経費精算ルールは必須!マニュアルの作成手順や注意すべきポイントを解説

記事更新日:2022/11/28

経費精算システム

領収書と電卓

スムーズな経費精算のためにルール作りは必須です。とはいえ、どのようなルールを設定するべきか迷うことはありませんか?本記事では、経費精算ルールの基本項目や注意すべきポイントを解説します。分かりやすいマニュアルができれば業務の効率化にもつながります。

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経費精算にルールが必須となる理由

社内で経費精算の業務フローにおいて、精算時のルール作りとマニュアル化は必須だと考えられています。

ルール作りで得られるメリットから、必須だとされる理由について考えていきましょう。

(1)無駄の削減による経費の最適化

経費の種類ごとに上限金額を設定しておくのも、ルールのひとつです。例えば、出張の際の宿泊費や接待交際費などは、上限がなければ、必要以上に経費をかけすぎてしまう従業員が出てくる可能性があります。

適切な上限金額をルールによって明確にすることで、無駄な経費の支払いが防げるのです。

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(2)法的リスクの回避

経費は事業のために必要な費用のことで、事業とは関係のない費用は経費として認められません。

経費は、法人税などの算出にもかかわっているため、実際には支払っていない経費や、事業とは関係のない支出を経費として計上してしまうと、脱税と判断される可能性もあります。

このような法的リスクを回避するためにも、どのような支出が経費として精算できるのかをルールにおいて明確にし、各従業員に経費の範囲を認識させておく必要があるのです。

(3)節税効果のアップ

法人においては、会社の売り上げ(益金)から、必要経費(損金)を差し引いた利益(所得)が、法人税や法人住民税といった法人所得税の課税対象となります。そのため、発生した経費をミスや漏れなく計上することは、節税にも効果的です。

会社が適切に経費を管理するには、各従業員が正しく経費を認識して申請しなくてはなりません。そのためにも、ルールやマニュアルが必要です。

(4)経理担当者の負担軽減

経費精算ルールを設けることは、経理担当者の負担軽減につながります。経費の申請ミスや漏れが多いと、経理担当者は確認や修正が必要になり、手間と時間がかかります。

経費精算の処理業務が煩雑になってしまうと、集計ミスなども生じやすくなるでしょう。各従業員がルールを理解していれば、申請時のミスが起こりにくくなり、経理担当者の負担が軽減できます。

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(5)トラブルの防止

経費精算ルールがなければ、従業員が申請時に領収書やレシートを添付していなかったり、経費として認められないものを申請したりなどの問題が起こる可能性があります。

これにより会社側が経費を承認しないと、従業員の不満につながり、トラブルに発展する可能性があるのです。

トラブルを避けるためにも、ルール作りが必要になるので理解しておきましょう。

(6)不正受給の防止

ルールがなければ、従業員の経費に対するモラルが低くなる可能性があります。いわゆる「カラ出張」といった発生していない経費の申請や、遠回りルートによる交通費の水増し申請など、不正をする従業員が出てくる可能性が高くなるのです。

また、故意ではなく勘違いによる単純なミスが経費精算の不正につながるリスクもあります。従業員の経費への意識づけや理解を深めるためにも、ルール作りは必須です。

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経費精算ルールの基本項目と作り方

経費精算ルールの必要性についてお伝えしてきました。ここからは、ルールに盛り込むべき基本項目と作り方を具体的に紹介します。

(1)目的と適用範囲の設定

経費精算ルールを作成する際には、目的を明確に示しましょう。企業と従業員の双方が、法人としての経費精算の意味と、ルールを定める目的を理解することで、適切な運用が実現できます。

適用範囲としては、正社員だけなのか、アルバイトやパートタイマーも含むのかなど対象となる従業員のほか、交通費は電車・バスは適用するが、タクシーは適用外など、科目ごとの細かいルールを定めていく必要もあります。あらゆるケースを想定して、適用範囲の詳細を設定しておきましょう。

(2)申請期限

申請期限もルールに必要な基本項目のひとつです。「当月に発生した経費は、翌月の◯日までに申請する」といったように、具体的な期日を定めます。

また、従業員への経費支払いを振り込みで対応する場合には、「翌月◯日に振り込む」など、支払いの期日に関しても明確にしておきましょう。

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(3)上限金額

前述のとおり、上限金額も経費精算ルールに必ず設定すべき項目です。業務上必要な費用であったとしても、いくらでも使って良いというルールでは、不必要な支払いが増えていくばかりです。

適切な経費運営と利益向上のためには、科目ごとに上限金額を適正に定めておく必要があります。どうしても上限を超える場合には、事前に理由を添えて申請を行うなどのルールを定めておくと良いでしょう。

(4)申請フォーマット

経費精算に関わる確認業務の効率化やミスを軽減するためには、申請時に必要な書類と社内書式の作成も必要です。

申請する書類の書式、記載方法、領収書などの提出すべき書類などを定めておくことで、申請する従業員、処理を行う経理担当者の、双方の負担が軽減できます。

(5)領収書がない場合の対応

電車やバスなど公共交通機関を利用したときや、取引先の慶弔費など、領収書が発行されないケースもあるでしょう。また、従業員が領収書をもらい忘れたり、紛失してしまったりすることもあります。

領収書がない場合の対応についても事前にルールで定めておく必要があります。一般的には、公共交通機関の交通費については、領収書なしの出金伝票で精算を行う企業が多いようです。

いずれにせよ、どのようなケースで領収書なしでの精算を認めるのか、また、その際の精算方法についてを明確にしておきましょう。

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(6)エビデンスの管理体制​​

企業は適切に経費を計上し、正しく税務申告を行っていることを示せるようにエビデンスとなる書類を管理していなくてはなりません。税法上も、領収書には7年〜10年間の保管が義務付けられています。

そのため、税務調査が行われた際に、領収書などの書類が適切に管理されていなければ、不正会計の疑いをかけられる可能性もあります。

経費精算に関わるルールの設定は、申請する従業員に対するものだけではありません。書類の管理方法といった、処理する側のルールについても、必ず定めておくようにしましょう。

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経費精算ルール作成時に注意すべき4つのポイント

経費精算ルール作成時には、注意すべきことがあります。主な4つのポイントを確認しておきましょう。

(1)自己決裁の禁止

自己決裁とは、経費の申請者と承認者が同一人物であることを示します。自己決裁を認めてしまうと、適切なチェックが行われないまま経費が承認されてしまうため、不正の温床となってしまう可能性があるのです。自己決裁は禁止と定め、申請者と承認者は別の人物になるようにしましょう。

(2)例外は認めない

経費精算において、一度でも例外を認めてしまうとルール設定の意味がなくなります。

また、従業員に不公平だと感じられる原因となり、信頼関係が損なわれ兼ねません。ルール作成時には、例外は認めないことも明確にしておきましょう。

(3)仮払いの条件を明確化

経費精算では、従業員が立替えた費用を会社が返金するという流れが通常です。

しかし、出張に必要な交通費や宿泊費など高額な費用の立替えは負担が大きいため、先に会社が従業員へ仮払いするケースがあります。

通常とは運用が異なるので、条件や手続きの手順、余った金額の返金方法や過不足金の精算方法などを明確にしておきましょう。

(4)ルールの周知も確実に

せっかくルールを作成しても、従業員が正しく認識していなければ意味がありません。

適切な運用のためには、従業員への周知が欠かせません。ルールをまとめたデータの配布や説明会の開催など、全従業員への周知を確実に行いましょう。

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経費精算ルールを作るガイドライン【科目別】

経費精算ルールは科目ごとに細かくルールを定める必要があります。ここでは、科目別のルールを作るガイドラインを見ていきましょう。

(1)交通費の経費精算ルール

交通費は営業や出張で移動をする際にかかる費用のことです。それぞれの移動手段ごとに、気を付けるべきポイントを解説します。

電車やバスの場合

電車やバスの場合は領収書の発行が難しいため、利用区間の運賃を計算します。

複数の経路がある場合には、実際に利用したルートではなく、最安値のルートにかかる費用を支給するのであれば、必ずその旨を明記しましょう。

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飛行機・特急・船舶の場合

飛行機や船舶、電車の特急は、利用するクラスや車両、客室によって料金が異なります。下記のように役職によって基準を設ける企業も多いです。

【例】
社長・役員
飛行機:ビジネスクラス
新幹線:グリーン車
船:1等

その他従業員
飛行機:エコノミークラス
新幹線:普通車
船:2等

このように、移動手段によって具体的な規定を設けるようにしましょう。

タクシーの場合

タクシーは電車やバスと比べ、同区間でも状況によって利用料金にバラツキが発生するため、利用した場合は、領収書の提出を義務付けている企業がほとんどでしょう。

また、タクシー利用の目的が、取引先への移動か、取引先を送るために使ったのかで、交通費か交際費かが違ってきます。この違いも明確に示しておきましょう。

自家用車の場合

社用車の場合、ガソリン代などは領収書で精算すれば問題ありません。

しかし、従業員が自家用車を利用している場合は、業務と私用、どちらにどれだけの燃料を要したかの判断が難しくなってしまいます。

このようなケースでは、走行距離からガソリン代を計算して精算する方法があります。1㎞あたりの金額を定め、業務で移動した距離に応じて交通費を精算しましょう。

交通費の経費精算ガイド!基本の流れから注意点や効率化する方法まで解説

(2)出張費の経費精算ルール

出張費用は、交通費や宿泊代、食事代など扱う科目も多いため細かな規定が必要です。

出張の定義を明確に

まずは出張費を支給するにあたって、「出張」を定義づける必要があります。

具体的には、「片道◯㎞以上の移動を伴う業務」「現地での宿泊が必要な業務」など、「出張」とする基準を明確にしておきましょう。

定額で支給する金額の決定

出張費を定額に定めることで、経費算出の手間を軽減できます。出張先のエリアや距離に応じ金額を定めておけば、その範囲で従業員が移動手段や宿泊先などを選択します。

経理担当者が細かに確認やチェックをする必要がないため、業務の効率化が図れるのです。役職によって金額が変わる場合は明記しておきましょう。

食事代のルール

基本的に出張時の従業員個人の食事代は、税務上、経費として扱われません。

ただし、出張先での接待費用は交際費として、経費に計上することが可能です。ルールを明確にしておくと、従業員の勘違いによる申請ミスを防げるでしょう。

トラブル時の対応

出張時、従業員が事故・災害・病気などのトラブルに見舞われるケースも想定しておく必要があります。また、出張で延長が必要になった場合など、起こりうるさまざまなことをルールに記載しておきましょう。

(3)交際費の経費精算ルール

続いて、交際費のルールを規定するポイントを説明します。税制対策にもなるので注目すべき内容です。

交際費は「5000円基準で」税制対策

原則として、1人あたり5000円を超える飲食代については、接待交際費に当てはまり、その金額の50%が課税対象になります。

しかし、1人あたり5,000円以下の飲食代は接待交際費除外の対象となり、法人税上、100%損金として算入可能です。このような税法上のポイントを押さえつつルールを設定することで、税制対策にもつながるでしょう。

事前申請を必須に

交際費は不正申請が多いという特徴があります。領収書の金額を書き換える水増し申請や、私的な飲食にも関わらず、架空の接待先を設定して経費として申請するなどの不正が起こりやすいのです。

これを防ぐために、交際費については事前申請をルール化しておきましょう。

接待する相手や人数、日時、利用する飲食店を事前に報告するようにし、また、接待先と日程のやり取りをしたメールを添付するなどして、不正が起こらないような工夫をするようにしてください。

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経費精算ルールはシステム導入で運用すべき

経費精算ルールを作成しても、それらを徹底して運用していくのは簡単ではありません。また、いくら厳正なルールがあっても、不正を行う従業員が現れないとは限りません。

さらには、経理担当者の計算や確認作業の負担は、ルールのあるなしに関わらず発生します。つまり、従来のアナログな方法による経費精算では、経費精算の効率化や不正の予防には限界があるのです。

そこでおすすめしたいのが経費精算システムの導入です。システムを導入すれば、経費精算に関わる業務が効率化でき、ルールを遵守した運用が可能になります。

クラウド上で申請や承認をできる

システムを導入すれば、経費精算に必要な申請、承認の作業がすべてシステム上で行えます。従業員が申請のたびに書類に記入して提出する手間もありません。

そのため、確認作業を行う経理担当者の負担も大幅に削減できます。

申請書を記入する手間を削減できる

経費精算システムを導入することによって、申請書類への記入やコピー・提出などの面倒な手間がかかりません。

システムの中には、領収書をスマホのカメラで撮影するだけで、その内容を読み取って自動で記録してくれる機能があります。

領収書の紛失リスクもなく、リアルタイムで経費の管理が行えるので面倒な業務を効率的に改善できます。

ワークフローの活用で内部統制を強化できる

経費精算システムのワークフロー機能を活用することにより、ミスやトラブルの防止に役立ちます。

稟議を事前に申請しておけば、社内で状況を確認できて然るべき責任者が決裁を下すことができます。

確認漏れがなくなり内部の統制を強化でき、余計な手間をなくせるのが大きなポイントです。

おすすめの経費精算システムはジンジャー経費

数ある経費精算システムの中で、特におすすめなのはクラウド型のジンジャー経費です。

ジンジャー経費は経費の申請から承認までを全てPC・スマホ上ででき、領収書を電子化することで完全ペーパーレスを実現しています。

そのため、社内だけではなく外出先・出張先でも利用可能で、スムーズな経費精算につながります。

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適切な経費精算ルールを作り業務を効率化しよう

経費精算は、会社の利益にも大きく関わる大切な業務です。そのため、ルールを作り、正しく行わなくてはなりません。

ぜひ、ここでご紹介した、ルール作りの注意点に気をつけながら適切な経費精算ルールを作成してください。業務をより効率化するなら、システムの導入もおすすめです。

適切なルールとシステムがあれば、正しい経費精算が効率的に行えるでしょう。

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