経費精算のペーパーレス化は進めるべき！紙運用を廃止するメリットとは？

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• 経費精算書類はまとめてペーパーレス化
• 最小限の確認作業でミスを防止
• 申請から承認までオンラインで完結

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経費精算のペーパーレス化は進めるべき

昨今の環境変化により、多くの企業がリモートワークを進めています。

リモートワークが増えたことで、対面で行ってきた業務フローが見直され、出社しなくても承認や申請が行える体制を構築する必要が出てきました。

その中でも、かねてより業務効率や工数が問題視されていた業務は、経費精算業務です。

進化を続けるデジタル技術を活用した経費精算業務のペーパーレス化は、ある法律が改正されたことで、大きく前進しました。

それが、令和4年1月に施行された「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律(以下、電子帳簿保存法)」です。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法は、これまで紙で保存が義務付けられていた帳票類のデータの電子保存を認め、電子保存にかかる各種手続きや義務事項を定めた法律です。

この法改正が対象となるのは、以下の3つに分けられます。

1. 国税関係帳簿
2. 国税関係書類
3. 電子取引

上記各分類の対象となる帳票や書類は、作成ややり取りの方法などの観点からさらに区分けされ、それぞれに対して紐付けられた条項に準ずる形で保存措置を取る必要があります。

それぞれの帳簿や書類がどのように分類され、どの条項と紐付けられるかについては、下記の区分け表を参考にしてください。

【引用:弥生株式会社「電子帳簿保存法の対象と区分」より】

令和6年(2024年)1月1日以降は、このような区分けに準じた方法での保存措置が義務付けられます。

加えて、今回の法改正により、これまで国税関連書類の電子保存の際に必要とされていた、税務署長の事前承認制度が廃止されることでより電子保存が容易になりました。

▷電子帳簿保存法の経費精算に対する影響は？対応要件やシステム選定のポイント

経費精算をペーパーレス化するメリット

ノンコア業務でありながら、これまで多くの作業工数を強いられることが少なくなかった経費精算業務。

ペーパーレス化が進むことで、申請者・承認者・管理者それぞれにメリットが期待されています。

ここからは、経費精算のペーパーレス化によるメリットを具体的に解説していきます。

経費精算フローがクラウドで完了

経費精算業務をペーパーレス化するにあたり、多くの企業が経費精算システムの導入を進めるでしょう。

システムのほとんどはクラウド上で各種データを保管するため、場所を選ぶことなく一連の経費精算業務を行うことができます。

クラウド上ですべての作業が完結すると、紙で申請書のやりとりを行っていた対面型の承認フローよりも格段に業務効率が向上するでしょう。

申請者は外出先や自宅から申請することができ、承認者が遠隔地にいても申請されたデータを確認し承認することが可能です。

もちろん、経理担当者などの管理者も、システムを介して常にリアルタイムに申請・承認状況を確認できるため、場所に関係なくスムーズに精算業務を行うことができます。

費用の削減

紙保管からデータ保管に切り替えることで、これまで印刷にかかっていたコストを大幅に削減することが可能です。

さらに、紙保管には、印刷用紙からファイルや書類ボックス、キャビネットや文書保管スペースなど、さまざまな物理的コストが発生していましたが、それもペーパーレス化によって不要となります。

領収書の保存が不要

2016年・2018年・2021年と段階的に電子保存対象書類の範囲が拡大されたことで、領収書の原本または紙保管の必要がなくなりました。

さらに、スマートフォンなどで領収書の原本を撮影した画像も認められるようになっています。

現在リリースされている経費精算システムのほとんどが、電子帳簿保存法対応の仕様であるため、システムの活用によってこれまでの領収書管理の煩わしさが解消されるでしょう。

【出典:国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」P4、P20-21】

▷経費精算の領収書は電子化で効率化！方法やメリット・注意点を解説

業務の効率化

経費精算システムを導入しペーパーレス化が進むと、これまで業務の負担になっていたさまざまな業務工数を大幅に削減することが可能です。

ペーパーレス化以前は、データや申請書の印刷、ファイリング、必要書類の検索・整理、税務調査対応のための準備など、多くの業務工数が発生していました。

しかし、ペーパーレス化によりシステム上でリアルタイムに経費精算業務の進捗を確認できれば、小口現金の管理や予実管理業務も連動させてスムーズに進めることも可能となるでしょう。

▷経費精算業務を自動化！圧倒的に効率化するための6つの施策とは？

人為的ミスの防止

経費精算の申請者によって、経費精算の対象となる出費や申請すべき科目に関する理解に偏りがあることは少なくありません。

申請者本人が申請書類を作成するため、記入漏れや記入ミス、また、内容や金額を偽った申請も、紙の申請書では容易に発生してしまいます。

その点、経費精算システムによっては、交通系ICカードやETCカードから直接読み取った正確なデータをもとに経費精算をすることも可能です。

加えて、システム上で申請ルールを設定しておけば、申請内容の記入ミスや改ざんなどの人為的ミスを最小限にすることもできるでしょう。

さらに、規定違反や記入漏れがあった場合、システムに搭載されているエラーチェック機能により、直接申請者に差し戻すことができるため、経理担当者の負担も削減できます。

▷経費精算で間違いのミスが多すぎる！差し戻しを最小限に抑える方法とは？

内部統制の強化

経費精算システムを活用したペーパーレス化を進めることは、内部統制の強化にもつながります。

システム上で設定した申請ルールに基づき、規定違反チェック機能が作動するため、以下のような使い方が可能となるのです。

• タクシー利用の際、備考欄に理由の記述がない場合、アラート表示をする
• 事前申請金額より精算金額が大きい場合、申請不可とする
• 1人当たりの金額が〇〇円を超える場合は、交際費を選択しなければ、申請不可とする

このように、経費精算システムを活用することで、申請者自身の都合で申請内容を改ざんする人為的ミスやトラブルを回避し、内部統制の強化を図ることができます。

また、ワークフローシステム機能を活用して事前稟議・申請制度を導入すれば、誰の承認で、いくらの出費がいつ発生するのかが事前に明確になります。

事前申請ルールが浸透することで、妥当性のない金額や理由による出費が事後報告で発覚するというトラブルも未然に防ぐことができるのです。

安全面の強化

紙の申請書や帳簿を使用した経費精算業務は、情報の安全な取り扱いという観点から、さまざまなリスクが生じる恐れがあります。

例えば、「規定の保管期間内にある書類を誤って破棄・紛失してしまった」「支払い実態のない申請が受理されてしまった」などが挙げられるでしょう。

ペーパーレス化で紙を使用しなくなると、物理的な紛失や廃棄の可能性を最小限に抑えることができます。

また、リスクヘッジ機能が搭載されたシステムを活用することで、証憑書類の改ざんや虚偽申請リスクも軽減されるというメリットもあります。

経費精算のペーパーレス化の方法

経費精算システムを導入しても、すぐにペーパーレス化ができるわけではありません。

業務全体をペーパーレス化するには、システム導入に向けて段階的に環境を整えていく必要があります。

ここからは、ペーパーレス化のために必要な3つのステップについて解説します。

電子決済の利用

経費精算を現金から電子決済に移行することは、ペーパーレス化の第一歩です。

紙の申請書で申請し、現金で経費精算をする現行の業務フローには、大きく3つの問題点が見受けられます。

1. 申請漏れ・誤申請
2. 手数料
3. 現金管理

それぞれの問題点について解説していきます。

1.申請漏れ・誤申請

紙の申請書に領収書を添付する方法は、申請書作成を申請者本人が行うため、必要箇所への記入漏れや金額の計算ミス、領収書の添付漏れや紛失といったトラブルが発生する可能性があります。

申請書の作成段階で不備が発生すると、申請者も経理担当者双方の手間が増えるので業務効率が下がります。

また、実態のない出費を装った虚偽申請のリスクも考えられるでしょう。

2.手数料

精算後の従業員への支払いは、ほとんどが銀行振込で行われています。

銀行振込を行うと振込手数料などのコストが都度発生するため、一回あたりの手数料は少額でも、従業員の人数によって手数料だけで大きなコストになります。

3.現金管理

「小口現金」と呼ばれる少額の現金を用いて経費精算を行う方法は、多くの企業が取り入れている方法です。

しかし、小口現金の管理には、出納を記録した帳簿と残高、申請書と領収書をその都度照合し、確認しながらの支払い業務が発生するため相当な工数がかかります。

また、支払い業務だけでなく、定期的な残高確認や出金のために銀行に行くなどが発生する点も、あまり効率の良い業務フローとは言えません。

他にも、社内で現金管理を行うことで、盗難や紛失というリスクがある点も問題の1つです。

これらの問題は、経費の立て替え方法を電子決済に統一し、精算後の支払いも電子決済で行うことで、問題を解決することが可能です。

費用の立て替えを電子決済に統一することで、実際の利用履歴を直接経理担当者が確認することができます。

また、精算後の支払いも電子決済で行うことで、振込手数料などにかかっていたコストの削減や、小口現金管理によって発生していた負担を軽減することができます。

決済方法は、クレジットカードやキャッシュレス決済アプリなど、企業の規模や従業員数などの社内事情を総合的に勘案して、適したものを選びましょう。

▷経費精算でクレジットカード明細は利用可能？領収書の要否や注意点を解説

発行書類の電子化

経費精算において必要とされる書類を電子化することで、申請からの一連のフローにおける「ヌケ・モレ・ムダ」を大幅に削減することができます。

紙による申請フローで問題視されている、領収書や納品書、請求書の管理にかかる手間や作成時の不備が多発するリスクなどが、電子化によって大幅に軽減されるからです。

電子帳簿保存法の改正により、スキャン保存に関する規制が緩和され、領収書のスクリーンショットでも証憑書類としての有効性を担保できるようになりました。

各種発行書類を電子化することで、紙の書類で起こっていた、紛失・廃棄・管理工数の増大という3つのデメリットが解消されます。

そして、紙の書類を前提とした取り扱いルールで発生していた非効率な作業や手続きが不要になるのです。

経費精算システムの導入

決済方法や発行書類の電子化が完了すれば、経費精算システムの導入もスムーズに行え、運用も問題なく進めることができるでしょう。

経費精算システム導入は以下のようなプロセスを経て進めていきます。

1. 目的の明確化
2. 対象書類の選別
3. 導入する経費精算システムの決定
4. 専門家による確認
5. 効果測定

ここからは、プロセスごとに解説していきます。

1.目的の明確化

経費精算のペーパーレス化の必要性とシステム導入の必要性について、すべての従業員が共通認識を持たなければなりません。

システム導入が企業で必要な取り組みという認識が社内に共有されていなければ、ペーパーレス化された各種運用ルールの変更が社内に浸透しないためです。

まずは、経理部門で導入の意義や目的、導入によるメリットの明確化・具体化を進めていきましょう。

2.対象書類の選別

次に紙の書類を一旦すべて洗い出し、その中から電子化するものを選別していきます。

この時の注意点は、選別ルールを統一することです。

電子化の対象になる判断基準や保存方法など、事前にルールを決めた上で選別作業を進めることで導入後の運用移行をスムーズに行うことができます。

3.導入する経費精算システムの決定

導入するシステムは、機能面や価格など多角的な視点から複数の候補をあげて決めましょう。

電子帳簿保存法の改正により、経費精算のペーパーレス化をサポートするシステムが多数リリースされています。

それぞれに便利機能が搭載されているため、自社の業務環境や課題、また導入の目的などとしっかり照らし合わせながら適したシステムをピックアップしていきましょう。

4.専門家による確認

導入するシステムがある程度決まったら専門家に確認を依頼します。

ここでの確認事項は機能面というよりも、実際の運用を想定した際に適正かどうか、自社にあった条件を兼ね備えているシステムかどうかです。

既存の社内ルールに沿ったシステムであるかの確認はもちろん、クラウド上で管理するので、データのバックアップ機能やセキュリティに関して、情報システム担当者に確認をしてもらうのもおすすめです。

実際に経費精算システムを導入し作成したデータに法的な問題があると、導入前よりも余計な業務負荷が発生することになりかねません。

システムを導入するにはコストがかかるため、多角的な専門家の意見を取り入れながら最適なシステムの検討を進めることが大切です。

また、電子帳簿保存法に対応したシステムの選定に役立つ基準として、「JIIMA認証」の有無を確認することをおすすめします。

JIIMA認証は電子帳簿保存法の求める法的要件に適合しているシステムという証明です。

JIIMA認証済みのシステムに絞って導入を検証することで、導入後に法的要件をカバーしきれていないシステムだったというリスクを回避できます。

JIIMA認証はスキャナ保存や電子取引、電子帳簿などそれぞれ法的要件に対して個別に認証を設けているため、何に対応している認証であるかは認証ロゴの表記にて判断します。

【引用:公益社団法人日本文書マネジメント協会「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」より】

また、いつの法改正によって定められた法的要件までをカバーしているかも、ロゴの下部に表示されているため、こちらも参考にしてください。

【出典:公益社団法人日本文書マネジメント協会「JIIMA認証制度」】

5.　効果測定

システムの選定が終わり、実際に導入した後は、導入前後によってどのような効果が生まれたかの効果測定を行います。

効果は具体的に数値化し、当初の目的であった課題と紐付けながら、どれほど改善効果があったかを測ります。

そして、その結果を社内で共有し、導入による効果をすべての従業員に理解してもらうことで、さらなるペーパーレス化の促進や内部統制の強化などに対して、1人1人が前向きに取り組めるようになるでしょう。

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おすすめの経費精算システム

ここからは、電子帳簿保存法の改正に対応した経費制精算システムを紹介していきます。

楽楽精算

「低コスト」「高いユーザビリティ」「安心のセキュリティ体制」という強みを持ち、業界や規模にかかわらず多くの企業で導入実績があるクラウド型経費精算システムです。

電子帳簿保存法対応で、2023年より開始されるインボイス制度への対応機能も今後追加される予定です。

専門スタッフによるサポート体制を構築しているため、初めて導入を検討している企業も、豊富な実績から自社に適した形での導入をサポートしてくれるでしょう。

HRMOS経費

2000年のリリースから22年間に渡り、ユーザーを含む経費精算業務に携わるすべての人の負担を削減することをミッションとし開発・改良を続けてきた、クラウド型経費精算システムです。

入れ替わりの激しいSaaS領域において、企業の成長フェーズや法改正などに対応する柔軟性や、手厚いカスタマーサポート体制で、多くの企業に選ばれています。

システムはレスポンシブデザインで、申請者と承認者、経理担当者それぞれが外出先や自宅でいつでも申請から承認、仕訳などの業務の一連の業務を円滑に進められる仕様となっています。

経費精算ペーパーレス化の注意すべき点

経費精算のペーパーレス化推進において最も注意すべきことは、社内への周知と従業員の教育です。

経費精算をペーパーレス化するということは、これまでの申請・承認フローや業務フローだけでなく、管理体制も抜本的に見直す必要があります。

そのため、これまでのやり方に慣れている従業員から反発の声が出る可能性が高いのです。

ペーパーレス化の必要性を理解してもらうためには、説明会やWebセミナーなどを開催し、従業員が納得した上で導入を進めた方が、運用開始後スムーズです。

多くの企業において、このような新しい体制構築に対する反対がペーパーレス化を妨げる要因となっています。

すべての従業員が正しい方法でシステムを運用できるよう、説明と教育を重ねることが、導入を成功させる大きなポイントです。

従業員への説明や教育には、システム開発企業の担当者がサポートしてくれる場合があるので活用しましょう。

また、クラウド型システムだからこそ、システムトラブルのリスクがゼロではないということを心得ておく必要があります。

何らかの理由でシステムがダウンしたり、ハッキングされたりした際を想定し、BCP策定を進めておくことも忘れないようにしましょう。

経費精算をペーパーレス化して業務の効率化を図ろう

経費精算は、働く上で必要不可欠な手続きでありながらもノンコア業務に分類されることから、申請や精算にかかる工数負荷を最小化することが求められています。

電子帳簿保存法の改正が進むことで、今後もペーパーレス化は推進されていくことが予想され、経費精算業務の効率化や生産性向上への取り組みは加速していくでしょう。

業務効率や生産性を向上するためには、経理担当者だけではなく、企業全体でペーパーレス化の必要性を共有し、一丸となって取り組んでいくことが大切です。