経費精算が面倒すぎる？よくある課題と手間を減らす解決策を紹介！

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経費精算とは？

経費精算とは、社員が業務を遂行する上で一時的に立て替えておいた費用を精算して支払うことです。

たとえば、営業担当者が顧客と商談を行うためにタクシーを使ったとしましょう。商談場所までに1,000円掛かった場合、営業担当者が一時的に費用を支払い、後日精算書を提出して払い戻しを受けるのが一般的な流れです。

コンプライアンス遵守と従業員の不正行為防止のため、経費精算を行う際には領収書の添付が必要です。ただし、電車やバスなど公共交通機関を利用した場合は、領収書を添付しなくても経費精算が可能です。

目的地・経路・日付など、経費精算書に必要な情報が記入されていれば処理できます。領収書を付けずに経費精算ができる交通費の金額は、一般的に3万円未満です。支払額が税込3万円未満の場合は、領収書の提出は不要と消費税法で規定されています。

ただし、領収書を添付せずに経費精算できる範囲は企業によって異なるので社員へのルールの周知を徹底しましょう。

▷経費精算とは？前提の基本知識からやり方・最新の効率化方法まで解説

そもそも経費とは？

経費は事業のために必要な支出を指します。経費に区分できるかどうかの判断基準は、売上に直結する費用かどうかです。

たとえば、顧客と商談を行う際に発生した交通費や飲食費は、経費に換算されます。これは今後の契約受注や継続的な取引を見込んで、資金や時間を投じているからです。

経費に分類される主な費用は下表の通りです。

表:経費対象項目

なお、経費対象外の項目には次のようなものがあります。経費精算の際には注意しましょう。

• プライベートの用事で掛かった支出
• 未使用の事務用品
• 余剰在庫
• 法人税や事業税
• 住民税

申請者が経費精算で面倒に感じる点

ここからは申請者が経費精算において抱える課題について紹介していきます。

• 申請書の作成に手間取る
• 外出先で申請できない
• 承認者が不在

申請書の作成に手間取る

外出頻度が高い営業担当者は、多くの場合顧客と商談するたびに経費精算書を作成しないといけません。

外出のたびに経費精算書を作成する場合、従業員の業務負担が増大します。

作成業務を後回しにすると、電車の乗り換えルートや日付を忘れる可能性が高くなります。ミスがない経費精算書を作成するためにも、通常業務をこなしつつ書類作成の時間を確保する必要があるのです。

また、外出時に電車を利用した場合は、領収書を添付しなくていい代わりに区間ごとに発生した料金の算出が必要です。計算ミスをしないよう、慎重な作業が求められます。

結果、1日で処理しなければならない業務が増加し、長時間労働が慢性化することが考えられます。

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外出先で申請できない

経費精算システムやグループウェアを導入していない限り、外出先で経費精算の処理を進められません。

外出先から直帰できるにもかかわらず、経費精算書の作成と申告を行うためだけに帰社している社員もいるかもしれません。

隙間時間を有効に活用できず、社員に大きなストレスが掛かります。一方、外出先から経費申請ができない状況は、企業にとっても多くのデメリットが発生します。

生産性の伸び悩みや長時間労働の慢性化など、ワークライフバランスを改善できません。

承認者が不在

経費精算の申請を紙書類で回覧している場合、上司が不在だと承認が得られません。

提出期限が迫っている月末の場合、上司が帰社するまで連絡や業務の調整をしないといけません。余計な工数が掛かり、他の業務への進捗にも支障が生じます。

また、経理担当者と何度もやりとりを重ねる必要が出てくると、コミュニケーションコストが増大します。

承認者が経費精算で面倒に感じる点

承認者が面倒と感じている点は、以下の3点です。

• チェックする項目が多い
• 外出先で承認できない
• 月末に申請が集中する

チェックする項目が多い

勘定科目や領収書の有無など、チェックする項目が多く、一つの経費精算書を承認するまでに多くの時間を要します。

ルートセールスや新規営業など、電車を使って1日に何件も顧客を訪問する場合には特に注意が必要です。

経費精算書を確認する際、区間別の料金は正しいか、乗り換えルートは間違っていないかなど、多くの点で確認が必要です。部下が多い場合は、膨大な量の経費精算書を確認する必要があり、手間がかかり面倒だと感じるでしょう。

また、書類確認に多くの時間が割かれるため、他の業務の進捗に支障が生じます。

外出先で承認できない

外出先で経費精算書の承認ができない状況は、承認者が面倒に感じてストレスにつながります。

商談の合間や移動時間に処理を進められず、時間を有効活用できません。承認者の不在期間が長くなるほど、処理しなければならない経費精算書は増えます。

直帰できる状態であっても、経費精算書のチェックや承認のためにオフィスに戻らないといけないケースも出てくるでしょう。その結果、プライベートな時間を確保できずにストレスが溜まり、体調不良を招く可能性が高まります。

また、部下から申請された経費精算書を承認する権限者が複数いない限り、自ら処理する必要が出てきます。長期の出張に出た場合は処理を進められず、帰社後の業務負担が増大します。

月末に申請が集中する

月末に経費精算書の申請が集中する点も、承認者が抱える課題の一つです。社員は、顧客との商談・提案資料作成・メール処理など、日々多くの仕事に追われています。

限られた時間で多くの業務をこなすためには、売上や自身の成績に直結する仕事の優先順位が高くなります。経費精算は作成〜承認まで時間が掛かることもあり、後回しにせざるを得ません。

結果、月末に処理すべき経費精算書の数が増え、承認者に多くの負担が掛かります。抱えている部下の数が多いほど、経費精算の処理に多くの工数を割く必要が出てくるのです。

経理担当者が経費精算で面倒に感じる点

経理担当者が経費精算業務を面倒だと感じている理由は以下の4点です。

• 必須項目のチェック
• 社員への確認作業
• 仕訳・FBデータ作成作業
• 差し戻し等の対応

必須項目のチェック

経理担当者が抱えている課題は、必須項目へのチェックに多大な工数を要する点です。日付・合計金額の正確性・承認印の有無など、あらゆる点をチェックする必要があります。

経費として処理できる内容か、領収書が無くても問題ないかといった点も併せて判断する必要があります。自社の社員数が多いほどチェック作業に掛かる工数が増大します。

また、処理すべき経費精算書が多いと他の業務にリソースを十分割けません。業務の正確性が低下し、ケアレスミスが増える可能性が高まるでしょう。

社員への確認作業

社員の不正を未然に防ぐのも経理担当者の重要な業務の一つです。

経理担当者が不正を守る最後の砦であり、承認した経費精算書は記載された内容通りにお金が社員に支払われます。

1回でも不正行為が発覚すると、経理担当者にも疑いの目が向けられるかもしれません。

経費精算でのトラブルが起きないよう、細心の注意を払いましょう。たとえば、使途が不明であったり領収書が添付されていない経費精算書が回ってきた場合は注意が必要です。上司も含めて該当社員へヒアリングを実施するなどして対処しましょう。

不正の心配が無かったとしても正しい作成方法を指導しておけば、未然にトラブルを防げます。

仕訳・FBデータ作成作業

仕訳作業に掛かる工数の多さも経理担当者を悩ます要因の一つです。勘定科目の判断・仕訳帳への記載・会計ソフトへの記入など、作業内容は多岐にわたります。

経費として処理できるか判断が難しい場合、社員への確認や税理士への相談など、一つの経費精算書を処理するのに多くの時間が掛かります。仕訳作業に多くのリソースを割く必要が出てくるため、他の業務の進捗状況に悪影響を及ぼします。

また、FB(ファームバンキング)データを手作業で作成する場合も、仕訳作業と同様に多くの工数を必要とします。

FBデータは企業と銀行のPCを回線でつなぎ、データ通信を行えるサービスで、給与振込・個人住民税納付・入出金照会など、多くの機能を搭載しています。

銀行に行かなくても様々な手続きを処理できる便利なサービスです。ただし、FBデータの作成には時間が掛かり、効率化するためには会計ソフトの導入が必要になります。

差し戻し等の対応

合計金額の計算ミスや必要事項の記入漏れなど、記載ミスがあった場合は差し戻し対応を行います。紙書類で回覧していた場合は、個別に経費申請書を再配布するため、手間が掛かります。

経費精算書の作成に慣れていない新入社員の場合は、正しい書き方を指導する必要があります。社員の個別対応に割く時間が増え、担当業務の停滞につながるおそれもあるでしょう。

また、客先へのタクシー移動や取引先との会食などで、領収書が添付されていない場合、社員から話を聞く必要があります。

タクシー会社や飲食店に領収書の再発行を依頼すること自体は可能ですが、応じてくれる保証はありません。領収書の再発行は義務化されていないためです。

税務署から疑いを掛けられるリスクもあるため、再発行を依頼できる回数は限定されるでしょう。

レシートがあれば経費精算処理に代用可能ですが、無い場合は出金伝票を記載することになります。

また、税込3万円以下であれば領収書が無くても、仕入税額控除は行えます。ただし、日頃から帳簿が付けられている、他の領収書が保管されているなど、条件付きになります。

経費精算の面倒を解決する方法

経費精算の課題を解決するための具体策には、以下6点の方法が挙げられます。現状把握に努めた後、課題の内容や予算に応じて解決策を選択しましょう。

• 自社の経費精算フローを見直す
• 正しい経費精算の必要性の周知
• 経費精算フローの徹底
• 経理担当者の増員
• 外部に委託する
• 経費精算システムを導入する

自社の経費精算フローを見直す

外出先で処理ができない、仕訳作業に工数が多く掛かっているなど、自社で抱えている課題の内容を把握しましょう。課題が曖昧な状態では、対策を立てられません。

従業員にヒアリングを行い、申請者・承認者・経理担当者、それぞれの立場で抱える課題を明確化しましょう。

▷経費精算業務を自動化！圧倒的に効率化するための6つの施策とは？

正しい経費精算の必要性の周知

経費精算を正しく行う重要性を改めて周知しましょう。経費精算の処理でミスが発生すると、業務の停滞やコスト増大など、様々な悪影響を及ぼします。

無駄な時間や費用の支払いを防ぐためにも、経費精算の注意点や社内ルールに関するメールを全社員へ定期的に配信しましょう。ミスが減らない場合、ペナルティを設けるのも一つの選択肢です。

▷経費精算ルールは必須！マニュアルの作成手順や注意すべきポイントを解説

経費精算フローの徹底

経費精算のフローや書類のフォーマットを見直しましょう。承認者が多いと正確性は上がりますが、処理のスピードは低下します。承認者が不在の場合は処理が進まず、申請者や経理担当者が思うように作業を進められないでしょう。

従業員が所属する部署の上司に承認権限を絞っておけば、スムーズに作業を進められます。代替承認者を一人用意しておくと、不在の期間が長期化しても業務の停滞を防げるでしょう。

また、申請者が作成しやすいフォーマットに変更するのも有効な対策です。記入項目が少ないシンプルなフォーマットにすると、チェックする時間も短縮できます。

経理担当者の増員

会計ソフトへの入力や仕訳作業に工数が掛かりすぎている職場では、経理担当者を新たに増やすのも一つの選択肢です。

一人ひとりの役割が明確化されるだけでなく、業務負担を軽減できます。他の業務にリソースを割けるようにもなり、生産性向上も期待できます。

外部に委託する

新たな人材の獲得や社内リソースの確保が難しい場合、BPOサービスを利用しましょう。BPOサービスは業務プロセスの企画〜代行まで、外部企業に委託することを指します。

BPOサービスを利用するメリットは、多くの業務を効率化できる点です。経費精算だけでなく、採用・総務・人材育成など、バックオフィス業務全般を依頼できます。

BPOサービスを専門的に提供する企業には、豊富なノウハウや実務経験を持つスタッフが多数在籍しています。業務の進捗具合を必要以上に気にする必要がなくなるため、経理担当者は別の作業に集中して取り組めます。

また、業務量の増減に応じてサービスを利用できるため、新たに人材を雇うよりコストを抑えられます。

ただし、委託する業務量が多いとコストの増加に加え、社内にノウハウが蓄積されないというデメリットもあります。外注する際には、委託する業務の範囲を絞っておくことが重要です。

▷経費精算はアウトソーシングで手間削減！メリットや注意点・業者の選び方は？

経費精算システムの導入

経費精算システムは、経費精算の申請〜会計処理まで、一連の作業をオンライン上で完結できるシステムです。

交通費・交際費・備品購入などの精算に対応しています。乗換案内・交通系ICカード・クレジットカードと連携しており、煩雑な計算を自動化できます。

スマートフォンアプリやECサイトと連携していれば、購入履歴から申請が行えるため、確認作業が不要になります。また、スマートフォンやノートPCからシステムへアクセスできるため、外出先でも経費精算の処理を進められます。

そして、勘定科目の仕訳作業・会計ソフトとの連携・FBデータの作成を自動化でき、経理担当者の業務負担を軽減できます。

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経費精算システム導入のメリット

経費精算システムの導入によって得られるメリットは、以下の3点です。

• 経理業務の効率化
• 人為的ミスの防止
• 費用の削減

経理業務の効率化

経費精算システムを導入するメリットは、経理業務を効率化できる点です。システムが交通費などの計算を行うため、経費精算書の正確性を高められます。煩雑な計算業務の自動化によってミスが減り、チェック作業に掛ける時間を大幅に削減できます。

勘定科目の仕訳もシステムへ一任できるため、経理担当者が難しい作業を行う必要はありません。作成したデータはCSVやAPI連携によって、既存の会計システムへスムーズに取り込めます。FBデータの作成も自動化できるため、浮いた時間を別の作業に活用できます。

また、スマートフォンやノートPCから経費精算を処理できる体制が整うため、隙間時間を有効活用できる点もメリットです。経費精算のためだけに帰社する必要もなくなるため、長時間労働の是正にも効果があるでしょう。

人為的ミスの防止

交通費の計算ミスを低減できる点も、経費精算システムを導入するメリットの一つです。乗り換え案内サービスと連携しており、目的地や経由した駅名を入力すれば、交通費の計算を自動化できます。

定期圏内の交通費自動控除やICカードの読み取りにも対応しており、計算ミスを防ぎつつ申請業務を効率化できます。スマートフォンの決済アプリと連携していれば、利用履歴から経費精算を申請できるため、作業を行う必要はありません。

経費精算のミスを減らせることで、経理担当者と個別にやりとりをする回数も減らせます。

費用の削減

経費精算システムの導入で、ペーパーレス化を促進できます。経費精算書の作成〜承認まで、一連の作業をシステム上で行える体制が整い、印刷費や消耗品購入費を削減できます。

作成したデータはシステム上に保存できるため、保管スペースの確保やファイリングは必要ありません。また、申請・承認・差し戻しもシステム上で行えるため、コミュニケーションコストを削減できます。

▷経費精算で間違いのミスが多すぎる！差し戻しを最小限に抑える方法とは？

経費精算システム導入時の注意点

経費精算システムを導入する際には、以下3つのポイントに注意してください。

• 経費精算のどの部分を効率化したいか
• 連携性に優れているか
• 電子帳簿保存法にどの程度対応しているか

経費精算のどの部分を効率化したいか

経費精算のどの部分を効率化したいか、明確化することが重要です。たとえば、入力ミスを削減しつつ申請作業を効率化したい場合、入力機能が充実しているシステムを選びましょう。

交通系ICカード・クレジットカード・スマートフォン決済アプリなどと連携していれば、入力作業を簡略化できます。

また、経理業務を効率化したい場合は、仕訳データ自動作成・振込処理・会計システムとの連携などを確認しましょう。

連携性に優れているか

経費精算システムは単体使用よりも、複数のシステムと連動して使った方が多くの業務を効率化できます。

連携性に優れたシステムを選択すれば、勤怠管理や給与計算、労務管理など、バックオフィス業務全般を効率化できます。

業務プロセスのデジタル化を進めている場合、バックオフィス業務関連のクラウド型システムを提供しているベンダーを選択しましょう。クラウド型であれば、導入費用やランニングコストの負担軽減も期待できます。

電子帳簿保存法にどの程度対応しているか

電子帳簿保存法は領収書・請求書・見積書など、各種帳票を電子データとして保存する際のルールになります。2022年1月に改正が行われ、ペーパーレス化が進めやすくなりました。

これまで必要だった事前承認や適正事務処理要件が廃止されています。書類を電子データとして保存しやすくなりましたが、経費精算システムによって対応範囲は異なります。

一つの目安として、国税庁が公認するJIIMAの認定を受けているかを確認してください。認定を受けているシステムは、電子帳簿保存法の要件を満たすシステムと判断できます。

▷経費精算の領収書は電子化で効率化！方法やメリット・注意点を解説

BPOや経費精算システムを導入して課題を解決しよう

紙書類で経費精算を処理していると、業務の正確性とスピードの低下に悩まされます。申請者は、乗り換えルートや領収書を見ながら経費精算書を作成するため、計算ミスが頻繁に発生します。外部から申請作業を行えず、隙間時間も有効に活用できません。

上司が不在の場合は処理を進められないため、経理担当者と何度もやりとりを重ねる手間が発生します。また、経理担当者も書類の内容確認や仕訳作業に多くの時間が割かれるため他の業務の進捗に支障が出るでしょう。

経理担当者の業務負担を軽減する方法には、BPOサービスの活用や経費精算システムの導入があります。

BPOサービスは多くの業務を効率化できる点が魅力です。経費精算に加え経理や総務など、バックオフィス業務全般を依頼できます。一方、経費精算システムは、システム上で一連の作業を完結できる点が魅力です。クラウド型を選択すれば、ペーパーレス化やテレワークの導入をスムーズに進められます。

従業員の負担を軽減するためにも、自社が直面している課題を分析し、最適な解決策を検討しましょう。