個人事業主は必見の経費精算の基本!経費にできるもの・できないものとは?

2022/4/1 2022/11/16

経費精算システム

経費精算に悩む個人事業主

個人事業主になって初めての確定申告では、経費には、何をどこまで計上できるの? といった問題にぶつかることもあるはずです。そこで本記事では、個人事業主が経費にできる支出とできない支出、経費精算の注意点や効率的に確定申告を行う方法、おすすめのシステムやアプリを紹介しています。

ビズクロ編集部がおすすめ!

クラウド型経費精算システム

  • 経費精算書類はまとめてペーパーレス化
  • 最小限の確認作業でミスを防止
  • 申請から承認までオンラインで完結
ジンジャー経費 デバイス画像

「ジンジャー経費」は経費精算の申請から承認までをPCやスマホで完全対応しているクラウド型経費精算システムです。領収書を電子化することでペーパレス化を実現し、手間がかかる経費精算にかかる業務時間を9割削減します。

個人事業主にとって経費精算は常にある悩み

決算書の作成と確定申告が必要な個人事業主において、経費の計上は必ず発生する会計業務です。

個人事業主に課せられる税金には「所得税」や「個人事業税」などがありますが、これらは「収入」から「必要経費と各種控除」を差し引いた「所得」から算出されます。

そのため経費は、税額確定に大きくかかわっており、ルールを正しく理解していないと、本来の税額以上の税金を納めることになったり、追徴課税を受けたりといったリスクが発生してしまいます。

適正な決算書の作成と確定申告を行うためにも、事業活動に必要となった費用のうち、経費として計上できない支出やケースについては、事前に把握しておきましょう。

そもそも経費とは?

経費とは簡単に説明すると、事業で収入を得るためにかかった費用のことです。所得税法上は必要経費と呼ばれ、

収入を得るために直接必要な売上原価や販売費、管理費その他費用

を指します。

(引用元:国税庁 No.1350 事業所得の課税のしくみ(事業所得)

所得税の計算では、必要経費として扱われた金額は総収入から差し引かれるので、経費を正しく申告すれば、正確な税額の算出や節税につながります。

経費精算に必要な証拠書類と要件

正しく経費精算をするためには、かかった費用が所得税法上の必要経費にあたることを証明する証拠書類が必要です。経費の取引状況に応じた、具体的な証拠書類の例は以下の一覧表のとおりです。

証拠書類一覧表 取引状況例
領収書 レシート発行ができない店舗での購入
レシート レジがある店舗での購入
出金伝票 領収書・レシートが発行されない場合
(公共交通機関利用時など)
クレジットカード利用伝票・利用明細書 クレジットカードでの購入・支払い
振込明細書 ATMでの振込
銀行取引履歴・通帳のコピー 銀行やATMでの振込、通帳からの引き落とし
請求書・納品書 請求書・納品書を用いた取引
メール 購入や取引の内容が記載されている場合
招待状・案内状 パーティーやイベントへの参加

ただし、上記の書類であっても、取引の日付・金額・内容、取引相手の氏名・店舗名・会社名・住所といった税法上、記載が求められている要件を満たしていなければ証拠書類として認められない可能性もある点には注意が必要です。

その他にも、接待交際費として会食代などを計上する場合には、参加人数、1人当たりの料金などの記載が必要になる場合もあります。

経費精算に欠かせない正しい領収書の定義とは?よくある疑問も解説

個人事業主が経費にできる支出

次に、個人事業主が経費にできる支出の具体例をご紹介します。

(1)業務上必要とされる費用

経費にできるのは、業務上必要とされる費用に限られます。仕入れや広告宣伝の費用、事業用の機材や消耗品の購入費などは、個人事業主も扱うケースが多い経費です。

#1: 仕入れの費用

商品を作る材料などを仕入れる費用は、経費にできます。ただし、仕入れの費用のうち、経費にできるのは、「実際に売れた商品」の仕入れや製造にかかった費用(売上原価)のみとなっています。仕入額が全額、経費として認められる訳ではない点に注意しましょう。

#2: 仕事に必要な消耗品・機材

文房具やカメラ、プリンターなど、仕事に必要な消耗品や機材を購入する費用は経費として計上することが可能です。ですが、勘定科目で経費を区分する場合、消耗品費として計上できるのは、基本的には使用期間が1年未満のものか、金額が10万円を下回るものに限られています。

そのため、使用可能な期間が1年以上のものや、10万円以上のものは、固定資産の減価償却費として経費にできる場合があります。

#3: 広告宣伝費

商品やサービスの宣伝や広告にかかる費用も経費にできます。広告宣伝費に含まれる代表的な費用としては、チラシの印刷費用、広告の掲載費(求人広告を含む)などが挙げられます。また、ホームページの作成費用も、広告宣伝費として経費に含むことができる場合があります。

#4: 通信費

事務所や仕事場の固定電話代やインターネットの回線使用料、携帯電話の料金は経費に該当します。また、切手代、はがき代、郵送代の他、有料放送の視聴料なども通信費として計上可能です。

#5: 水道光熱費

事務所や仕事場の水道代や、電気代、ガス代、灯油代などの料金は、水道光熱費として経費にできます。ただし、自宅を仕事場や会社として使用している場合は、按分(あんぶん)され、かかった費用の全額が経費として認められる訳ではありません。この按分については、次に詳しく解説します。

(2)自宅兼事務所の場合は家事按分ができる

家事按分とは、家事関連費(個人用と事業用の両方で使った費用)のうち、事業用の部分を、必要経費として分けることです。事務所や仕事場を兼ねた自宅で仕事を行う個人事業主は、自宅の家賃や水道光熱費、通信費などを家事按分し、一部を経費として精算できる場合があります。

#1: 家賃

自宅兼事務所の家賃を家事按分する場合、業務で使用するスペースから計算する方法と、業務時間から計算する方法があります。月々の家賃だけでなく、管理費、共益費、礼金や更新料、プライベートでも使用する業務用車の駐車場代なども家事按分の対象です。

<自宅の1部屋を仕事部屋としている場合の計算例(業務スペースからの算出)>

仕事部屋の広さが12平方メートル、自宅の総面積が80平方メートルで家賃10万円の場合

12÷80=0.15(仕事部屋が自宅に占める割合は15%)

家賃10万円の15%にあたる、15,000円を経費として計上できます。

<仕事部屋を設けていない場合の計算例(業務時間からの算出)>

30日のうち1日6時間の業務を15日間自宅で行う場合

6✕15=90時間(1ヶ月の業務時間)
90÷720(1日24時間✕30日)=0.125(業務時間が1ヶ月に占める割合は12.5%)

家賃10万円の12.5%にあたる、12,500円を経費として計上できます。

#2: 自宅の水道光熱費

事務所を兼ねた自宅の水道光熱費も、業務スペースや業務時間の割合から家事按分ができます。ただし、対象は仕事に直結する水道光熱費に限られます。仕事と生活で使う比率の合理的な根拠を示しましょう。電気代は電源の総数のうち、仕事に使う電源数で割合を計算する方法もあります。

<自宅の電源のうち3個を仕事に使う場合の計算例(電源数からの算出)>

自宅の電源総数15個、仕事に使う電源数3個で電気代10,000円の場合

3÷15=0.2(仕事で使う電源数の占める割合は20%)

電気代10,000円の20%にあたる、2,000円を経費として分けられます。

#3: 自宅の通信費

事務所を兼ねた自宅の固定電話代やインターネットの使用料などの通信費も、家事按分ができます。1台で私用と仕事用を兼ねている携帯電話の料金は、仕事に携帯電話を使用した時間や日数が、全体に占める割合を計算し按分する方法があります。

経費精算のその費用はどの勘定科目に該当する?科目ごとに具体例で解説

個人事業主が経費にできるかどうかの基準

個人事業主が経費にできるかどうかを判断するには、何を基準にすれば良いのでしょうか。ここでは、一般的な判断基準について解説します。

正当な事業関連性を主張できるか

経費にできるかどうか迷ったら、誰が見ても事業の収入と関連する費用と見なされるか、という視点で考えてみましょう。事業の収入と関連する理由や事業に必要な理由をはっきりと示せない場合、正当な事業関連性を主張できず、経費として扱うのは困難です。

経費として常識の範囲内の金額であるか

経費として本来認められる費用であっても、常識的に考えて金額が大きすぎる場合には、否認される可能性があります。

節税にばかり意識が向き、事業の規模や収益から見て不自然なほど多額の費用を経費として計上してしまうと、税務調査の対象となる場合もあるでしょう。経費とする場合には、常識の範囲内の金額であるか振り返ってみましょう。

個人利用目的ではないか

事業とは関係のない個人的な支出は、当然ながら経費にはできません。プライベートな会食の費用や、私的な物品の購入費用などの生活費は、経費として計上しないよう注意しましょう。

個人事業主が経費にできない費用

個人事業主が経費として計上できない費用も多くあります。具体的に確認していきましょう。

(1)所得税・住民税・年金・健康保険

個人事業主本人の所得税や住民税、国民年金保険料、国民健康保険料は経費にできません。個人事業税などの、経費として扱える税金と混同しないよう注意しましょう。

(2)福利厚生費

個人事業主本人のための福利厚生費は経費にできません。福利厚生は、あくまで従業員やその家族に向けた施策や制度です。従業員に対する福利厚生費は経費にできますが、個人事業主本人の健康維持や労働意欲向上などにかかる費用は対象外です。

(3)健康診断の費用

個人事業主本人の健康診断の費用は経費にできません。従業員がいる場合、従業員の健康診断の費用については、福利厚生費として経費にできます。

(4)住宅ローン

住宅ローンの元本や返済金額は経費にできません。一方で、住宅ローンの利息、建物の取得価格の減価償却費、固定資産税、火災保険料は経費にできます。ただし、仕事場が自宅を兼ねている場合は家事按分が必要です。

(5)私的な買い物

私的な買い物や飲食などにかかる費用は、つまり純然たる生活費などは経費にできません。また、仕事とプライベートの両方で活用する衣服やメガネの購入費用、接待の2次会の会費などは、経費にできると勘違いされやすい費用ですが、これらも原則として経費にはできません。それぞれについて詳しく解説します。

#1: スーツなどの衣服

仕事とプライベートの両方で活用するスーツ代などの衣服購入費用は、私的な出費とみなされ、原則として経費にできません。衣服を経費とするためには、「仕事を行う際にその衣服が必要不可欠である」「仕事とプライベートで何割ずつ衣服を使ったのか明確に区分できる」といった条件を満たす必要があると、過去の判例などで示されています。

ただし、実質的にこれらを証明するのは難しく、経費として認められにくいのが現状です。仮にスーツ代を経費としたい場合には、

  • スーツが必ず必要な職種であることを証明できる証拠を用意する
  • スーツを仕事だけに使うなど区分を明確にし、それを証明できる証拠(写真や記録など)を用意する
  • 仕事をする日数と休日の日数の割合でスーツ代を家事按分する

などの方法で、スーツ代を経費にすべき合理的な根拠を示し、税務署の判断を仰ぐ必要があります。

#2: メガネ等

仕事とプライベートの両方で使うメガネやアクセサリーを購入する費用は、衣服と同様に私的な出費とみなされ、原則として経費にできません。

ただし、強い光を使う業務の際に目を保護するメガネなど、仕事だけに使いプライベートで使うことが想定されないメガネは経費として認められることもあります。

#3: 接待の際の二次会の費用

接待交際費として経費で認められるのは、原則として一次会までの費用です。顧客や取引先との会食であっても、二次会や三次会は、私的な交流が目的とみなされる可能性が高くなりますので、ご注意ください。

個人事業主が経費精算をする時の注意点

個人事業主が経費精算をする時には、いくつかの注意点があります。詳しく確認していきましょう。

(1)事業とプライベートの出費を区分しておく

経費にできるかどうかの判断は、事業とプライベートの出費を明確に区分できるかによって大きく左右されます。

個人事業主は、事業とプライベートの境界があいまいになりがちです。仕事用の口座を開設する、仕事道具をプライベート用と使い分ける、家事按分をするなどの方法で、しっかりと区分しましょう。

(2)家事按分する際は根拠を示せるようにしておく

家事按分の際には、業務時間や業務スペースなどの割合に応じて、経費とする金額の合理的な根拠を税務署に示す必要があります。計算式や数値の根拠となる書類はもれなく用意し、求められたときにすぐ示せるようにしておきましょう。

(3)税務調査に備えて領収書は保管しておく

税務調査とは、納税者の税務申告に誤りや不正がないか、税務署などが調べる手続きです。税務調査には、脱税の疑いがある納税者に強制的に行う強制調査と、脱税の疑いがない場合にも行う任意調査があります。

いずれの税務調査でも、調査官の質問に答える、帳簿や書類を求められたら開示するといった対応が必要です。そのため、いざという時には、申告内容の根拠や証拠を示せるように備えておきましょう。

個人事業主の帳簿や領収書、レシートは、原則5〜7年の保存期間が定められています。保存期間が経過するまでは破棄せず、必ず保管しておきましょう。

経費精算に必要な領収書を紛失した時の対処法とは?これを見れば安心!

個人事業主の経費精算を楽にする3つの方法

個人事業主にとって経費精算は、非常に手間がかかる作業です。ここでは、経費精算が楽になる3つの方法をご紹介します。

(1)事業用のクレジットカードで決済する

事業の経費だけを決済するクレジットカードを用意すれば、経費とプライベートな費用の管理が、格段にしやすくなります。さらに、月々の経費確認も、事業用クレジットカードの利用明細書を見れば一目瞭然です。

加えて、クレジットカードの利用明細は、税務上の記載事項要件を満たしていれば領収書の代用とすることもできるため、領収書やレシートの保管も不要になるといったメリットもあります。

個人事業主でも発行可能な法人カードには、年会費が無料のものも多く、たまったポイントを有効に活用することで、経費の削減にもつながるでしょう。

経費精算でクレジットカード明細は利用可能?領収書の要否や注意点を解説

(2)確定申告ソフトを使う

個人事業主の経費精算は、確定申告ソフトが非常に役立ちます。

確定申告ソフトとは、確定申告を効率的に行う機能を持ったツールです。なかには、仕訳の際に自動で事業経費として振り分ける機能や、確定申告欄にチェックを入れると必要な項目が一覧として抽出できる機能などを搭載したツールもあり、活用することで確定申告時の手間を大幅に削減することが可能です。また、電子申告が簡単にできる確定申告ソフトもあります。

(3)スマホの家計簿アプリで管理する

スマホなどで使える家計簿アプリは、家計の管理だけでなく、個人事業の出費管理や確定申告においても便利なツールです。また、会計や簿記の知識に自信のない方でも手軽に使えるのが、家計簿アプリの魅力でしょう。

クレジットカードや銀行口座、電子マネーと連携できるアプリも多く、出費を一元管理できます。写真撮影したレシートの内容を読み取る機能や、他の会計ソフトと連携できる機能を持つアプリも登場しています。

個人事業主の経費精算におすすめの確定申告ソフト3選

個人事業主の確定申告時の経費精算に役立つ、おすすめの確定申告ソフトを3つご紹介します。

#1:マネーフォワードクラウド確定申告

マネーフォワードクラウド確定申告は、クレジットカードや銀行、POSレジ、通販サイトなどの取引明細データを、自動で取得できる確定申告ソフトです。取得したデータをAIが学習しながら自動で仕訳し、勘定科目まで提案してくれます。

アプリを使えば、スマホからも仕訳や申告書類の作成、電子申告が可能です。伝票入力や仕訳入力の手間を減らしたい方におすすめです。

提供元 株式会社マネーフォワード
初期費用 無料
料金プラン ■パーソナルミニ
年額プラン:880円(税込)/月、10,560円(税込)/年
月額プラン:1,078円(税込)/月■パーソナル
年額プラン:1,078円(税込)/月、12,936円(税込)/年
月額プラン:1,408円(税込)/月■パーソナルプラス
年額プラン:3,278円(税込)/月、39,336円(税込)/年
※年額プランのみ
導入企業数
機能・特長
  • 他社ソフトから乗り換えが簡単
  • 取引明細の自動取得が可能
  • 仕訳の勘定科目を自動で提案
  • 仕訳ルールの学習機能あり
  • 必要書類の自動作成機能
  • 1ヶ月の無料トライアル
URL 公式サイト

#2:freee会計

freee会計は、3,200以上の金融機関と連携でき、31万以上の企業や個人事業主が活用しているクラウド会計ソフトです。青色申告と白色申告どちらにも対応でき、アプリを活用すればスマホからでも書類が作成できます。

「〇✕形式」の質問に回答するだけで簡単に申告書類を作成できるので、経理についての専門知識がなくても安心です。電子申告(e-Tax)にも対応しています。

提供元 freee株式会社
初期費用 無料
料金プラン ■スターター
年払い:1,078円(税込)/月、12,936円/年
月払い:1,298円(税込)/月■スタンダード
年払い:2,178円(税込)/月、26,136円/年
月払い:2,618円(税込)/月■プレミアム
年払い:3,647円(税込)/月、43,780円(税込)/年
※年払いのみ
導入企業数 有料課金事業所数31万以上
※個人事業主含む
機能・特長
  • クラウド会計ソフトシェアNo.1
  • 連携金融機関3,200以上
  • 確定申告書の作成と提出
  • スマホでも書類作成可能
  • 税務調査サポート補償
  • 最大30日間無料で試せる
URL 公式サイト

#3:やよいの白色申告オンライン

やよいの白色申告オンラインは、白色申告に特化した確定申告ソフトです。インストールをしなくても使えるクラウドタイプで、初めての確定申告でも簡単に活用できます。

また、簿記や会計の専門用語がわからないユーザーにも使いやすいよう、家計簿感覚で使える工夫がされている点もポイント。専門スタッフによる手厚いサポートがあるのも魅力です。

提供元 弥生株式会社
初期費用 無料
料金プラン
  • フリープラン:0円
  • ベーシックプラン:4,400円(税込)/年、次年度8,000円(税込)
  • トータルプラン:7,700円/年、次年度14,000円(税込)
導入企業数
機能・特長
  • スマホで取引入力
  • 白色申告に必要な帳簿を自動作成
  • e-Taxによる申告が完結できる機能あり
  • 業界最大規模のカスタマーセンター
  • クラウド申告ソフトシェアNo.1
  • 完全無料のフリープランあり
URL 公式サイト

個人事業主の経費精算におすすめの家計簿アプリ3選

初めて確定申告をする方や、会計や簿記の知識に自信のない方は、家計簿アプリを使うことで簡単に事業の出費を管理できます。

ここでは、個人事業主の確定申告時の経費精算に役立つ、おすすめの家計簿アプリを3つご紹介します。

#1:マネーフォワード ME

マネーフォワード MEは、クレジットカードや銀行口座だけでなく、電子マネーとも連携できる家計簿アプリです。

連携したデータは自動で項目ごとに振り分けられ、何にいくら使ったかが一目でわかります。レシートの写真を撮影すれば、自動で読み取りしてくれるのもうれしいポイントです。

提供元 株式会社マネーフォワード
初期費用 無料
料金プラン
  • 無料会員:0円
  • プレミアムプラン

■Apple ID決済(iOS版アプリより申し込み)
月額プラン:480円(税込)
年額プラン:5,300円(税込)

■Google Play決済(Android版アプリより申し込み)
月額プラン:500円(税込)
年額プラン:5,500円(税込)

■クレジットカード決済(Web版サービスより申し込み)
月額:500円(税込)
※月額プランのみ

利用者数 1,200万人以上
※プレミアム会員30万人以上
機能・特長
  • 家計簿・資産管理アプリ利用率No.1
  • レシート撮影で自動読み取り
  • 連携可能な金融機関とサービス約2,600
  • 銀行の残高不足を知らせる機能
  • 家計や資産状況を分析してレポート
  • 高いセキュリティ
URL 公式サイト

#2: Zaim

Zaimは、最高水準の暗号化技術を採用した、安全性の高い家計簿アプリです。クレジットカードでの支払いや銀行口座の取引履歴との連携だけでなく、通販サイトでの購入データやポイントも含めて資産を把握できます。

電子マネーにも対応しており、キャッシュレスで支払いを管理したい方におすすめです。

提供元 株式会社 Zaim
初期費用 無料
料金プラン
  • 無料会員:0円
  • プレミアム会員

■Web 経由
月プラン 440円
年プラン 4,378円

■App Store・Google Play 経由
月プラン 480円(税込)
年プラン 4,800円(税込)

利用者数 950万DL以上
機能・特長
  • 銀行・カード連携により、自動で会計簿に反映
  • レシート読取
  • 多彩な家計分析
  • 第三者認証機構の認定
  • 最高水準の暗号化技術
  • 学割あり
URL 公式サイト

#3: Taxnote​​

Taxnoteは、支払い方法と科目を入力するだけで、家計簿のように青色申告用の複式帳簿が作成できるアプリです。

Excelなどの表計算ソフトや、マネーフォワードクラウド、freeeなどの他の会計ソフトへの帳簿データの取り込みが可能で、新たなソフトへの引き継ぎが簡単にできます。データのバックアップや復元がしやすく、機種変更にもスムーズに対応できるのが魅力です。

提供元 freee株式会社
初期費用 無料
料金プラン 無料版:0円

  • Taxnoteプラス:3,500円/年
  • Taxnoteクラウド:600円/月
導入企業数 非公開
機能・特長
  • 家計簿感覚で帳簿入力が可能
  • 青色申告に使える複式簿記で帳簿の作成ができる
  • iPadやタブレットに対応
  • データのバックアップ、復元が可能
  • 帳簿は表計算ソフトや他の会計ソフトへ出力できる
URL 公式サイト

正確な​​経費計上による確定申告で節税を目指しましょう

個人事業主が確定申告をする際には、経費にできるもの、できないものを正しく理解しておく必要があります。

確定申告を効率的に正しく行うためには、法人クレジットカードや確定申告ソフト、アプリなどを上手に活用するのもおすすめです。税務調査で指摘を受けないよう、経費にできるものだけをもれなく適正に申告し、節税につなげましょう。

交通費の経費精算ガイド!基本の流れから注意点や効率化する方法まで解説

経費精算をキャッシュレス化するメリットと進め方!小口現金を廃止しよう!

ポイント利用は経費精算できる?値引きがあった時の仕訳方法も解説

ビズクロ編集部がおすすめ!

クラウド型経費精算システム

  • 経費精算書類はまとめてペーパーレス化
  • 最小限の確認作業でミスを防止
  • 申請から承認までオンラインで完結
ジンジャー経費 デバイス画像

「ジンジャー経費」は経費精算の申請から承認までをPCやスマホで完全対応しているクラウド型経費精算システムです。領収書を電子化することでペーパレス化を実現し、手間がかかる経費精算にかかる業務時間を9割削減します。

次に読みたいおすすめ記事

  • ご相談・ご質問は下記ボタンのフォームまたは、お電話からお問い合わせください。

    お問い合わせはこちら

    TEL:0120-987-053(無料)
    【受付時間】10:00~18:00(土日祝を除く)

ビズクロ編集部
「ビズクロ」は、経営改善を実現する総合支援メディアです。ユーザーの皆さまにとって有意義なビジネスの情報やコンテンツの発信を継続的におこなっていきます。

おすすめ関連記事

ワークライフバランスを整える働き方とは?仕事と生活のバランスを保つコツ

2022/11/24

ワークライフバランス

2022/11/24

ワークライフバランス

【最新】テレワークにおすすめのキーボード10選!最適な選び方も解説

2022/11/24

テレワーク

2022/11/24

テレワーク

業務改善とは?必要性や基本手順・実施する際のポイントを解説

2022/11/23

業務効率化・業務改善

2022/11/23

業務効率化・業務改善

日程調整メールの正しい書き方とは?返信方法やマナー・注意点を解説

2022/11/23

日程調整ツール

2022/11/23

日程調整ツール

CTB分析とは?特徴や目的・分析方法をわかりやすく解説!

2022/11/23

CRM(顧客管理システム)

2022/11/23

CRM(顧客管理システム)

【2022年最新】タイプ別おすすめ給与計算ソフト!選び方や性能を徹底比較!

2022/11/22

給与計算システム

2022/11/22

給与計算システム

SDGsで簡単に実践できることは?〜私たちの日常生活での取り組み〜

2022/11/22

SDGs

2022/11/22

SDGs

働く女性の理想のワークライフバランスとは?現在の課題や社会進出について

2022/11/22

ワークライフバランス

2022/11/22

ワークライフバランス

日程調整後のお礼メールは必要か?書き方やマナーを文例付きで解説

2022/11/21

日程調整ツール

2022/11/21

日程調整ツール

土日祝も対応可能な電話代行サービス6選!価格やプランの詳細を徹底比較

2022/11/21

電話代行・コールセンター委託

2022/11/21

電話代行・コールセンター委託