経費精算の業務改善ってどうやるの?今すぐやるべき4つの施策

2022/8/5 2022/08/05

経費精算システム

経費精算業務の改善が必要な経理部門

経費精算処理を手入力で行う場合、多くの時間を費やすことになるため、人的コストが大幅にかかってしまいます。そのため、経費精算システムを導入してコストの削減や業務改善を図る企業も増えています。本記事では、そのような経費精算業務に関連した課題の改善方法や効率化に向けて講じるべき施策を解説します。

経費精算とは

経費精算とは、従業員が企業活動を行う際に支払ったお金を、会社に申請し、払い戻しを受けることをいいます。例えば、営業先を訪問した際の交通費や宿泊費、商談や接待などで利用した飲食代、仕事に必要な物品の購入費などが挙げられるでしょう。

税法上の「経費」として認められるのは会社の事業に関する支出のみであり、経費精算を行う際には領収書、またはその代わりとなる証憑書類が必要となります。

経費精算業務の一般的な流れ

経費精算はどのように行われるのか、一般的なフローを見てみましょう。ここでは従業員が支払った費用(立替金)を、後日精算する流れをご紹介します。

従業員が立て替える

交通費、食事代、物品の購入など、従業員が店舗やサービス提供者に、自身の現金やクレジットカードで支払いをします。その際、必ず支払いの証明として店舗など販売者に領収書を発行してもらいます。

税法上は、領収書のほかレシートも証憑書類として認められていますが、経費精算は「会社のルール」に従う必要があることを認識し、会社規定に沿った書類を受け取るようにしてください。

経費申請をおこなう

経費精算の方法は、組織によってさまざまですが、経費精算書や出金伝票などの決められた書式に必要事項を記入し、領収書を添えて経費申請をおこなうのが最も一般的でしょう。

多くの場合、会社指定のフォーマットがあるはずですので、必ず決められた手順に沿って申請するようにしましょう。

上司が承認する

申請された経費精算書は、上長の承認プロセスへと進みます。ただし、承認担当者や人数は、使用した経費の金額や内容によっても異なるケースがほとんどです。

経理担当者が仕訳する

上長の承認後は、経理部門にて、経費として精算可能かどうかが精査されることになります。領収書と精算書の内容に差異がないかなど、確認したうえで問題がなければ、経費の内容に合わせて仕訳を行い、経費精算をした従業員に対して未払金を計上します。

従業員に立て替えた費用を支払う

会社から従業員に払い戻しが実施されます。精算は、小口現金により現金で払い戻しを受ける方法や、後日、給与の支払いと併せて支払われる方法などが一般的です。

経費精算におけるよくある課題

経費精算は、業種や職種を問わず企業活動において必ずといっていいほど発生する業務ですが、多くの手間とプロセスを要することから、課題の多い業務でもあります。

具体的に、各担当者がどのような課題を抱えているのかを確認していきましょう。

申請者によくある課題

  • 外出が多く頻繁に経費が発生する社員は、経費申請業務が期日に間に合わない
  • 交通費精算は、経路や運賃など、詳細事項の記入に時間がかかる
  • 申請書の入力方法が煩雑で難しい
  • 作成書類が複雑で書類不備による差し戻しに時間がとられる

承認担当者によくある課題

  • オフィス不在が続くと承認業務が滞ってしまう
  • 月末など「申請期日」付近は、承認作業にコア業務が圧迫される

経理によくある課題

  • 申請書の不備による「確認」「差し戻し」作業に手間がかかる
  • 承認前のプロセスにある経費精算の件数や進捗状況が把握できない

上記の課題を確認してみると、それぞれの業務にそった問題点の違いはあるものの、共通する課題として「業務の非効率さ」が関係していることが見えてきます。

経費精算の業務改善を実現する4つの施策

では、経費精算業務は、どのような施策によってフローを改善できるのでしょうか。ここでは、具体的な4つの施策について詳しく解説していきます。

(1)社内ルールの改善と周知を徹底する

社内ルールの見直しと周知の徹底は、経費精算の業務改善には欠かせません。例えば、承認フローにおいて経費発生前と支払い発生後の2回の承認を一律で義務付けているのであれば、少額であれば、事前承認のみで経費精算を可能とするなど、プロセスの簡素化を検討しても良いでしょう。

経費精算に必要な書類、期限、申請方法などをルールとして明確にし、全社員への周知を徹底することで、差し戻しといった手間を軽減することも大切です。

また、正当な理由なく期日をすぎて提出された経費申請などの「ルール違反」には、必要に応じて罰則を設けるといった、「ルール厳守」を意識づける工夫も大切です。

(2)領収書の電子化を実現する

経費精算の際に必要な証憑書類は、従来、紙ベースでおこなうのが通常でしたが、電子帳簿保存法の制定やテレワークの普及、SDGsへの関心の高まり、などを契機に、現在はペーパーレス化が進んでいます。

経費精算のペーパーレス化は、領収書といった証憑書類の管理の手間が軽減されるだけでなく、経費精算の申請・承認フローのオンライン化にもつながるため、経費精算プロセス全体の業務効率化が期待できます。

さらに、大量の領収書を保管するスペースも不要となるため、書類整理にかかるコストの削減、紛失のリスクの軽減など、さまざまなメリットも得られるでしょう。

(3)経費精算システムを導入する

経費精算システムは、業務改善を実現する非常に大きな施策です。システムを活用すれば、経費精算に関わる多くの作業が自動化でき、業務の効率化が図れます。また、抜け漏れなどのミスも軽減できるため、より正確な経費の把握が可能になるのです。

後段にて詳しく説明するシステム連携によって、経理に関する社内の情報を一元管理し、共有性を高めることは、業務の効率化だけでなく、チェック体制の強化など情報管理の面においても、多くのメリットを得ることができます。

(4)給与計算・会計システムと連携する

経費精算システムの導入後は、親和性の高い業務のシステムと連携することで、経理業務の包括的な効率化も可能となります。

まず、会計システムとの連携を行えば、会計システムへの手作業での入力が不要になります。入力ミスなどのヒューマンエラーが解消されることは、業務効率や生産性にも大きく貢献するでしょう。

また、給与の支払い時に経費精算をおこなっている場合は、給与計算システムと連携することで、自動的に反映される環境を構築することも可能です。

経費精算システム導入により効率化できること

ここからは「経費精算システム」の導入によって、実現できる業務改善や業務効率化について、さらに詳しく解説していきます。

(1)社外から申請・承認が可能になる

クラウド型の経費精算システムは、インターネット環境があれば社外からでもアクセスが可能です。そのため、長期出張や外出が連続してしまいオフィスに帰れないといった状況でも、隙間時間を活用して申請作業や承認をおこなうことができます。

(2)スマホで申請・承認可能になる

クラウド型の経費精算システムのなかには、スマホなどのモバイル端末に対応しているものもあります。パソコンさえも開くことなく、スマホで撮影した領収書の画像を使って経費精算申請が完結する環境が整えば、経費精算を面倒だからと「後回し」にしてしまう社員も少なくなるはずです。

(3)データの入力が自動化できる

経費精算業務と会計業務を別々の方法やシステムでおこなっている場合、それぞれに重複した内容の手入力作業が発生してしまいます。手入力したデータに関しては、入力担当と確認担当による「ダブルチェック」を実行しているケースもあり、それだけ多くの手間を時間を費やしていることになるでしょう。

これらの業務は、会計システムと連携可能な経費精算システムを導入することで、会計システムへのデータ入力の自動化ができるため、「二重の手入力作業」を削減することが可能です。ヒューマンエラーの解消にもつながるため、大幅な作業時間の短縮が見込まれます。

(4)給与に自動で反映させることができる

経費精算システムを給与計算システムと連携することで、精算金を自動で給与に反映させることも可能です。経費精算は、社員一人ひとり、かつその都度金額も異なります。

そのため、企業規模によっては、毎月膨大な件数を、短期間で正確に処理しなければなりません。そのため、作業工程の一部が自動化され、手作業や確認作業の手間が軽減できる点は、業務改善と業務効率化の両方において有効な手段となります。

経費精算システム導入による効果やメリット

経費精算システム導入により業務効率化が実現できた場合は、どんな効果やメリットがあるのでしょうか。

(1)経費精算業務に必要な時間やリソースの削減

手入力や紙ベースの申請・承認フローなど、アナログな手段での経費精算業務には、多くの作業工数のほか、オフィスにいなければ作業ができないといった物理的な制約が発生していました。

しかし、経費精算システムの導入によって、一部の作業を自動化することにより空いた人的リソースは、他の業務にあてることができるようになります。そのため、よりコア業務に集中できる環境が整うでしょう。

また、クラウド型の経費精算システムであれば、外出が多く経費精算の頻度も多い営業職においても、「経費精算のためにオフィスに戻る」といった無駄がなくなるため、より有効に時間を使えるようになります。

(2)ペーパーレスの推進

クラウド型の経費精算システムであれば、業務のペーパーレス化により、用紙代や印刷費、保管のためのスペース確保費用といったコストを削減することも可能です。

組織におけるペーパーレス化の推進は、近年、環境保護の観点からも企業活動をおこなううえでの果たすべき社会的な責任にもなりつつあるため、企業イメージを保つ意味でも重要な取り組みといえるでしょう。

(3)テレワークなどの多様な働き方に対応

紙ベースの経費精算フローでは、経費精算プロセスに関わる社員全員が「経費精算のためだけの出社」が必要となります。

テレワークでの働き方が主体の組織において、500円の経費精算のために、申請者と承認者、経理担当者がそれぞれに交通費をかけて出社するとなれば、時間と経費の無駄遣いであることは明らかでしょう。

クラウド型の経費精算システムであれば、パソコンからのアクセスはもちろん、スマホやタブレットなどのモバイル端末からも申請や承認がおこなえるため、テレワークに限らず、オフィス外での多様な働き方に対応可能です。

経費精算システムを導入してスムーズな業務改善へ

経費精算は企業活動をおこなううえで、必ず発生する業務のひとつです。それだけに、そのプロセスや業務には、多くの課題を抱える企業が存在するのも事実です。

経費精算システムでは、経費精算の一連の業務をオンライン化することで申請・承認作業の迅速化が図れるだけでなく、入力条件を満たしていない申請を自動でブロックする機能により、経理部門の悩みの種である「差し戻し」を削減することも可能です。

これまでの業務フローの大幅な効率化が図れるシステムを導入し、ぜひ経費精算の課題解決と業務改善を実現させましょう。

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