経費精算に必要な領収書を紛失した時の対処法とは?これを見れば安心!

記事更新日:2022/03/15

経費精算システム

領収書と電卓

経費精算に必要な領収書を紛失してしまったら、もう経費としての精算はできないのでしょうか。この記事では、領収書を紛失した時の経費精算の対処法について解説します。また、領収書の紛失を防ぐ対策や領収書取り扱い時の注意点についてもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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経費精算に必要な領収書を紛失したらどうなる?

経費精算において、従業員が必要な領収書を紛失してしまった、もしくは、領収書をもらい忘れてしまったというケースは珍しくありません。

ここでは、領収書を紛失した場合に何が問題となるのか、3つのケースをご紹介します。

(1)領収書の再発行は原則として不可

支払い先によっても変わりますが、基本的に領収書の再発行はしてもらえないケースが少なくありません。そのため、領収書に「再発行には応じない」という文言が記載されていることもあります。

これは領収書の再発行が、架空請求といった不正会計につながってしまう可能性があることに関係しています。再発行したことで、この不正会計に加担したと見なされることを懸念して、規則として再発行を禁止していると考えられます。

(2)会社が仕入税額控除を受けられなくなる

仕入税額控除とは、売上にかかる消費税から、仕入れにかかった消費税が控除される制度であり、消費税が二重に課税されることを防ぐために定められています。

仕入税額控除の対象となるのは、消費税のかかる「課税仕入れ」であることが条件であり、非課税の取引や従業員への給与支払いは対象外となります。

課税仕入れの対象となる取引は、以下の通りです。

(1) 商品などの棚卸資産の購入
(2) 原材料等の購入
(3) 機械や建物等のほか、車両や器具備品等の事業用資産の購入または賃借
(4) 広告宣伝費、厚生費、接待交際費、通信費、水道光熱費などの支払
(5) 事務用品、消耗品、新聞図書などの購入
(6) 修繕費
(7) 外注費

[出典:国税庁「No.6451 仕入税額控除の対象となるもの」]

仕入税額控除を受けるには、帳簿と共に上記の取引によって受け取った請求書(領収書)が必要となります。これらの必要書類を紛失した場合は、制度の利用が困難となるため、大きな損失を出す可能性があります

(3)書類申請が面倒で自腹で払ってしまうケースも

送金アプリを提供する株式会社pringが、2019年に20代〜40代の会社員を対象に、WEBアンケートによって実施した「会社員の経費申請に関する調査」によると「経費を自腹で支払ったことがある」と答えた会社員は64.4%にのぼりました

さらに、なぜ経費を自腹で支払ったのかの解答として、上位を占めていた理由が以下の通りです。

  • 1位:申請が面倒だった 48.7%
  • 2位:少額で気まずかった 38.3%
  • 3位:領収書を紛失した 34.7%

申請フローが複雑だったり、支払った額が少額だったりすることを理由に、申請を諦めてしまうケースがある中で、領収書の紛失も上位となっていることがわかります。

これらの「自腹」判断は、会社が強要したものではないことも予想されますが、とはいえ、このようなことが重なってしまうと社員の会社に対する不満が募る原因になるといった問題も生じてしまうでしょう。

経費精算に欠かせない正しい領収書の定義とは?よくある疑問も解説

経費精算で領収書を無くした時の対処法

多くの会社においては、「経費精算時には、領収書の原本を添付すること」といった社内規定があるかと思います。ただし、万が一紛失してしまった場合でも、すぐに精算を諦めるのではなく、落ち着いて対処することが大切です。

(1)ダメ元で請求書の再発行を頼んでみる

店舗や販売側の対応によりますが、再発行を受け付けてもらえる場合もあります。可能であれば、まずは再発行を依頼してみましょう。

とはいえ、領収書の「再発行」に関しては、店舗側の義務ではないことも理解しておく必要があります。あくまで責任があるのは紛失した側なので、支払い先に負担にならないように依頼することが大切です。

(2)レシートや明細などの領収書の代わりの書類を提出する

適正に発行された、金銭の授受を行ったこと及びそれに関連する必要事項が記載された書類であれば、領収書でなくても、支払いの証明書類として認められるケースがあります

具体的な例としては、レシート、クレジットカード利用明細書のほか、一定の要件を満たしたキャッシュレス決済の利用履歴などです。

ただし、消費税法上、領収書への記載が求められている以下の事項について、記載されていることが前提となりますので、注意しましょう。

  • 支払い者から金銭を受け取った日付
  • あて名
  • 商品やサービスの詳細(ただし書き)
  • 金額
  • 領収書の書類作成者(発行者の名称や住所氏名)

上記が記載されていれば、領収書の代用として認められる可能性があります。クレジットカードの利用明細書などは、購入した商品やサービスの詳細が省略されていることも多いため、領収書の代用とする場合は、必ず確認するようにしましょう。

経費精算でクレジットカード明細は利用可能?領収書の要否や注意点を解説

(3)出金伝票を作成して経費精算する

経費精算で領収書を必要とする所以は、領収書が、当該支出が事業活動の上で必要なものであり、かつ実際に支払いが行われたことを証明できる書類だからです。

そのため、経費精算において1番大切なのは、支払いがあったことを示す正しい情報を残すことです。このことから支出の種類によっては、出金伝票のみでの経費精算が、税務上も認められているケースがあります。

その代表的な例には、公共交通機関を使った際の交通費が挙げられます。このような交通費は、社内独自の精算書といった出金伝票などで精算している会社が多いでしょう。

ただし、通常、出金伝票での精算は行っていない経費に対して、例外的に、出金伝票の方法を適用するのは、税務上認められない可能性が高いです。

そのため、あらゆる証明書類の準備が難しい場合の最終手段として、このような精算方法があることを覚えておき、経理担当者に相談されることをおすすめします。

(4)宿泊費の場合はネット予約の明細で可能な場合もある

宿泊先をネットで予約した場合は、必ず、予約確認や予約確定を知らせるメールが送られてくるはずです。そのメールをプリントアウトし、提出するのも1つの方法です。クレジットカード決済の場合は、併せて利用明細書を提出するといいでしょう。

従業員の領収書紛失を防ぐための対策

領収書を失くしてしまった時の対処法があるとはいえ、スムーズな経費精算を行うのであれば、領収書の添付が最善です。ここでは紛失を防ぐための方法をご紹介します。

(1)領収書の電子化を導入する

法改正により、現在では、領収書などの帳簿書類は電子化が認められています

さらには、領収書であれば、スマートフォンで撮影した画像データなども一定の要件を満たしていれば、税法上、原本と同様の証憑として認められます。

帳簿書類の電子化が可能なシステムを取り入れ、領収書を受領したら、申請の手続きに関わらず、まずは電子化して経理担当者に送るといったルールを、社内規定に設けることで、紛失を防ぐことが可能になります。

ただし、電子化したデータには、タイムスタンプを付与することといった要件も、別途設けられているため、管理する側は、注意が必要です。

経費精算の領収書は電子化で効率化!方法やメリット・注意点を解説

(2)クリアファイル等で保管場所を指定する

領収書を紛失してしまう原因のひとつには、財布に入れたままにしていた、デスクに起きっぱなしになっていた、といった従業員側の管理の杜撰さが挙げられます。

そのため、従業員に対し、精算処理が完了するまでの間の領収書の保管場所を指定しておくのも一つの手です。

領収書ファイルなど、領収書の保管に適した事務用品も販売されているため、このような製品も活用しながら、管理を徹底するといいでしょう。

(3)仕事で立て替えた金額のメモを付けておく

申請する側の対策としては、経費を使った際には、領収書の有無にかかわらず、その支払いの詳細をメモに残してくことを習慣化するのも1つの方法です。

メモが残っていれば、万が一、領収書を無くしてしまった際にも、出金伝票に正しい情報を記せます。メモを一緒に提出すれば、領収書の代わりとして申請が通る可能性が高まるでしょう。

経費精算に必要な領収書の原本は保管すべき?コピーや電子化データはOK?

領収書紛失が多い企業が取るべき3つの解決・改善策

従業員による領収書紛失が多いのであれば、企業側も共に改善していかなければいけません。領収書の紛失を防ぐだけでなく、どうすれば、トラブルなく、かつ効率的に管理できるかに考え方を変えていくことも大切です。

(1)経費精算システムを導入する

従来の経費精算の場合、申請者が申請書類を記入し領収書を添えて申請、書類は上長などの承認を経て、経理部門へと渡され精算されるといった流れが一般的です。

経理精算システムとは、この一連の作業がオンライン上で行え、さらには、交通系ICカードとの連携などにより交通費の計算も自動化できるサービスです。搭載されている機能や連携が可能なサービスは、システムによりさまざまですので、導入の目的に合ったシステムを選ぶと良いでしょう。

経費精算システム導入の具体的なメリットは、以下の通りです。

作業ミスの予防

経費精算システムを導入することで、手作業の工程を、大幅に削減することができます。手入力の工程が少なくなれば、人為的ミスも自ずと減ることになります。その分、経理担当者は、確認作業をよりていねいにできる時間の確保ができるようになり、結果として、作業ミスが減ることになるでしょう。

経費精算の不正を防ぐ

経費精算システムを導入すれば、不正な支出や規則に反した支出をすぐに検出できます。特に、よくある不正のひとつである、遠回りルートや定期区間を意図的に控除しないことによる交通費のかさ増し請求に関しては、交通系ICカードとの連携や経路検索システムとの連動により、手間をかけることなく防ぐことができるようになります。

業務の効率化

経費精算の効率化を妨げる課題には、書類の回覧により申請や承認を行うため、在席中にしか作業ができない、または、記入ミスや漏れによる差し戻しが多いといった問題がよく挙げられます。

その点、経費精算システムでは、申請・承認業務がオンライン上で完結するため、外出先での合間に作業をすることが可能になります。

また、申請内容に不備がある場合は、自動的に申請をブロックしてくれるシステムもあるため、このような機能を使うことで、効率化の妨げとなっていた課題が一気に解消できるでしょう。さらに、会計システムとも連携することで、会計処理業務の負担を大幅に減らすことが可能です。

(2)法人カードを使ってもらう

法人カードとは、法人や個人事業主に対してのみ、発行されるクレジットカードのことです。この法人カードには5つのメリットがあるので、簡単にお伝えします。

経費精算が簡単になる

従業員によっては、出張や接待などの経費の支払いが、日常的、かつ頻繁に発生するというケースもあるでしょう。その場合は、法人カードを利用することにより、従業員が経費を立て替える必要がなくなります。

経費を管理する側も、税務上の証憑書類がクレジットカードの利用明細書で代用できるのであれば、支払いごとに領収書を確認する必要がなくなるため、作業の手間を軽減できます。

経費削減

法人カードには、利用額に応じたポイントが付与されるサービスがあります。また、交通機関や宿泊施設などの、法人カード優待が受けられることも少なくありません。このような付帯サービスを上手に活用することで、経費を削減することができるようになるでしょう。

キャッシュフローに余裕ができる

法人カード支払いにすれば、毎月支払い日が統一されます。引き落としを決済の2か月後に設定することもできるので、引き落としまでに猶予期間を設けることが可能です。口座にお金が残ればキャッシュフローにゆとりができるでしょう。

付帯サービスが充実している

先にお伝えしたように、ポイント還元サービスのある法人カードを選ぶことで、例えば、毎月の固定費を法人カードで支払えば、固定費にもポイントが付くようになります。

そのほか、海外旅行傷害保険などの付帯サービスは、海外出張のある企業において、出張の都度、保険に加入する必要がなくなるため、大きなメリットになるといえるでしょう。

ガバナンスの強化

ガバナンスとは、経営の管理・監督を行う仕組み全体を指します。法人カードを導入することで、「いつ・どこで・何に・いくら」使ったのか、明細から瞬時にわかります。

領収書の改ざんといった不正行為は不可能となり、さらには、カードの利用通知サービスなども併せて利用することで、不要な経費や不正を徹底して防ぐことができます。

(3)領収書を電子化する

前述のとおり、領収書の電子化を進めることも1つの方法です。経費処理の電子化における4つのメリットをご紹介します。

管理スペースと手間の削減

領収書には、税法上、7年〜10年間の保管が義務付けられています。紙の領収書を長期間にわたって保管する場合、企業規模によっては、保管スペースの確保などにコストが発生することもあるでしょう。

その点、電子化された領収書であれば、大きな保管スペースを要することはありません。また、保存要件を満たした上で電子化された領収書の原本(紙の領収書)は破棄することが可能なため、紙の領収書のファイリング作業などからも解放されます。

特定の領収書をすぐに検索できる

電子化されたデータは、文書に書かれた取引先などの情報で絞り込んで検索することが可能です。過去の書類の閲覧が必要になった際にも、経理担当者が、山のように積まれた書類の中から、目当ての書類を探し出す必要はありません。

業務の効率化

領収書の紛失が減るだけでなく、出先からの経費申請も可能になるため、外回りの多い従業員が、経費精算を溜め込んでしまうといったリスクが回避できます。

毎月締切日直前に大量の経費精算が持ち込まれるなどの業務量の偏りを是正することにもつながり、業務の効率化が可能になります。

消耗品コストの削減

電子化することで、申請書の印刷や経費精算後の領収書のファイリングのための事務用品などは、不要となります。消耗品のコストを削減できるだけでなく、その作業にかかる人件費も削減できることになるでしょう。

経費精算をする上での領収書の取り扱いの注意点

経費精算の上で、領収書が正しく扱われていない場合、税務調査を受けた際に、その理由を追求される場合もあります。そのため、領収書は、以下のような注意点に気をつけながら取り扱ってください。

(1)領収書をコピーしない

領収書の原本に数字を書き足すなど、記載内容を改ざんした場合、原本であれば筆跡などの痕跡から不正も見つけやすくなりますが、改ざん後のコピーとなってしまうと、これらの不正が見つけにくくなってしまいます。

税法上は、領収書はコピーの保管でも問題ないとされていますが、上記の理由から、税務調査が入った際には、原本ではない理由を追求される可能性があると考えておいた方がいいでしょう。

疑われることなくスムーズに調査を終わらせるためにも、領収書は原本のみを取り扱うようにする方が無難です。

(2)空伝票をもらう

空伝票とは、実際のない伝票のことです。領収書に関しては、主に「金額が記入されていない状態で発行された領収書」のことを意味しています。

このような領収書によって、架空の経費を計上して所得を実際よりも少なく見せかけ、課税を免れようとする行為は、脱税にあたる犯罪です。領収書には、必ず必要な情報を正しく記載してもらうようにしてください。

経費精算の不正防止に効果的な5つの対策とは?よくある原因と事例も解説

(3)返金が発生した場合の領収書の扱いについて

返金が発生した場合、対応は2パターンに分かれます。

相殺

払い過ぎた金額をそのまま返金してもらう方法を相殺といいます。この場合、購入した側が差額分の領収書を発行しなくてはいけません。

リセット

一旦全て払い戻し、領収書も返還します。その後会計と新しい領収書を支払い先からもらう方法です。

領収書の返還が可能なのであれば、片方だけが領収書を発行するシンプルな方法である、リセットを選ぶことをおすすめします。

領収書は紛失しないのが基本!万が一の対策も知っておこう

領収書は会社にとって、適正な経費であることを証明する大切な書類です。万が一、領収書を紛失した場合には、ご紹介した対処法を参考にしていただき、落ち着いて対応してください。

また、経費精算業務の包括的な効率化を望むのであれば、領収書の電子化や経費精算システムの導入を検討することもおすすめします。システムを上手に活用し、経費処理に限らず、会計業務全体の生産性を向上しましょう。

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