業務において、すでに導入されているシステムがあるのであれば、それらシステムとの連携の可否も必ずチェックしましょう。

特に、会計システムや給与計算システムなどとのスムーズな連携は、データ手入力の作業軽減やヒューマンエラーの削減などが実現できるため、経理業務を包括的に効率化することも可能になります。

(5)入力補助機能があるか

OCR機能やクレジットカード利用履歴との自動連携など、入力作業を軽減する機能は多岐に渡ります。ただし、OCR機能については、システムによって精度のバラツキがあり、なかには手書きの文字などは、読み取り精度が著しく低いものもあります。

OCR機能による業務効率化を期待するのであれば、精度の高いシステムに絞ってトライアルを実施してみると良いでしょう。

(6)セキュリティは堅固か

経費精算システムに保管される情報には、個人情報や機密情報に関連する重要なデータも含まれます。また、内部統制の観点からもセキュリティ環境は重要なチェックポイントとなるでしょう。

データ保管に関するセキュリティの水準のほか、システムを運用するうえでの社内のアクセス管理、権限設定といった運用面でのセキュリティ対策の2点を確認するようにしてください。

スマホで経費精算できるおすすめシステム17選

ここからは、スマホで経費精算できる、おすすめシステムを厳選してご紹介します。

(1)マネーフォワードクラウド経費

マネーフォワードのクラウド経費は、事業規模に合わせたカスタマイズ性の高さから、中小企業から大企業まで、企業規模を問わず導入されているシステムです。OCR機能のほか、交通系ICカードとの自動連携機能など、実用性の高い「効率化」機能が充実している点が魅力です。

提供元 株式会社マネーフォワード
初期費用 無料
料金プラン
  • 1ヶ月無料トライアルあり
  • 30名以下の法人の場合
    月額プラン:4,378円(税込)/月~
    年額プラン:39,336円(税込)/年、3,278円(税込)/月~
  • 31名以上の法人は要お問い合わせ
機能・特長
  • 事業規模に合わせて機能をカスタマイズできる
  • スマホで経費申請から承認までを完結できる
URL サービスの詳細はこちら

(2)SAP Concur

SAP Concurは、世界的な導入実績を持つ経費精算・管理システムです。法人カードや各種キャッシュレス決済との連携が可能となっており、「現金を使用しない」経費精算を実現する機能が充実しています。

提供元 株式会社コンカー
初期費用 Expense Standard Only:無料
Expense Standardエントリー以上:要お問い合わせ
料金プラン Expense Standard Only:2万9,000円/月~
Expense Standardエントリー以上:要お問い合わせ
導入企業数 4万8,000社(SAP Concur 全体)
機能・特長
  • 世界標準のサービスを提供
  • 外部サービスとの連携で便利に利用可能
URL サービスの詳細はこちら

(3)ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算は、システム導入によって経費精算業務を約1/10に削減することをミッションに掲げたシステムです。1ユーザーにつき月額400円から利用できるコストパフォーマンスの良さは、業界でもトップクラスのコストパフォーマンスといえるでしょう。

提供元 株式会社 DONUTS
初期費用 無料
料金プラン
  • 30日間の無料お試しが可能
  • 中小企業:440円(税込)/1ユーザー
  • 大企業:要お問い合わせ
導入企業数 シリーズ累計12万社以上
機能・特長
  • シンプルで使いやすいデザイン
  • コストは業界でも最安クラス
  • ジョルダンの乗換案内と連携して交通費を自動算出
URL サービスの詳細はこちら

(4)RECEIPT POST

RECEIPT POSTは、スマホで領収書を撮影してシステム上の「専用ポスト」に入れるだけで、経費精算業務の自動化を進められるシステム。初期設定時には、無料専任サポートを受けられるため、システムの運用に不慣れな組織においても安心して導入することができます。

提供元 株式会社BEARTAIL
初期費用 30万円~
料金プラン
  • 30日間の無料トライアルあり
  • 3万円~
導入企業数 800社以上
機能・特長
  • 領収書のデータ化精度99.9%
  • 初期設定時の専任サポートつき(無料)
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(5)楽楽精算

楽楽精算は、申請項目やレイアウトなどを自由にカスタマイズできる経費精算システムです。各種会計ソフトとの連携も可能であり、専任スタッフによる電話やメールでの手厚いサポートが受けられる点がポイントです。

提供元 株式会社ラクス
初期費用 110,000円(税込)
料金プラン
  • 無料トライアルあり
  • 月額33,000円(税込)~
導入企業数 約9,000社(2021年11月時点)
機能・特長
  • 専任スタッフによる電話やメールでの丁寧なサポート
  • 承認フローを始め様々な項目、レイアウトを自由にカスタム
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(6)ジンジャー経費

ジンジャー経費は、操作性の高いUIが特徴の経費システムです。サポート担当による導入サポートもあるため、ベンダーのサポートを得ながらスムーズな導入を目指したい企業におすすめのシステムとなっています。

提供元 jinjer株式会社
初期費用 初回契約時のみ:330,000円(税込)
料金プラン
  • 無料トライアルあり
  • 経費精算:一人あたり550円(税込)

他プランの料金とサポート料金が加算

導入企業数 1万5,000社以上(シリーズ累計)
機能・特長
  • 誰でも利用できるシンプルで使いやすい画面
  • サポート担当による導入サポート
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(7)Spendia

Spendiaは、スマホの機能や特性を生かした経費精算システムです。カスタマイズ性に優れているため、より自社の目的に合わせた仕様での運用が可能です。さらには経路検索や仮払い申請など、日本特有の経費精算プロセスにも対応している点が強みとなっています。

提供元 TIS株式会社
初期費用 要お問い合わせ
料金プラン 月額660円(税込)/1ユーザー~
機能・特長
  • スマホのみで、経費精算業務を効率的に完結させることを前提とした設計・デザイン
  • 柔軟なカスタマイズ性
  • 日本の特有事情に合わせた対応
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(8)SmartGo Staple

SmartGo Stapleは、モバイルSuicaと法人プリペイドカードを一体化した「Staple」カードを利用できる経費精算システムです。交通費精算の大幅な業務効率化が実現可能なため、毎月多量の交通費精算が発生しているといった企業においては、まず検討リストに入れたいシステムといえます。

提供元 エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社
初期費用 無料
(別途、法人プリペイドカードの発行手数料・発送手数料が必要)
料金プラン 月額1,100円(税込)/ID
機能・特長
  • 電車に乗るだけで交通費の申請が完了
  • 「通勤費/交通費」判別にも対応
  • 法人プリペイドカードが利用可能
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(9)TeamSpirit

TeamSpiritは、セキュリティ性の高いクラウド環境と柔軟なカスタマイズ性が魅力の経費精算システムです。経費精算はもちろん、勤怠管理や電子稟議など日常的に使われる業務の機能も搭載されており、解約率0.65%(2021年10月時点)の実績が、利用者満足度の高さを表わしています。

提供元 株式会社チームスピリット
初期費用 165,000円(税込)
料金プラン
  • 無料トライアルあり
  • 660円(税込)/人
導入企業数 約1,500社
機能・特長
  • 複数のパッケージから自社に適したものを選択可能
  • 高い利用者満足度
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(10)MAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算

MAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算は、申請から支払いまでを一元管理できる経費精算サービスです。また、経費精算だけでなく、予算管理や拠点管理などのマネジメントサポート機能が充実している点も特徴です。

提供元 パナソニック ネットソリューションズ株式会社
初期費用 55,000円(税込)
料金プラン
  • 無料トライアルあり
  • 50ユーザーまで:33,000/月(税込)
  • 50ユーザー追加:11,000/月(税込)
機能・特長
  • 申請から支払いまでを一元管理できる経費精算サービス
  • ジョルダン社の乗換案内との連携を標準搭載
  • 外貨で支払った費用の精算にも対応
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(11)経費BankⅡ

経費BankⅡは、幅広い方が利用しやすい経費精算システム。シンプルな操作画面は、デジタル機器の操作に自信がない方でも安心して扱えます。また、英語での表示にも対応しているため、外国人労働者の多い企業においても、スムーズな運用が可能です。

提供元 SBIビジネス・ソリューションズ株式会社
初期費用 無料
料金プラン
  • 1ヶ月間の無料期間あり
  • 3,300円(税込)/10ID
機能・特長
  • 分かりやすいUIと操作性
  • 英語表示対応(ユーザー個別に設定可能)
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(12)eKeihi

eKeihiは、導入シェア8年連続1位にもなったことがある経費精算システム。扱いやすいUIと、様々な会計システムと連携できる点が魅力です。

提供元 イージーソフト株式会社
初期費用 無料
料金プラン
  • 1ヶ月間の無料期間あり
  • 月額31,900円(税込)~
導入企業数 2,600社以上
機能・特長
  • 1クリックで処理できる使いやすさ
  • 60種以上の会計システムに連携している
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(13)J’sNAVI NEO

J’sNAVI NEOは、日本の大手旅行会社JTBが提供している経費精算システムのため、旅費交通費の精算における便利な機能が充実してる点が特徴です。新幹線やホテルなど国内外のチケット手配も可能となっており、出張が多い企業にうってつけの機能が多数備わっています。

提供元 株式会社 JTB
初期費用 無料
料金プラン
  • 1ヶ月間の無料期間あり
  • 30,000円~
機能・特長
  • 会計システムへの自動連携機能
  • 国内外のチケット手配が可能
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(14)kincone

kinconeは、勤怠管理と交通費精算をワンストップでおこなえるシステムです。1ユーザーあたり200円(5人以上から)で始められるコストパフォーマンスの良さも注目すべきポイントといえるでしょう。

提供元 株式会社ソウルウェア
初期費用 無料
料金プラン
  • 最大2ヶ月のトライアル期間あり
  • 月額220円(税込)/1従業員~
機能・特長
  • 勤怠管理と交通費精算を同時に実施可能
  • 他社サービスとの連携もできる
  • スマホだけで手続きを進められる
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(15)freee経費精算

freee経費精算は、経費申請から承認がスマホで完結でき、精算額の振り込みまでを一元管理できる経費精算システムです。クラウド会計ソフトfreeeやクラウド人事労務ソフトfreee

と併せて導入することにより、バックオフィス業務を総括して効率化することも可能です。

提供元 freee株式会社
初期費用 ミニマム・ベーシック:無料
おまかせパック:220,000円(税込)
料金プラン
  • 30日間の無料期間あり
  • ミニマム:2,178円(税込)/月、年間26,136円(税込)
  • ベーシック:4,378円(税込)/月、年間52,536円(税込)
  • お任せパック:37,158円(税込)/月
導入企業数 31万以上(freee会計累計、個人事業主含む)
機能・特長
  • スマホで領収書を撮影して簡単手続き
  • 他社会計ソフトとの連携も可能
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(16)Streamed

Streamedは、様々な帳票をスキャンするだけで仕訳データを作成できるシステムです。99.9%の非常に高い読み取り精度で、領収書データの入力自動化が実現できます。

提供元 株式会社クラビス
初期費用 無料
料金プラン
  • 無料お試し期間あり
  • 11,000/月(税込)
導入企業数 4,047事務所(2021年10月末時点)
機能・特長
  • 高水準のOCR機能
  • 利用中の会計ソフトにそのまま取り込める
  • 入門講座を毎月開催
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(17)ネクストICカード

ネクストICカードは、初見でもある程度の操作が直感的にわかる操作性に優れた経費精算システムです。専任コンサルタントによるサポートがあるため、トラブル発生時にも安心のバックアップ環境が望めるでしょう。

提供元 株式会社ジオコード
初期費用 無料
料金プラン 1万円/月~
※無料体験版あり
機能・特長
  • 見やすいメニューと分かりやすいボタン配置
  • 交通費精算が簡単かつすぐにできる
  • 専任コンサルタントによる無料サポート
URL サービスの詳細はこちら

スマホで簡単・便利に経費精算をしましょう!

スマホで簡単に経費精算ができれば、経費精算の多い社員はもちろんのこと、経理担当者の業務負担も大きく軽減できます。特に、営業職における出張旅費や交通費の精算作業は、頻度や内容によって申請や確認に相応の時間と手間を要します。

これらを効率化し、コア業務に注げる時間を増やす取り組みは、必ずといっていいほど「生産性の向上」にもつながるはずです。本記事でご紹介したシステムの特徴や料金を比較し、自社に最適なサービスを選んでみてはいかがでしょうか。

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