経費精算が面倒なのはなぜ？経理担当者・社員それぞれの課題と解決策を詳しく紹介

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経費精算とは？

経費精算とは、社員が業務を遂行する上で一時的に立て替えておいた費用を精算して支払うことです。

例えば、営業担当者が顧客と商談を行うためにタクシーを使ったとしましょう。商談場所までに1,000円掛かった場合、営業担当者が一時的に費用を支払い、後日精算書を提出して払い戻しを受けるのが一般的な流れです。

コンプライアンス遵守と従業員の不正行為防止のため、経費精算を行う際には領収書の添付が必要となります。ただし、電車やバスなど公共交通機関を利用した場合は、領収書を添付しなくても経費精算が可能です。

▷経費精算とは？基本的なやり方や対象となる費用、効率化のポイントなどを解説！

そもそも経費とは？

経費は事業のために必要な支出を指します。経費に区分できるかどうかの判断基準は、売上に直結する費用かどうかです。

例えば、顧客と商談を行う際に発生した交通費や飲食費は、経費に換算されます。これは今後の契約受注や継続的な取引を見込んで、資金や時間を投じているからです。

経費に分類される主な費用については、以下の表を参考にしてみてください。

なお、経費対象外の項目には次のようなものがあります。経費精算の際には注意しましょう。

• プライベートの用事で掛かった支出
• 未使用の事務用品
• 余剰在庫
• 法人税や事業税
• 住民税

経費精算をしないとどうなる？

経費精算は、企業が正しく経理を管理するために行うものです。では、経費精算を怠ることで、どのような問題が起こるのでしょうか。

まず、不正経費が発生しやすくなると考えられます。経費精算が適切に行われない環境では、不正行為が発覚しづらく、水増し請求やカラ出張などの不正請求が発生してしまう可能性が高まるのです。

また、経費報告が正確でなかったり、遅延したりしてしまうと、税務申告の際に誤った情報を提出することになってしまいます。これにより、罰金や追徴税を求められることがあるため注意が必要です。

経費精算を怠ることによる問題は、従業員にも影響し、特に出張や接待が多い従業員にとっては大きな負担となります。経費の払い戻しが適切に行われない状況が続けば、従業員が不満を抱く原因にもなるでしょう。

このように、企業・従業員双方ともに問題が生じるため、適切に経費精算を行うことが求められます。

▷経費精算でよくある不正事例とは？不正を放置するリスクや検知・防止に効果的な方法も解説

経費精算にありがちな課題

経費精算にありがちな課題として、人為的なミスが起こりやすいということがあります。経費精算は頻繁に行われる業務であり、担当者は多くの書類を処理する必要があるため、どうしてもミスが発生しやすくなってしまうのです。

また、経費精算書の記入漏れや計算ミスなどによって差し戻しが発生することも少なくありません。これにより、確認作業が増えてしまい余分な時間がかかってしまいます。

このような課題は業務効率の低下につながるため、状況に応じた対策を行うことが大切です。

▷経費精算で間違いのミスが多すぎる！差し戻しを最小限に抑える方法とは？

経費精算における【申請者】の面倒とは？

ここでは、経費精算において申請者が面倒と感じるポイントについて解説していきます。

商談の度に申請書を作成しなければならない

外出頻度が高い営業担当者は、多くの場合顧客と商談するたびに経費精算書を作成しないといけません。経費精算申請書を作成する際は、領収書を確認しながら支払先や金額を記入しなければならず、申請書を作成するだけでも大きな負担となります。

作成業務を後回しにすれば、電車の乗り換えルートや日付を忘れる可能性が高くなるでしょう。ミスがない経費精算書を作成するためにも、通常業務をこなしつつ書類作成の時間を確保する必要があるのです。

また、外出時に電車を利用した場合は、領収書を添付しなくていい代わりに区間ごとに発生した料金の算出が必要です。計算ミスをしないよう、慎重な作業が求められます。

結果として、1日で処理しなければならない業務が増加し、長時間労働の慢性化にもつながります。

▷スマホで経費精算が便利！無料のおすすめシステム18選と選び方を比較！

外出先では申請手続きを進められない

外出先で申請手続きができないことも、申請者にとっては負担となります。経費精算システムやグループウェアを導入していない限り、外出先で経費精算の処理を進めることはできません。

外出先から直帰できるにもかかわらず、経費精算書の作成と申告を行うためだけに帰社している社員もいるでしょう。移動中などの隙間時間を有効に活用できないことは、社員にとって大きなストレスとなります。

承認者や経理担当者が不在だと申請手続きが進まない

承認者や経理担当者が不在で申請手続きが進まなくなってしまうことも、申請者が経費精算を面倒に感じる原因のひとつです。経費精算の申請を紙の書類で回覧している場合、上司が不在だと承認が得られません。

提出期限が迫っている月末は、上司が帰社するまで連絡や業務の調整をする必要が出てきます。このような状況では余計な工数が掛かり、他の業務への進捗にも支障が生じるかもしれません。

また、経理担当者と何度もやりとりを重ねる必要が出てくると、コミュニケーションコストが増大します。これにより業務効率が低下するだけでなく、社員のモチベーション低下にもつながるでしょう。

経費精算における【承認者】の面倒とは？

次に、経費精算において承認者が面倒と感じるポイントについて解説します。

チェック項目の多さが負担になる

承認者にとって、チェック項目の多さは大きな負担となります。勘定科目や領収書の有無など、さまざまな項目を確認する必要があり、一つの経費精算書を承認するまでに多くの時間を要します。

また区間別の料金は正しいか、乗り換えルートは間違っていないかなどの確認も必要です。部下が多い場合は、膨大な量の経費精算書を確認する必要があり、手間がかかり面倒だと感じるでしょう。

このように書類確認に多くの時間が割かれてしまえば、他の業務の進捗に支障が生じます。

外出時・会議中などには承認ができない

外出時などに承認が行えないことも、承認者にとってはストレスとなります。

商談の合間や移動時間に処理を進められず、時間を有効活用できません。承認者の不在期間が長くなるほど、処理しなければならない経費精算書は増えます。

経費精算書のチェックや承認のためだけにオフィスに戻らないといけないケースもあり、承認者にとっては大きな負担です。

また、部下から申請された経費精算書を承認する権限者が複数いなければ、自ら処理する必要が出てきます。長期の出張に出た場合は処理を進められず、帰社後の業務負担が増大するでしょう。

月末に申請が集中するため本来の業務に支障が出る

月末に経費精算書の申請が集中する点も、承認者が抱える課題の一つです。社員は、顧客との商談・提案資料作成・メール処理など、日々多くの仕事に追われています。

限られた時間で多くの業務をこなすためには、売上や自身の成績に直結する仕事の優先順位が高くなるでしょう。経費精算は作成から承認まで時間が掛かることもあり、後回しにせざるを得ません。

その結果、月末に処理すべき経費精算書の数が増え、承認者に多くの負担が掛かります。抱えている部下の数が多いほど、経費精算の処理に多くの工数を割く必要が出てくるのです。

経費精算における【経理担当者】の面倒とは？

ここからは、経費精算において経理担当者が面倒だと感じるポイントについて解説します。

内容の整合性や金額のチェックに工数がかかる

書類内容の確認は、経理担当者にとって大きな負担となります。経理担当者は、日付や合計金額の正確性、承認印の有無など、あらゆる点をチェックする必要があります。

また、経費として処理できる内容か、領収書が無くても問題ないかといった点も併せて判断する必要があるのです。

処理すべき経費精算書が多いと、他の業務にリソースを十分割けません。これにより業務の正確性が低下し、ケアレスミスが増える可能性が高まるでしょう。

不正の疑いがあった際に適切な対応が必要となる

社員の不正を未然に防ぐのも経理担当者の重要な業務の一つです。経費精算書が承認されれば記載された内容通りに社員に支払われるため、不正にも注意を払う必要があります。

1回でも不正行為が発覚すると、経理担当者にも疑いの目が向けられるかもしれません。

特に、使途が不明のものや領収書が添付されていない経費精算書が回ってきた場合は注意が必要です。上司も含めて該当社員へヒアリングを実施するなどして対処しましょう。不正で無かったとしても正しい作成方法を指導しておけば、未然にトラブルを防げます。

仕訳やFBデータ作成に工数がかかる

仕訳作業に掛かる工数の多さも経理担当者を悩ます要因の一つです。勘定科目の判断や仕訳帳への記載、会計ソフトへの記入など、作業内容は多岐にわたります。

経費として処理できるか判断が難しい場合、社員への確認や税理士への相談など、一つの経費精算書を処理するのに多くの時間が掛かります。仕訳作業に多くのリソースを割く必要が出てくるため、他の業務の進捗状況に悪影響を及ぼすでしょう。

また、FB(ファームバンキング)データを手作業で作成する場合も、仕訳作業と同様に多くの工数を必要とします。

FBデータは企業と銀行のPCを回線でつなぎ、データ通信を行えるサービスで、給与振込・個人住民税納付・入出金照会など、多くの機能を搭載しています。

銀行に行かなくてもさまざまな手続きを処理できる便利なサービスですが、FBデータの作成には時間が掛かり、効率化するためには会計ソフトの導入が必要です。

不備があった際には差し戻し対応が必要となる

合計金額の計算ミスや必要事項の記入漏れなど、記載ミスがあった場合は差し戻し対応を行います。紙書類で回覧していた場合は、個別に経費申請書を再配布する必要があり、その分手間が掛かります。

経費精算書の作成に慣れていない新入社員の場合は、正しい書き方を指導する必要があるため、社員の個別対応に割く時間が増え、担当業務の停滞につながるおそれもあるでしょう。

また、客先へのタクシー移動や取引先との会食などで、領収書が添付されていない場合、お金の使い道について社員にヒアリングしなければなりません。これは経費の不正使用を防ぐために重要ですが、経理担当者にとってはストレスに感じる場合もあるでしょう。

経費精算の「めんどくさい」を解決するには？

経費精算におけるさまざまな「めんどくさい」を解決するには、どうすればよいでしょうか。ここでは、経費精算の課題解決につながる具体策を紹介します。

経費精算のフロー、ルール、フォーマットなどを見直す

経費精算のめんどくさいを解決するには、業務フローの見直しを行うことが大切です。そのためには、外出先で処理ができない、仕訳作業に工数が多く掛かっているなど、自社で抱えている課題を把握することからはじめます。

従業員にもヒアリングを行い、申請者・承認者・経理担当者それぞれの立場で抱える課題を明確化しましょう。ルールやフォーマットなどについても見直しを行い、全従業員の負担が軽減できるように意識することで、より効率的に進められるようになります。

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経費精算の必要性を周知する

経費精算の必要性を改めて周知しましょう。経費精算の処理でミスが発生すると、業務の停滞やコスト増大など、さまざまな悪影響を及ぼします。

無駄な時間や費用の支払いを防ぐためにも、経費精算の注意点や社内ルールに関するメールを全社員へ定期的に配信しましょう。ミスが減らない場合、ペナルティを設けるのも一つの選択肢です。

▷経費精算ルール（規定）の作成ポイントを解説！使えるテンプレートやガイドライン、注意点も紹介

経理担当者を増員する

会計ソフトへの入力や仕訳作業に工数が掛かりすぎている職場では、経理担当者を新たに増やすのも一つの選択肢です。

経理担当者を増員することで、一人ひとりの役割が明確化され、業務負担を軽減できます。他の業務にリソースを割けるようになり、生産性向上にもつながるでしょう。

経費精算を外部へ委託する

新たな人材の獲得や社内リソースの確保が難しい場合、BPOサービスを利用しましょう。BPOサービスは業務プロセスの企画から代行まで、外部企業に委託することを指します。

BPOサービスを利用するメリットは、多くの業務を効率化できる点です。経費精算だけでなく、採用・総務・人材育成など、バックオフィス業務全般を依頼できます。

BPOサービスを専門的に提供する企業には、豊富なノウハウや実務経験を持つスタッフが多数在籍しています。そのため、業務の進捗具合を必要以上に気にする必要がなくなり、経理担当者は別の作業に集中して取り組むことが可能です。

また、業務量の増減に応じてサービスを利用できるため、新たに人材を雇うよりコストを抑えられます。

ただし、委託する業務量が多いとコストが増加するだけでなく、社内にノウハウが蓄積されないというデメリットもあります。外注する際には、委託する業務の範囲を絞っておくことが重要です。

▷経費精算はアウトソーシングで手間削減！メリットや注意点・業者の選び方は？

経費精算システムを導入する

経費精算システムは、経費精算の申請から会計処理まで、一連の作業をオンライン上で完結できるシステムです。

乗換案内や交通系ICカード、クレジットカードと連携可能なものもあり、煩雑な計算を自動化できます。

スマートフォンアプリやECサイトと連携しているものを選択すれば、購入履歴から申請が行え確認作業が不要です。また、スマートフォンやノートPCからシステムへアクセスできるため、外出先でも経費精算の処理を進められます。

さらに、勘定科目の仕訳作業や会計ソフトとの連携、FBデータの作成を自動化でき、経理担当者の業務負担を大幅に軽減できます。

▷【2024年最新】経費精算システムのおすすめ19選！便利機能や料金を徹底比較！

経費精算システム導入のメリット

ここからは、経費精算システムを導入するメリットを見ていきましょう。

経理業務全般を効率化できる

経費精算システムを導入する最大のメリットは、経理業務を効率化できる点です。システムが交通費などの計算を行うため、経費精算書の正確性を高められます。煩雑な計算業務の自動化によってミスが減り、チェック作業に掛ける時間を大幅に削減できます。

勘定科目の仕訳もシステムへ一任できるため、経理担当者が難しい作業を行う必要はありません。作成したデータはCSVやAPI連携によって、既存の会計システムへスムーズに取り込めます。

また、スマートフォンやノートPCから経費精算を処理できる体制が整うため、隙間時間を有効活用できる点もメリットです。経費精算のためだけに帰社する必要もなくなるため、長時間労働の是正にも効果があるでしょう。

人為的ミスを防止できる

交通費の計算ミスを低減できる点も、経費精算システムを導入するメリットの一つです。乗り換え案内サービスと連携しているものも多く、目的地や経由した駅名を入力すれば、交通費の計算を自動化できます。

定期圏内の交通費自動控除やICカードの読み取りにも対応しているものもあり、計算ミスを防ぎつつ申請業務を効率化できます。またスマートフォンの決済アプリと連携していれば、利用履歴から経費精算を申請することが可能です。

経費精算のミスを減らせることで、経理担当者と社員で個別にやりとりをする回数も減らせます。

担当者の工数や各種コストを削減できる

経費精算システムの導入によって、ペーパーレス化を促進できます。経費精算書の作成から承認まで、一連の作業をシステム上で行える体制が整い、印刷費や消耗品購入費の削減が可能です。

作成したデータはシステム上に保存できるため、保管スペースの確保やファイリングも必要ありません。また、申請・承認・差し戻しもシステム上で行えるため、コミュニケーションコストを削減できます。

▷経費精算で間違いのミスが多すぎる！差し戻しを最小限に抑える方法とは？

経費精算システムの選び方

最後に、経費精算システムを選ぶ際のポイントを紹介します。

効率化したい業務にマッチした機能があるものを選ぶ

効率化したい業務にマッチした機能があるものを選ぶようにしましょう。

例えば、入力ミスを削減しつつ申請作業を効率化したい場合は、入力機能が充実しているシステムが適しています。具体的には、交通系ICカード・クレジットカード・スマートフォン決済アプリなどと連携できるものがおすすめです。

経理業務を効率化したい場合は、仕訳データ自動作成・振込処理・会計システムとの連携などを確認しましょう。

他システムとの連携性に優れているものを選ぶ

他のシステムとの連携性に優れているものを選ぶことも重要なポイントです。経費精算システムは、複数のシステムと連動して使うことで多くの業務を効率化できます。

連携性に優れたシステムを選択すれば、勤怠管理や給与計算、労務管理など、バックオフィス業務全般を効率化できます。

業務プロセスのデジタル化を進めている場合、バックオフィス業務関連のクラウド型システムを提供しているベンダーを選択すると良いでしょう。クラウド型であれば、導入費用やランニングコストの負担軽減も期待できます。

電子帳簿保存法に対応したものを選ぶ

電子帳簿保存法とは、領収書・請求書・見積書など、各種帳票を電子データとして保存する際の扱い方を定めた法律です。

電子帳簿保存法は1998年から施行され、何度も改正が重ねられています。直近では2022年1月に大きな改正が行われ、2024年1月1日以降に電子取引でやりとりした書類のデータ保存が義務化されました。

この法律に対応することで、経理業務の効率化やコスト削減が可能です。そのため、経費精算システムを導入する際は、電子帳簿保存法に対応したものを選ぶことをおすすめします。

なお、電子帳簿保存法に対応するためには「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。編集・改ざんされていないことを証明できる「タイムスタンプ機能」や、可視性を確保できる「検索機能・一括検証機能」などの機能が搭載されているシステムを選ぶと良いでしょう。

▷経費精算の領収書を電子化する方法とは？電子化するメリット・デメリットやおすすめのツール

経費精算の課題・問題を理解し、面倒を解決しよう

経費精算にストレスを感じているのは経理担当者だけではありません。経費を申請する社員や承認者にとっても大きな負担となる場合があります。経費精算におけるさまざまな手間を減らすには、経費精算システムの導入がおすすめです。本記事で紹介した選び方のポイントを参考に、自社に最適なシステムを導入しましょう。